社會(huì)信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理的完善分析

摘 要：檔案資料是機(jī)關(guān)單位最為重要的信息資源，不僅詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的重要決策，而且對(duì)未來工作的開展有重要的參考價(jià)值。因此在社會(huì)信息化不斷完善的背景下，機(jī)關(guān)單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理的重視，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前管理工作中存在的問題，并通過的問題的分析，制定有效的應(yīng)對(duì)措施，從而更好的提高機(jī)關(guān)單位檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：社會(huì)信息化；機(jī)關(guān)；檔案管理；完善

機(jī)關(guān)檔案管理工作直接關(guān)系著相關(guān)部門的信息安全問題，所以必須給予高度關(guān)注，在社會(huì)信息化背景不斷完善機(jī)關(guān)檔案管理工作，通過對(duì)檔案管理方式的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)多方面的綜合管理，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量。信息技術(shù)的不斷普及，在機(jī)關(guān)檔案管理中引進(jìn)現(xiàn)代信息化管理模式可以加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案的管理和保護(hù)，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理的安全性。

1 社會(huì)信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏重視

機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中沒有認(rèn)識(shí)到其重要性，從而直接影響機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的順利開展，阻礙檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)檔案管理缺乏重視主要表現(xiàn)在檔案管理人員和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)上，首先沒有將檔案管理作為主要工作進(jìn)行，其次單純的認(rèn)為檔案管理就是對(duì)資料的保管，這種思想的存在嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的開展，從而導(dǎo)致其無法滿足社會(huì)發(fā)展需要。

1.2 科學(xué)化管理水平不高

在社會(huì)信息化背景下，自動(dòng)化管理等技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理的作用越來越明顯，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，利用信息化技術(shù)的電子檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，大大提高工作效率，所以當(dāng)前要想提高機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量，提高檔案準(zhǔn)確性和完完整性就要積極應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)手段。但是在實(shí)際管理工作中，由于投入不足， 電子信息化并沒有得到完全推廣使用。

1.3 管理人員專業(yè)水平不高

社會(huì)信息化背景下的機(jī)關(guān)檔案管理對(duì)管理人員提出更高要求，在傳統(tǒng)檔案管理模式，管理人員工作比較簡單，只是對(duì)檔案資料進(jìn)行管理、歸檔等操作，所以很多 檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。而當(dāng)前檔案管理人員學(xué)歷水平得到一定提高，但是部分部門缺乏專職檔案管理人員，導(dǎo)致在管理工作中投入精力不足，當(dāng)出現(xiàn)人員離崗或者調(diào)動(dòng)等情況時(shí)，沒有做好工作交接，可能會(huì)造成資料混亂或者丟失等現(xiàn)象。

1.4 缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理制度是提高檔案管理工作的重要保障，在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期只有制定完善的檔案管理制度才能實(shí)現(xiàn)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。但是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作存在與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案管理工作沒有取得明顯效果，影響的檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

2 社會(huì)信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理完善對(duì)策

2.1 提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在新時(shí)期機(jī)關(guān)管理工作更加完善，檔案管理工作越來越重要，為更好發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案管理的價(jià)值，保證其高效開展，首先需要加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視，提高檔案管理意識(shí)。為達(dá)到這一目的，機(jī)關(guān)單位可以利用講座等形式加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并組織單位各部門領(lǐng)導(dǎo)積極參與，提高部門領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)知，并保證在實(shí)際工作中定期對(duì)檔案管理做好檢查工作，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，從而保證檔案管理工作可以順利高效開展。

2.2 提高信息化管理水平

在社會(huì)信息化背景下，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展必然需求，所以機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)化和資源共享。針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)，做好電子檔案安全防護(hù)和保密工作，利用防火墻阻止黑客以及病毒的入侵，從而提升電子檔案管理的安全性。另外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)不斷引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，以構(gòu)建更加完善的信息系統(tǒng)平臺(tái)，從而保證檔案管理的信息化水平提升。

2.3 建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

為保證機(jī)關(guān)檔案管理工作順利開展，必須成立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，這要求在日常工作中必須加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng)，不斷提高管理人員的管理水平和工作效率。機(jī)關(guān)單位定期組織管理人員接受計(jì)算機(jī)、檔案管理等方面的培訓(xùn)，提高工作層次。另一方面檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，更好的投入檔案管理工作中。除了專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的道德素質(zhì)培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密性，避免出現(xiàn)機(jī)密信息泄露的情況。作為檔案管理的核心，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案管理水平提升的重要途徑，因此，機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)是持續(xù)的，不斷改進(jìn)的。

2.4 建立健全的檔案管理制度

制度是保證工作開展的重要保障，機(jī)關(guān)單位根據(jù)實(shí)際管理情況制定有針對(duì)性的管理制度，從而提高管理人員工作積極性，加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案資料的重視。在制度中明確檔案管理工作流程和工作內(nèi)容，同時(shí)明確管理責(zé)任，一旦出現(xiàn)問題可以責(zé)任到人，從而實(shí)現(xiàn)檔案制度化管理。另外在檔案管理制度中明確檔案調(diào)用、查閱等細(xì)節(jié)，全面的檔案管理制度可以提高檔案利用率，保證檔案的有效性，對(duì)推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理不斷完善有重要意義。

3 結(jié)束語

社會(huì)信息化背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入不同行業(yè)，并產(chǎn)生重要推動(dòng)作用，在機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作中，有效利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，可以提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，優(yōu)化管理流程，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。檔案是機(jī)關(guān)單位重要參考資料，必須實(shí)現(xiàn)有效管理，在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，為推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的不斷完善，需要轉(zhuǎn)變管理觀念、創(chuàng)新管理制度、引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)、優(yōu)化管理隊(duì)伍，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，為機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考和保障。

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作者簡介

蘇俠（1965-），女，河北滄州，山西陽泉市城區(qū)政府治超辦，山西太原師范學(xué)院生物科學(xué)專業(yè)，本科。endprint