文 / 景鑫

信息化技術(shù)的發(fā)展在給檔案工作帶來巨大變革的同時(shí)，也對(duì)數(shù)字檔案的完整性、真實(shí)性帶來了巨大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)今數(shù)字檔案資源的保存已經(jīng)成為檔案部門亟待解決的問題。[1]目前我國對(duì)電子檔案資源的保存進(jìn)行了積極的探索與研究，涉及電子檔案資源的管理、技術(shù)、政策、法律等方面。[2-3]現(xiàn)階段我國很多檔案館針對(duì)電子檔案資源保存問題制定了一系列策略，但相關(guān)策略往往只是針對(duì)局部問題缺乏系統(tǒng)性，有些甚至忽略電子檔案資源長期保存規(guī)劃，因此很難滿足電子檔案資源保存的現(xiàn)實(shí)需求。[4]電子檔案資源的長期保存是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性的工程，需要檔案部門在信息化背景下根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，在宏觀上科學(xué)規(guī)劃，在微觀上精益求精，構(gòu)建適合長期發(fā)展的電子檔案資源保存體系。鑒于此，本文擬對(duì)電子檔案資源保存策略進(jìn)行研究，試圖為學(xué)術(shù)界深入研究電子檔案資源的保存提供理論參考。

一、電子檔案資源保存的現(xiàn)狀

電子檔案資源的保存是一個(gè)復(fù)雜的體系。它需要針對(duì)性的政策支持、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。就當(dāng)前我國電子檔案資源保存現(xiàn)狀來看，在政策、管理標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)支持等方面仍存在著不少問題。

（一）政策缺乏針對(duì)性

電子檔案資源不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，在保管、查閱、共享上更為高效、快捷。但是由于電子檔案出現(xiàn)較晚，我國對(duì)于這類資源保存的政策制定缺乏一定的針對(duì)性。這主要體現(xiàn)在作用點(diǎn)和作用域上。[5]電子檔案資源的保存涉及服務(wù)、研究、合作等眾多領(lǐng)域，且自身具備較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，這也意味著在政策制定上必然面臨著范圍廣、作用域大的問題。另外，制定的政策需要經(jīng)過可行性、合理性以及可變性等驗(yàn)證，這也導(dǎo)致所制定的政策無法與實(shí)際的工作保持同步。[6]電子檔案資源保存的復(fù)雜性決定了檔案保存的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要具體的政策進(jìn)行指導(dǎo)。然而我國電子檔案資源保存的規(guī)范絕大多數(shù)只是局限于電子檔案的歸檔環(huán)節(jié)，而并未明確電子檔案后續(xù)保存的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，造成政策制定缺乏針對(duì)性，在實(shí)際電子檔案資源保存中缺乏相應(yīng)的政策指導(dǎo)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)性

從國外電子檔案資源保存的現(xiàn)狀來看，已經(jīng)形成了較為規(guī)范的管理體系，在電子檔案信息安全、數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)格式等方面均出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，且內(nèi)容覆蓋面廣。[7]我國在電子檔案資源保存方面現(xiàn)存的標(biāo)準(zhǔn)僅局限在技術(shù)參數(shù)的選取和檔案保管環(huán)境方面，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容覆蓋面窄，不具備通用性，各標(biāo)準(zhǔn)之間無法實(shí)現(xiàn)有效的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。通過研究發(fā)現(xiàn)，電子檔案資源保存標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性決定了檔案資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存。標(biāo)準(zhǔn)的制定需要經(jīng)過多層面的商討，包括研究規(guī)劃層面、機(jī)構(gòu)設(shè)置層面以及經(jīng)驗(yàn)交流層面。只有這樣，才能確保所制定的標(biāo)準(zhǔn)具備協(xié)調(diào)性，避免因各部門標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而影響電子檔案資源保存工作。從檔案管理層面來看，協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)將對(duì)后期檔案的管理和使用起到?jīng)Q定性作用，不同階段、不同環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)是相互配套、相互協(xié)調(diào)的，各標(biāo)準(zhǔn)之間不能出現(xiàn)脫節(jié)或矛盾對(duì)立。就電子檔案資源保存標(biāo)準(zhǔn)而言，在具體標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)應(yīng)當(dāng)以全行業(yè)、全方位為著力點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)同領(lǐng)域、同行業(yè)之間的協(xié)調(diào)性。電子檔案資源保存的管理標(biāo)準(zhǔn)并不是簡(jiǎn)單意義上的疊加，而應(yīng)當(dāng)是具備一定的集合程度?，F(xiàn)階段我國檔案學(xué)專家對(duì)電子檔案資源保存標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了大量的研究，但是并未形成統(tǒng)一的框架協(xié)議，且對(duì)框架的內(nèi)容并未達(dá)成共識(shí)。

（三） 應(yīng)用技術(shù)單一

電子檔案資源的保存需要大量的技術(shù)支持。在信息化背景下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成為推動(dòng)電子檔案發(fā)展的關(guān)鍵，電子檔案資源的保存也會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生越來越強(qiáng)的依賴性和敏感性。通常情況下，電子檔案資源的保存周期要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于存儲(chǔ)載體所使用的時(shí)間，因此存儲(chǔ)載體技術(shù)的落后必然嚴(yán)重影響電子檔案資源的保存。目前我國電子檔案資源保存的載體主要包括光學(xué)載體、磁性載體以及半導(dǎo)體載體。每種類型的載體因其材料不同在性質(zhì)方面也有所差異，應(yīng)用的領(lǐng)域范圍也不一樣。

信息化背景下，新技術(shù)、新方法不斷涌現(xiàn)，利用新的技術(shù)方法來處理舊式文件格式的電子檔案必然導(dǎo)致格式不匹配、軟件不兼容等問題。這也將會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案資源的存儲(chǔ)和利用。因此，如何保證新舊技術(shù)之間的兼容性和延續(xù)性，成為當(dāng)前檔案部門解決電子檔案資源長期保存所面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)。

二、電子檔案資源保存的策略要求

電子檔案資源保存策略關(guān)乎檔案管理部門能否實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期、高效保存，因此電子檔案資源保存策略在制定時(shí)必須滿足可行性、有效性和可變性要求。

（一）可行性

檔案部門在制定電子檔案資源保存策略時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況做到三點(diǎn)：（1）以信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)為基礎(chǔ)，結(jié)合信息化背景的大環(huán)境，從檔案館自身實(shí)際情況出發(fā)，一方面在技術(shù)策略制定上要滿足現(xiàn)有館藏?cái)?shù)量以及館藏類型，另一方面從檔案長期保存角度出發(fā)，充分考慮信息化技術(shù)的發(fā)展給電子檔案資源的長期保存所帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)；（2）在國內(nèi)現(xiàn)有的研究基礎(chǔ)上，大膽借鑒國外電子檔案資源保存的成熟經(jīng)驗(yàn)。在技術(shù)選擇上應(yīng)當(dāng)以長期保存為前提，例如在數(shù)據(jù)格式選擇上，應(yīng)盡可能地選擇當(dāng)前主流格式，這可有效降低技術(shù)變革所帶來的風(fēng)險(xiǎn)；（3）技術(shù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)當(dāng)符合國家檔案局所規(guī)定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《版式電子文件長期保存格式需求》等，這可避免檔案館在技術(shù)升級(jí)過程中增加額外的成本。

（二）有效性

檔案部門所制定的保存策略必須是有效和可靠的，策略內(nèi)容應(yīng)當(dāng)以書面形式明確化，確保策略實(shí)施的有效性，具體應(yīng)做到：（1）以電子檔案資源長期保存為前提，充分考慮電子檔案保存過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，將可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)控制在技術(shù)策略可控范圍之內(nèi)；（2）需要考慮到技術(shù)策略在實(shí)施過程中可能涉及的不同的部門，確保不同部門之間能夠協(xié)調(diào)配合，從而保證技術(shù)策略能夠有效執(zhí)行。

（三） 可變性

電子檔案資源的保存既會(huì)受到信息技術(shù)不斷發(fā)展的影響，又會(huì)受到國家政策、法規(guī)變化的影響，因此電子檔案在實(shí)現(xiàn)長期保存的過程中充滿了各種不同的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于此，在策略制定過程中應(yīng)當(dāng)以外部環(huán)境變換為對(duì)象，當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生變換時(shí)，需要進(jìn)行同步策略升級(jí)。需要注意的是，在升級(jí)過程中不能對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可用性以及完整性等造成損壞，簡(jiǎn)單來說就是在升級(jí)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)“向下兼容”。

三、電子檔案資源保存體系的構(gòu)建

電子檔案資源的長期保存需要多方面因素共同作用。建立科學(xué)的檔案資源保存體系既能夠有效提高檔案管理部門的管理效率，又可確保電子檔案的完整性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存。

（一）建立電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)體系

電子檔案資源的長期保存需要一套科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，而加強(qiáng)管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架頂層設(shè)計(jì)能夠有效解決電子檔案資源長期保存標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容覆蓋不足的問題。針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系頂層設(shè)計(jì)需要做到：（1）以電子檔案資源保存的實(shí)際情況為著力點(diǎn)，對(duì)整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的框架進(jìn)行構(gòu)想規(guī)劃；（2）比較不同體系框架之間的差異，加強(qiáng)不同職能部門之間的聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)制定過程中積極征求和參考多方意見，積極調(diào)研不同區(qū)域電子檔案管理的實(shí)際情況，盡可能確保標(biāo)準(zhǔn)體系的通用性，擴(kuò)大體系標(biāo)準(zhǔn)的覆蓋面；（3）在實(shí)際運(yùn)行過程中對(duì)體系標(biāo)準(zhǔn)不斷更新和完善?？偠灾?，標(biāo)準(zhǔn)體系的覆蓋內(nèi)容是電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建立的關(guān)鍵，電子檔案資源的長期保存應(yīng)當(dāng)從國家層面出發(fā)，加強(qiáng)電子檔案信息化保存體系的頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃。另外，針對(duì)我國電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏協(xié)調(diào)性問題，應(yīng)當(dāng)以我國電子檔案保存的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，積極參考和借鑒國外的成功案例，根據(jù)自身需求制定全面、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在標(biāo)準(zhǔn)制定初期，嚴(yán)格規(guī)范檔案部門標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、區(qū)域間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，逐步完善我國電子檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。

（二）建立技術(shù)安全保障體系

電子檔案資源保存所涉及的技術(shù)眾多，每種技術(shù)都有其優(yōu)缺點(diǎn)，且不同技術(shù)之間適用范圍、使用成本等也各有差異，因此電子檔案資源在實(shí)際保存過程中單一技術(shù)手段必然無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。電子檔案資源具有非結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)。遷移與仿真是電子檔案資源長期保存中的兩種十分常用技術(shù)。通過仿真技術(shù)可以有效解決非結(jié)構(gòu)化電子檔案的讀取問題，遷移可以將電子檔案轉(zhuǎn)換為通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)然仿真技術(shù)會(huì)因?yàn)檐浖姹镜牟煌斐绍浖g的兼容性問題，遷移容易導(dǎo)致部分電子檔案信息丟失。鑒于兩種技術(shù)的特點(diǎn)，可先利用遷移技術(shù)將非機(jī)構(gòu)化電子檔案轉(zhuǎn)換為通用格式進(jìn)行保存，在技術(shù)實(shí)施中盡可能地減少遷移次數(shù)，保證檔案信息的完整性，再借助仿真技術(shù)對(duì)所保存電子檔案資源的硬件進(jìn)行模擬測(cè)試，提高電子檔案的可讀性。實(shí)施這種多技術(shù)并用策略可有效降低電子檔案保存的技術(shù)難度和成本。

（三）完善監(jiān)控體系

電子檔案在長期保存中會(huì)因?yàn)楦鞣N外在因素而導(dǎo)致資源的損壞或丟失，因此需要完善監(jiān)控體系，實(shí)時(shí)了解電子檔案的保存狀況。具體需要做到兩點(diǎn)。（1）電子檔案的常規(guī)檢測(cè)。常規(guī)檢測(cè)主要是針對(duì)電子檔案保存的信息包和載體，在實(shí)際檢測(cè)中根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定檢測(cè)周期以及被檢測(cè)檔案的抽樣比例。一般情況下，電子檔案在經(jīng)過格式、載體、系統(tǒng)遷移等技術(shù)處理之后，為了避免檔案數(shù)據(jù)信息的丟失都需要進(jìn)行常規(guī)檢測(cè)，從而確保電子檔案的完整性和可用性。（2）技術(shù)環(huán)境監(jiān)控。電子檔案資源的保存涉及各種不同的軟硬件技術(shù)，而每種不同的技術(shù)所需要的環(huán)境各有差異，當(dāng)技術(shù)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)所采用的技術(shù)策略也將不同。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)完善對(duì)技術(shù)環(huán)境的監(jiān)控，例如當(dāng)社會(huì)主流存儲(chǔ)格式發(fā)生發(fā)生變化時(shí)，就需要借助遷移技術(shù)對(duì)現(xiàn)存的電子檔案格式進(jìn)行批量轉(zhuǎn)換。針對(duì)這種情況，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)發(fā)展更新狀況等技術(shù)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)評(píng)估采用過時(shí)存儲(chǔ)格式的風(fēng)險(xiǎn)。