■/沈榆峰

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬在高校財(cái)務(wù)中的應(yīng)用研究

■/沈榆峰

作為緩解當(dāng)前高?！皥?bào)賬難”現(xiàn)象的一種有效方式，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬正受到各大高校的廣泛關(guān)注。文章概述了高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的背景和內(nèi)涵，分析了此種報(bào)賬模式的優(yōu)勢(shì)以及高校在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，提出了若干改進(jìn)意見(jiàn)，以期對(duì)提升高校財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)水平提供參考價(jià)值。

網(wǎng)上預(yù)約 高校財(cái)務(wù) 報(bào)賬難

近年來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)取得了蓬勃發(fā)展，高校招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，教育科研經(jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng)，經(jīng)費(fèi)來(lái)源呈多元化趨勢(shì)，使得高校財(cái)務(wù)管理的難度系數(shù)與日俱增。急劇增加的工作量與有限的財(cái)務(wù)人員之間形成了巨大的矛盾沖突：一方面財(cái)務(wù)人員工作量大，工作強(qiáng)度高，心理壓力大；另一方面高校師生一直被“報(bào)賬難”問(wèn)題所困擾。各大高校也在不斷研究探索解決問(wèn)題的辦法，如增設(shè)叫號(hào)機(jī)、安裝智能排隊(duì)系統(tǒng)等，取得了一定實(shí)效，規(guī)范了報(bào)賬秩序，一定程度上緩解了報(bào)賬壓力，但都沒(méi)能從根本上解決矛盾。依托成熟的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的內(nèi)涵

高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬以電子化、信息化、自動(dòng)化為手段，徹底改變了手工方式下的效率低下?tīng)顩r，實(shí)現(xiàn)單據(jù)填寫(xiě)的規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批的流程化、財(cái)務(wù)審核的透明化，以全面提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，使財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、完整和及時(shí)。

高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是師生在網(wǎng)上完成預(yù)約報(bào)銷(xiāo)的平臺(tái)，報(bào)銷(xiāo)人通過(guò)訪問(wèn)“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)”，填寫(xiě)相關(guān)信息，如報(bào)銷(xiāo)人姓名、所在單位、聯(lián)系方式等，然后進(jìn)入預(yù)約報(bào)賬界面，自助填寫(xiě)差旅費(fèi)、借款、日常報(bào)銷(xiāo)等內(nèi)容，并提交報(bào)賬申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成流水號(hào)，打印報(bào)銷(xiāo)確認(rèn)單，再將領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的報(bào)銷(xiāo)單自主選擇時(shí)間送遞財(cái)務(wù)單位，待財(cái)務(wù)人員審核記賬完畢后將相關(guān)款項(xiàng)轉(zhuǎn)入個(gè)人銀行卡或者單位對(duì)公賬戶中，整個(gè)報(bào)銷(xiāo)過(guò)程完成。

二、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的流程，將報(bào)賬模式從“人對(duì)人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺C(jī)對(duì)機(jī)”、從“面對(duì)面”轉(zhuǎn)變?yōu)椤包c(diǎn)對(duì)點(diǎn)”，大大提高了工作效率。與傳統(tǒng)的報(bào)賬模式相比，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：

（一）無(wú)等候

高校傳統(tǒng)報(bào)賬模式下，業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)較多，經(jīng)常出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)現(xiàn)象，消耗了師生的不少時(shí)間，造成人力的浪費(fèi)，也容易產(chǎn)生不滿情緒，同時(shí)增加了財(cái)務(wù)工作的壓力。究其原因：一是隨著高校經(jīng)費(fèi)的不斷增加，財(cái)務(wù)工作量不斷加大，會(huì)計(jì)人員短缺的問(wèn)題日益凸顯；二是大部分高校師生對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)政策知之甚少，經(jīng)常出現(xiàn)原始票據(jù)黏貼不規(guī)范、報(bào)銷(xiāo)審批手續(xù)不全、開(kāi)具的發(fā)票與會(huì)計(jì)政策不符以及經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目額度不足等情形，需要往返多次才能順利完成報(bào)賬；三是會(huì)計(jì)工作人員業(yè)務(wù)能力有高有低，導(dǎo)致報(bào)賬速度快慢不一；四是高校財(cái)務(wù)具有時(shí)段性，尤其是學(xué)期初及學(xué)期末，報(bào)賬業(yè)務(wù)相對(duì)集中，業(yè)務(wù)量明顯增大，財(cái)務(wù)部門(mén)可能出現(xiàn)人滿為患的情形；五是高校會(huì)計(jì)某些業(yè)務(wù)涉及面廣，工作量較大，如學(xué)生實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)幾百名學(xué)生集中實(shí)習(xí)，往返車(chē)費(fèi)、學(xué)生保險(xiǎn)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師講課費(fèi)、實(shí)習(xí)耗材費(fèi)等原始票據(jù)數(shù)量多，小額零星票據(jù)也占據(jù)相當(dāng)一部分比重，將占用會(huì)計(jì)人員大量的時(shí)間進(jìn)行核算，部分高校甚至安排專(zhuān)人核算。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬以后，排隊(duì)現(xiàn)象將不復(fù)存在。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)依托互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，不受時(shí)間和空間的限制，廣大師生報(bào)賬再也不用花費(fèi)大量的時(shí)間在財(cái)務(wù)部門(mén)排隊(duì)等待，只需要登錄學(xué)校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，完成網(wǎng)上預(yù)約申請(qǐng)流程，自主選擇時(shí)間將預(yù)約單送到指定地點(diǎn)即可，大大節(jié)約了時(shí)間，體現(xiàn)出“無(wú)等候性”。

圖1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程圖

(二)無(wú)現(xiàn)金

高校在傳統(tǒng)報(bào)賬模式下，報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)完成的一個(gè)標(biāo)志是報(bào)銷(xiāo)人以現(xiàn)金形式現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)走所報(bào)銷(xiāo)的金額，由此衍生出兩個(gè)問(wèn)題：一是為保證資金安全，財(cái)務(wù)部門(mén)需要每天早上從銀行調(diào)入現(xiàn)金，下午結(jié)賬后再將剩余現(xiàn)金返回銀行，加上因無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)每天所需現(xiàn)金量而重復(fù)調(diào)入現(xiàn)金，無(wú)形中消耗大量的人力物力；二是報(bào)銷(xiāo)人在收到所報(bào)款項(xiàng)后，存在遺失風(fēng)險(xiǎn)，若是大額現(xiàn)金因故沒(méi)有及時(shí)存入銀行，風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)將提高；三是現(xiàn)金收付過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，比如實(shí)際結(jié)算時(shí)，因財(cái)務(wù)人員工作失誤，出現(xiàn)多付或者少付現(xiàn)金的情形，并且事后無(wú)從查證。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)行無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬，報(bào)銷(xiāo)人在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中直接選擇支付方式，即報(bào)銷(xiāo)人希望采取哪種報(bào)銷(xiāo)的收款手段，支付方式根據(jù)具體業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，在遵循財(cái)務(wù)制度規(guī)定的前提下，一般可以選擇以下三種支付方式：對(duì)私支付、對(duì)公支付、沖抵借款。其中，對(duì)私支付與對(duì)公支付方式下，結(jié)合網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，款項(xiàng)實(shí)時(shí)到賬，支付手段快捷、便利，規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，有利于資金安全。再加上銀行的短信提醒業(yè)務(wù)等輔助手段，“時(shí)效性”、“準(zhǔn)確性”、“安全性”更能得到體現(xiàn)。

（三）高效性

高校在傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下，盡管電算化會(huì)計(jì)的引入，一定程度上解放了勞動(dòng)力，但手工操作所占比重依然很大。報(bào)銷(xiāo)人只需要把填制好的原始單據(jù)給會(huì)計(jì)工作人員，就可以“坐等收錢(qián)”了，而會(huì)計(jì)人員后續(xù)所做的原始票據(jù)的復(fù)核、制單等一系列操作中，有很大一部分工作是十分低效的，如大量原始票據(jù)的整理歸類(lèi)、摘要的錄入等，也在一定程度上延遲了報(bào)賬速度。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式下，報(bào)賬人根據(jù)時(shí)間安排自主登錄預(yù)約系統(tǒng)，填寫(xiě)基礎(chǔ)信息，如報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容、報(bào)銷(xiāo)金額以及票據(jù)張數(shù)等，自動(dòng)參與進(jìn)報(bào)賬過(guò)程中來(lái)，會(huì)計(jì)工作人員處理預(yù)約單時(shí)，面對(duì)的是經(jīng)報(bào)銷(xiāo)人初步整理統(tǒng)計(jì)后的相關(guān)信息，然后修改系統(tǒng)自動(dòng)生成的記賬單（含摘要、科目、金額等內(nèi)容）即可，剔除了某些基礎(chǔ)性的低效的環(huán)節(jié)，減少了差錯(cuò)率，提高了工作效率，使得高校財(cái)務(wù)管理更加科學(xué)化。

三、實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬后出現(xiàn)的新問(wèn)題

（一）部分師生不易接受新事物

在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式中，報(bào)銷(xiāo)人要完成網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬相關(guān)流程，會(huì)存在原始票據(jù)的整理、統(tǒng)計(jì)等在傳統(tǒng)報(bào)賬模式下不存在的“多余工作量”，受惰性思維影響，對(duì)新的報(bào)賬模式存在一定排斥，使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的積極性不高。此外，部分報(bào)賬人年紀(jì)較大，對(duì)電腦操作不熟練，難以獨(dú)立完成網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬申請(qǐng)所有環(huán)節(jié)，只習(xí)慣于將完成審批手續(xù)后的紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單送到財(cái)務(wù)部門(mén)排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)。

（二）電話溝通量增大

網(wǎng)上預(yù)約模式下，報(bào)賬人只需將預(yù)約單送往財(cái)務(wù)部門(mén)，經(jīng)相關(guān)人員初審后即可離去。由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，非專(zhuān)業(yè)人員對(duì)報(bào)賬相關(guān)規(guī)定、最新政策等知之甚少，由此造成預(yù)約單中存在大量不合規(guī)現(xiàn)象，此時(shí)，電話就成了財(cái)務(wù)工作人員與報(bào)賬人之間溝通的主要工具，電話溝通代替了面對(duì)面交流，加上報(bào)賬人對(duì)自己所報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的相關(guān)咨詢（如進(jìn)度、金額等）不斷增多，電話溝通量逐漸增大，成為網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬衍生出來(lái)的新問(wèn)題。

（三）原始單據(jù)傳遞存在安全隱患

網(wǎng)上預(yù)約模式下，報(bào)賬人將預(yù)約單交往財(cái)務(wù)部門(mén)后即離去，預(yù)約單的后續(xù)處理完全交由財(cái)務(wù)部門(mén)，由此衍生出兩個(gè)隱患：其一，財(cái)務(wù)部門(mén)每天接收大量原始單據(jù)，因票據(jù)黏貼不規(guī)范等因素造成部分票據(jù)丟失，在小額零星票據(jù)方面體現(xiàn)得特別明顯，給報(bào)賬過(guò)程帶來(lái)了一定的麻煩；其二，報(bào)賬人因缺少專(zhuān)業(yè)性而造成票據(jù)不合規(guī)現(xiàn)象比較普遍，會(huì)計(jì)人員電話溝通后，報(bào)賬人因個(gè)人原因沒(méi)有及時(shí)取回，從而導(dǎo)致大量原始票據(jù)積壓在財(cái)務(wù)部門(mén)，給財(cái)務(wù)部門(mén)的發(fā)票管理帶來(lái)困難。

（四）對(duì)會(huì)計(jì)工作人員提出了更高的要求

報(bào)賬作為高校財(cái)務(wù)基礎(chǔ)性工作，政策性強(qiáng)，涉及面廣。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，對(duì)會(huì)計(jì)工作人員提出了更高的要求：一是需要學(xué)習(xí)新的報(bào)賬模式，如新環(huán)境下賬務(wù)處理流程等；二是不斷學(xué)習(xí)最新的政策、規(guī)定等，保證自身知識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，確保報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)符合相關(guān)規(guī)定；三是培養(yǎng)溝通協(xié)調(diào)能力，如出現(xiàn)票據(jù)不合規(guī)現(xiàn)象時(shí)，及時(shí)與相關(guān)人員溝通，妥善處理。

（五）對(duì)財(cái)務(wù)軟件的要求更高

實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)后，對(duì)財(cái)務(wù)軟件提出了更高的技術(shù)要求，主要體現(xiàn)在：一是銜接性，實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬后，應(yīng)做好網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)以及勞務(wù)系統(tǒng)等的銜接問(wèn)題，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化；二是穩(wěn)定性，高校財(cái)務(wù)有其自身的特點(diǎn)，如業(yè)務(wù)量大，并隨時(shí)間（學(xué)期初及學(xué)期末）有較大波動(dòng)等，當(dāng)業(yè)務(wù)量達(dá)到峰值時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件的穩(wěn)定性是一種極大地考驗(yàn)；三是安全性，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是依托于互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展起來(lái)的，信息和數(shù)據(jù)的安全性必須得到保證。

四、建議

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式是對(duì)傳統(tǒng)報(bào)賬模式的一種變革，起步時(shí)間較短，難免不夠完善，需要在實(shí)際應(yīng)用中不斷優(yōu)化，才能發(fā)揮效用，凹顯其優(yōu)越性。

（一）加大宣傳

學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的宣傳工作，爭(zhēng)取得到廣大師生的理解、支持以及配合。一是主動(dòng)到各二級(jí)學(xué)院或各職能處室開(kāi)展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬相關(guān)環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定的宣講，廣泛宣傳網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)越性、必要性及操作步驟等，或借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、財(cái)務(wù)部門(mén)網(wǎng)站等實(shí)時(shí)發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的相關(guān)信息；二是會(huì)計(jì)工作人員在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，要做好與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬有關(guān)的答疑工作；三是廣泛聽(tīng)取廣大師生對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的意見(jiàn)建議，如設(shè)置意見(jiàn)反饋模塊等，為進(jìn)一步完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)提供參考。

（二）建立物流化管理

針對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬衍生出的電話量激增以及原始單據(jù)傳遞過(guò)程中的安全隱患問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)建立預(yù)約單的物流化管理。建立預(yù)約單實(shí)時(shí)查詢平臺(tái)，使報(bào)賬人能方便快捷的了解預(yù)約單所處的實(shí)時(shí)狀態(tài)，如申請(qǐng)單是否被處理、報(bào)銷(xiāo)金額是多少以及是否有不合規(guī)票據(jù)等。負(fù)責(zé)收預(yù)約單的工作人員將每一筆預(yù)約所涉及的原始單據(jù)，用一個(gè)獨(dú)立的簡(jiǎn)易塑料袋封裝，確保原始票據(jù)不在傳遞過(guò)程中發(fā)生遺失。對(duì)于校園面積較大，或者設(shè)有分校的高校，結(jié)合區(qū)位因素設(shè)置投遞箱，方便廣大師生投遞預(yù)約單。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)

網(wǎng)上預(yù)約模式下，應(yīng)持續(xù)不斷的加強(qiáng)培訓(xùn)。一方面，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)及與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以適應(yīng)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的需要。另一方面，對(duì)報(bào)銷(xiāo)人的報(bào)賬基本知識(shí)進(jìn)行適度培訓(xùn)，使其了解學(xué)?；矩?cái)務(wù)規(guī)定，避免因信息不對(duì)稱而出現(xiàn)一些不必要的麻煩。

（四）做好軟件維護(hù)、升級(jí)

網(wǎng)上預(yù)約模式下，軟件作為一種獨(dú)特的載體而發(fā)揮著舉足輕重的作用，要使其優(yōu)越性得到更大體現(xiàn)，必須做好已有數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，確保銜接性、穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)做好開(kāi)發(fā)升級(jí)工作，不斷更新功能模塊，以滿足各方面管理需求。如引入二維碼掃描系統(tǒng)，一方面便于追蹤每筆預(yù)約單的流向，另一方面大大縮短會(huì)計(jì)人員的預(yù)約單號(hào)錄入時(shí)間，提高錄入準(zhǔn)確性的同時(shí)，提高工作效率。

隨著數(shù)字化校園的推進(jìn)，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬作為一種全新的報(bào)賬模式因其獨(dú)特性和優(yōu)越性，正受到越來(lái)越多高校的青睞。但值得注意的是，各高校不能盲目從眾，硬上系統(tǒng)，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀等因素，合理選擇報(bào)銷(xiāo)模式。同時(shí)，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式仍存在很多不足，需在實(shí)際應(yīng)用中不斷優(yōu)化完善，使其發(fā)揮出更大效用。

[1]許志俊.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬實(shí)踐的思考〔J〕.會(huì)計(jì)之友，2011（22）.

[2]李明洋.淺談高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬機(jī)制〔J〕.財(cái)會(huì)通訊，2011（26）.

[3]蔣彩萍.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設(shè)想—以蘇州大學(xué)為例〔J〕.會(huì)計(jì)之友，2013（04）.

[4]梁勇.高校財(cái)務(wù)報(bào)賬相關(guān)問(wèn)題思考〔J〕.財(cái)會(huì)通訊，2015（01）.

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1004-6070（2017）10-0042-04

◇作者信息：中國(guó)礦業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部

◇責(zé)任編輯：張力恒

◇責(zé)任校對(duì)：張力恒