論煤炭基層檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉志強(qiáng)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展，信息化在各個(gè)行業(yè)開(kāi)始邁進(jìn)，企業(yè)辦公亦是如此。企業(yè)不斷加快信息化進(jìn)程，絕大部分企業(yè)選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)加快信息化進(jìn)程。OA協(xié)同辦公軟件是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的產(chǎn)物，它可以大致分為流程、信息管理以及內(nèi)部事務(wù)管理三個(gè)部分，從而達(dá)到資源綜合的目的。筆者簡(jiǎn)單介紹OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件，企業(yè)信息化實(shí)際現(xiàn)狀以及OA協(xié)同辦公軟件的實(shí)踐，希望能夠推動(dòng)企業(yè)辦公信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件；應(yīng)用

企業(yè)信息化被越來(lái)越多的企業(yè)管理者所認(rèn)同，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件也擁有更大的發(fā)展?jié)摿?。?yīng)用OA協(xié)同辦公軟件的企業(yè)有效的提升資源整合能力、對(duì)客戶以及內(nèi)部工作人員的管控水平。相比傳統(tǒng)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的企業(yè)有更強(qiáng)勁的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在同類企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中節(jié)省了各項(xiàng)投入，占據(jù)著更加有利的地位。

1 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

隨著經(jīng)濟(jì)的高速運(yùn)行，辦公任務(wù)量不斷擴(kuò)大，辦公自動(dòng)化成為必然趨勢(shì)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一種綜合性技術(shù)，它建立在理論基礎(chǔ)上，例如行為科學(xué)、管理科學(xué)等，然后聯(lián)系當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，來(lái)形成綜合的協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺(tái)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)大大提升工作速度，提高工作水平。信息化進(jìn)程推動(dòng)辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化推動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，然后OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。OA協(xié)同系統(tǒng)辦公軟件的核心是協(xié)同，它利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，最終成為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的綜合體現(xiàn)。由于OA協(xié)同協(xié)同軟件有流程、信息管理以及內(nèi)部管理三個(gè)部分，它能夠快速傳遞信息，然后進(jìn)行全部辦公操作。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用與其自身優(yōu)點(diǎn)緊密聯(lián)系，例如操作簡(jiǎn)便、實(shí)用性強(qiáng)、安全精準(zhǔn)等等。企業(yè)更多關(guān)注效率問(wèn)題，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在此方面效果明顯，因此OA協(xié)同辦公系統(tǒng)受到更多企業(yè)的青睞。

2 企業(yè)信息化實(shí)力現(xiàn)狀

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)成為企業(yè)信息化進(jìn)程的強(qiáng)勁動(dòng)力，大大優(yōu)化企業(yè)的辦公流程，辦公速度迅速提升，加強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力。企業(yè)信息化進(jìn)程的加快，硬件以及軟件不得不隨之進(jìn)行更新。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，硬件以及軟件更新投入減小，而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)極高的質(zhì)量，例如可靠的安全性、風(fēng)險(xiǎn)性極低等，使之成為企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的必然選擇。選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件的企業(yè)類型是多樣的，例如壟斷型企業(yè)、盈利能力強(qiáng)的外商企業(yè)以及效益好的民營(yíng)企業(yè)等。實(shí)際現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)信息化過(guò)程不斷出現(xiàn)問(wèn)題，例如投資成本過(guò)高、重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重、硬件軟件不協(xié)調(diào)等問(wèn)題，原因在于企業(yè)未能科學(xué)的把握OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，忽視企業(yè)信息化或者辦公系統(tǒng)中管理基礎(chǔ)與信息功能不健全。由于以上問(wèn)題的存在，企業(yè)信息化不僅不能有序推進(jìn)，還將阻礙企業(yè)原有辦公流程。

3 OA協(xié)同辦公協(xié)同在企業(yè)信息化進(jìn)程的實(shí)際應(yīng)用

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)較好的實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，有效的統(tǒng)一工作與信息。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一個(gè)平臺(tái)，吸收原有辦公模式的優(yōu)點(diǎn)，創(chuàng)新辦公信息處理的方式，是傳統(tǒng)辦公與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有利于減少企業(yè)管理資金的投入，實(shí)現(xiàn)具有質(zhì)量的管理，大大提升辦公效率。通過(guò)辦公系統(tǒng)，瑣碎繁忙的工作任務(wù)變?yōu)橛行蚝?jiǎn)便的工作任務(wù)，大大提升了企業(yè)人員的利用率，集中主要力量辦重要工作，側(cè)面上提升辦事效率。

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)同時(shí)相當(dāng)于資源共享的平臺(tái)，企業(yè)人員能夠通過(guò)此軟件使用整合過(guò)的企業(yè)信息資源。通過(guò)此種方法，企業(yè)信息資源利用率大大提升，價(jià)值實(shí)現(xiàn)程度更大，有力的推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)企業(yè)加強(qiáng)人力資源的利用，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

OA協(xié)同系統(tǒng)同樣滿足員工間的交流，員工間相互交流工作經(jīng)驗(yàn)，相互提升工作能力以及專業(yè)技能，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在傳統(tǒng)的企業(yè)，上級(jí)對(duì)下級(jí)下發(fā)文件或者傳達(dá)任務(wù)，往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)并且耗時(shí)較多，下級(jí)向上級(jí)反饋工作或者上報(bào)問(wèn)題時(shí)，同樣存在諸多不便，但是應(yīng)用OA協(xié)同協(xié)同軟件，上下級(jí)之間傳達(dá)工作或者問(wèn)題僅需要幾秒，大大降低時(shí)間的浪費(fèi)，同樣有利于高層對(duì)企業(yè)的科學(xué)管理。辦公系統(tǒng)還能夠有效打破部門(mén)壁壘，有效傳遞信息，提升企業(yè)整體能力?？傊琌A系統(tǒng)辦公系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)辦公存在的諸多問(wèn)題，例如信息傳遞緩慢，上下不一等。

傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公流程比較雜亂無(wú)序，員工間權(quán)責(zé)比較模糊。但是應(yīng)用OA系統(tǒng)辦公軟件應(yīng)用后的企業(yè)，辦公流程則明確有序，并能夠有效避免責(zé)任推卸的現(xiàn)象，因?yàn)楣ぷ髦苯右?guī)定由誰(shuí)負(fù)責(zé)，顯著減少因工作推卸造成的損失。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)積極推進(jìn)企業(yè)管理水平，為企業(yè)注入源源不斷的動(dòng)力，保證企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定且效果顯著的發(fā)展。

4OA協(xié)同辦公系統(tǒng)安全防范措施

最重要的是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的成本投入，更好的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。企業(yè)初期投入增加，但是生產(chǎn)能力顯著上升，長(zhǎng)期來(lái)說(shuō)，企業(yè)投入減少，利潤(rùn)空間增大。企業(yè)信息系統(tǒng)的投入增大，使得企業(yè)人員工作壓力減小，生產(chǎn)效率上升，保證工作流程的科學(xué)性以及安全性。

另一方面，企業(yè)信息化投入并非資金的大量投入，還需要保證資金的投入效果，信息化系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格把控，根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)工作，保證企業(yè)所購(gòu)買(mǎi)的信息化系統(tǒng)具有國(guó)際認(rèn)可。欲保證采購(gòu)質(zhì)量，招標(biāo)是最有效的方式之一。招標(biāo)可以充分了解信息化系統(tǒng)提供商家的水準(zhǔn)，從而避免采購(gòu)水平低的商家系統(tǒng)，保障企業(yè)所采購(gòu)系統(tǒng)的安全性，使企業(yè)系統(tǒng)良性運(yùn)行。；同時(shí)企業(yè)能夠詳細(xì)把握辦公系統(tǒng)，清晰辦公系統(tǒng)長(zhǎng)處以及不足；公開(kāi)招標(biāo)可以避免出現(xiàn)靠人際關(guān)系而采購(gòu)的現(xiàn)象，側(cè)面降低了企業(yè)的投入，保證采購(gòu)質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

OA系統(tǒng)系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的產(chǎn)物，能夠有效推動(dòng)行業(yè)生產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)牢牢把握。企業(yè)利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以堅(jiān)實(shí)的邁向信息化，減少成本投入，高效管理企業(yè)，在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，取得長(zhǎng)足且穩(wěn)定的發(fā)展。隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，走信息化道路，才是正確的企業(yè)發(fā)展理念。

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