新形勢下高校學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建研究

劉顯芳

摘 要：中華人民共和國教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號(hào)令”）增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，將“學(xué)生類”檔案納入高等學(xué)校檔案管理的“十一”大類實(shí)體分類體系中，與其他門類檔案融為一體，這是緊跟高等教育發(fā)展和檔案工作“資源體系”與“利用體系”建設(shè)的思想發(fā)展步伐，進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案資源配置，綜合管理學(xué)校檔案信息資源以及拓展學(xué)校檔案服務(wù)領(lǐng)域促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展做出的一項(xiàng)重要舉措。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；內(nèi)涵；管理

1 前言

當(dāng)前，就如何深化高校檔案工作資源體系建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的能力和水平等課題，是擺在檔案工作者面前的當(dāng)務(wù)之急。本文將重點(diǎn)進(jìn)行分析。

2 學(xué)生類檔案的內(nèi)涵

2.1 “27號(hào)令”增設(shè)了學(xué)生檔案門類的同時(shí)也給檔案工作者增添了新的理念

“27號(hào)令”增設(shè)了學(xué)生檔案門類，確實(shí)給高校檔案工作者增添了大檔案和重視民生檔案的管理理念。有的高校檔案館單獨(dú)增設(shè)“學(xué)生類”檔案，而有些高校雖然表面上還是沿襲使用傳統(tǒng)的檔案門類，但學(xué)生類檔案實(shí)際收集的范圍及征集的內(nèi)容還是有變化的，他們?cè)诰唧w的檔案工作實(shí)踐中確實(shí)強(qiáng)調(diào)了收集在校生學(xué)籍檔案、整理編輯畢業(yè)生各種信息、征集知名校友業(yè)績等等。如：上海交通大學(xué)檔案館在貫徹落實(shí)國家檔案局《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（簡稱“國家檔案局第9號(hào)令”）的過程中，于2014年上半年報(bào)送檔案館收集檔案范圍中并沒有“學(xué)生類”檔案這一門類，但又明確了涉及民生檔案的納入收集范圍，還特別強(qiáng)調(diào)了與學(xué)生個(gè)人切身利益相關(guān)材料的收集整理工作，如：學(xué)籍檔案、本科生信息、研究生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位信息登記表等。綜上，基于“27號(hào)令”設(shè)立了學(xué)生類檔案、“15號(hào)文”關(guān)于完善檔案資源體系的指導(dǎo)意見和社會(huì)實(shí)際對(duì)學(xué)生類檔案的廣泛需求，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案的觀念已受到?jīng)_擊，大檔案的概念正深入人心，民生檔案越來越受到應(yīng)有的重視。

2.2 “學(xué)生類”檔案資源體系的構(gòu)建

學(xué)生類檔案應(yīng)當(dāng)分為兩種，一種是隨學(xué)生本人轉(zhuǎn)遞的學(xué)生人事檔案；另一種是由高校檔案機(jī)構(gòu)永久或定期保存的文件材料。兩種學(xué)生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，并制定相應(yīng)的管理辦法?！边@樣的解讀是既有高度又有明確的界定，與“27號(hào)令”和“15號(hào)文”是相向而行的值得借鑒和推廣，并且本課題的立意有異曲同工之處?！皩W(xué)生類”檔案的設(shè)立，必將涉及學(xué)生檔案管理的專業(yè)化和系統(tǒng)化，而學(xué)生檔案管理的專業(yè)化和系統(tǒng)化也是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，各高校應(yīng)按照“27號(hào)令”中對(duì)學(xué)生類檔案的界定及“15號(hào)文”的精神，并結(jié)合學(xué)生檔案形成的實(shí)際和社會(huì)各界對(duì)學(xué)生類檔案的需求，制定歸檔范圍和管理辦法。基于多年的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，我認(rèn)為關(guān)于學(xué)生類檔案資源體系至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：第一，繼承和發(fā)展學(xué)生類人事檔案；第二，加大收集力度，整合信息資源，不僅要注意收集學(xué)生在校期間在教育、教學(xué)、管理和各種實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體外，而且還要搶救性收集涉及民生、重要事件、關(guān)鍵情節(jié)的各種載體中與學(xué)校、學(xué)生有關(guān)的檔案信息資源；第三，有影響力的畢業(yè)生檔案信息的追蹤是學(xué)生類檔案不可缺少的組成部分。優(yōu)秀的學(xué)長的信息資源對(duì)學(xué)弟學(xué)妹的教育和鞭策作用是其他任何信息和榜樣都無可替代的。

3 高校學(xué)生類檔案的體系建設(shè)

3.1 采取分級(jí)制管理

學(xué)生類檔案管理工作，既要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)，又要符合當(dāng)前高校辦學(xué)體制和高校檔案實(shí)體管理工作“兩個(gè)體系”融為一體的管理模式。具體職責(zé)分工與要求是：校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)是按《學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)要求執(zhí)行；學(xué)校檔案主管部門負(fù)責(zé)制定學(xué)生類檔案歸檔統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并做好業(yè)務(wù)督促指導(dǎo)，實(shí)行宏觀管理，學(xué)生工作管理處負(fù)責(zé)統(tǒng)管全校學(xué)生檔案。這是強(qiáng)化學(xué)生檔案管理效率的最佳途徑。學(xué)生工作管理處主要的職能是學(xué)生管理工作，他們學(xué)生檔案管理也是其工作的一個(gè)重要組成部分。他們?cè)谌粘９ぷ髦信c學(xué)生是零距離接觸，能及時(shí)掌握學(xué)生情況，有利于捕捉學(xué)生檔案產(chǎn)生的各種信息，能及時(shí)抓好檔案管理工作。院系是學(xué)生工作的主體單位，院系統(tǒng)一收集整理、立卷、保管、投遞學(xué)生檔案，是學(xué)生檔案保管過程中最基礎(chǔ)、最直接的工作。這種職責(zé)分工及管理方式具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是在開展整理建檔工作中，可以及時(shí)收集材料，能夠達(dá)到有則收、收則歸，保持材料的連續(xù)性和齊全完整性。二是在收集材料過程中，職能部門工作人員及時(shí)能掌握學(xué)生第一手資料，隨時(shí)了解學(xué)生德、智、體、美、勞全面發(fā)展情況以及各方面信息動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性開展學(xué)生工作，指導(dǎo)學(xué)生正確對(duì)待就業(yè)、考研，教師還可以依據(jù)學(xué)生愛好與特長因勢利導(dǎo)優(yōu)化學(xué)生個(gè)性發(fā)展，為社會(huì)培養(yǎng)各種高素質(zhì)人才。三是通過學(xué)生檔案投遞反饋信息了解學(xué)生實(shí)際能力和社會(huì)所需要人才，能為學(xué)校辦學(xué)層次及專業(yè)學(xué)科設(shè)置提供科學(xué)依據(jù)。總之，這對(duì)檔案管理來說，是由難變易，把復(fù)雜問題簡單化，最重要的是輕松地解決了多年來檔案界及有關(guān)學(xué)生職能部門的難題。

3.2 實(shí)施動(dòng)態(tài)化檔案管理模式

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的靜態(tài)封閉式文件管理模式滯后于文件信息資源的采集和歸檔，只能側(cè)重于文件歷史和原始憑證的角色，忽視在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案可以直接為當(dāng)前開展后續(xù)工作的決策依據(jù)的價(jià)值基礎(chǔ)，缺失開發(fā)利用文件當(dāng)前價(jià)值的最佳時(shí)機(jī)，使原來具有重要價(jià)值的文件并不能為各職能部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供及時(shí)和必要的服務(wù)，改變“重藏西藏”和“被動(dòng)收藏歸檔”的傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式，改變“靜態(tài)管理”進(jìn)入“動(dòng)態(tài)管理”是未來檔案管理的發(fā)展趨勢從一年一次的改變到收集和歸檔馬為了不斷更新目錄數(shù)據(jù)庫的動(dòng)態(tài)管理，為開發(fā)基于完全集中的目錄數(shù)據(jù)庫和專門為功能開發(fā)的管理應(yīng)用平臺(tái)信息資源的當(dāng)前檔案價(jià)值奠定基礎(chǔ)部門，起重部門收集完成不乏檔案資料，通過定期備案指導(dǎo)和管理全程提高檔案質(zhì)量，使檔案收集成為后端補(bǔ)救的前端指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息最大的附加值效益資源。

4 結(jié)束語

總之，高校學(xué)生檔案體系的建立是新時(shí)期的要求，高校要對(duì)學(xué)生檔案管理引起足夠重視，構(gòu)建學(xué)生檔案管理體系，提高檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)

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