事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化對策

◎鄭曉春

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化對策

◎鄭曉春

檔案工作在事業(yè)檔案的管理中占據著重要地位，完成好檔案管理各項要求也成為保障事業(yè)單位各項工作得以順利開展的基礎。事業(yè)單位檔案管理的意義巨大，因而探索檔案管理對策的優(yōu)化則更加凸顯其重要性。由此，本文便從檔案管理的現狀與優(yōu)化目標出發(fā)，并提出具體的優(yōu)化方法，以期為各位讀者提供參考。

事業(yè)檔案作為重要的記錄資料，不僅是單位發(fā)展歷程的真實反映，同時也在單位的未來發(fā)展中起到參考、依據性作用。而為了讓事業(yè)檔案的管理工作能夠滿足與適應不斷提高的管理需要，加強檔案管理的優(yōu)化對策分析則具有了十分重要的現實意義。

事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的相關概述

事業(yè)檔案管理優(yōu)化的問題現狀.在事業(yè)單位的檔案管理工作中仍舊存在一些問題亟待解決，概括來說主要有以下幾點。

檔案管理人員的水平素質參差不齊。一些管理人員思維觀念陳舊、工作模式定式化、工作責任心不強等問題也在日常工作中暴露出來。管理行為最終需要落實到人員上，所以缺乏高素質能力的檔案管理人才也不能使得管理工作與社會經濟的發(fā)展速度相適應，同時也無法滿足管理模式、運行機制能夠在管理工作中得到較好發(fā)揮。

檔案管理的模式落后。在一些單位內部已經實現了數字信息化的檔案管理，但對于一些事業(yè)單位而言，其管理模式仍然是依賴于將單位資產、業(yè)務、人事信息等內容編制到造冊中，這樣既無法體現檔案管理的標準化與程序化，同時在使用檔案時也容易造成檢索復雜、不易管理等問題。

檔案管理的設備設施落后也是造成管理效果不佳的原因之一。在一些事業(yè)單位中，缺乏對檔案管理的重視力度，或者是由于經費投入不足，也使得檔案室內部中的設備設施性能較差，影響檢索效率，情況嚴重時甚至不能滿足使用要求。而設備的性能不能得以實現，例如軟件、硬件設備不能更新，影印設備、電腦、掃描儀器的欠缺等，也會使得事業(yè)單位難以發(fā)展現代化的檔案管理。

事業(yè)單位檔案優(yōu)化所要遵循的原則。要使得事業(yè)單位檔案管理的措施優(yōu)化取得良好成效，需要制定嚴格的優(yōu)化原則，簡單來說可以總結為以下幾點。

規(guī)則制定與執(zhí)行并舉的原則。在優(yōu)化檔案管理過程中，需要管理者忽視檔案管理制度的制定與執(zhí)行的關系，在實施過程中容易過于偏向一方而忽視另一方，從而造成管理制度的不健全或執(zhí)行落實不到位的情況發(fā)生。

差異化與統(tǒng)一化相互兼顧的原則。在事業(yè)單位檔案管理的具體實踐中，需要注意掌握“同”與“異”的不同標尺。只有靈活兼顧此項要求，才能使得優(yōu)化管理能夠真正富有成效。舉例來說，在制定檔案管理制度時，需要將國家層面的管理標準予以堅守，并在規(guī)則制定中使之具備更強的規(guī)范性與標準性，通過衡量提高管理標準，從而讓制度的落實更加具有可行性。

事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的具體措施

加大檔案管理工作宣傳力度。要切實提高事業(yè)單位檔案管理的效率，實現管理效率的大幅提高，關鍵需要從思想意識上明確管理工作的重要性。通過加大關于檔案管理的宣傳力度，一方面讓管理人員認識到崗位職責，從而能夠激發(fā)工作的熱忱促使自身在工作中更好的履行職責。

另一方面，關于檔案管理的宣傳內容還應包含相關工作情況的通報。舉例來說，在宣傳檔案管理工作時，還需對檔案管理的相關法律法規(guī)、檔案管理制度規(guī)范、人力資源開發(fā)情況等情況均需加以介紹。要多方位的選擇宣傳渠道，通過網絡、媒體、刊物、宣傳單的宣傳。從而讓員工能夠樹立關于檔案管理的正確認識，進而讓檔案管理工作能夠具有更為廣泛的群眾基礎。

創(chuàng)新檔案管理方法.要優(yōu)化檔案管理的方法，主要需要對當前的管理體制進行創(chuàng)新。隨著我國市場經濟的飛躍發(fā)展與經濟體制的不斷變革，檔案管理也必須建立起與之相匹配的相關機制。通過管理制度的逐步完善，從而做到由事業(yè)單位的檔案轉變?yōu)槟軌蚓邆渖鐣饕臋n案。而要達到這一目標，可以從以下方面著手。

讓事業(yè)單位的檔案更加具備完整性，并在在區(qū)域內部要按照分類要求建立起專項檔案以便查閱。

加大人力、財力在檔案管理中的投入，只有做到制度層面與物質層面的相互協(xié)調輔助，從而才能最終達到構建起具有整體性、專業(yè)性的檔案管理機構。

深化數字信息化的檔案建設在管理過程中所占比重。當前檔案管理朝著以數字化發(fā)展為道路向前邁進，因而在事業(yè)檔案的管理過程中，需要做好數字檔案的管理工作。簡要概括起來主要有以下幾點：其一，要建立起數字化、信息化的事業(yè)單位檔案系統(tǒng)。在系統(tǒng)中，管理人員通過多媒體信息設備以及網絡化的利用，便可簡單便捷的實現檢索目標。檔案的數字化發(fā)展趨勢也是一項綜合性的活動，要切實推動數字檔案的建成，還需要對檔案系統(tǒng)所涉及的多個方面予以考慮。例如，設備選型、檔案整理、軟件開發(fā)、資料備份、錄入檔案、總體設計以及安全防范性措施等都需要進行詳細規(guī)劃。其二，要提高檔案管理數字化性能，關鍵需要在軟、硬件設施上有所投入。只有確保設施設備真正符合檔案系統(tǒng)要求，才能使得使用者在收獲良好體驗的同時也能夠保障檔案資料的安全。其三，做好檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的銜接工作。在實際操作過程中，檔案管理系統(tǒng)的獨立性是較強的，但是將檔案管理同辦公系統(tǒng)相互“隔絕”，則不能將檔案使用的效率得到更大的提高，因而要使得檔案在辦公中得到高效、充分、及時的運用，則需要強化兩個系統(tǒng)之間的銜接配合工作，力求在保障檔案安全的前提下，提高數字檔案的使用效率。

事業(yè)檔案檔案管理方法的優(yōu)化是單位獲得長遠發(fā)展的必經之路，在堅持檔案管理方式優(yōu)化方式的同時，也需要管理人員加大檔案的信息化建設力度。只有通過深層的改革，創(chuàng)新其管理方法，才能使得事業(yè)單位的檔案管理可以更好滿足信息管理與服務的各項功能。

(工作單位:孝感市港航管理局)