文 / 趙彥昌 蘇亞云

檔案是記錄人類歷史活動(dòng)的第一手資料，蘊(yùn)藏著寶貴的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，是人類智慧的結(jié)晶，對(duì)檔案進(jìn)行保存具有重要的意義。檔案每時(shí)每地均在產(chǎn)生，如何將散存于世界各地不同時(shí)間階段的檔案進(jìn)行歸整并保存，不僅需要檔案館及其他檔案部門對(duì)應(yīng)征集的單位進(jìn)行征集，還需要耗用各種人力、物力和財(cái)力對(duì)分散于民間和境外的檔案進(jìn)行征集。因此，檔案征集是一個(gè)巨大又持久的工程。為全面把握21世紀(jì)以來檔案征集的研究熱點(diǎn)和研究方向，并為未來的檔案征集研究提供參考性意見，本文利用中國(guó)知網(wǎng)通過篇名為“檔案+征集”，文獻(xiàn)來源為“《檔案學(xué)研究》《檔案學(xué)通訊》《中國(guó)檔案》《浙江檔案》《北京檔案》《山西檔案》《檔案與建設(shè)》《檔案管理》”這八大檔案學(xué)類核心期刊，時(shí)間為“20000101-20180430”進(jìn)行高級(jí)檢索，共檢索出177篇文章。這177篇文章主要是對(duì)檔案征集的必要性、檔案征集工作中存在的主要問題及解決對(duì)策、征集檔案的方法等進(jìn)行多方面研究。

一、檔案征集的必要性

檔案是寶貴的文獻(xiàn)資料，對(duì)散落于多個(gè)地區(qū)的檔案進(jìn)行征集勢(shì)在必行。顧建新、張海華稱“檔案征集是大力開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，應(yīng)該予以重視”[1]。秦立麗稱“檔案館主要是通過檔案征集豐富館藏，同時(shí)檔案征集也是保護(hù)檔案的有效方法”[2]。征集境外檔案是有效擴(kuò)充我國(guó)檔案館藏的有效途徑之一，應(yīng)該予以重視。顧祖根稱“征集境外檔案可以提高館藏資源的質(zhì)量”[3]。可見，征集檔案不僅是豐富檔案館藏、推動(dòng)檔案資源建設(shè)的有效方法，還是搶救珍貴檔案資源的重要途徑。

二、檔案征集工作中存在的主要問題及解決對(duì)策

檔案征集屬于檔案工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，其工作質(zhì)量的好壞決定了檔案機(jī)構(gòu)后續(xù)工作水平的高低。一些學(xué)者對(duì)檔案征集工作中存在的主要問題及解決對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)探討，旨在為檔案資源建設(shè)和開發(fā)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）檔案征集工作中存在的主要問題

在檔案征集工作中普遍存在著征集的檔案完整性差且類型單一、檔案館與被征集單位及其他檔案館缺乏有效的溝通和合作、公眾的檔案意識(shí)薄弱和征集檔案的經(jīng)費(fèi)不足等問題，這些問題阻礙著檔案征集業(yè)務(wù)發(fā)展。

1.征集的檔案完整性差且類型單一。檔案館所征集到的檔案普遍存在著完整性較差、類型單一的問題。張淑琴稱“所征集的檔案不完整性主要表現(xiàn)出兩點(diǎn)：一是所征集的檔案內(nèi)容斷檔，銜接不上；二是有些重要的檔案沒有征集進(jìn)館”[4]。檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的征集更是存在著這樣的問題，如“楚雄彝族自治州征集的彝文檔案就存在著數(shù)量少、類型單一問題，破壞了檔案的完整性和系統(tǒng)性，不利于該檔案研究的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展”[5]?？梢?，檔案內(nèi)容不完整、類型單一已是檔案征集工作的一大問題，亟需采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，提高檔案征集工作的質(zhì)量。

2.缺乏有效的溝通和合作。一些檔案征集機(jī)構(gòu)在征集檔案時(shí)，很少提前與被征集的機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，使得被征集的單位產(chǎn)生抵觸心理，影響檔案征集工作的順利開展。呂小紅認(rèn)為，溝通不足使得一些單位不愿意將其保管的檔案捐贈(zèng)給市檔案館或交給市檔案館代管。[6]此外，還有一些檔案館在征集檔案時(shí)喜歡單打獨(dú)斗，與其他檔案館溝通較少，出現(xiàn)重復(fù)征集和征集不全問題。張敏、張夢(mèng)露、衛(wèi)佳認(rèn)為，溝通不夠就會(huì)對(duì)其他機(jī)構(gòu)的檔案征集政策了解不足，影響彼此之間的相互交流和合作。[7]可見，檔案征集機(jī)構(gòu)在征集檔案時(shí)，既要注重與被征集單位的溝通，保證所征集到的檔案完整、系統(tǒng)，還要注重與其他檔案征集機(jī)構(gòu)互通有無，相互支持，形成規(guī)范的檔案征集體系。

3.征集檔案的經(jīng)費(fèi)不足。一些檔案征集機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)是有限的，有的甚至捉襟見肘。宋登云認(rèn)為，檔案館由于經(jīng)費(fèi)緊張而與一些珍貴檔案失之交臂。[8]不足的經(jīng)費(fèi)使得一些珍貴的檔案流失于指尖。張彤認(rèn)為，由于沒有經(jīng)費(fèi)，無法購(gòu)買珍貴的檔案，尤其是年代較為久遠(yuǎn)的檔案珍品。[9]可見，不足的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重影響檔案的征集進(jìn)程，尤其在征集一些古老而又極具特色的檔案時(shí)，更是難上加難。

4.公眾的檔案意識(shí)薄弱。除了一些檔案工作者的綜合素質(zhì)不高之外，一些社會(huì)公眾的檔案意識(shí)也較為淡薄，他們對(duì)檔案征集工作的開展也不全力支持。董少峰認(rèn)為，由于人們的社會(huì)檔案意識(shí)淡薄，嚴(yán)重影響檔案征集工作的質(zhì)量。[10]李林森認(rèn)為，社會(huì)對(duì)征集工作認(rèn)識(shí)不足，影響檔案征集工作的進(jìn)展。[11]可見，公眾淡薄的檔案意識(shí)給檔案征集工作的有效開展帶來了諸多不便，嚴(yán)重影響著檔案征集工作的效率和質(zhì)量。

以上問題在檔案征集工作中極具代表性。另外，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、檔案工作邊緣化、檔案征集的法規(guī)政策不夠完善、法規(guī)沒有得到有效的執(zhí)行等問題也嚴(yán)重影響著檔案征集工作的質(zhì)量。

（二）相關(guān)問題的解決對(duì)策

針對(duì)上述主要問題，眾多學(xué)者提出了相應(yīng)的解決之策，希望對(duì)檔案征集工作的順利開展給予一些理論指導(dǎo)和理論建議。

1.積極獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。檔案征集工作涉及到的單位和人員很多，難度也較大，若想順利開展該項(xiàng)工作，需要獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，尤其是對(duì)于一些珍貴檔案的征集，更應(yīng)如此。黃明服稱“各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)在征集檔案時(shí)需要獲得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和鼓勵(lì)”[12]。可見，檔案征集工作的順利健康開展離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

2.加大對(duì)檔案征集工作的宣傳力度。征集檔案時(shí)，首先應(yīng)做好宣傳工作，尤其對(duì)檔案征集的重要性加大宣傳，廣泛吸引大家的關(guān)注。楊朝[13]、姚紀(jì)才[14]稱“征集檔案時(shí)，要大力宣傳檔案征集的作用，營(yíng)造良好的征集氛圍，呼吁更多的百姓參與其中”?？梢?，在征集檔案時(shí)，一定要加大對(duì)檔案征集工作的宣傳力度，調(diào)動(dòng)公眾的積極性，提高公眾的檔案意識(shí)，為征集更多寶貴檔案做準(zhǔn)備。

3.拓寬檔案征集的渠道。拓寬檔案征集渠道是有效解決檔案征集不完整、類型單一問題的重要方法。黃世芬稱“借助新媒體擴(kuò)展檔案征集渠道是確保檔案征集內(nèi)容多樣化的主要方法之一”[15]?？梢?，拓寬檔案征集渠道是有效改善檔案征集不完整、類型單一問題的有效方式。

4.規(guī)范檔案征集工作的程序。在征集檔案時(shí)，需要對(duì)其工作程序進(jìn)行規(guī)范。王光玉稱“規(guī)范的檔案征集流程是確保檔案征集工作順利開展的前提”[16]。趙亞軍、陸麗華稱“征集檔案的程序要規(guī)范，首先，要有政府性文件；其二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員之間的配合；其三，所有征集活動(dòng)不會(huì)向企業(yè)或個(gè)人收取任何費(fèi)用；其四，給被征集的單位或個(gè)人頒發(fā)一些征集證書或征集憑證，甚至一些征集費(fèi)用”[17]。可見，檔案機(jī)構(gòu)或部門在征集檔案時(shí)有一個(gè)規(guī)范的檔案征集程序指導(dǎo)是非常重要的。

5.加強(qiáng)館際之間的溝通與合作。為解決檔案征集機(jī)構(gòu)與被征集單位和個(gè)人之間溝通不足的問題，一些學(xué)者提出，要加強(qiáng)館際之間的溝通與合作。樓小云稱“一些珍貴檔案散落于多個(gè)地區(qū), 館際之間和地方之間需要交流和合作，保證所征集的檔案齊全”[18]。朱江也稱“檔案征集是一個(gè)過程，在這期間檔案部門與征集對(duì)象需要不斷的溝通和接洽”[19]?？梢姡谡骷瘷n案時(shí)，檔案征集機(jī)構(gòu)應(yīng)多與被征集機(jī)構(gòu)或個(gè)人溝通。這不僅能照顧被征集機(jī)構(gòu)或個(gè)人的情緒，還能保證其征集的質(zhì)量和數(shù)量。

6.加大經(jīng)費(fèi)的投入力度。為解決檔案征集工作經(jīng)費(fèi)不足問題，國(guó)家和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要增加資金投入。朱圣富稱“檔案部門沒有收入來源，在征集檔案時(shí)必然需要資金，這就需要國(guó)家和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其工作進(jìn)行資金投入，確保其工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)”[20]。曹曉紅也稱“檔案部門應(yīng)積極獲得地方財(cái)政支持”[21]?？梢姡瑢n案征集經(jīng)費(fèi)列入地方財(cái)政預(yù)算是非常重要的，這是有效解決經(jīng)費(fèi)緊張問題的重要方法。

7.注重檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。綜合素質(zhì)較高的檔案工作者是確保高質(zhì)量檔案征集工作的人才基礎(chǔ)。張慧穎[22]和覃蘭花、李愛玲[23]稱“做好檔案征集工作，人才是關(guān)鍵”。許巖稱“為提高境外檔案征集工作的效率，國(guó)家檔案局和多個(gè)地方檔案機(jī)構(gòu)每年都會(huì)對(duì)境外檔案征集隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)”[24]?？梢?，無論是對(duì)國(guó)內(nèi)檔案的征集，還是對(duì)境外檔案的征集，打造一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是非常有必要的。

以上方法是眾多檔案學(xué)者普遍認(rèn)可的能夠有效解決檔案征集工作中存在問題的良策。檔案館及其他檔案征集機(jī)構(gòu)要勇于針對(duì)本單位或本部門存在問題提出解決方法，不斷完善檔案征集工作，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

三、征集檔案的方法

在征集檔案時(shí)，檔案部門要遵循科學(xué)的方法保證檔案征集的質(zhì)量。宋南稱“征集檔案要轉(zhuǎn)變方法，從后臺(tái)到前臺(tái)，變被動(dòng)為主動(dòng)，運(yùn)用多媒體手段多樣化征集”[25]。呂琦也稱“可同時(shí)采用多種方法保證檔案征集的完整性”[26]。不同種類的檔案，其征集方法也不盡相同。林林稱“征集高?？谑鲂Ｊ窓n案時(shí)，要做到長(zhǎng)期規(guī)劃與專題研究相結(jié)合、口述校史檔案征集與實(shí)物檔案征集相結(jié)合，遵循尊重、真實(shí)、實(shí)用原則”[27]。可見，雖然不同種類檔案的征集方法不同，但無論它們的具體征集方法是什么，均是為了保證所征集檔案的完整與系統(tǒng)。

四、結(jié)語

檔案人對(duì)檔案征集的探討，使檔案征集實(shí)踐工作有了更多的理論指導(dǎo)，促進(jìn)了檔案征集工作的科學(xué)開展。但是，在這177篇文章中，也呈現(xiàn)出了一些問題。

一是檔案學(xué)界不太重視檔案征集研究。雖然有177篇發(fā)表于8家檔案學(xué)類核心期刊的文章，但這些文章并不都是學(xué)術(shù)論文，一些是關(guān)于檔案征集工作的內(nèi)容簡(jiǎn)介，還有一些是征集案例，學(xué)術(shù)性較低。因此，這18年來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文并不多，這也表明，學(xué)術(shù)界并不太重視檔案征集研究。

二是研究學(xué)者分布不平衡。研究檔案征集問題的學(xué)者多是來自檔案館這樣的檔案征集機(jī)構(gòu)的實(shí)踐者，高校學(xué)者的研究較少，使得整體研究成果呈現(xiàn)出實(shí)踐性較強(qiáng)、理論性較差的不平衡局面，研究成果的學(xué)術(shù)質(zhì)量良莠不齊。

三是研究?jī)?nèi)容創(chuàng)新性較差。由于這些文章大多由從事檔案征集工作的人員寫作而成，對(duì)檔案征集工作存在的問題有相同的認(rèn)知，在提出解決對(duì)策時(shí)，大家提出的建議大多相似，征集檔案的方法也大致相同，使得發(fā)表的論文內(nèi)容也大致相似，創(chuàng)新性較差，整體研究成果的閃光點(diǎn)不足。

為改善當(dāng)前研究中存在的不足，確保檔案征集工作高質(zhì)量、高效率的開展。在未來的檔案征集研究中需要做到以下三點(diǎn)：

一是檔案學(xué)界應(yīng)提高對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)。一項(xiàng)事業(yè)能否得到持續(xù)健康發(fā)展，不僅僅取決于某個(gè)人或某部分人的努力，更取決于所有從事這項(xiàng)事業(yè)人員的努力。因此，檔案學(xué)界所有人員均應(yīng)從思想上提高檔案征集工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，加大檔案征集研究力度。

二是高校檔案學(xué)者應(yīng)重視檔案征集理論研究。只有科學(xué)的理論才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。高校檔案學(xué)者是研究檔案征集理論的主導(dǎo)力量，應(yīng)該勇于肩負(fù)起這個(gè)使命，為檔案界推送出更多優(yōu)秀的理論成果，指導(dǎo)檔案征集工作的健康開展。

三是豐富和創(chuàng)新檔案征集方法。對(duì)于檔案征集方法的探討，不能局限于傳統(tǒng)的檔案征集方法，還要學(xué)會(huì)利用新型的技術(shù)手段和工作理念進(jìn)行創(chuàng)新性探討。例如，對(duì)于海外檔案的征集，不僅要按照常規(guī)的方式征集，還要增強(qiáng)與海外人士的交流，擴(kuò)展一些人脈，構(gòu)建人際關(guān)系網(wǎng)，通過他們尋找所需要的檔案。這不僅省時(shí)、省力，還可能會(huì)有意外之喜；還可以用重大活動(dòng)或某個(gè)名人的名義進(jìn)行征集，表達(dá)對(duì)檔案征集工作的重視，使被征集者感受到重視，心甘情愿奉獻(xiàn)出珍藏的檔案。此外，對(duì)于征集不到的檔案，可以與被征的單位協(xié)商，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)或者搜索引擎鏈接等，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。