運用微信工具輔助辦公的利弊分析及建議
——以迪慶中支履職實際為例

中國人民銀行迪慶州中心支行課題組

（中國人民銀行迪慶州中心支行，云南 迪慶 674400）

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，微信工具得以廣泛應用于智能終端設(shè)備，“微信”已經(jīng)成為中國智能手機用戶安裝和使用頻率最高的應用程序。本文以運用微信工具輔助辦公為導向，對其在基層人民銀行履職中的應用情況、范圍、作用、風險進行了調(diào)研，在調(diào)研基礎(chǔ)上進一步評價分析，結(jié)合一些案例和現(xiàn)象就有關(guān)問題進行提示，最后提出具體的建議。以下是主要內(nèi)容供參考。

一、微信工具的基本情況介紹

據(jù)百度百科發(fā)布，微信（WeChat）是騰訊公司于2011年1月提出的一個為智能終端提供即時通訊服務(wù)的免費應用程序。微信支持跨通訊運營商、跨操作系統(tǒng)平臺通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送免費語音短信、視頻、圖片和文字，同時，也可以使用通過共享媒體內(nèi)容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”、“朋友圈”、“公眾平臺”等服務(wù)插件。目前微信已經(jīng)覆蓋中國94%以上的智能手機，月活躍度用戶達到8億以上。用戶覆蓋200多個國家、超過20種語言。廣大微信用戶可以通過公眾平臺、朋友圈、消息推送等功能，將微信內(nèi)容分享給好友以及將用戶看到的精彩內(nèi)容分享到微信朋友圈。

二、針對微信工具輔助辦公調(diào)研的基本情況

（一）微信用戶情況

經(jīng)調(diào)查，截止2018年6月末，迪慶中支轄區(qū)（中支、德欽縣支行、微信縣支行）共有在職職工129人。用戶數(shù)量：在職職工中手機安裝和應用微信程序的有129人，占比100%。使用年限：75人使用微信年限有3年以上，占比58.14%；54人使用微信年限達到5年以上，占比41.86%。用戶活躍度：將使用微信頻率和次數(shù)劃分為20次以下、20次以上進行統(tǒng)計，每天使用20次以上的用戶為45人，占比34.88%，每天使用20次以下的用戶為84人，占比65.12%；應用時間：分辦公時間和非辦公時間統(tǒng)計，工作時間8小時以內(nèi)高度關(guān)注微信的用戶有25人，占比19.38%；不分工作時間與非工作時間會適當關(guān)注微信的用戶有104人，占比80.62%。微信用途：分為經(jīng)常用于辦公和非經(jīng)常用于辦公，66人經(jīng)常用于辦公，占比51.16%，63人非經(jīng)常用于辦公，48.84%。非辦公主要是用于個人掌握咨詢、消磨時間、娛樂及學習各類知識。關(guān)注內(nèi)容：據(jù)調(diào)查，大多數(shù)職工運用微信關(guān)注的內(nèi)容主要順序是朋友圈動態(tài)＞公眾號信息＞工作群信息＞微信小程序。

（二）微信群建立和使用情況

1.自主建群情況及主要用途。截止2018年6月末，轄內(nèi)2個縣支行，中支15個科室累計建立各類工作微信群36個（其中：中支各科室33個，縣支行3個）。綜合類微信群16個。例如，辦公室創(chuàng)建了“迪慶中支工作群”。專業(yè)類微信群20個。例如，支付結(jié)算科創(chuàng)建了“迪慶銀行卡業(yè)務(wù)群”。據(jù)統(tǒng)計，至少有1個群的科室有15個，建群最多的科室是人事科建有8個，稍多的是支付結(jié)算科建有6個，一般多的是辦公室建有3個，其他的多數(shù)科室建有1個。紀委監(jiān)察室、內(nèi)審科沒有建立工作群。迪慶中支轄區(qū)各級主體建立的群主要用途：一是用于通知安排布置工作，一般是通知會議、通知臨時工作任務(wù)。二是便于大家反饋交流工作，分享工作動態(tài)信息，掌握工作進度。三是增進統(tǒng)一屬性工作人員之間的交流，節(jié)假日慰問、送祝福；四是便于督促工作，提醒工作。

2.參與上級行群的情況及主要用途。截止2018年6月末，迪慶中支各科室累計參加上級行對應處室建立的工作群有56個（其中：綜合性的群有10個，其他專業(yè)性的群有46個）。參與上級行處室建立的群最多的科室是人事科，有10個群。參與上級行處室建立的群最少的科室是貨幣金銀科、保衛(wèi)科，分別有1個群。各職能參與上級行工作群的主要用途：一是便于第一時間掌握了解上級主管部門通知工作，主要包括會議、文件下發(fā)、事項通知、臨時工作安排。二是便于在群內(nèi)充分與與上級主管部門、兄弟單位對應部門交流工作、反饋信息、互通情況。三是時而在群內(nèi)增加一些工作人員內(nèi)部的交流、節(jié)假日送祝福、遇好工作、好經(jīng)驗、好做法進行學習點贊。

（三）微信公眾號使用情況

迪慶轄內(nèi)各級共建立微信公眾號2個。1個是2015年由辦公室創(chuàng)建的“迪慶央行”公眾號（目前已注銷停用）。另外1個是德欽縣支行2017年創(chuàng)建“梅里星光”公眾號（目前正常使用）。微信公眾號主要用于宣傳工作動態(tài)、工作成效。微信公眾號使用范圍、頻率相對較低，對工作影響一般。

（四）當前運用微信進行辦公的主要表現(xiàn)

1.運用微信工作群通知布置工作。自微信工作群建立后，用于通知布置工作便成為常態(tài)。I主要是通過語音、編輯文字或文本信息，截圖、拍照片等形式向群內(nèi)特定人員發(fā)出通知并要求回復是否收到。例如：據(jù)“迪慶中支工作群”群主信息顯示，自2018年1月群建立以來，通過該群發(fā)布的會議通知有46次。又如：辦公室通過“信息工作群”接收到上級行對口處室通知的信息約稿任務(wù)8次。

2.運用微信工作群交流反饋工作。在中支已建立或參與的92個工作群內(nèi)。利用這些群交流反饋工作已經(jīng)成為常態(tài)。主要是向發(fā)出通知或工作指令的人員反饋情況，可以通過語音、文字、表情、截圖等方式予以反饋和交流。例如：上級行某業(yè)務(wù)處室通過工作群下發(fā)了“請于X日前上報XX情況的通知”后，省內(nèi)15個地（市）中支的相應人員都在群內(nèi)進行了及時回復，有的通過“收到”，有的通過“好的”，有的用微信表情手勢進行回復。

3.運用微信工作群轉(zhuǎn)發(fā)重要信息。微信作為最迅速最便捷的通信平臺，對個體獲得和掌握第一時間的資訊特別重要。據(jù)口頭調(diào)查交流，迪慶中支多數(shù)科室人員在其所加入的工作群內(nèi)，人人幾乎都可以獲得最新的資訊。例如：中美貿(mào)易摩擦相關(guān)信息、人民銀行貨幣政策問題、人民銀行要下調(diào)準備金率報道，金融市場流動性問題、金融領(lǐng)域反腐敗問題、房地產(chǎn)調(diào)控問題等等。這些與經(jīng)濟金融密切相關(guān)的問題和情況，幾乎每天都可以在不同的群內(nèi)收到或者獲得。

4.運用微信工作群互通其他情況。工作群也給群體之間增加了更多的互通工作的機會和平臺。從調(diào)查情況看，每個州市、每個縣相關(guān)人員都能夠利用群的平臺發(fā)布工作推進情況、工作完成情況、工作取得的成效等等。例如：據(jù)監(jiān)測某“群團組織工作群”顯示，就在“五一五四”期間，累計有36個單位發(fā)布了有關(guān)工作信息、工作圖片、工作內(nèi)容84件。非常充分地宣傳交流了工作動態(tài)。

5.運用微信朋友圈分享工作。微信還有一個朋友圈分享功能。據(jù)調(diào)查，微信用戶除了使用微信群進行辦公以外，有時還利用微信朋友圈曬工作情況。例如：通過曬圖片分享工作，迪慶中支微信用戶12人曬出了慶祝七一建黨節(jié)活動的圖片。通過編輯美篇、易啟秀、初頁等圖文信息曬工作。迪慶中支每個業(yè)務(wù)科室在完成工作后，都愿意編輯制作成圖文音樂俱全的信息進行轉(zhuǎn)發(fā)交流分享。

三、微信辦公的利與弊分析

（一）微信工具輔助辦公的利

微信工具因其強大的功能得到了中國近9億用戶的認可。微信群得以廣大建立和使用，結(jié)合辦公這個屬性進行分析，其具有不可替代的優(yōu)勢和利處。一是迅速快捷。凡是通過移動設(shè)備信號或者無線連接信號都可以獲得信息。應該說，只要是智能手機，只要是有通訊信號和網(wǎng)絡(luò)的地方，都可以第一時間獲得信息。二是便于交流。微信辦公等同于掌上辦公，手機因攜帶方便，不受時間空間限制較小，非常有利于溝通交流。利用微信能夠很快實現(xiàn)“點對點”“點對多”的互動交流。三是效率極高。過去辦公從發(fā)布文件或郵件再到大家回復，基本上需要半個工作日或者1個工作日，而現(xiàn)在利用微信不到半個小時，基本上就可以把需要安排布置傳達的事項全部通知到位。四是取長補短。從微信相互交流工作、分享工作經(jīng)驗、討論工作問題的角度看，非常有利于大家相互學習借鑒、有利于相互取長補短。五是督促監(jiān)督。微信群還可以發(fā)揮監(jiān)督的作用。能夠監(jiān)督工作緩慢、完成不理想、出問題的環(huán)節(jié)。督促工作主體重視，好好表現(xiàn)。結(jié)合本次調(diào)研情況看：多數(shù)用戶認為微信工具很方便，能夠節(jié)約時間，提升工作效率。特別是會議通知、活動通知等工作，減去了發(fā)郵件打電話等方面的更多環(huán)節(jié)。能夠更多的掌握和了解彼此工作情況和動態(tài)，從各地相互反饋工作、交流工作情況看，非常有利于大家相互學習借鑒。提高工作效率、加強工作交流學習是微信辦公取得的兩個最大的好處。

（二）微信工具輔助辦公的弊

一是擾亂正常工作時間和節(jié)奏。據(jù)某微信用戶反映，其手機上共有各類工作群18個，自從微信群廣發(fā)應用于工作以來，幾乎不分8小時以內(nèi)還是8小時以外，都能夠收到各類工作信息、工作通知、工作事項、活動通知等相關(guān)的內(nèi)容。一般群主要活躍時間范圍為上午7點至晚上10點。在此期間，任何時間段內(nèi)，基本都可以收到相關(guān)的信息和內(nèi)容。多數(shù)職工普遍反映，微信事項發(fā)布的隨意性造成了工作時間上沒有上班、下班的嚴格區(qū)分。這也給用戶帶來了一定的壓力和負擔，過去能夠在8小時以內(nèi)解決的問題，現(xiàn)在已經(jīng)延伸到8小時以外了。微信零碎的點對點溝通，讓時間被極大的碎片化，當把工作也放在微信上的時候，對90%的職場人來說對人們處理零碎信息和優(yōu)先級的能力要求極高，大部分人的“時間管理矩陣”被打亂，進入無序狀態(tài)，每一天都會陷入“瞎忙”的怪圈。

二是泄露個人隱私及信息。通過微信群發(fā)圖片或照片分享工作動態(tài)、曬工作場景的情況屢見不鮮。一般發(fā)布工作圖片都會涉及到一些人，有時發(fā)布圖片的同時也就在群內(nèi)、朋友圈內(nèi)公布或暴露了其他人員的一些信息。在未征得人員同意或允許的前提下，公布其他人員的工作場景、甚至身份相貌體征等等都有可能，這些圖片照片甚至會引發(fā)不必要的糾紛和矛盾。也容易讓一些別有用心、心存不鬼的人利用甚至傳播歪曲一些事實。

三是工作主體感、儀式感逐步下降。從發(fā)布微信內(nèi)容主體到接受信息主體之間越來越缺乏主體感、儀式感。多數(shù)用戶看到微信安排布置的工作以后，對是哪個人安排的，具體怎么安排，哪個人要去完成這些用原來的方式能夠明確的主體感基本在喪失。例如“群內(nèi)某科長與某職工通過微信安排工作，聊天記錄可以達30多條。這種方式較原來的面對面、打電話安排比較，顯得有些蒼白?！庇秩纾骸澳愁I(lǐng)導要了解某部門工作完成情況聽取匯報，某部門直接把一份工作完成情況點對點報送給領(lǐng)導的微信上，省去了過去當面給領(lǐng)導匯報的一些環(huán)節(jié)和過程”，這種情況不同程度的存在。很多職工認為，工作的主體感、儀式感正在下降。

四是過度依賴微信容易滋生錯誤。微信工作群多，事情多，需要辦理和回復的內(nèi)容多。這樣勢必就造成了出錯的概率上升。例如，某工作人員要在群內(nèi)發(fā)布一組金融知識宣傳的照片至群內(nèi)供上級行挑選應用，結(jié)果不小心順帶把在家與爹媽吃飯的照片也發(fā)出去了，等反應過來已經(jīng)無法撤回，引起了一些尷尬，還不得不發(fā)一大段文字進行解釋。又如，某工作人員把需要回復給A群的內(nèi)容，發(fā)送至B群內(nèi)，自己還認為已經(jīng)完成了報送反饋任務(wù)就沒有在意，直到第二天上級反饋發(fā)送內(nèi)容錯誤后才反應過來，隨后又去彌補一些工作失誤，造成了不良的影響。再如，由于群內(nèi)用戶多、信息量大且信息具有被其他信息上頂和替代的情況。有時對于接受信息用戶而言，經(jīng)常遇到?jīng)]有及時收看信息、沒有及時回復信息的情況，到反應過來才反饋和回復，內(nèi)心總是惶恐忐忑。

五是潛藏失泄密的風險。利用微信辦公，確實可以提高工作效率。但一些涉密信息，利用微信傳播的風險是極大的，也是不符合保密規(guī)定的。例如，緊急傳達導致泄密，某市市委某部門為部署相關(guān)敏感工作，印發(fā)了涉密文件，并通知該市29個鄉(xiāng)鎮(zhèn)派人簽字領(lǐng)取文件。某鄉(xiāng)政府干部洪某到市委領(lǐng)取文件后，認為事件緊急，又正值深夜，便將文件拍照發(fā)送到鄉(xiāng)政府微信群。群成員楊某看到后，立即轉(zhuǎn)發(fā)到其他微信群。又如，某局領(lǐng)取4份涉密電報后，交給跟班學習的劉某。因當時為“十一”長假期間，劉某便將4份文件報頭拍照后發(fā)至局工作微信群，并請示局長何某如何處理，何某在群里說電報內(nèi)容不是很清楚，讓劉某把文件內(nèi)容發(fā)到群里告知大家。隨后劉某將文件內(nèi)容全文拍照后上傳至群中。

六是用戶強迫癥、抑郁癥概率上升。隨著微信使用范圍越來越廣，使用頻率越來越高。給大家工作生活帶來方便快樂的同時，也帶來了新的問題。據(jù)大家交流反饋，目前已經(jīng)出現(xiàn)了手機離身煩躁癥、手機掉電恐慌癥、手機遺失慌亂癥。一天不看手機、不看微信、不刷朋友圈就不知道要干什么，有時在車上、路上、家里、戶外都要看手機玩微信。甚至很多人都認為已經(jīng)有強迫癥、抑郁癥。

四、有關(guān)建議

結(jié)合微信辦公利弊分析，我們認為，微信辦公是一把雙刃劍，好處益處值得推廣和肯定，但其弊端仍然不容忽視。如何把握好微信輔助辦公的尺度，如何進一步規(guī)范微信辦公，如何加強管理和約束顯得非常重要。也呼吁有權(quán)部門盡快制定有關(guān)制度辦法，幫助合理運用微信辦公。

一是制定出臺符合人民銀行履職實際的微信工作群使用管理規(guī)范。建議精簡微信工作群，按照工作效率最大化原則建群，而不是一塊工作就建一個群。建議規(guī)范微信群主管理，明確發(fā)送工作信息時間段，明確發(fā)送信息方式，明確信息范圍。探索建立一套高效便捷的微信工作群使用規(guī)范。

二是規(guī)范微信工作群和朋友圈的信息類型。雖然微信用戶具有發(fā)布信息的選擇權(quán)和決定權(quán)，但在微信群和朋友圈發(fā)布涉及工作事項和工作內(nèi)容的信息時，卻有必要進行甑別和規(guī)范。盡量杜絕隨意發(fā)布、未審核批準就發(fā)布、不受約束和限制就發(fā)布的情況。特別有必要規(guī)范微信工作群的性質(zhì)，否則就變成工作與生活不區(qū)分，一會兒講天氣，一會兒講工作。

三是杜絕微信辦公失泄密事件發(fā)生。各單位有必要開展專項保密教育，讓干部職工普遍認識到微信辦公的開放性質(zhì)，普及信息與網(wǎng)絡(luò)管理保密知識技能，并采取一些有針對性的措施防控微信泄密。微信工作群內(nèi)禁止傳播一切國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密以及個人信息。

四是加強個人信息及隱私保護。微信群固然方便，但涉及到一些個人隱私、個人信息的事項一定要慎重甚至要禁止發(fā)布，否則可能引起道德風險和沖突。