試論如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

李曉峰

摘 要：實(shí)物檔案在檔案管理中占有重要的位置，檔案經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，對于實(shí)物檔案的收集以及管理受到越來越高的重視。因此，有必要加強(qiáng)對如何做好實(shí)物檔案收集和管理的研究。本文圍繞實(shí)物檔案收集與管理的現(xiàn)狀、應(yīng)對實(shí)物檔案管理收集與現(xiàn)狀中存在問題的解決對策兩個(gè)方面展開討論，針對目前實(shí)物檔案收集以及管理中存在的問題，制定相應(yīng)的解決措施，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理工作有效開展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；管理意識；管理方式

實(shí)物檔案指的是將人們生活過程中產(chǎn)生的活動(dòng)進(jìn)行記錄，對于國家發(fā)展來講，有重要的參考作用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們產(chǎn)生社會(huì)行為的速度加快，需要記錄的信息隨之增多，為實(shí)物檔案的信息收集以及管理工作造成一定難度。針對這一現(xiàn)象，應(yīng)該不斷研究完善實(shí)物檔案收集和管理工作的措施，如提高檔案管理者綜合素質(zhì)以及設(shè)立專門的檔案管理室等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對信息的有效保存。

1 實(shí)物檔案收集與管理的現(xiàn)狀

1.1 實(shí)物檔案收集與管理的意識薄弱

在實(shí)物檔案收集以及管理過程中，其收集速度以及質(zhì)量相對于其他類型檔案來說，不如其他檔案收集速度與質(zhì)量，由于大多數(shù)人對實(shí)物檔案沒有充分的認(rèn)識，導(dǎo)致工作人員缺少檔案歸檔意識，將使得一些具有較高保存價(jià)值的實(shí)物檔案不能及時(shí)歸檔，容易造成這些檔案的損害。實(shí)物檔案收集以及管理意識薄弱，將為檔案管理造成一定難度，無法形成規(guī)范性的檔案收集和管理，使得實(shí)物檔案管理具有不確定性，對檔案的完整性將造成損害，不利于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 實(shí)物檔案收集與管理的方式落后

實(shí)物檔案收集以及管理方式較為落后是影響實(shí)物檔案管理的一個(gè)重要因素，主要體現(xiàn)在人們在進(jìn)行實(shí)物檔案收集過程中，對實(shí)物檔案的重視程度不夠，通常采用問卷調(diào)查等方式進(jìn)行信息的收集，導(dǎo)致檔案收集效果不顯著。同時(shí)，進(jìn)行實(shí)物檔案管理工作的部門較集中，導(dǎo)致其余大多數(shù)部門對實(shí)物檔案的了解不足，并且存在一些人員不知道實(shí)物檔案收集以及管理部門的存在，將直接影響實(shí)物檔案的利用率，造成實(shí)物檔案管理存在一定不足。檔案管理部門設(shè)置以及檔案收集方法不當(dāng)?shù)葐栴}的產(chǎn)生，主要是由于實(shí)物檔案收集以及管理的方式較為落后。

1.3 實(shí)物檔案收集與管理的條件落后

實(shí)物檔案收集以及管理過程中，對庫房容量有一定要求，因此，在實(shí)際的檔案管理中，可能出現(xiàn)企業(yè)占地的情況，并且可能出現(xiàn)庫房容量不能滿足實(shí)物檔案收集以及管理的需求，將不利于信息的有效保管。另外，實(shí)物檔案的體積、尺寸等不相同，將存在一定的保管難度，例如，如果將檔案堆放在一起后，可能出現(xiàn)檔案碰撞損壞等情況。

2 應(yīng)對實(shí)物檔案收集與管理現(xiàn)狀中存在問題的解決對策

2.1 明確實(shí)物檔案收集與管理的范圍

應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中管理方式落后的現(xiàn)狀，必須對實(shí)物檔案收集與管理的范圍進(jìn)行明確。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理不同，由于實(shí)物檔案的種類較多，而且具有的價(jià)值的有所不同，因此收集和管理時(shí)的難度也就相對較大。另外，實(shí)物檔案的體積和規(guī)格都各不相同，因此對存儲(chǔ)所需的條件也各不相同。為了保障每種實(shí)物檔案的有效歸檔，需要投入的精力也就比其他檔案管理工作大，因此在進(jìn)行實(shí)物檔案的收集和管理工作時(shí)，必須先對實(shí)物的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判斷該實(shí)物是否具備檔案收集和管理的必要，防止造成精力、時(shí)間和存儲(chǔ)空間等資源浪費(fèi)。其次，為提高收集和管理的工作效率，必須對實(shí)物的范圍進(jìn)行有效劃分，例如藝術(shù)類、信件類、禮品類、獎(jiǎng)品類等，藝術(shù)類中主要包括一些名人字畫、優(yōu)秀美術(shù)作品等；信件類中主要包括一些具有企業(yè)發(fā)展歷史意義和紀(jì)念意義的往來信件，例如表揚(yáng)信等；禮品類主要包括企業(yè)單位在運(yùn)營中收到的一些具有紀(jì)念意義和珍貴價(jià)值的禮品，或者在具有紀(jì)念性的日子里方法的一些禮品；獎(jiǎng)品類主要包括企業(yè)單位歷史中獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)，例如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等[1]。

2.2 大力宣傳《檔案法》，提升實(shí)物檔案收集管理意識

應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中管理意識不強(qiáng)的現(xiàn)狀，必須大力宣傳《檔案法》，提升實(shí)物檔案收集與管理的意識。《檔案法》中對實(shí)物檔案的收集和管理具有重要的指導(dǎo)作用，能夠有效提升檔案管理工作者的工作意識，規(guī)范管理者的工作行為，從而切實(shí)提高管理者的水平。另外，一些經(jīng)營者的管理理念落后，對實(shí)物檔案的收集與管理沒有正確的認(rèn)識，對實(shí)物檔案的價(jià)值認(rèn)識不足，造成檔案的遺失和破壞，為企業(yè)帶來較大的損失。針對這一問題，可以加強(qiáng)對檔案管理工作制度的建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，并且對不同部分的收集和管理工作做出規(guī)定，讓各部門對實(shí)物檔案的收集與管理進(jìn)行有效配合。除此以外，還要提升實(shí)物檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主體，對檔案管理工作的質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響，因此必須重視對檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和提升，不斷強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識，保障管理人員在遵循相關(guān)工作制度的基礎(chǔ)上，對實(shí)物檔案進(jìn)行有效的收集與管理。以某企業(yè)為例，該企業(yè)通過在培訓(xùn)中建立激勵(lì)機(jī)制的方式加強(qiáng)檔案管理人員的工作水平，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上對工作人員進(jìn)行考核，對考核成績優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.3 對實(shí)物檔案收集與管理的信息進(jìn)行明示

要加強(qiáng)實(shí)物檔案收集與管理工作，必須對實(shí)物檔案收集與管理的信息進(jìn)行明示，以便于對實(shí)物檔案進(jìn)行有效的利用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位對實(shí)物檔案收集與管理工作的重視度越來越高，因此實(shí)物檔案收集與管理的工作水平也相對提高，大多數(shù)企業(yè)單位的檔案部門都將實(shí)物檔案作為企業(yè)單位的展覽物，通過舉辦展覽會(huì)的方式對實(shí)物檔案進(jìn)行公開展示。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案不同，一般都是一些能夠充分反映企業(yè)單位發(fā)展歷程和榮譽(yù)事跡的物品，因此在進(jìn)行實(shí)物檔案收集與管理的工作中，應(yīng)該重視對實(shí)物檔案的宣傳作用，令實(shí)物檔案的宣傳和展覽作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，從而將其與紙質(zhì)檔案和電子檔案的職能進(jìn)行有效的區(qū)分；另外，實(shí)物檔案能夠反映出不同的信息，可以在展覽中對實(shí)物檔案的不同信息進(jìn)行有效地利用，滿足展覽者在展覽中的不同需要。

2.4 設(shè)立專門的實(shí)物檔案室，創(chuàng)造良好管理?xiàng)l件

應(yīng)對實(shí)物檔案收集與管理中管理?xiàng)l件落后的現(xiàn)狀，可以設(shè)立專門的實(shí)物檔案室，創(chuàng)造良好的管理?xiàng)l件，讓實(shí)物檔案能夠得到有效的收集和管理。由于實(shí)物檔案的規(guī)格和大小各有不同，因此在收集和管理中難以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而且在傳統(tǒng)粗放型的管理方法中很難保證實(shí)物檔案不會(huì)受到損壞，設(shè)立專門的事物檔案室就是將不同規(guī)格、不同大小、不同形狀的事物檔案進(jìn)行精細(xì)化的分類整體，讓所有的實(shí)物檔案都能夠“物有所歸”。在實(shí)物檔案室的建設(shè)中，可以根據(jù)不同種類的實(shí)物設(shè)置針對性的保管設(shè)備，確保每種實(shí)物都能夠得到充分的安全保障。除此之外，一些經(jīng)濟(jì)條件和建設(shè)條件相對較好的企業(yè)單位可以將實(shí)物檔案室建設(shè)為展廳的形式。以某企業(yè)為例，該企業(yè)在保障實(shí)物檔案安全的情況下對實(shí)物檔案進(jìn)行展示，為員工提供展覽學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以便于對企業(yè)單位的發(fā)展有一個(gè)更加全面深刻的認(rèn)識，從而產(chǎn)生較強(qiáng)的認(rèn)同感和歸屬感[2]。要設(shè)立實(shí)物檔案室，還必須加強(qiáng)對實(shí)物檔案室的管理工作，通過制定相關(guān)的實(shí)物檔案室管理制度，從意識和行為上規(guī)范管理人員，加強(qiáng)對實(shí)物檔案室的安全管理和檔案維護(hù)，保障實(shí)物檔案室的各項(xiàng)設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)正常，從而促進(jìn)實(shí)物檔案室發(fā)揮展示作用。

3 結(jié)論

實(shí)物檔案收集以及管理工作對社會(huì)發(fā)展有一定影響，在人們行為信息逐漸增多的前提下，實(shí)物檔案的重要性逐漸顯現(xiàn)出來，并且實(shí)物檔案的收集與管理工作逐漸成為社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。由于現(xiàn)階段實(shí)物檔案管理工作存在檔案管理行為不規(guī)范等問題，不利于保證實(shí)物檔案發(fā)揮其重要作用，而通過明確實(shí)物檔案收集范圍以及加強(qiáng)實(shí)物檔案對信息的收集力度等措施，能保證實(shí)物檔案收集、管理工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

[1]邵鵬.淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理[J].民營科技，2017，（06）：75.

[2]王秋.如何加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015，（11）：178.endprint