文｜王楠楠

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理信息化建設(shè)研究

文｜王楠楠

食品藥品檢驗(yàn)院是國家和地方食品藥品質(zhì)量保證體系的重要組成機(jī)構(gòu)和技術(shù)支持部門，是法律規(guī)定的國家藥品生物制品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)和最高技術(shù)仲裁機(jī)構(gòu)，依法承擔(dān)實(shí)施食品、藥品、保健食品、生物制品、化妝品、實(shí)驗(yàn)動物等多領(lǐng)域產(chǎn)品的審批注冊檢驗(yàn)、進(jìn)口檢驗(yàn)、監(jiān)督檢驗(yàn)、安全評價(jià)及生物制品批簽發(fā)，負(fù)責(zé)國家食品藥品和生產(chǎn)檢定用菌毒種的研究、分發(fā)和管理，開展相關(guān)技術(shù)研究工作。食品藥品檢驗(yàn)檔案記錄了食品藥品檢驗(yàn)、科研、培訓(xùn)和管理等內(nèi)容，主要包括食品藥品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)和食品藥品檢驗(yàn)管理，屬于科技檔案范疇，具有一般檔案“自然形成”、“歷史記錄”和“使用價(jià)值”等屬性，也具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)，例如，材料比較分散、時(shí)限性較強(qiáng)、使用頻率更高、查詢難度較大、信息多樣，專業(yè)性較強(qiáng)等。在信息技術(shù)日益廣泛應(yīng)用的今天，參考國內(nèi)外同行的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算等計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，建立數(shù)字化食品藥品檢驗(yàn)檔案館，進(jìn)一步深化、廣化面向社會公開食藥檢檔案信息資源，可以有效提升食藥檢檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

一、食藥檢檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢分析

食藥檢檔案信息化建設(shè)具有如下優(yōu)勢：

第一，空間優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理，就是檔案室，各種大文件柜儲藏各類文檔，占據(jù)大量的空間。檔案信息化管理后，在存儲上不再需要大空間，不再需要繁瑣的整理和歸檔，只需一個(gè)小小的芯片就能對檔案進(jìn)行存儲，而且存儲的時(shí)間更長，內(nèi)容更完整。

第二，效率優(yōu)勢。檔案管理信息化后，檔案信息化管理將紙質(zhì)材料形成電子文檔后，即時(shí)進(jìn)行分類歸檔，由此文件的存儲、收集、登記、查閱、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，將變得更加快捷，這不僅能保證歸檔率和檔案內(nèi)容完整率，也便于今后查找利用。

第三，資源共享。傳統(tǒng)的檔案很難實(shí)現(xiàn)資源共享，需要查閱的時(shí)候只能親自前往檔案室受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅使查檔的工作變得困難，也使很多檔案的價(jià)值得不到發(fā)揮。而實(shí)行檔案管理信息化后，就可以有效解決此問題。

二、當(dāng)前食藥檢檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）重紙質(zhì)檔案輕電子檔案

在我國歷史上，檔案管理一直以白紙黑字為主作為記錄，紙質(zhì)檔案為是目前檔案的主流。檔案管理工作在思想上沒能跟上時(shí)代的步伐比較落后。單位對檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致投入甚少，從而導(dǎo)致管理人員存在著就是為了保存而去保管檔案，檔案管理失去了生命力。這種情況使檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值，也不利于檔案信息化的發(fā)展。盡管當(dāng)前大部分食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)已經(jīng)對食藥檢檔案的信息化建設(shè)有了較高的重視，但因缺少信息化管理經(jīng)驗(yàn)和方法，大多數(shù)檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工方式，絕大部分食藥檢檔案還處于收藏保管的階段，無法實(shí)現(xiàn)食藥檢檔案信息資源的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化，難以適應(yīng)迅速發(fā)展的藥品監(jiān)督管理工作和藥品檢驗(yàn)工作的實(shí)際需要。

（二）檔案存儲查詢難度比較大

目前許多食藥檢檔案的存儲還停留在紙質(zhì)階段，隨著時(shí)間的積累存儲的檔案越來越多，占用的地方越來越多，因?yàn)榭臻g有限只能對達(dá)到期限的檔案進(jìn)行銷毀，然而這些檔案都是寶貴的信息資源，銷毀將會導(dǎo)致巨大的資源浪費(fèi)。另外，由于查詢不是很便捷且部分內(nèi)容自身具有保密性，食藥檢檔案查閱起來難度比較大，利用率和開發(fā)程度比較低，這與公民享有的平等使用檔案信息權(quán)存在矛盾。例如，在2016年，濟(jì)南市食藥檢所檔案的借閱量也只占到檔案庫存量的3%左右。 除了前文所述的原因以外，食藥檢檔案還因其自身保密性和信息渠道不暢導(dǎo)致利用低的問題。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施更新速度滯后

從硬性設(shè)備來看，大部分食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建所時(shí)間短，辦公條件不是很完善，有的未設(shè)置專人、專庫，有的未落實(shí)防火、防盜、防潮等安全措施，也未配置空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，檔案管理設(shè)備基本就是計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀，有的檔案室連掃描儀都沒有，尚未建立全面的LIMS系統(tǒng)，檔案借閱管理均需要人工進(jìn)行，這極大地阻礙了食藥檢檔案管理信息化建設(shè)步伐。同時(shí)，檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)也不一致，在處理和管理上沒有規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)全體檔案信息資源的共享。另外，食藥檢機(jī)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍人員配置數(shù)量不足、知識結(jié)構(gòu)老化，整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。

三、食品藥品檢驗(yàn)檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）通過整合館藏食藥檢檔案資源建設(shè)信息體統(tǒng)

對食品藥品檢驗(yàn)檔案資源進(jìn)行整合，首先要獲得上級授權(quán)，在授權(quán)許可的情況下，按照館藏資源編目規(guī)則進(jìn)行編目、整理。做好上述工作后，對檔案資源管理軟件招標(biāo)采購；對硬件設(shè)施進(jìn)行整合，包括檔案柜、個(gè)人電腦、小型機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀，其他電腦外設(shè)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施；在此基礎(chǔ)上構(gòu)建食品藥品檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫、食品藥品檢驗(yàn)檔案管理信息系統(tǒng)和食品藥品檢驗(yàn)信息網(wǎng)。把不同文件格式的檔案信息資源存儲到食品藥品檢驗(yàn)院自身或者租用的服務(wù)器內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫，通過食品藥品檢驗(yàn)信息網(wǎng)對公眾開發(fā)信息查詢服務(wù)，通過食品藥品檢驗(yàn)檔案管理信息系統(tǒng)對食品藥品檢驗(yàn)信息網(wǎng)和食品藥品檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺管理。使民眾的檔案需求得到滿足，使食藥檢檔案管理發(fā)揮促進(jìn)幸福社會建設(shè)的良好作用。

（二）利用云技術(shù)促進(jìn)食藥檢檔案信息化建設(shè)

利用云技術(shù)構(gòu)建食藥檢檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)，具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是減少了硬件設(shè)施維護(hù)成本，利用云計(jì)算技術(shù)直接把檔案信息資源存儲在云端平臺上，減少了購買服務(wù)器和電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的成本，同時(shí)減少了設(shè)備維護(hù)更新的成本。二是降低了檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)維護(hù)成本。當(dāng)前云技術(shù)已經(jīng)比較成熟。直接應(yīng)用云端存儲平臺既節(jié)省了硬件設(shè)施也可以直接利用成熟的云端平臺管理技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行管理，減少了開發(fā)系統(tǒng)和不斷升級維護(hù)的成本。三是避免產(chǎn)生信息孤島。各地食品藥品檢驗(yàn)檔案管理機(jī)構(gòu)可以考慮依托現(xiàn)有的硬件基礎(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，構(gòu)建本地云端平臺，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建全國性檔案管理信息系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)全國食品藥品檢驗(yàn)檔案信息的統(tǒng)一管理。當(dāng)然、利用云技術(shù)也有其缺點(diǎn)。由于云服務(wù)企業(yè)直接接觸食品藥品檢驗(yàn)檔案的原始信息，如果云服務(wù)企業(yè)利用食藥檢檔案謀取私利將對食藥檢檔案管理機(jī)構(gòu)造成危害。一個(gè)關(guān)鍵問題就是如何保證云服務(wù)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和職業(yè)操守方面不出風(fēng)險(xiǎn)。因此，監(jiān)督體系需要進(jìn)一步加強(qiáng)，相關(guān)法規(guī)體系還需要進(jìn)一步完善。另外，還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)推進(jìn)“低碳化”管理。例如，建立專題數(shù)字化的檔案信息庫。利用現(xiàn)代信息化工具建立檔案數(shù)據(jù)庫，立足于資源共享的原則，進(jìn)行合理有序的分工，充分滿足眾多人們對檔案信息使用的需求。建立網(wǎng)上檔案閱覽室和展廳，打破時(shí)間和空間限制，使人們可以隨時(shí)隨地通過網(wǎng)上檔案閱覽室和展廳進(jìn)行檔案查詢。設(shè)立網(wǎng)絡(luò)檔案咨詢論壇，直接通過網(wǎng)絡(luò)征詢意見、發(fā)布信息等，最大限度地發(fā)揮用戶的主體性作用，從整體上促進(jìn)基層食藥監(jiān)檔案管理的規(guī)范化。

（三）提高檔案管理投入力度及創(chuàng)新能力

首先要提升管理層對檔案管理的重視程度，從經(jīng)費(fèi)、庫房等方面入手，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，要做好如下三點(diǎn)：一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)分為內(nèi)網(wǎng)、業(yè)務(wù)專網(wǎng)、公眾互聯(lián)網(wǎng)三個(gè)層次。內(nèi)網(wǎng)主要負(fù)責(zé)食藥檢檔案信息的傳輸、采集、預(yù)處理、內(nèi)部的信息檢索；業(yè)務(wù)專網(wǎng)負(fù)責(zé)食藥檢系統(tǒng)內(nèi)部的業(yè)務(wù)受理及信息采集并送達(dá)預(yù)處理系統(tǒng)，向食藥檢專網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)；公眾互聯(lián)網(wǎng)對社會公眾提供服務(wù)，通過該網(wǎng)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)。二是硬件環(huán)境建設(shè)。食藥檢檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行。根據(jù)功能需要，建設(shè)大容量存儲的信息資源數(shù)據(jù)庫、高性能高并發(fā)用戶的訪問服務(wù)器系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光終端設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等。三是軟件系統(tǒng)建設(shè)。軟件系統(tǒng)分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類，系統(tǒng)軟件主要功能是搭建操作平臺，負(fù)責(zé)管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各種獨(dú)立的硬件，使得它們可以協(xié)調(diào)工作。應(yīng)用軟件是滿足用戶解決檔案領(lǐng)域具體問題的應(yīng)用程序，如數(shù)字化圖像處理、OCR識別、校對、質(zhì)量審查等一系列專業(yè)軟件。另外，還要實(shí)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高基層食藥監(jiān)檔案管理人員的自身素養(yǎng)及專業(yè)技能。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的主流方向，但食品藥品檢驗(yàn)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，應(yīng)在參考國內(nèi)外同行成功經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況做好規(guī)劃，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，加強(qiáng)全國管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、“雙套制”歸檔和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，以全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化、低碳化，推動食藥檢檔案社會服務(wù)功能進(jìn)一步深化。

作者單位：濟(jì)南市食品藥品檢驗(yàn)檢測中心