扈妍珺

摘 要：為了使高校能夠更安全、更快速地實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的保護以及檢索提取，面對高等教育改革以及先進技術(shù)發(fā)展帶來的難題，分析高校檔案管理中的實際需求并設(shè)計檔案管理系統(tǒng)，從而能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)對高校檔案信息的數(shù)據(jù)庫共享使用且確保數(shù)據(jù)庫在管理系統(tǒng)中安全運行。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校檔案 管理系統(tǒng) 設(shè)計

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

一、高校檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

大多數(shù)高校在檔案管理方面使用的依舊是很久以前落后的檔案管理系統(tǒng)，這使得在進行檔案信息檢索或提取利用時很不方便，而且與使用一些獨立的數(shù)字化管理系統(tǒng)相比較，使用先進便捷的檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的保護以及檢索提取利用方面都是更為可靠、更為快速方便的。雖然多數(shù)高校已經(jīng)成功對大量檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)了數(shù)字化，但是檔案管理系統(tǒng)仍然存在諸多方面的不足需要繼續(xù)完善與改進。

第一，大多高校的檔案管理系統(tǒng)僅擁有著狹窄的管理范圍，其只實現(xiàn)了對于檔案信息目錄級別的管理，而無法對一些電子信息的檔案及文件進行有效科學的管理，具體來說高校檔案管理系統(tǒng)單單就是對于單純的數(shù)據(jù)的一種錄入歸檔。

第二，檔案管理系統(tǒng)維護工作量大，工作人員精力耗費多，維護所需成本較高。這是由于使用了C/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)后的高校檔案管理系統(tǒng)就需要為其安裝客戶端的專用應(yīng)用軟件，同時應(yīng)用了該模式的檔案管理系統(tǒng)對硬件和軟件的環(huán)境有著極為苛刻的要求，而且對于操作系統(tǒng)也有著很強的依賴性。因而，一旦在使用過程中出現(xiàn)了計算機硬件或軟件的故障后，重新安裝計算機操作系統(tǒng)而會造成巨大的維護時間與維護成本。

第三，檔案管理系統(tǒng)檢索功能不完備、使用時用戶權(quán)限沖突等問題也影響著對高校檔案數(shù)據(jù)信息的管理。

二、檔案管理面臨的難題

1.現(xiàn)代先進科學技術(shù)

第一，現(xiàn)代化先進科學技術(shù)的發(fā)展與數(shù)據(jù)信息的傳播使得政治、文化、社會、經(jīng)濟、生態(tài)等滲透到了各個領(lǐng)域，進而導(dǎo)致了急劇增長的檔案數(shù)量，豐富多彩的檔案內(nèi)容加之先進技術(shù)的強烈應(yīng)用，儲存、保管、檢索并利用檔案信息的載體逐漸趨向于多元化發(fā)展，如何選擇載體以便是使檔案管理科學發(fā)展并順利進行管理工作一個不可避免的難題。

第二，高校校園網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展影響甚至沖擊著傳統(tǒng)的檔案信息管理模式與管理系統(tǒng)，如何科學將現(xiàn)代技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢應(yīng)用于檔案管理與利用也成為了檔案工作人員不可避免的難題。

2.高等教育的改革

隨高等教育改革而來的師生人數(shù)擴增而不斷發(fā)展的高等院校、完善并不斷增長的基礎(chǔ)設(shè)施、提升的教學與科研水平等等的繁榮發(fā)展，這也使得高校檔案管理系統(tǒng)里檔案數(shù)量急劇增加。與此同時，檔案管理系統(tǒng)的工作人員由于教育改革而被精簡化并給予較低的待遇，所以，高校檔案管理系統(tǒng)在教育改革的大背景下遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。

三、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

1.檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)對高校檔案信息的科學化、高效化管理即為檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計目標，從而能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)對高校檔案信息的數(shù)據(jù)庫共享使用且確保數(shù)據(jù)庫在管理系統(tǒng)里安全運行。

2.需求分析

高校檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計的主要目的就是為了方便對檔案的檢索與使用管理，它需要在一個清晰美觀界面的前提下?lián)碛幸韵聨讉€必要的功能：能夠識別錄入字段并差錯且能生成檔案分類號的檔案錄入功能；能夠采集存儲全文數(shù)據(jù)和音頻視頻的數(shù)據(jù)處理功能；能夠?qū)ο到y(tǒng)登陸用戶進行管理及權(quán)限設(shè)置功能；能夠?qū)︿浫胄畔浞莸墓δ埽荒軌驅(qū)浫氲臋n案信息進行歸類整理并統(tǒng)計的功能；能夠進行多種方式檢索的信息查詢功能等等，這些都是高校建立檔案管理系統(tǒng)時所需要具備的基本的實用功能。

3.劃分功能模塊

高校的檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時會遵循計算機硬件和應(yīng)用軟件之間相獨立，數(shù)據(jù)信息和應(yīng)用程序之間相獨立使得日后在對系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移或擴充時方便操作，另一方面也有助于不同高校間共同享受檔案數(shù)據(jù)信息。通過對需求的分析可以將檔案管理系統(tǒng)分為信息錄入；信息刪除；權(quán)限設(shè)置；信息備份；信息統(tǒng)計；信息查詢；信息發(fā)布等功能模塊。

4.設(shè)計數(shù)據(jù)庫

據(jù)需求劃分出高校檔案管理系統(tǒng)的功能模塊后就要分析并對所錄入的數(shù)據(jù)信息進行歸類整理，即進行設(shè)計數(shù)據(jù)庫。在設(shè)計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫時要在遵循設(shè)計原則的基礎(chǔ)上著重考慮數(shù)據(jù)庫的可靠性與安全性。通過先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以進行數(shù)據(jù)信息的共享與傳遞，用戶對于數(shù)據(jù)信息的共享直接關(guān)系著檔案管理系統(tǒng)中大量信息的安全，因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更要對數(shù)據(jù)庫的信息安全重視起來。

四、檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

高校依據(jù)自身的實際需求以及現(xiàn)用管理系統(tǒng)情況來制定具有特色的獨特校園檔案管理系統(tǒng)并在實踐中進行相關(guān)的測試。就多媒體對于檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的管理方面需要順利進行，以方便對檔案數(shù)據(jù)所包含的的圖片信息進行壓縮與存儲等等。在實際測試中檔案管理系統(tǒng)也需要擁有以下的功能特征：

第一，符合并適應(yīng)高校管理檔案的操作順序是檔案管理系統(tǒng)成功應(yīng)用到實踐的首要的前提，此外使管理系統(tǒng)的信息錄入及檢索方式多樣化也是方便對檔案管理的重要措施，與此同時一個清晰明了、美觀大方的用戶使用界面也是方便用戶使用數(shù)據(jù)信息的重要保障。

第二，通過設(shè)置訪問數(shù)據(jù)庫的權(quán)限以及對數(shù)據(jù)信息備份的方式以確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性，并且分層次對用戶進行合理的管理也是確保數(shù)據(jù)庫共享時的安全運行。

第三，通過使得檔案信息查詢方式以及檢索利用端口多樣化，而方便對多種多樣的檔案數(shù)據(jù)在輸出時快捷有序，從而能夠讓檔案管理系統(tǒng)以科學有序的方式正常進行正常運行工作。

結(jié)束語

面對大多高校檔案管理系統(tǒng)僅擁有著狹窄的管理范圍，檔案維護工作繁瑣且維護成本高，檔案管理系統(tǒng)檢索功能不完備、使用時用戶權(quán)限沖突等問題，加之高等教育的改革和先進技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理系統(tǒng)面臨巨大的難題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的大背景下，檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時要依據(jù)高校實際需要劃分功能模塊并合理設(shè)計數(shù)據(jù)庫，最后通過分析測試以檢測檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的合理性以及運行效果。高校建立一個安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)不僅有助于數(shù)據(jù)庫信息的管理與共享，而且也有助于推動我國高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進步。

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