重點(diǎn)工程檔案的收集與管理體會(huì)

肖夢蝶

摘 要：在項(xiàng)目初期重點(diǎn)工程檔案的征收管理工作中，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)情況和規(guī)律形成情況，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的總體規(guī)劃，及時(shí)收集和整理相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)歸檔信息安全托管，促進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目順利實(shí)施。本文主要分析重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集和管理，希望為重點(diǎn)項(xiàng)目的實(shí)施提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程；工程檔案；收集管理

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案主要包括項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)督過程中產(chǎn)生的材料、形式、聲像等材料信息。收集檔案是檔案管理與利用的基本環(huán)節(jié)。 重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集和管理仍然存在一些缺陷，這項(xiàng)工作也面臨新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期，檔案工作者需要跟上時(shí)代步伐，確保項(xiàng)目記錄的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工程項(xiàng)目管理提高質(zhì)量。

1 重點(diǎn)工程檔案收集的重要意義

對重點(diǎn)工程的相關(guān)檔案進(jìn)行收集與整理，能夠確保工程資料信息的真實(shí)性，這樣所收集管理的檔案才具有實(shí)際的使用價(jià)值，工程檔案的收集工作需要在工程項(xiàng)目施工之前就開始，對重點(diǎn)工程開展的各項(xiàng)工作和操作流程進(jìn)行全面的記錄，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對工程施工過程的有效監(jiān)督。工程建設(shè)中產(chǎn)生的一份圖表、一張紙質(zhì)材料或者一段視頻都可能是重要的信息資料，是工程建設(shè)施工的一份重要憑證。對于重點(diǎn)工程項(xiàng)目中一些細(xì)節(jié)處也不應(yīng)該忽略，工程的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)及施工環(huán)節(jié)都是不可忽視的檔案管理關(guān)鍵點(diǎn)，做到對資料的全面、詳細(xì)的收集與整理。如果對重點(diǎn)工程檔案的相關(guān)信息資料收集的不夠細(xì)致、全面，這會(huì)對工程質(zhì)量的追溯性產(chǎn)生不良影響，不能成為工程質(zhì)量及責(zé)任問題的有效依據(jù)，進(jìn)而對施工單位的聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生不良影響，嚴(yán)重的情況下還可能會(huì)涉及到土地賠償?shù)葐栴}。由此可見，在重點(diǎn)工程施工建設(shè)中需要對檔案的收集與管理工作有一個(gè)足夠的重視。

2 重點(diǎn)工程檔案的收集

以湛江市鑒江供水樞紐工程為例，在這一水利工程的建設(shè)中檔案資料的收集主要有三方面的內(nèi)容，一個(gè)就是建設(shè)單位的資料，主要包含有工程相關(guān)的批復(fù)文件、招投標(biāo)文件、報(bào)建手續(xù)、施工承包合同、建管指令、會(huì)議記錄等[1]。第二方面的內(nèi)容是監(jiān)理單位的資料，主要有監(jiān)理工作中制定的制度規(guī)劃資料，監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作總結(jié)、監(jiān)理抽檢原材料的試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)理通知等。第三個(gè)方面就是設(shè)計(jì)施工單位的資料，主要有工程前期的測繪成果、地質(zhì)勘察報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告、施工日志、混凝土試驗(yàn)報(bào)告及其他原材料試驗(yàn)報(bào)告、竣工結(jié)算資料等等。工程的建設(shè)及施工單位需要成立專門的小組負(fù)責(zé)對工程資料進(jìn)行收集與整理，在竣工階段業(yè)主單位需要聯(lián)合施工單位對收集整理的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類匯總，將檔案目錄、備考表等填寫完整之后裝訂成冊，根據(jù)檔案號實(shí)行清點(diǎn)，將完整、真實(shí)、詳細(xì)的檔案資料交由檔案管理部門審閱存放。

3 重點(diǎn)工程檔案收集中應(yīng)注意的問題

在工程檔案的收集過程中，一方面將收集工作貫穿于工程施工的全過程，這樣有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理制度的不斷完善[2]。在不同的施工現(xiàn)場都設(shè)置一位專職或者兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)該工地的檔案收集。加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，使其能夠?qū)こ虣n案業(yè)務(wù)了解的更加全面、深入，促進(jìn)檔案收集通道的暢通。另外，需要注意對工程設(shè)計(jì)施工中產(chǎn)生的變更檔案進(jìn)行收集，隨著地下連續(xù)墻、垂直鋪塑等新的施工技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的收集也帶來了新的挑戰(zhàn)，在這類施工技術(shù)中產(chǎn)生的資料信息通常是比較零散的，又因?yàn)榈刭|(zhì)條件、土壤、施工工藝等的限制，施工過程中就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)方案的修改問題，從內(nèi)容變更到修改文件的批復(fù)，包含其中的資料是非常繁雜的，涉及到的建設(shè)單位及人員也比較多，很容易出現(xiàn)遺漏。要解決這一難題，施工單位就需要明確檔案的收集方法，將施工現(xiàn)場的檔案收集人員作為各項(xiàng)資料文件的第一經(jīng)手人，要求檔案管理人員能夠?qū)Ω鞣N新技術(shù)的應(yīng)用原理有一定的了解，對施工中的原始資料做到及時(shí)收集，并交給專人保管。

4 重點(diǎn)工程檔案的管理完善策略

1、重點(diǎn)工程準(zhǔn)備及建設(shè)階段的檔案管理策略

在工程建設(shè)的初期階段需要按照檔案管理的相關(guān)要求，制定與本工程建設(shè)相符合的檔案管理實(shí)施規(guī)范，在規(guī)范中明確檔案管理部門的具體職責(zé)，嚴(yán)格對材料歸檔、案卷質(zhì)量等的管理[3]。使檔案管理工作從工程建設(shè)的初期就能夠走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路，使得檔案工作的開展能夠有章可循、依法辦事。在水利工程的建設(shè)階段，檔案管理人員需要對工程建設(shè)的具體規(guī)劃、建設(shè)規(guī)模、性質(zhì)、施工進(jìn)度等進(jìn)行了解掌握，與工程資料員保持聯(lián)系，使檔案的收集管理工作能夠從立項(xiàng)開始與工程進(jìn)展同步前進(jìn)，對工程施工任務(wù)的下達(dá)以及對施工進(jìn)度、質(zhì)量的檢查等工作都需要在檔案中進(jìn)行備案，在分部、單位工程與整體工程竣工驗(yàn)收之前需要先對相關(guān)的檔案進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收。

在鑒江供水樞紐工程檔案的管理中，廣東水電二局股份有限公司的檔案管理人員就經(jīng)常進(jìn)入到施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，并對工程技術(shù)人員、管理人員進(jìn)行檔案管理重要作用的宣傳，使施工人員能夠主動(dòng)確保相關(guān)資料信息的完整度，對存在殘缺的資料，檔案管理人員則需要及時(shí)的在現(xiàn)場找到相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行核對，對資料進(jìn)行補(bǔ)充。對檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題需要及時(shí)的進(jìn)行改正，提高檔案整編的質(zhì)量，方便后期的檔案驗(yàn)收。

2、工程竣工驗(yàn)收階段的檔案管理

為完善鑒江供水樞紐工程檔案管理工作，規(guī)范鑒江供水樞紐工程竣工資料的整編，湛江市鑒江水利樞紐管理處結(jié)合工程特點(diǎn)，制定了《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案資料管理規(guī)定》[4]、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關(guān)要求（一）》、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關(guān)要求（二）》。規(guī)定中對工程檔案資料歸檔范圍、數(shù)量、質(zhì)量、完成時(shí)間、檔案移交等事宜都進(jìn)行明確的規(guī)定。按照市檔案局的檔案管理要求編制了《鑒江工程資料整理裝訂暫行細(xì)則》，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的進(jìn)一步細(xì)化，統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案管理的工作效率。對工程檔案的驗(yàn)收需要嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案質(zhì)量符合要求，在檔案的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，需要重視的是對前期文件、竣工圖的編制等進(jìn)行檢查，如果工程工期比較長則需要采取分段驗(yàn)收的方式，促進(jìn)工程檔案驗(yàn)收的規(guī)范化發(fā)展。

3、規(guī)范表格填寫及檔案保管

為了便于檔案的統(tǒng)一管理，需要對工程中產(chǎn)生的各類表格進(jìn)行規(guī)范化的填寫，原始記錄是施工單位在施工現(xiàn)場的檢查記錄，施工人員應(yīng)仔細(xì)填寫，確保內(nèi)容的真實(shí)性。為了更好的服務(wù)于工程建設(shè)管理，施工中還編制了《鑒江工程檔案分類大綱》，將所有的檔案分類嚴(yán)格根據(jù)大綱要求進(jìn)行，形成電子檢索目錄，方便以后的檢索與借閱，這樣能夠大大提高檔案資料的利用率。檔案存放的庫房也具備了防潮、防塵、防盜、防光照等功能，提高了檔案保管的安全性。

5 結(jié)束語

現(xiàn)階段我國的水利工程行業(yè)發(fā)展迅速，人們對于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案收集與管理也更加的重視，只有對工程檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，才能實(shí)現(xiàn)對工程資料的循環(huán)利用，使得檔案能夠在工程建設(shè)中發(fā)揮出最佳的借鑒指導(dǎo)作用，對工程的具體運(yùn)行及安全建設(shè)有著密切的影響，對施工前期及施工過程、竣工階段的資料收集與管理是重點(diǎn)工程建設(shè)中不可缺少的一項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)對檔案的充分利用，為重點(diǎn)工程建設(shè)提供更加優(yōu)良的管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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