高職院校學(xué)籍管理工作研究

何強(qiáng)

摘 要：隨著我國(guó)高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，生源數(shù)量的不斷增加，生源結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，生源質(zhì)量參差不齊，學(xué)生維權(quán)意識(shí)越來越強(qiáng)，這些因素都給高職院校學(xué)籍管理工作帶來了壓力，提出了更高的要求和目標(biāo)。這就要求高職院校學(xué)籍管理人員要看清形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升，做好學(xué)籍管理工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍管理；學(xué)生

學(xué)籍管理是高職院校教育教學(xué)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)籍管理質(zhì)量與效率的高低直接影響高職院校學(xué)生教育教學(xué)管理的運(yùn)行，對(duì)學(xué)校教育教學(xué)秩序的有序開展以及對(duì)學(xué)生的個(gè)人發(fā)展都有著重要的作用。而目前隨著我國(guó)高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，學(xué)生人數(shù)在不斷增加，生源結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，生源質(zhì)量參差不齊，這些因素都給高職院校學(xué)籍管理帶來了壓力，提出了更高的要求和目標(biāo)。這就要求高職院校學(xué)籍管理人員要看清形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升，做好學(xué)籍管理工作。

一、高職院校學(xué)籍管理存在的問題

1.學(xué)校重視程度不夠

一直以來高職院校學(xué)生教育教學(xué)管理都重點(diǎn)放在教學(xué)、學(xué)生思想道德教育方面，而對(duì)于學(xué)籍管理來說，普遍的認(rèn)識(shí)是認(rèn)為學(xué)籍管理工作沒有技術(shù)含量，能正常運(yùn)轉(zhuǎn)就可以，忽視了當(dāng)前學(xué)籍管理工作的重要性、艱巨性和復(fù)雜性。首先，學(xué)籍管理工作具有重要性和艱巨性。學(xué)籍管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，除了要依照國(guó)家所頒布的有關(guān)規(guī)定和學(xué)校自身的規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生進(jìn)行入學(xué)資格的審查，對(duì)學(xué)生入學(xué)報(bào)到注冊(cè)到畢業(yè)整個(gè)過程進(jìn)行管理和監(jiān)督，還要對(duì)學(xué)生在期間的各類課程的考核、專業(yè)調(diào)整、升學(xué)、降級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況進(jìn)行管理和記錄，這本身就是一個(gè)重要而艱巨的工作。此外，學(xué)籍管理工作具有復(fù)雜性。隨著我國(guó)高職教育的不斷推進(jìn)和發(fā)展，高職院校生源數(shù)量增加，學(xué)生生源結(jié)構(gòu)也趨于復(fù)雜，有五年制、統(tǒng)招生、單招生等幾大類，里面又有細(xì)分為多種情況，這些就使得學(xué)籍管理工作人員的工作難度加大、工作量劇增，工作繁瑣，任務(wù)重大。學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理工作的重視度不夠，使的學(xué)籍管理人員工作積極性不高，愿意做學(xué)籍管理工作的人更少，人員流動(dòng)較大，影響學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量。

2.學(xué)籍管理信息化程度不夠

高職院校學(xué)籍管理都實(shí)現(xiàn)了信息化管理。學(xué)生的學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、成績(jī)記錄都在學(xué)校自身的“教務(wù)管理系統(tǒng)”上處理，教師和學(xué)生可以通過系統(tǒng)查詢需要的相關(guān)情況。不過很多方面還是表現(xiàn)出高職院校學(xué)籍管理方面信息化管理程度不夠的現(xiàn)象。如學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)工作，目前有些高職院校學(xué)籍異動(dòng)的辦理以紙質(zhì)手續(xù)為主，學(xué)生辦理休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)時(shí)，填寫相關(guān)紙質(zhì)表格后，需到相關(guān)部門逐一簽字審核后將審批的材料報(bào)送至教務(wù)處，再由學(xué)籍管理人員在網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)操作。簽字審批程序繁鎖、時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致部分退學(xué)學(xué)生嫌手續(xù)辦理復(fù)雜就直接走人，不履行辦理退學(xué)手續(xù)，這樣給學(xué)生和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人造成較大困擾且辦事效率低下。此外，學(xué)生在辦理評(píng)優(yōu)、資助、面試等許多方面需要學(xué)校提供在讀證明、學(xué)籍卡、成績(jī)單等，甚至部分已經(jīng)畢業(yè)學(xué)生因各種情況需要成績(jī)證明、課程證明等，部分高職院校多是學(xué)籍管理人員核實(shí)相關(guān)信息后簽字、蓋章，極大的占用了管理人員的時(shí)間。

3.學(xué)生管理人員認(rèn)識(shí)程度不夠

學(xué)校學(xué)生教育管理人員在對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理時(shí)重心更多的放在校規(guī)校紀(jì)教育、安全教育、學(xué)業(yè)提升等方面。而對(duì)學(xué)生的基本利益息息相關(guān)的學(xué)籍管理制度并沒有進(jìn)行詳細(xì)的講解，大多是把《學(xué)生管理手冊(cè)》發(fā)給學(xué)生讓其自學(xué)，而部分學(xué)生會(huì)忽略這一部分，重點(diǎn)關(guān)注獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金評(píng)定等方面。學(xué)生教育管理人員多認(rèn)為學(xué)籍管理都是學(xué)籍管理人員的事情，其自身對(duì)學(xué)籍管理方面的政策都不十分了解，面對(duì)學(xué)生有學(xué)籍方面的困惑時(shí)大多直接推給學(xué)籍管理人員。

4.學(xué)籍管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

學(xué)籍管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，它的原則性和服務(wù)性要求很強(qiáng)。而工作對(duì)象的多元化、處理事務(wù)的復(fù)雜化、工作效率不高等因素，使得學(xué)籍管理人員在對(duì)待學(xué)生事務(wù)時(shí)往往服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)待學(xué)生不同類別的、紛繁復(fù)雜的、重復(fù)累贅的問題時(shí)往往耐心不夠，或敷衍回應(yīng)學(xué)生問題，或?qū)W(xué)生指導(dǎo)不夠，對(duì)每一項(xiàng)工作也不能做到都一絲不茍?zhí)幚?。而隨著我國(guó)法制建設(shè)不斷推進(jìn)，法律意識(shí)越來越深入人心，學(xué)生法律意識(shí)加強(qiáng)，對(duì)自己的維權(quán)意識(shí)也越增強(qiáng)，這也要求學(xué)籍管理工作做出提升。

5.學(xué)籍信息共享不夠

學(xué)校各部門需要共享學(xué)生基本信息，用于日常學(xué)生管理工作。一個(gè)有效的資源共享體系的建立，將大大減少重復(fù)累贅的工作?，F(xiàn)在，高職院校的學(xué)籍管理工作主要是以教務(wù)處為核心。部分高職院學(xué)生學(xué)籍信息共享不夠，相關(guān)部門需要相應(yīng)的學(xué)生學(xué)籍資料時(shí)要么重新統(tǒng)計(jì)，要么找學(xué)籍管理部門獲取。重復(fù)做了很多工作，影響了工作效率。

二、完善高校學(xué)籍管理工作的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理

高職院校應(yīng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理工作的重要性，更新管理理念，精化學(xué)籍管理工作流程；劃清職責(zé)范疇，減輕學(xué)籍管理人員工作壓力；加大對(duì)學(xué)籍管理軟硬件的投入，減少學(xué)籍管理人員工作量。此外要建立健全學(xué)籍管理制度，從自身發(fā)展和管理的實(shí)際情況入手，結(jié)合當(dāng)前高職教育發(fā)展形勢(shì)，為學(xué)籍管理工作的順利落實(shí)提供外部制度框架，引導(dǎo)學(xué)籍管理朝著規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展。

2.加強(qiáng)學(xué)籍管理工作信息化建設(shè)

各高職院校學(xué)籍管理人員大多緊缺、工作量繁重。要充分利用先進(jìn)的方式與技術(shù)，添置軟硬件設(shè)備，加強(qiáng)辦公智能化建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)流程、提升辦事效率。將一些可變化信息交由學(xué)生在系統(tǒng)中采集和完善，既實(shí)現(xiàn)了學(xué)生教育管理的自我教育、自我管理、自我服務(wù)，也減輕學(xué)籍管理相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，積極推進(jìn)校園信息資源共享，實(shí)現(xiàn)集中管理，分散操作，為學(xué)校各部門提高辦公效率提供有利條件，節(jié)省物力、財(cái)力、人力。

3.加強(qiáng)宣傳，提升認(rèn)識(shí)

學(xué)籍管理貫穿學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)過程，具有極強(qiáng)的政策性，這關(guān)系到學(xué)生的切身利益，作為學(xué)校的教師、學(xué)生管理人員及學(xué)生本人都應(yīng)對(duì)學(xué)籍管理的規(guī)章制度有一個(gè)詳細(xì)的了解。首先對(duì)學(xué)校教師和學(xué)生管理人員提升學(xué)籍管理認(rèn)識(shí)，讓他們熟悉學(xué)籍管理制度，作為自己的日常工作準(zhǔn)則，并在日常教育教學(xué)中，對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育和宣傳。其次，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理制度的教育，從入學(xué)之初就是把學(xué)習(xí)學(xué)籍規(guī)章制度作為入學(xué)教育的重要內(nèi)容，讓他們認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性，從而遵守學(xué)籍管理制度，并作為他們?cè)谛Ｆ陂g的行為準(zhǔn)則。

4.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

一方面，學(xué)籍管理主要是為學(xué)生服務(wù)。在日常的學(xué)籍管理工作中，應(yīng)體現(xiàn)“以生為本”的理念，關(guān)心學(xué)生、理解學(xué)生、尊重學(xué)生，在處理問題、解釋問題時(shí)能做到耐心細(xì)致、有理有據(jù)，認(rèn)真傾聽學(xué)生的心聲，多為學(xué)生考慮，為學(xué)生積極提供支持和幫助，切實(shí)做到學(xué)籍管理為學(xué)生服務(wù)的宗旨。

另一方面，學(xué)籍管理工作任務(wù)重、頭緒多、繁瑣、原則性強(qiáng)，隨著學(xué)籍管理信息化程度越來越強(qiáng)，學(xué)籍管理人員除了要求有耐心、有愛心、細(xì)心外，還需要掌握現(xiàn)代化信息處理技術(shù)；面對(duì)各種層次學(xué)生，處理各種問題，還需要有工作技巧。所以要加強(qiáng)學(xué)籍管理人員專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和程序提高工作效率和準(zhǔn)確率。此外需要定期對(duì)學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行學(xué)籍制度、學(xué)籍管理系統(tǒng)、處理相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)知識(shí)等培訓(xùn)，切實(shí)做好學(xué)籍管理工作。endprint