劉秀花

摘要在人們的工作和生活中人事檔案扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡是工作經(jīng)歷的記錄。本文從人事檔案管理的社會價值企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問題及解決措施等幾方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞企業(yè) 人事檔案 管理

人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。在現(xiàn)代企業(yè)管理中人事檔案的作用包括兩個方面對職工個人而言人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險。對企業(yè)而言為員工代辦申報職稱：根據(jù)檔案確定退休年齡：根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡：代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整：出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤具有法律效用是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下只要進(jìn)行人事管理活動就會形成相關(guān)的人事資料就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在當(dāng)今時期人事檔案是國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考：人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。要正確認(rèn)識人事檔案的社會價值充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

二、當(dāng)今企業(yè)中人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工的個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)以及解決勞動糾紛的依據(jù)它關(guān)系到職工的切身利益在工作中常常存在如下問題：

（一）部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題

沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用不給新招用的職工建立檔案甚至隨意更改給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

（二）檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊管理手段落后防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)檔案管理只滿足于不丟失裝進(jìn)袋子鎖進(jìn)柜子里。而且目前好多單位領(lǐng)導(dǎo)對員工人事檔案的重視程度不夠，單位沒有專職的人事檔案管理專責(zé)，大部門單位都是兼管人事檔案，導(dǎo)致檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢的發(fā)展。

三、加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施

改善人事檔案管理設(shè)施提高檔案管理人員素質(zhì)?，F(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作對所需的設(shè)施都提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用庫房庫房內(nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。其次是根據(jù)單位資金實(shí)力合理配置計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用尤其是人事檔案的計算機(jī)信息化管理將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來減少對檔案材料的磨損延長檔案壽命減輕檔案人員的勞動強(qiáng)度提高工作質(zhì)量和工作效率促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化現(xiàn)代化為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開展提供及時準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。

四、結(jié)語

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)用新的人事工作知識武裝頭腦開闊眼界指導(dǎo)工作以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。endprint