事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

鄧蓮芳

摘 要：在干部人事管理中，干部人事檔案是必不可少的。干部人事檔案需要在制度和觀念上進(jìn)行雙重更新，順應(yīng)時代要求，對事業(yè)單位干部人事檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行仔細(xì)分析，針對其中存在的問題找出解決方法，使干部人事檔案更好地服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；現(xiàn)狀分析；對策

在干部的人事檔案中一般包括相關(guān)工作人員的文化素質(zhì)水平、綜合能力、學(xué)習(xí)或工作等成長的精力，同時也可以在一定程度上反應(yīng)出干部的思想道德水平[1]。組織在對干部進(jìn)行考察、了解和管理時可以通過整理、保管干部檔案的方式，也可以據(jù)此正確選用干部以及將干部應(yīng)受待遇落到實(shí)處。如今需要加強(qiáng)干部人事檔案工作以更好的適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代。檔案工作如何加快發(fā)展、與時俱進(jìn)、更好為干部人事工作服務(wù)、充分發(fā)揮職能作用，這些問題值得思考。

1 干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對干部人事檔案進(jìn)行管理的意識有待加強(qiáng)

與其他的工作相比，人事檔案的管理工作是一項(xiàng)相對枯燥且平淡的工作。對此檔案管理人員的體會是雖然重要，但是排在其他工作之后，可用處卻是其他工作無法替代的。在不少事業(yè)單位負(fù)責(zé)干部檔案管理的人員通常還承擔(dān)了其他工作，但當(dāng)工作量多起來的時候，就無暇顧及檔案管理工作，這就會在很大程度上導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)，例如相關(guān)的人事檔案的更新、整理以及收集工作滯后等問題，而且檔案管理的負(fù)責(zé)人經(jīng)常變換，大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理能力不高。

1.2 干部自身對個人檔案缺乏重視

在我國的事業(yè)單位中存在一部分的干部對于檔案的重視程度較為淺薄的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在相關(guān)數(shù)據(jù)和材料的上交不及時，如獲得新獎勵、職稱或者學(xué)歷提升等，沒有將自己自身相關(guān)改變上交到人事部進(jìn)行人事檔案的更新；除此之外就是填寫的歸檔資料缺乏真實(shí)性[2]。每年的年度考核總結(jié)很多都是隨便寫寫的客套話，不能將個人情況真實(shí)的表現(xiàn)出來。三是填寫相關(guān)資料過于隨意。例如姓名、出生日期等在前后的檔案材料中存在差別。

1.3 干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

一直以來都沒有給予干部人事檔案管理足夠的重視，導(dǎo)致管理不嚴(yán)問題頻發(fā)。第一，材料不齊全。有的材料中存在檔案填寫空缺，空缺的還是干部的基本情況信息；第二，內(nèi)容記載不真實(shí)、不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確。最突出的虛假信息就是“三齡一歷”；第三，填寫不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，具體表現(xiàn)為個人履歷填寫存在欠缺、公章不全等。導(dǎo)致以上幾個問題出現(xiàn)的原因就是相關(guān)的工作人員對于干部人事資料的審核的力度還相對較低。

1.4 檔案流轉(zhuǎn)過程欠缺規(guī)范性

一般來說，人事檔案是隨著人員的變動而進(jìn)行流動的，雖然明確規(guī)定在傳遞檔案時只能由人事部門人員或寄機(jī)要件，但是在執(zhí)行方面還有所欠缺，十分容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案被涂改、偽造、修改的現(xiàn)象，在很大程度上影響了檔案內(nèi)容的真實(shí)性與可靠性，最終導(dǎo)致造檔現(xiàn)象的出現(xiàn)；除此之外，人員流動與檔案流動不匹配也是其中的一個重大問題，十分容易導(dǎo)致最終出現(xiàn)人檔分離、斷檔或者棄檔等嚴(yán)重后果，這種現(xiàn)象不利于人才的引進(jìn)，還在很大程度上阻礙了相關(guān)部門工作的正常開展和進(jìn)行[3]。

1.5 傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作存在一定的問題

干部檔案的辦公用紙要求必須是A4規(guī)格的，不滿足要求的紙需要對其進(jìn)行剪裁、裱糊或折疊的技術(shù)加工?？涩F(xiàn)在的材料很多都是16開規(guī)格，所以在檔案處理上就耗費(fèi)了很大力氣。每年要進(jìn)行歸檔的材料非常多，管理人員需要耗費(fèi)大量的精力和時間來進(jìn)行檔案的剪、切、貼，這一批還沒處理好，下一批已經(jīng)在等候，勞動效率低、重復(fù)性強(qiáng)、強(qiáng)度大。

1.6 干部人事檔案信息化程度亟待提高

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量和水平要求的不斷提高，使得干部認(rèn)識檔案管理工作大力應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)其信息化已經(jīng)成為了時代發(fā)展的趨勢。但是從目前來說，我國還有一部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作還是手工錄入的方式來將相關(guān)工作人員的數(shù)據(jù)和資料轉(zhuǎn)化成電子信息，除此之外檔案的調(diào)閱和相關(guān)資料的檢索也是通過人工來進(jìn)行的。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的建議和措施

2.1 強(qiáng)化相關(guān)工作人員的干部人事檔案管理意識

首先一定要加強(qiáng)對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重視程度。檔案管理員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力一定要強(qiáng)，同時建立崗位職責(zé)制，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理及其相關(guān)的工作人員必須要以積極主動的態(tài)度參加到相關(guān)的工作和培訓(xùn)教育工作中去[4]。

2.2 根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定來對干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

事業(yè)單位干部人事檔案的相關(guān)管理部門必須要建立健全完善且科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要讓管理工作的每一部分都有制度依據(jù)，從源頭上統(tǒng)一、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整干部人事檔案內(nèi)容，讓《干部檔案工作條例》《檔案法》得到貫徹落實(shí)，并以實(shí)際情況為依據(jù)，建立健全干部檔案收集、檢查、核對、轉(zhuǎn)遞等八項(xiàng)制度，讓每個人員、每個崗位、每個環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。嚴(yán)厲懲治干部人事檔案管理中的違法、瀆職行為，追究擅自涂改、偽造、損毀檔案材料人的法律責(zé)任。

2.3 加強(qiáng)干部認(rèn)識檔案相關(guān)材料和數(shù)據(jù)工作的重視

對于檔案管理工作而言，最首要和關(guān)鍵的工作就是對相關(guān)人員的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集。在政治、經(jīng)濟(jì)體制改革過程中，干部需要?dú)w入檔案的材料和數(shù)據(jù)種類越來越多，收集干部人事檔案材料就更加繁雜，檔案管理人員收集材料時要仔細(xì)認(rèn)真、及時，對一些超脫標(biāo)準(zhǔn)和要求的材料要進(jìn)行及時的處理，確保相關(guān)材料和數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性和權(quán)威性，為干部檔案的形成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)相關(guān)工作人員隊(duì)伍的建設(shè)

從某種程度來說，檔案管理的工作人員素質(zhì)在很大程度上決定了其檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案管理人員必須要具備高度的責(zé)任意識，在進(jìn)行人事檔案工作時，帶有嚴(yán)肅的心態(tài)和政治責(zé)任感，要遵守制度、堅(jiān)持原則、保守秘密、嚴(yán)守紀(jì)律，耐得住工作的枯燥單調(diào)和繁雜瑣碎，盡可能的避免相關(guān)工作不出差錯。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門或上級部門可以定期或不定期的組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從根本上增強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)能力與創(chuàng)新知識水平，提升檔案管理的技術(shù)水平。

2.5 探索新的管理模式

對檔案管理工作模式進(jìn)行一定的完善和調(diào)整，對其用紙的硬性規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，使得干部人事檔案管理工作更加實(shí)用與科學(xué)。降低統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，A4的紙和16開紙都接收并以原樣保存，裱糊只用來加工受損材料，比A4紙大的可以進(jìn)行折疊，左邊和下邊與A4紙對齊，上邊和右邊不得超過A4紙邊界。

2.6 加快人事檔案信息化管理步伐

科技飛速發(fā)展，使得當(dāng)今社會得到信息化程度日益的加深和普及，這也就使得人們的生活以及思維的方式和習(xí)慣都發(fā)生了變化，目前社會發(fā)展的趨勢之一便是信息化管理手段。將科技新成果和管理新手段運(yùn)用到干部人事檔案工作中，發(fā)展人事檔案信息化管理，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在有需要時可以通過計(jì)算機(jī)查閱有關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子和紙質(zhì)的雙套式管理。在利用信息化技術(shù)時要注意保密，做到干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

3 結(jié)束語

努力做到將干部人事檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來，方便今后公正地使用、客觀地評價、合理地挖掘人才。并且要在觀念和制度上進(jìn)行干部人事檔案管理的雙重更新，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，積極的利用有效措施探索檔案現(xiàn)代管理模式。

參考文獻(xiàn)

[1]劉倩.事業(yè)單位干部人事檔案依法管理問題研究[D].河北師范大學(xué)，2016.

[2]朱乃觀.淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].人才資源開發(fā)，2017，（16）：33-34.

[3]李薇，王琳，韓旭.淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國衛(wèi)生人才，2017，（5）：80-87.

[4]錢瑛.如何提高事業(yè)單位干部人事檔案科學(xué)管理水平[J].卷宗，2016，（9）：10-11.