龍穎　劉中寬

摘要：隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，高?；鶎有姓藛T數(shù)量隨之增加，工作負荷越來越重。通過調(diào)查可知，當前高?；鶎有姓藛T對自身時間分配存在不同程度的困惑，加班現(xiàn)象甚至已成為常態(tài)。沉重的工作生活壓力極易導(dǎo)致高校基層行政人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，從而逐漸影響到他們的工作積極性及其身體健康，由此將影響到高校的管理質(zhì)量、水平和效益，并最終將對高校人才培養(yǎng)質(zhì)量產(chǎn)生消極影響。本文結(jié)合高校基層行政人員工作實際情況，探究“時間荒”問題存在原因，并提出針對性解決辦法。

關(guān)鍵詞：高?；鶎有姓藛T；時間荒；建議

一、 高校基層行政人員“時間荒”現(xiàn)狀概況

高?；鶎有姓藛T，是指高等學校中從事行政管理工作的科級及其以下的干部與職工?；鶎有姓藛T在高等學校管理工作的第一線，平時主要從事具體工作，充當著調(diào)查研究者、信息傳遞者、被咨詢者、人員協(xié)調(diào)者、日常事務(wù)處理者等角色。高校基層行政人員在高校正常運轉(zhuǎn)承擔著極為重要的角色，但是在一項調(diào)查中發(fā)現(xiàn)：基層行政人員對自身工作滿意度遠遠低于教師，其主要原因在于工作任務(wù)過于繁瑣，工作壓力過大，薪酬不合理，時常出現(xiàn)“時間荒”困擾，從而對工作逐漸失去動力和激情。

“時間荒”由美國學者斯戈在其出版的《過度消費的美國人》中提出，指的是有太多的事情需完成，但是卻沒有足夠的時間來做的情況及個人心理體驗，與此相對立的是“時間富足”?！皶r間荒”已經(jīng)成為困擾當前許多美國人一個比較嚴重的問題。而對于我國高?；鶎有姓藛T而言，“時間荒”主要表現(xiàn)為在規(guī)定的工作時間內(nèi)，因為工作內(nèi)容繁瑣，突發(fā)臨時性工作較多，導(dǎo)致無法按期完成，或者無法達到自身期望的目標，比如合理分配時間兼顧家庭與工作，學歷提升等，故不得不占用其自由時間，延長工作時間的一種現(xiàn)象?！皶r間荒”不僅僅只是一種客觀存在的現(xiàn)象，也是一種心理感受，即因時間不夠用而出現(xiàn)的焦慮、壓抑及緊張，其很大程度上影響著工作幸福感及滿足感。

為了能更有效地了解高?；鶎有姓芾砣藛T“時間荒”現(xiàn)象產(chǎn)生的原因以及影響，本文通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式進行調(diào)查研究。與此同時，在問卷調(diào)查環(huán)節(jié)中，首先根據(jù)研究目的設(shè)計和編制初始問卷，選取該校18個行政部門的30位基層行政人員進行預(yù)測，以完善調(diào)查問卷內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上選取該校18個行政部門、8個教學系、2個教學部共72位高?；鶎有姓藛T發(fā)放調(diào)查問卷，問卷全數(shù)收回，均為有效。根據(jù)收集的信息分析所知，90%的基層行政人員常有加班情況，8%偶有加班情況，2%基本沒有加班情況。其中，30%每日加班超過4小時，60%每日加班2～3小時；35%的基層行政人員表示加班已嚴重影響其正常生活，61 %的表示加班對其正常生活產(chǎn)生一定影響，僅有4%的表示基本對生活沒有影響；80%的基層行政人員認為高強度的工作壓力，繁瑣的工作內(nèi)容，主要影響到職稱評定以及照顧家庭；工作年限在5年以上的高校行政人員在時間管理上壓力比工作3～5年的要小，工作3年不足的人員時間管理壓力較大，而且暫時找不到緩解的方法；在學歷方面，碩士以上學歷的行政人員比其他人員時間安排管理更科學合理。

由此可見，該校高?；鶎有姓藛T絕大部分存在時間不夠用的現(xiàn)象，工作占用個人空閑時間的情況比較普遍。

二、 高?；鶎有姓藛T出現(xiàn)“時間荒”的原因分析

高校基層行政人員出現(xiàn)“時間荒”主要存在兩個主要方面的原因：一是高校行政工作外部環(huán)境因素，一是基層行政人員自身處理工作的能力。

（一） 外部環(huán)境因素對基層行政人員“時間荒”的影響

1. 崗位職責安排欠妥，突發(fā)事件較多

事實上，高?；鶎有姓藛T每天都有大量的固定工作需要處理，例行工作任務(wù)較多，例如每日要處理大量的來文來電，整理文件檔案，撰寫相關(guān)材料等工作。而且，這些工作性質(zhì)不同，多缺乏連續(xù)性，有完成時間限制。行政人員在進行工作時，容易產(chǎn)生過大壓力，造成時間安排使用混亂、不合理，身心疲憊，最終導(dǎo)致時間不夠用，完成質(zhì)量也不高。另一方面，基層行政人員經(jīng)常面臨一些突發(fā)事情處理，從而不得不中斷原處理的工作，馬上轉(zhuǎn)投入另一項工作任務(wù)中。任何工作只有在有目標、有序的環(huán)節(jié)下系統(tǒng)完成才能最大程度提高工作效率，而大量的突發(fā)性工作干擾，會大大降低工作效率，造成很多工作無法按期完成。高校院系辦公室中的工作屬于基層管理工作，常常是有責無權(quán)，只是做事而忽略了管理，這就導(dǎo)致了授權(quán)的不合理性。

2. 學歷和生活的雙重壓力

由于身處人才濟濟的高校這一特殊環(huán)境，近幾年新進的高?；鶎有姓藛T一般具有碩士甚至以上學歷，且周圍的本科學歷的行政人員很多正在攻讀碩士，碩士很多正攻讀博士。由于擔心將來自己的學歷學位無法匹配學校的發(fā)展需求，進而被新近更優(yōu)秀高校基層行政人員取代，很多年輕的基層行政人員都想在學歷方面有所提升?？墒敲摦a(chǎn)學習對于基層行政人員是不可行的，一般學校只能允許在職進修。高?；鶎庸ぷ魅藛T一方面要完成自己本職工作，另一方面還要完成自己的學業(yè)，無疑導(dǎo)致不少行政人員面對臨著“時間荒”的難題。

現(xiàn)在的高?；鶎有姓藛T多數(shù)是80、90后，這個年齡階段大部分都是獨生子女，又正在事業(yè)起步的階段或結(jié)婚生子的黃金時期。對于家里有年幼孩子或需要照顧體弱老人的基層行政人員來說，如何協(xié)調(diào)時間，則變得難上加難。

3. 管理機制不健全

隨著招生規(guī)模的日益擴大，各地高?；鶎有姓芾砉ぷ髯兊糜訌?fù)雜、繁瑣。但是，目前大部分高校對基層行政人員管理理念、管理方式仍有待健全。一些高校行政領(lǐng)導(dǎo)仍對基層行政人員存在錯誤的認識，“重科研，輕行政”“重使用，輕培養(yǎng)”，認為行政人員就是簡簡單單坐辦公室，輕輕松松辦理文件不需要什么技能。有的領(lǐng)導(dǎo)對于基層工作人員的實際工作情況不甚了解，很多基層行政人員表示與領(lǐng)導(dǎo)溝通有困難，甚至無法與領(lǐng)導(dǎo)直接溝通。部分高層領(lǐng)導(dǎo)布置工作及崗位設(shè)置單憑自己想象及部分行政部門領(lǐng)導(dǎo)簡單匯報情況。另一方面，有部分高校領(lǐng)導(dǎo)脫離本校實際情況，僅照搬照抄其他高校經(jīng)驗，部分基層行政人員一人兼多崗，超負荷工作直接導(dǎo)致在有限的工作時間內(nèi)，無法完成工作，不得不加班加點，因此容易引起他們的焦慮、緊張，可能會導(dǎo)致人際關(guān)系緊張和職業(yè)倦怠。endprint

（二） 高自身因素對基層行政人員“時間荒”的影響

1. 工作經(jīng)驗尚淺

高校基層行政人員絕大部分都是年紀較輕，剛參加工作的人員。這類基層工作人員對于高校行政事務(wù)沒有一定的認識，對自身崗位認知不明確，對工作業(yè)務(wù)上手較慢，統(tǒng)籌能力不強。當同時面對多樣事務(wù)時，往往理不出頭緒，不懂從何下手。由于缺乏工作能力，導(dǎo)致事務(wù)處理的時間需要花費比較多，在有限的工作時間內(nèi)不能按時完成工作任務(wù)。另有部分行政人員雖有相關(guān)的工作經(jīng)驗，但是工作缺乏創(chuàng)新，幾年下來仍采用原有的辦文辦事方法，不容易接受新生事物，特別是對網(wǎng)絡(luò)等一些便捷的方式手段接受較慢，甚有不愿嘗試使用，固步自封。

2. 缺乏有效的時間管理

在實際工作中，我們可以發(fā)現(xiàn)部分高?；鶎庸ぷ魅藛T在處理工作前未做好工作計劃，對當天或本周的工作目標并不明確，所以在繁瑣的各類工作面前束手無策。通過采取一些簡單的時間管理措施和方法并未能應(yīng)對基層行政人員復(fù)雜的工作狀態(tài)，最終導(dǎo)致像無頭蒼蠅到處轉(zhuǎn)，最后反而要花更多的時間加班完成工作任務(wù)。

3. 工作主動性缺乏

有部分高校基層行政人員，特別是一些已經(jīng)比較年長的基層行政人員對于繁多的行政基礎(chǔ)事務(wù)缺乏主動性，甚至產(chǎn)生能拖就拖，能等就等的心態(tài)，處理事務(wù)時消極待工，導(dǎo)致工作效率大大降低。因為拖沓工作，一件工作占用了過多的時間，甚至直到接近工作辦結(jié)期限才加班處理。

三、 解決高?；鶎有姓藛T“時間荒”難題的建議

（一） 認清工作性質(zhì)，踏實完成工作

首先，高?；鶎有姓ぷ魅藛T必須正確認識自身工作性質(zhì)，主要是為學校教師、學生做好服務(wù)工作，提供后勤保障工作。辦公室日常行政事務(wù)是自身本職工作，在學歷進修、職稱評定等其他選擇面前，要把本職工作放在首位?；鶎有姓聞?wù)本身就是內(nèi)容類別比較繁瑣的，不同于教師授課、科研等工作內(nèi)容，所以不具可比性。要端正好自身態(tài)度，認真完成行政事務(wù)，及時調(diào)整心態(tài)，避免職業(yè)倦怠。高?；鶎有姓藛T要以積極飽滿的態(tài)度投入到工作中去，避免“磨洋工”現(xiàn)象，高效地在有限時間內(nèi)完成工作任務(wù)，這樣就可以最大限度地減少不必要的加班情況。

（二） 科學管理時間，提高工作效率

時間管理強調(diào)降低使用者在對實現(xiàn)目標毫無貢獻或貢獻不大的事項上的時間消耗，減少浪費，從而提高使用者工作效率，以達到科學管理時間的目標。高?；鶎有姓藛T應(yīng)該做好行政工作計劃，可以按年、學期、月、周、日等周期來逐漸細化、合理安排。對一些每年時間確定、完成期限短并且工作量大的工作，應(yīng)該提前下手，制定長遠的計劃，避免期限前的集中突擊。在制定日程表時要以自己的實際工作記錄分析為基礎(chǔ)，要事先預(yù)留出彈性時間，有應(yīng)對預(yù)案。最后，要限定一個最后完成期限，防止拖沓。另一方面，高校行政人員應(yīng)該在繁瑣的工作中，尋求完成任務(wù)的更好的方法，不需要事必躬親。現(xiàn)在不少高校行政部門都有勤工儉學或者勞動班的學生，行政人員應(yīng)該合理有效地把一些工作內(nèi)容分配出去，減輕自身工作負擔。

（三） 提升業(yè)務(wù)能力，增強服務(wù)創(chuàng)新理念

無論是年輕的還是有著較長工作年限的高?；鶎有姓藛T都必須積極主動學習新的辦文辦事手段和流程，積極與在基層行政管理工作經(jīng)驗豐富，成果突出的高校進行經(jīng)驗交流，掌握一些更加有效的處理工作的方法，比如有效利用互聯(lián)網(wǎng)，OA系統(tǒng)等。避免十年如一日地用陳舊的理念和方式方法來處理工作。

（四） 加強有效溝通，改進管理方式，提高管理水平

高校基層行政人員和領(lǐng)導(dǎo)溝通不暢容易導(dǎo)致：行政人員工作強度大，內(nèi)容多，每天埋頭苦干，不停加班，叫苦不迭。但是領(lǐng)導(dǎo)卻并不知道具體情況，認為是工作效率和技巧原因?qū)е?。只有通過雙向溝通，基層行政人員主動和領(lǐng)導(dǎo)匯報工作及表達工作困難，積極提出合理工作分配建議，主動尋求解決方法才更有可能在短期內(nèi)解決“時間荒”的困境。在與領(lǐng)導(dǎo)請示工作的時候，如果能先列出建議和備選方案可以大大減少討論時間。

另一方面，學校領(lǐng)導(dǎo)要重視民主反饋，根據(jù)政策結(jié)合本校實際適當調(diào)整崗位設(shè)置和申請編制，引進更多高層次高素質(zhì)的應(yīng)用型人才充實高?；鶎有姓藛T隊伍。要強調(diào)轉(zhuǎn)變“重科研，輕行政”的錯誤理念，通過創(chuàng)新管理獎勵機制，調(diào)動基層行政人員的工作積極性，從而提高其工作效率。高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視基層行政的訴求和建議，如有需要，應(yīng)重新審視崗位安排，是否可以靈活變動，做出適當?shù)恼{(diào)整。

實際上，承擔大量工作內(nèi)容的基層行政人員可看做是一個部門工作扭轉(zhuǎn)的中樞，這些工作人員的效率和工作質(zhì)量直接影響到部門工作的運轉(zhuǎn)速度，甚至學院工作的辦理。部門領(lǐng)導(dǎo)不能因為其工作忙、抽不出時間而減少與之培訓交流機會。反而更應(yīng)該優(yōu)先考慮，甚至創(chuàng)造機會鼓勵基層行政人員“走出去”，多與同行交流，提升行政事務(wù)處理技能。這一方面有利于提高工作能力，業(yè)務(wù)水平，另有一方面也可以有效避免職業(yè)倦怠的不良狀況產(chǎn)生。

四、 總結(jié)

高?；鶎拥男姓藛T身處為廣大師生服務(wù)的第一線，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其工作的好壞直接關(guān)系到高校的生存與發(fā)展。因此，根據(jù)調(diào)查問卷分析結(jié)果可知，當前高?；鶎有姓藛T絕大部分存在“時間荒”的困擾，加班成為常態(tài)。特別是對于工作經(jīng)驗不足的年輕人員，由于缺乏有效的時間管理技巧及工作內(nèi)容較繁瑣等原因，不得不經(jīng)常延長工作時間，對工作滿意度較低。該如何合理地運用時間，在有限的工作時間內(nèi)高質(zhì)有效地完成本職工作和應(yīng)對突發(fā)情況至關(guān)重要。這既有賴于高校重視基層行政人員當前的工作狀態(tài)，及時提出有效的措施改善，更有賴于高?；鶎有姓藛T通過不斷學習專業(yè)知識，提升專業(yè)技能，科學合理地時間管理，最終促進高校行政管理人員和高校的共同發(fā)展，達到“雙贏”的目的。

參考文獻：

[1]徐文花.高?；鶎有姓藛T生存狀態(tài)研究——基于某高校的調(diào)查與思考[D].華東師范大學，2007：2.

[2]周成紅.高校院系辦公室工作中時間管理的運用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016：144.

作者簡介：

龍穎，劉中寬，廣西壯族自治區(qū)南寧市，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學院。endprint