文 / 吳小競

機關檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，也是檢驗考核機關履職盡責和科學決策、民主決策、依法決策成效的重要依據(jù)。隨著國家社會信息化的全面深入推進，建設機關數(shù)字檔案室，對接機關辦公自動化系統(tǒng)及各業(yè)務管理系統(tǒng)，滿足檔案用戶多樣化個性化便捷化需求，已迫在眉睫。

機關數(shù)字檔案室是信息化時代機關檔案室的“升級版”，是管理機關檔案信息、聯(lián)結(jié)機關OA系統(tǒng)及各業(yè)務子系統(tǒng)與區(qū)域綜合數(shù)字檔案館建設的關鍵一環(huán)。［1］2014年初，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確指出：“各級各部門要加快推進檔案信息化建設。要將檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化管理等方面的經(jīng)費，列入同級財政年度預算。積極創(chuàng)造條件，加快實施數(shù)字檔案館（室）建設?！?014年7月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》，進一步對數(shù)字檔案室建設作出詳盡描述和規(guī)范。進入中國特色社會主義新時代，全方位保全檔案原始數(shù)據(jù)、高效便捷發(fā)揮檔案憑證價值，對于全面依法治國和全面從嚴治黨具有重要的意義。

一、建設機關數(shù)字檔案室應納入機關信息化建設總體布局

機關數(shù)字檔案室建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，既涉及組織架構、政策支持、部門協(xié)調(diào)等管理層面，又涉及基礎設施、信息系統(tǒng)建設、檔案數(shù)字化等技術層面。機關數(shù)字檔案室建設不是一個孤立、封閉的系統(tǒng)。只有在確保檔案安全完整的前提下，實現(xiàn)與機關OA系統(tǒng)、各業(yè)務管理系統(tǒng)和同級綜合檔案部門檔案管理系統(tǒng)等無縫對接，具備智能化自動化“收集、整理、保存、利用”檔案管理的“升級”功能，才能充分彰顯數(shù)字檔案室的內(nèi)在價值和外在形象。

從安徽省科技廳數(shù)字檔案室建設實踐看，其成功經(jīng)驗及曲折歷程尤為值得深思和借鑒。早在21世紀初，安徽省科學技術檔案館（以下簡稱省科技檔案館）就聯(lián)合中國科技大學開發(fā)了當時較為先進的檔案信息管理系統(tǒng)。但在相當一段時期，由于館藏場地狹小及硬件設施跟不上形勢發(fā)展需要，相關建設一直停滯不前。直到2012年底，檔案信息化和數(shù)字檔案室建設才再次被提上議事日程。主管部門省科技廳高度重視，先期相繼安排網(wǎng)絡服務平臺、數(shù)字化加工設備購置等項目支持。為進一步打好基礎，2014年頒布的《安徽省科學技術廳檔案管理辦法》明確要求：“將數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化?！?015年12月，數(shù)字檔案室被正式納入《安徽省科技廳信息化建設總體方案》提出的重點建設任務之一，并作為政府采購項目完成招標。2017年8月，數(shù)字檔案室建設三大重點任務即硬件部署、數(shù)字化加工和管理系統(tǒng)及網(wǎng)站構建通過省檔案局專家驗收。

二、建設機關數(shù)字檔案室應通過充分調(diào)研設計符合自身實際的實施方案

籌備建設機關數(shù)字檔案室，不僅要滿足機關在履職過程中運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，而且要在確保安全保密的前提下，依托數(shù)字檔案室管理平臺并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務。［2］因此，在建設前，應充分調(diào)研論證；在建設中，應嚴格標準規(guī)范；在建設后，應落實運維保障。

首先，應充分調(diào)研論證。在省科技廳數(shù)字檔案室籌劃建設前，省科技檔案館根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》，并結(jié)合廳機關檔案資源及其管理實際，依托安徽省軟科學計劃項目《安徽科技檔案館數(shù)字化建設研究》，先后赴內(nèi)蒙、河北、江蘇等地調(diào)研學習，在廣泛征求相關專家意見的基礎上，提出《安徽省科學技術廳數(shù)字檔案室項目建設方案》，并于2015年11月通過由安徽省檔案局牽頭的專家組可行性論證。隨后，省科技檔案館以《安徽省科學技術廳數(shù)字檔案室項目建設方案》為基礎，在主管部門省科技廳支持下，制定了《安徽省科技廳數(shù)字檔案室項目招標方案》，并按政府采購相關規(guī)定和法定程序完成了招標采購，目前省科技廳數(shù)字檔案室建設已通過專家驗收。

其次，應嚴格標準規(guī)范。特別是應依據(jù)機關數(shù)字檔案室建設安全等級、檔案資源及投入實際，嚴格遵循國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》等相關標準規(guī)范，布局基礎軟硬件，開發(fā)應用系統(tǒng)管理軟件，滿足其長期穩(wěn)定運行的硬件設施、基礎軟件及運維保障體系的要求。

在省科技廳數(shù)字檔案室建設實踐中，在基礎軟件布局方面，配備有正版基礎軟件，確保各門類電子檔案準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷高效的數(shù)字檔案資源利用，包括Oracle數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、OCR識別、格式轉(zhuǎn)換中間件等。［3］檔案應用系統(tǒng)管理軟件部分，根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》，結(jié)合省科技廳檔案工作實際，通過招標委托專業(yè)公司，開發(fā)能集成管理傳統(tǒng)載體檔案的應用系統(tǒng)，同時接收省科技廳OA系統(tǒng)、各科技業(yè)務信息管理系統(tǒng)的各門類電子和數(shù)字化檔案資源，具備“收集、管理、保存、利用”四項基本功能，可確保電子檔案真實、完整、可用和安全，可滿足靈活擴展、簡單易用等未來需求。

再次，應有持續(xù)運維保障。數(shù)字檔案室運行維護及安全防護、升級都必須從制度、經(jīng)費、人才隊伍等方面給予充分保障。制度保障方面，應制定保障數(shù)字檔案室正常運行的各項規(guī)章制度，并切實監(jiān)督實施。相關制度包括各門類電子文件歸檔管理制度、人才配備與經(jīng)費保障制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度、數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)運行維護和安全管理制度、機關電子文件形成部門、信息化技術支撐部門和機關檔案館（室）職責分工及獎懲制度等。［4］經(jīng)費保障方面，應將機關檔案館（室）各門類電子（文件）檔案的歸檔管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源備份管理以及數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)的運行、維護、升級等費用納入機關年度預算，給予長期的經(jīng)費保障。隊伍保障方面，除在機關檔案館（室）為數(shù)字檔案室運維配備滿足工作需要的不少于2名既懂檔案管理又具備計算機應用技能的專職管理人員外，還應建立機關各檔案形成部門兼職檔案員制度，明確分管責任人和兼職檔案員職責；定期舉辦或組織參加電子文件管理系統(tǒng)應用培訓班，使檔案信息化工作融入機關各部門日常工作。［5］

三、建設機關數(shù)字檔案室應把檔案信息安全擺在突出位置

檔案安全是檔案工作的底線，是健全檔案工作“三大體系”、構建國家基礎性戰(zhàn)略資源的重要保證，是檔案事業(yè)科學發(fā)展的前提。從省科技廳數(shù)字檔案室建設實踐看，注重嚴格遵循國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等標準規(guī)范，從多層面為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)建立安全保障體系。

對于已建成的數(shù)字檔案室，不僅應遵循國家計算機信息系統(tǒng)安全安全等級保護工作的要求，實行“誰運行、誰管理、誰負責”，還應嚴格依據(jù)國家檔案局《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全保護的規(guī)章制度和操作規(guī)程，建立本機關檔案信息系統(tǒng)安全管理機制，明確領導責任和崗位責任；應以檔案數(shù)據(jù)為核心，對不同安全級別的檔案數(shù)據(jù)實行區(qū)別管理；應以預防為主，制定應急預案，定期開展定級、測評、整改、檢查等信息安全工作和應急演練，查找檔案信息系統(tǒng)安全隱患，堵塞安全漏洞，妥善處理應對突發(fā)事件，切實不斷提高安全防護水平。

首先，健全安全管理制度體系。這要求建立健全并不斷完善涵蓋檔案信息系統(tǒng)建設、運行維護各個環(huán)節(jié)的安全管理制度、操作規(guī)程。特別是對安全管理制度從制定到發(fā)布的全過程必須經(jīng)過充分調(diào)研，并定期開展評估檢測，對存在的不足或需要改進之處應進行及時修訂完善。

其次，建立健全安全管理機構。這要求根據(jù)機關數(shù)字檔案室信息系統(tǒng)等保級別，明確安全主管、安全管理責任人的崗位設置，配備系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡管理員、安全管理員等；對系統(tǒng)運行、網(wǎng)絡接入和重要資源訪問等關鍵活動進行授權和審批。一般情況，可由機關檔案館（室）領導負責對系統(tǒng)權限控制、檔案數(shù)據(jù)處置等重要操作活動進行審批，同時對重要審批授權記錄應存檔備查，并建立安全檢查通報機制，對系統(tǒng)日常運行情況進行安全檢查和通報。

再次，嚴格規(guī)范人員安全管理。這要求切實加強內(nèi)部各崗位人員安全意識教育、崗位技能及相關安全技術培訓和考核，對關鍵崗位人員應簽署安全保密協(xié)議，如若離崗，需將其工作內(nèi)容信息保留1年以上。同時，應通過身份認證、訪問控制、責任認定等措施，嚴格審批或授權外部人員訪問管理。

第四，嚴格規(guī)范系統(tǒng)建設管理。這要求根據(jù)數(shù)字檔案室信息系統(tǒng)安全等保級別，設計科學合理的信息系統(tǒng)安全建設方案，嚴格落實系統(tǒng)建設中產(chǎn)品采購與使用、軟件開發(fā)、工程實施、測試驗收、系統(tǒng)交付、系統(tǒng)備案、等級測評、安全服務商選擇等全流程，［6］特別是應嚴格測試驗收、系統(tǒng)交付階段的安全防護措施。

第五，嚴格規(guī)范系統(tǒng)運維管理。本著安全節(jié)約原則，機關數(shù)字檔案室機房宜納入機關網(wǎng)絡運維部門中心機房統(tǒng)一管理和維護，一般只需確立專人負責系統(tǒng)網(wǎng)絡、存儲備份等日常安全管理。但對電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處理等環(huán)節(jié)必須全程監(jiān)控，避免電子文件在加工、傳輸、存儲過程中遭到泄密、非法篡改、調(diào)換。同時，對檔案數(shù)據(jù)還需進行本地和異地備份。［7］

最后，嚴格規(guī)范查詢安全管理。這要求研究制定機關數(shù)字檔案室電子文件查詢使用規(guī)范，對電子文件的查詢權限、范圍、選項設置、要求和管理作出明確規(guī)定，確保在安全保密、風險可控前提下，由機關內(nèi)部有關部門兼職檔案員，經(jīng)其主要負責人批準，可通過數(shù)字檔案室客戶端，查詢授權范圍內(nèi)的電子文件資料。電子文件管理系統(tǒng)自動記錄查詢操作過程，機關檔案館（室）應定期對兼職檔案員查詢電子文件的操作進行核查，及時糾偏糾錯。而除了對機關外部檔案利用人員提供查檔指南外，現(xiàn)時的安全措施比較適宜在線開放電子檔案資源目錄。