淺析新形勢下文書檔案管理問題及對策

穆麗潔　張曉湖

摘 要：文書檔案是黨的政策法規(guī)、單位信息向下層傳遞的重要依據(jù)，是單位員工資料、業(yè)務(wù)資料的重要表現(xiàn)形式，對單位建設(shè)發(fā)展具有舉足輕重的作用。文書檔案工作完成的高低直接關(guān)系到文書檔案管理員的工作業(yè)績。然而隨著信息互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，電子檔案迅猛發(fā)展，大有取代文書檔案之勢，文書檔案的發(fā)展出現(xiàn)了一些問題。在這些問題客觀存在的前提下，相關(guān)單位個人應(yīng)該高度重視，采用多種措施，促進文書檔案管理工作高效運作。

關(guān)鍵詞：新形勢下 文書檔案 管理問題 對策

引言

文書檔案管理工作對于本單位的正常運轉(zhuǎn)、單位檔案的有效引用度、以及名譽度至關(guān)重要，它是一個單位文書檔案可靠度、信用度的外在體現(xiàn)。隨著中國躋身世界第二大經(jīng)濟體，經(jīng)濟發(fā)展速度加快，對文書檔案的工作要求越來越高，對文書檔案的管理工作必須提上議事日程。本文主要分析新形勢下文書檔案管理面臨的問題，多角度提出解決對策。

正文

十八大以來，在復(fù)雜的局面下，以習(xí)近平同志為核心的黨中央領(lǐng)導(dǎo)集體，帶領(lǐng)全國各族人民，面對前路諸多“攔路虎”、“絆腳石”，始終站在人民立場上，勇于承擔(dān)起歷史和人民賦予的重任，秉持改革創(chuàng)新的智慧勇氣，砥礪前進，成功破解了一系列“復(fù)雜”、“敏感”的問題，為實現(xiàn)兩個百年目標奠定了基礎(chǔ)。習(xí)總書記為我們的工作做好了榜樣，在這種大環(huán)境下，文書檔案管理工作更應(yīng)該重視起來，相關(guān)單位個人必須以提高文書檔案管理工作為己任，以規(guī)范化、標準化、科學(xué)化為目標，促進文書檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，為公司和社會將來的考證提供文獻資料。

現(xiàn)階段，隨著社會的進步和科技的大力發(fā)展，對文書檔案的質(zhì)量及相關(guān)方面的責(zé)任、任務(wù)管理要求越來越嚴格，舊有的文書檔案工作，由于工作流程固化，人工操作帶來的紕漏等原因，受到很大挑戰(zhàn)。因此，文書檔案管理工作必須從自身“痛點”出發(fā)，抓住失誤，對癥下藥。

一、文書與檔案的關(guān)系概述

二者密切相關(guān)，是文書檔案管理工作的重中之重。文書與檔案是一個矛盾的兩個方面，二者互相聯(lián)系，又互相對立。因此，在文書檔案管理工作中，必須將二者有效地融為一體，二者相互配合、相互補充，才能促進文書檔案管理工作的完整性。

二、文書檔案管理工作問題叢生

1、不重視成為“攔路虎”

部門領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作缺乏管理意識，不夠關(guān)注該項工作，是掣肘文書檔案管理工作的重要因素。在中國，規(guī)范、規(guī)則、嚴格的上下級劃分，復(fù)雜的審批程序以及文書下達的緩慢過程，為文書檔案管理工作創(chuàng)造了做多不利因素。

1.1文書分類工作挑戰(zhàn)巨大

隨著社會日新月異，相應(yīng)的出現(xiàn)了各種各樣種類繁多的文書檔案，對工作人員的工作能力提出了極大要求。但因領(lǐng)導(dǎo)的不重視，工作人員缺少外出鍛煉培訓(xùn)的機會，所以目光停滯的現(xiàn)象層出不窮，相應(yīng)的，對自身的本職工作面臨的新問題、新思想，不能有效解決，難以進步。

1.2管理人員之間“踢皮球”

由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)未下達正式文件，人員不重視是正?，F(xiàn)象。遇到問題，可以互相推諉，高高掛起，美其名曰：不在管轄范疇。管理人員之間的互相推諉，加上自身業(yè)務(wù)水平的落伍，加大了管理工作的難度。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)不重視，人力、物力、財力投入少之又少

由于領(lǐng)導(dǎo)不點頭、不示意，檔案文書管理人員則睜一只眼閉一只眼，多一事不如少一事。在人力物力財力匱乏的情況下，接受新事物的機會少，沒有培訓(xùn)鍛煉的機會，文書檔案的管理工作能力自然會停滯不前。

2、沒有統(tǒng)一“模板”，工作隨意性大

2.1工作流程不規(guī)范

文書檔案的管理工作對文書檔案的有效保存及應(yīng)用至關(guān)重要，因此，提高工作效率，滿足需求成為當務(wù)之急。新形勢下，很多檔案管理過程混雜，沒有統(tǒng)一的標準，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)很多問題。如在檔案管理方面，卷宗的分類方法、編號、名稱，標準不一，錯亂紛呈。文書檢索工作關(guān)鍵字錄入少，主要依賴人工檢索，效率低，質(zhì)量低，不能適應(yīng)快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)對文書檔案管理工作的要求。

2.2文書、檔案二者互相獨立，嚴重脫節(jié)

文書檔案管理工作本是一體，但是在實際操作過程中，文書、檔案工作分開進行，單獨操作，無法統(tǒng)一，即便有管理體系的存在，但是真正融合一起、互相配合困難重重。

2.3檔案管理水平有待提高

檔案管理缺乏通用性。如企業(yè)的OA系統(tǒng)難以與管理軟件相互融合，借鑒資源，導(dǎo)致許多電子文件整理難度大，在人工操作下，又引發(fā)了很多失誤。

3、文書檔案管理工作人員自身沒有“硬本事”

沒有跟隨時代的變革，強化自身專業(yè)素養(yǎng)是不行的，加上領(lǐng)導(dǎo)不重視，部門經(jīng)費少，對人員的培訓(xùn)意識欠缺，導(dǎo)致很多相關(guān)工作人員失去了培訓(xùn)提升能力的機會。在面對復(fù)雜文書檔案管理工作時，很多員工只是機械地沿用老辦法、老規(guī)矩，手工操作，工作效率低下，難以適應(yīng)當下工作需求；更有甚者，束手無策，不知道如何去解決問題。

4、電子文書管理經(jīng)驗少，無法解決應(yīng)急問題

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，帶給人們便利的同時，電子環(huán)境中也存在中巨大的威脅，對電子文書的管理提出新的挑戰(zhàn)。如電子文件，很有可能遭受病毒入侵、黑客入侵等現(xiàn)象，稍有不慎，則會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象發(fā)生，使得網(wǎng)絡(luò)癱瘓，安全問題亟待解決。

三、新形勢下文書檔案管理工作在的解決對策

1、重視文書檔案管理工作

相關(guān)單位或公司高層應(yīng)該高度重視文書檔案管理工作，明確自身責(zé)任意識，從思想上行動上對文書檔案管理工作進行支持。積極組織相關(guān)工作人員調(diào)研，為文書檔案管理工作提供較多的經(jīng)費。如定期邀請專家開展講座，組織人員培訓(xùn)會，宣講近來文書檔案管理工作的新觀點、新思想，提高相關(guān)工作人員的工作能力。同時建立考核制度，定期考察相關(guān)工作人員的工作進度及學(xué)習(xí)成果，促進員工由被動學(xué)習(xí)變?yōu)橹鲃訉W(xué)習(xí)。

2、規(guī)范文書檔案管理工作

對現(xiàn)存的文書檔案進行整理，對雜亂無章的卷宗進行編號，采用新的編號方法，理清思路，查清真?zhèn)?。對于命題重復(fù)、錯誤、不清楚的檔案資料要統(tǒng)一整理，避免以后出現(xiàn)問題，為電腦錄入提供方便；做好文書檔案的融合工作。文書人員必須掌握檔案工作，把檔案工作的理念充分利用到文書工作中，注重文書的規(guī)范化，在標準字體、使用紙張、文書格式等方面進行統(tǒng)一。

3、練就“硬本事”，才是真道理

認真參加單位或公司組織的能力提升會，變被動為主動學(xué)習(xí)，認真發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。掌握計算機文書整理工作，學(xué)會更加簡便、科學(xué)的工作方法，提高工作效率。

4、預(yù)防電子文件的丟失

要做好預(yù)防應(yīng)急措施，若電子文件出現(xiàn)問題，及時處理，確保電子文件的完整無損。同時完善日常工作機制，規(guī)范化流程化進行電子文件的操作，對每一個相關(guān)人員嚴格要求，積極請教專家學(xué)者，認真學(xué)習(xí)預(yù)防措施。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作對單位的發(fā)展建設(shè)至關(guān)重要，應(yīng)引起相關(guān)人員的足夠重視，它是企業(yè)綜合實力的表現(xiàn)，是企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展進程中的重要一環(huán)。在新形勢下，只有改善已經(jīng)面臨的文書檔案管理工作中存在的“大問題”、“能力弱”，才能提高文書檔案管理工作信息化水平，提高文書檔案管理工作的效率。

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