電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

石星明+李贊+王萍萍+喬祖健+胡文紅+孫百明

摘 要：隨著科技信息化時(shí)代的到來(lái)，電子信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用。電子信息化技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理中，既提高了檔案管理效率，又提升了檔案管理質(zhì)量；新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)管理模式也是一個(gè)沖擊，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，為檔案管理注入了新的活力。本文從電子信息化技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用的意義出發(fā)，分析了電子信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀，并針對(duì)存在的問(wèn)題，提出了解決的措施。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；應(yīng)用

檔案管理是企事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是提高核心競(jìng)爭(zhēng)力不可或缺的一部分。傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅消耗了大量人力物力，而且工作效率低，案卷質(zhì)量有待考察，無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)發(fā)展的需求，需要進(jìn)行及時(shí)地改革創(chuàng)新，使其符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，提高企事業(yè)檔案管理水平。

1 在現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用電子信息化技術(shù)的重要性

電子信息化技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息化與科技發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的一項(xiàng)新技術(shù)，在企事業(yè)檔案管理中應(yīng)用廣泛。信息化管理技術(shù)不受時(shí)間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享，提高了數(shù)據(jù)資料的高效性，促進(jìn)了企事業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是企事業(yè)單位進(jìn)步的必要條件。

1.提高檔案管理時(shí)效性

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案人員需要進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采取、整合、保管，工作量較大，流程復(fù)雜，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的誤差。通過(guò)先進(jìn)的電子信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于資料的整合以及管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)形成，減少了誤差產(chǎn)生的機(jī)率，提高資料的時(shí)效性。

2.提升檔案管理水平

隨著企事業(yè)單位不斷發(fā)展、壯大，檔案管理水平需要不斷提升，使其滿(mǎn)足發(fā)展的需求。檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，改進(jìn)管理方式，建立一個(gè)符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方案管理制度。檔案管理人員需要及時(shí)地摒棄傳統(tǒng)的管理模式，認(rèn)識(shí)到電子信技術(shù)的重要作用，將電子信息技術(shù)充分應(yīng)用在檔案管理模式中，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的價(jià)值。利用先進(jìn)的電子設(shè)備，將工作人員采集的數(shù)據(jù)，輸入到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行數(shù)據(jù)的梳理、分類(lèi)和建檔，有利于檔案的查閱，確保了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提高了工作效率，提升了檔案管理水平。

3.提高檔案服務(wù)質(zhì)量

檔案是一種重要的信息資源，我們不僅是信息資源的最大需求者，也是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責(zé)之一是為單位服務(wù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和體制機(jī)制改革的不斷深入，特別是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人們獲得信息的主要渠道從過(guò)去紙質(zhì)形式到現(xiàn)在電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下單位對(duì)檔案工作需求，通過(guò)服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、改善服務(wù)環(huán)境、規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)能力，使得檔案工作可以更加貼近工作需要，為企事業(yè)單位提供更加高效的檔案信息資源。

2 電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

1.信息安全不容忽視

在電子計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行檔案的管理，檔案中的數(shù)據(jù)安全成為了管理人員面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。在電子計(jì)算機(jī)中，容易侵入一些網(wǎng)絡(luò)病毒，檔案資料容易泄露。在信息技術(shù)中，數(shù)據(jù)的復(fù)制、傳輸較為容易，即便丟失了數(shù)據(jù)，工作人員也很難發(fā)現(xiàn)。此外，將檔案資料存到一些光盤(pán)或者讀卡器中，容易受到外界環(huán)境的影響，出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。

2.管理水平亟須提升

檔案管理電子信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作不足、案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的錄入相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件也不能滿(mǎn)足需要。檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施。管理人員對(duì)于電子信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，缺乏有效的管理水平，需要進(jìn)行管理水平的提升，使其符合單位發(fā)展的需求。

3 實(shí)現(xiàn)電子信息化檔案管理的有效措施

提高檔案管理的電子信息化，首先需要完善電子信息化管理制度，建立一個(gè)科學(xué)的管理方案，管理人員的工作流程做到有章可循，建立電子文件密碼，加強(qiáng)安全性；其次，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)性，提升管理質(zhì)量；最后，做好檔案的日常管理以及維護(hù)工作，建立完整的檔案管理體系。針對(duì)這些措施，進(jìn)行以下分析。

1.加強(qiáng)檔案管理的安全性，完善檔案管理制度

現(xiàn)在企事業(yè)單位的日常辦公均趨于自動(dòng)化，檔案管理也需緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在文件的形成過(guò)程中，應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，將檔案文字信息轉(zhuǎn)化成電子文件的形式。檔案文件的數(shù)據(jù)化，既便于工作人員查閱，又提高了管理質(zhì)量。為了進(jìn)一步的完善檔案管理制度，需將電子文件進(jìn)行加密，設(shè)置文件密碼。在電子設(shè)備被病毒侵入時(shí)，也無(wú)法打開(kāi)文件中的重要數(shù)據(jù)，提高文件的安全性。由于文件具有容易復(fù)制、傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，進(jìn)行文件加密，建立一個(gè)安全管理制度，加強(qiáng)文件的安全性，顯得尤為重要。

2.提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，建立專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍

現(xiàn)代電子科技技術(shù)發(fā)達(dá)，科技的流程較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)于電子信息技術(shù)的操作經(jīng)驗(yàn)不足，影響了檔案管理的水平。企業(yè)需要對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)于電子設(shè)備的操作知識(shí)，增加工作的熟練程度。檔案管理人員，不僅要進(jìn)行檔案的管理，還需具有一定的信息處理能力，以及檔案日常維護(hù)知識(shí)的了解。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理人員積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，或者招聘綜合性強(qiáng)的檔案管理人員，進(jìn)行現(xiàn)有人員的指導(dǎo)工作，提高整體工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平。

3.加大檔案管理資金投入，設(shè)備設(shè)施保障到位

大部分企業(yè)的電子設(shè)備老化、年久失修，這些落后的設(shè)備，影響了檔案管理的工作效率。企事業(yè)單位需要制定檔案管理設(shè)備、設(shè)施更新計(jì)劃，及時(shí)地更新電子設(shè)備，保障電子信息化技術(shù)的有效性。先進(jìn)的電子設(shè)備對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。

4.做好檔案日常管理，提高管理效率和質(zhì)量

檔案管理人員需要做好日常管理以及電子系統(tǒng)的維護(hù)工作。通過(guò)計(jì)算機(jī)以及掃描儀等先進(jìn)的電子設(shè)備，進(jìn)行檔案的實(shí)時(shí)管理，全面的掌握檔案資料的動(dòng)態(tài)。在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)操作。其次要形成體系實(shí)行檔案的層級(jí)管理。從管理權(quán)限上逐層建立檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。從使用權(quán)限上可以根據(jù)不同用戶(hù)的情況通過(guò)密碼和身份確認(rèn)提供所需的檔案資料。

4 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上文可知，電子信息化技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中具有重要意義。電子信息化的應(yīng)用，提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，促進(jìn)了企事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為檔案管理注入了全新的理念，創(chuàng)新了管理方式。將電子信息技術(shù)融入檔案管理中，不僅是企事業(yè)單位發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在信息化技術(shù)的應(yīng)用過(guò)程中，需要建立完備的檔案管理制度，增加管理人員的專(zhuān)業(yè)性，引進(jìn)先進(jìn)的電子設(shè)備，提高檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介

石星明（1977-），男，研究生學(xué)歷，助理研究員。endprint