新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

劉太新

摘 要：醫(yī)院檔案的形成與組織或個(gè)人的具體實(shí)踐分不開(kāi)，它對(duì)于信息的記錄發(fā)揮著重要效益。醫(yī)院檔案是根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)，把醫(yī)院實(shí)施醫(yī)務(wù)治療和科學(xué)研究等活動(dòng)匯總形成的檔案總和。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的記錄和醫(yī)院發(fā)展歷程的見(jiàn)證，也是醫(yī)院吸取以往經(jīng)驗(yàn)的重要理論依據(jù)。下文在分析了醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上重點(diǎn)研究了新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；醫(yī)院檔案；管理；改進(jìn)

引言

醫(yī)院檔案在內(nèi)是醫(yī)院相關(guān)部門(mén)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以更好地展開(kāi)未來(lái)工作的重要技術(shù)手段，在外是宣傳醫(yī)院文化，增加醫(yī)院知名度的有效宣傳資料。由于醫(yī)院檔案與醫(yī)院所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有直接掛鉤，一直沒(méi)有得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，在醫(yī)院業(yè)務(wù)繁忙的階段，管理部門(mén)甚至?xí)雎葬t(yī)院檔案的建設(shè)工作，這對(duì)醫(yī)院檔案的縱向傳承性和橫向延伸性都構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅?？傊?，醫(yī)院檔案的管理間接地影響著醫(yī)院工作效益，需要引起相關(guān)部門(mén)的重視。

1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段的問(wèn)題

1.1缺乏先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理理念

醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的思想根源來(lái)源于相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)其重視度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院針對(duì)檔案管理的資金投入、人力資源分配和配合度等方面大打折扣。意識(shí)的提高應(yīng)該體現(xiàn)于從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)層面滲透到下級(jí)執(zhí)行人員的具體操作上，需要引起注意的是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面提高對(duì)檔案管理的重視程度，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的間接聯(lián)系，才能更好地指導(dǎo)管理層與基層員工的具體工作。現(xiàn)階段，醫(yī)院大多把重點(diǎn)放在提高醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)水平上，忽視了檔案管理水平的進(jìn)步，沒(méi)有意識(shí)到建設(shè)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理體系也是需要充足的資金支持才能完成的。

1.2缺乏完善的檔案管理制度

現(xiàn)階段很多醫(yī)院都是根據(jù)自身偏好和意愿來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，部分醫(yī)院為了方便而選擇操作簡(jiǎn)單方便的方法來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致較多的有用信息被遺漏，讓醫(yī)院檔案管理工作缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性。除此之外部分醫(yī)院并沒(méi)有對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)歸屬進(jìn)行明確，也未在考核中納入檔案管理，所以常常出現(xiàn)檔案不健全、不完善的情況，醫(yī)院內(nèi)部的管理制度缺乏科學(xué)性和統(tǒng)一性，管理體系不標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而讓管理職能被削弱。部分醫(yī)院的檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，已經(jīng)制定出了系統(tǒng)的檔案管理制度，但是由于專(zhuān)業(yè)技能水平有限，所制定出的制度大多流于形式，不能考慮到其所在醫(yī)院的特殊性，不能給出針對(duì)性的管理規(guī)劃。

1.3檔案管理現(xiàn)代化水平不高

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分醫(yī)院把工作重心放在醫(yī)務(wù)治療上，檔案管理部門(mén)的空間被不斷壓縮。此外，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理部門(mén)的投入成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門(mén)，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)的基本需求，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的保管設(shè)備比較落后，甚至部分醫(yī)院?jiǎn)挝挥捎跈n案管理部門(mén)的空間相對(duì)狹小，管理人員不得不將部分時(shí)間比較久的檔案清除出檔案管理房間，這是對(duì)醫(yī)院歷史文化的一種極大破壞，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的保存。此外，部分醫(yī)院仍是采用手工的方式進(jìn)行檔案管理，管理效率比較低，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。雖然電子檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛，部分醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施電子檔案系統(tǒng)的建立工作，但在實(shí)踐中，部分電子檔案未能經(jīng)過(guò)檔案管理人員允許就被存入檔案系統(tǒng)中，這導(dǎo)致檔案管理軟件使用時(shí)容易出現(xiàn)問(wèn)題。

1.4醫(yī)院和工作人員檔案管理水平有限

檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)對(duì)于管理人員、操作人員有一定的專(zhuān)業(yè)技能要求。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作人員大多為四十歲以上或其他非專(zhuān)業(yè)人員，長(zhǎng)期處于工作效率和責(zé)任感較低的狀態(tài)中，缺乏一定的價(jià)值感和責(zé)任意識(shí)。各類(lèi)別檔案并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)集中管理，而是分布于各個(gè)相關(guān)部門(mén)，信息利用率越來(lái)越低，實(shí)際效力不高。同時(shí)，管理層對(duì)于檔案管理工作具體環(huán)節(jié)的落實(shí)也缺乏足夠的監(jiān)管力度，多方面因素導(dǎo)致最后基層操作人員對(duì)于制定的計(jì)劃也缺乏一定的執(zhí)行力，進(jìn)而降低了檔案管理的工作質(zhì)量，使得檔案不能在醫(yī)院實(shí)際運(yùn)作中發(fā)揮很好的效益。

2醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

2.1提升醫(yī)院檔案管理理念

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的前提是工作人員理念的現(xiàn)代化，管理者應(yīng)該建立本崗位的責(zé)任心，把工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案的后續(xù)使用和為醫(yī)院服務(wù)上，建立檔案管理工作的大局意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的間接聯(lián)系，落實(shí)管理層對(duì)基層員工的培訓(xùn)、鼓勵(lì)他們創(chuàng)造新型管理模式與方法并提高他們對(duì)于檔案的運(yùn)用能力，進(jìn)而功能導(dǎo)向性地帶動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)步。醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)需從自身加強(qiáng)重視檔案管理意識(shí)，并提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案管理的重視程度。總之，科學(xué)、系統(tǒng)的信息化檔案管理能夠在一定程度促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展。

2.2完善檔案管理制度和管理體系

醫(yī)院檔案的管理制度會(huì)直接影響檔案管理工作的效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)醫(yī)院的整體管理水平產(chǎn)生直接影響。所以醫(yī)院應(yīng)結(jié)合新醫(yī)改的要求和目標(biāo)，分析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)醫(yī)院檔案的管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善。醫(yī)院應(yīng)該開(kāi)展人員負(fù)責(zé)制，對(duì)管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確，同時(shí)完善醫(yī)院檔案的管理體系；在醫(yī)院的管理體系中納入全部的檔案管理部門(mén)，建立綜合檔案室，讓醫(yī)院檔案的完整性提高，減少不連貫性。管理部門(mén)還應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，保證檔案管理操作的規(guī)范性和有效性，實(shí)時(shí)對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行職業(yè)技能考核和技能培訓(xùn)，將單一線(xiàn)性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。

2.3運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方式

檔案管理信息化是指將檔案管理的具體工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，它是傳統(tǒng)醫(yī)院向新型智能化醫(yī)院轉(zhuǎn)型的重要構(gòu)成因素之一，是檔案管理部門(mén)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必要措施，也是加快醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的有效環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案管理信息化工作的展開(kāi)應(yīng)該由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，加大對(duì)信息化設(shè)備的資金和人力投入，提高公司的無(wú)紙化和自動(dòng)化辦公水平，建立系統(tǒng)全面的檔案管理信息系統(tǒng)，健全檔案的數(shù)據(jù)收集、處理和利用信息系統(tǒng)，加快各分管部門(mén)間的信息資源共享，以便為醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展提供技術(shù)保障?？傊?，醫(yī)院管理要有序進(jìn)行，以促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步以及醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。

2.4加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平會(huì)對(duì)檔案管理的水平和層次產(chǎn)生直接影響。對(duì)于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)是提高檔案管理技術(shù)的有效措施。首先，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理，加強(qiáng)檔案管理工作的執(zhí)行力度，對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)人員管理進(jìn)行不斷強(qiáng)化讓工作人員能真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作作用，進(jìn)而來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自覺(jué)改進(jìn)。然后，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，讓專(zhuān)業(yè)性錯(cuò)誤的發(fā)生能有效減少。最后，醫(yī)院應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理工作人員的薪資水平，這是提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)與積極性的重要保障。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的最終目的就是要使得檔案得到充分利用，醫(yī)院的檔案管理人員要樹(shù)立新的意識(shí)，多渠道去搜集信息來(lái)源，對(duì)信息進(jìn)行更深層次的探究和分析。根據(jù)新形勢(shì)和新醫(yī)改的相關(guān)政策，醫(yī)院檔案管理部門(mén)需要不斷地進(jìn)步和發(fā)展，勇于努力創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。各臨床科室要在院領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶動(dòng)下，進(jìn)行積極地配合，才能有效發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)有的效力。

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