朱愛琴

摘 要 文章根據筆者多年的工作經驗，提出檔案管理的幾點經驗，以期完善檔案的管理制度及發(fā)展方向，為政策決策者制定檔案管理的制度提供依據。

關鍵詞 檔案 管理 經驗總結

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

通過十多年的檔案管理工作，筆者基本系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到以后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是筆者以后努力的方向，它促使筆者不斷地思索，不斷地進步。概括對檔案管理工作的認識、收獲和體會，主要有以下幾個方面。

（1）認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規(guī)范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。檔案信息是一種無形資產，也是高校院系的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。筆者認為高校院系的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入高校院系管理制度，明確管理檔案的部門或人員。 二是建立健全高校院系檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入高校院系管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把高校院系檔案管理納入制度化軌道。比如，確定分管領導和專（兼）職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、移交等工作，業(yè)務上受高校院系辦公室的監(jiān)督、指導。辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。要將檔案管理工作納入高校院系業(yè)務管理程序，納入高校院系各高校院系、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

（2）檔案管理工作的發(fā)展方向是管理模式上集中統(tǒng)一，實體分部門保管利用。檔案工作中許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合高校院系具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應當前高校院系發(fā)展的需要，必須進行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。針對這種特性， 高校院系檔案管理也要符合這一高校院系特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時，確定高校院系檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求高校院系各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄高校院系發(fā)展和業(yè)務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種高校院系檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規(guī)范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務之余立卷，而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。

（3）進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的現狀，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。目前，高校院系辦公室的檔案管理是將平時上面下發(fā)的收文、內部發(fā)文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、人事、教學管理、科研歸類、綜合業(yè)務管理制度多方面的內容集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著高校院系的壯大和發(fā)展，業(yè)務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上高校院系發(fā)展的要求。由此筆者深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對高校院系特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。所以，重新構建適宜高校院系業(yè)務發(fā)展實際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

參考文獻

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