吳錫

摘要：互聯網的出現給社會帶來了翻天覆地的變化，人們的生活將更加方便快捷。社會發(fā)展的各個領域都將以數據的形式存在，時代的變革意味著大數據時代的來臨。對于大學而言，檔案管理不僅是衡量一個大學整體發(fā)展水平的重要依據，而且要提供網上資料查閱、檔案接收、信息采集和共享服務，為學校決策部署提供信息參考。目前，由于數據信息量龐大、種類繁多，紙質化的數據管理模式已經不能為高校數據管理提供高效服務。因此，這對高校檔案管理來說既是挑戰(zhàn)也是機遇。挑戰(zhàn)意味著要進行模式變革，機遇就是優(yōu)化檔案管理，提供高質量的服務。

關鍵詞：大數據時代；高校檔案管理；模式變革；優(yōu)化

一、大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革

在互聯網的高速發(fā)展的時代下，高校應如何應對大數據模式的檔案管理？有效途徑就是利用科技創(chuàng)新，采取行動實施改革方案，順應時代潮流。

（一）轉變觀念

首先要對檔案儲存方式進行替換。在計算機網絡不發(fā)達的時候高校檔案管理一般采取的紙質化保存管理，這種模式費時費力并且需要大量人力勞動。現如今，利用計算機可將檔案數據進行電子化處理，方便查詢、存儲。有利于數據利用率的提高。其次是讓相關工作人員逐漸接受檔案管理的模式化、數據庫資料大型化、網絡查詢快捷化的管理制度。

（二）統(tǒng)籌協調

學校的各個職能部門都是檔案數據的來源。所以，針對不同工作類型的部門要有區(qū)分的建立數據管理制度。在為學校發(fā)展規(guī)劃提供信息服務時各個領域要相互協調，統(tǒng)籌兼顧。實現資源信息的有效配置、相互合作，保證時效性的前提下實現信息共享。

（三）制定檔案大數據戰(zhàn)略

檔案管理是高校的核心競爭力，龐大的數據資料為學校的發(fā)展提供支持和幫助。因此，要認識到制定檔案數據戰(zhàn)略的重要性。利用學一流的科研水平、優(yōu)秀人才儲備、龐大的數據資源等得天獨厚的優(yōu)勢實施戰(zhàn)略布局。實現資源豐富、查詢快速，信息交流時效性、互動性強的數據管理戰(zhàn)略。

（四）檔案大數據采集和處理分析

第一在原有數據的基礎上進行整合?？梢园凑彰總€學院內設置的部門進行網絡數據建檔或者根據所有數據的來源進行歸類后建立數據庫。之后將所得數據向上級部門提交。第二對檔案數據實施校對。刪除那些已經超過保存年限的數據；將數據管理模式化，對其進行規(guī)范化加工處理，保證數據的準確性、可靠性、時效性。第三利用學校人才和科研成果開發(fā)安全性高的軟件，利用數據軟件進行檔案管理。

（五）數據歸檔與保存，應注重數據的分類和期限

利用計算機技術對檔案數據進行相關設置。為了保證時效性要在檔案入庫時進行統(tǒng)一的時間標注并設置保存期限。為了使檔案數據查詢更便捷有效，應當根據一定標準進行分類。有利于檔案數據管理更加科學化。有利于提供優(yōu)質服務。

二、大數據時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

（一）建立現代化的檔案管理理念

各種智能設備、自動化程序等現代化技術在各行各業(yè)的運用已成為普遍現象，使自身發(fā)展大踏步向前。這種現象促使社會出現了現代化變革的潮流。檔案管理模式也要跟緊現代化的步伐，積極探索新的管理模式，轉變觀念，為高校發(fā)展添磚加瓦。首先要對這種新的理念做好宣傳推廣，科技化、數據化的發(fā)展對檔案管理帶來了那些影響？又產生了什么樣的變革？其次是由原來單純的檔案存儲成為現在的為學校自身發(fā)展提供所需要的服務。再者有以前的檔案歸檔和查詢轉變?yōu)闉楦鱾€部門和每個學生的發(fā)展提供數據參考。

（二）推進檔案管理信息化建設

在信息化的潮流下，信息化已成為各行各業(yè)實現現代化改革的主要目標。為了不斷提高學校的檔案管理水平。首先不斷完善基礎設施建設?？茖W技術的日新月異使得一些基礎設施的淘汰時間加快。因此，高校建立相關的資金部門加大對基礎設施得系統(tǒng)更新、軟件升級的投入力度。其次加快高校檔案數據管理的數字化建設。檔案數據來源于學校的各個職能部門，所以一定要重視這些數據的數字化、檔案管理自動化建設。必要時聘請專業(yè)人士進行維護以及采用資金投入的發(fā)法，逐步提高建設水平。再者要加強對軟件和硬件的開發(fā)利用率。檔案管理對軟硬件設備的依賴性很大，例如使用光盤，微縮，掃描、在線觀看等手段來不斷提高對學校發(fā)展的服務水平，加強信息二次利用的準確性。

（三）推進檔案管理標準化建設

實施現代化的檔案管理必須做到標準化和信息化。標準化管理就是要有計劃、有目的、有針對性的對檔案管理工作制定標準和規(guī)范。這樣一來可以有效防止管理工作出現無序混亂、減少信息建檔錯誤、提高工作效率。利用計算機系統(tǒng)將檔案信息進行數字化處理，利用在線閱讀、微縮技術、掃描成光盤存儲成電子化形式。還要對工作人員普及相關知識，做好培訓工作。使檔案信息在建檔時就實現現代化管理。

（四）建立現代化的檔案安全保障系統(tǒng)

信息安全是檔案管理的重要工作。以往針對紙質的檔案安全管理要采取防蟲、防潮、防盜、防火等保護措施。但在科學技術為主導，信息數據電子化的新時代下，高校檔案都是以電子化的形式存儲于計算機系統(tǒng)中。因此，對于檔案管理安全有了新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案所采取的措施下，要不斷提高網絡安全意識。所以，必須加強對網絡安全的建設。第一聘請專業(yè)人士利用網絡技術排查安全隱患，建立完善的補救措施。第二定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護、升級。第三購買正版授權的網絡防火墻，加強網絡安全監(jiān)控。第四制定相關的網絡安全法律法規(guī)，提高法律意識。

（五）加強檔案人才隊伍建設

當代的管理模式對計算機技術的依賴性很大。因而，面臨的主要問題是對于現代化的管理模式卻沒有足夠能力勝任的工作人員現代化的管理給檔案管理人員的職業(yè)素質提出了新的要求。傳統(tǒng)的管理方法無法適用于新的工作環(huán)境，需要學習新的知識?，F代化的檔案管理需要專業(yè)人士。因此，為了實現高校檔案管理建設的順利完成。要適當招聘具備信息技術應用處理能力和計專業(yè)的技術人員。同時，要加強對原有人員的培訓，培訓內容要以檔案管理信息化標準為依據。實施繼續(xù)教育，不斷提高科技理論水平和技術水平。努力培養(yǎng)一才多用型人員，細化管理分工，提高工作效率，加強應對突發(fā)事件的處理能力。