基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息化建設(shè)探討

王海鷹

【摘 要】大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。本文列舉出檔案工作中存在的一些問題，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)的必要性。在建設(shè)內(nèi)容上，提出了建設(shè)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、信息化平臺(tái)、信息接口、出入庫系統(tǒng)。最后，從人才培養(yǎng)、法規(guī)建設(shè)及新興技術(shù)應(yīng)用方面提出了相應(yīng)策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案信息化建設(shè)

“大數(shù)據(jù)時(shí)代”不僅是指信息量大的現(xiàn)象，同時(shí)它是各種先進(jìn)技術(shù)集合的代名詞，也意味著新思想與新體制的產(chǎn)生。檔案作為人員信息、企業(yè)信息、物資信息等儲(chǔ)存載體，其信息量在不斷擴(kuò)充，為做好“檔案管理”這個(gè)基礎(chǔ)性工作，避免因檔案方面的問題影響到各項(xiàng)工作進(jìn)程，檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)下檔案工作的重要內(nèi)容之一，而大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等各種新技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐，龐大的檔案數(shù)據(jù)將會(huì)得到完整儲(chǔ)存和有效利用。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案信息化建設(shè)將為海量的檔案數(shù)據(jù)處理提供方法

大數(shù)據(jù)時(shí)代意味著數(shù)據(jù)量的激增，有效數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)混雜在一起，讓人無法辨別，如何實(shí)現(xiàn)從海量檔案資源中挖掘出具體的有價(jià)值的信息并加以利用？同時(shí)，應(yīng)對(duì)每天不斷增漲的數(shù)據(jù)量，怎樣才能將其完全儲(chǔ)存？在網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)嚴(yán)峻復(fù)雜的今天，如何確保檔案數(shù)據(jù)安全，避免被不法分子利用？這些問題都將會(huì)在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中逐一得到解決，新技術(shù)也會(huì)為檔案數(shù)據(jù)處理提供新的思路和方法。

（二）高效的辦公需要檔案信息化建設(shè)作為支撐

無論在政府機(jī)關(guān)，還是企業(yè)、院校，檔案管理工作是整個(gè)辦公流程中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，人事統(tǒng)計(jì)、福利待遇、調(diào)職晉升等都與檔案直接掛鉤，相關(guān)部門需要隨時(shí)調(diào)用檔案信息。但在過去幾十年的發(fā)展過程中，大多數(shù)檔案都是以紙質(zhì)的形式保存在檔案盒中，信息沒能及時(shí)更新、備份，使得檔案的完整性和安全性大幅降低。在查檔過程中，全是由檔案館工作人員逐個(gè)尋找，尤其是在某些檔案管理不夠規(guī)范的單位，人工查找檔案時(shí)間冗長(zhǎng)，嚴(yán)重影響辦公效率。檔案信息化的建設(shè)，旨在實(shí)現(xiàn)信息調(diào)取及時(shí)化，信息更新及實(shí)時(shí)化，省去人工操作的大多數(shù)環(huán)節(jié)，為高效辦公提供強(qiáng)有力的保證。

（三）時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)決定了檔案信息化建設(shè)的必然性

在當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)下，各行各業(yè)都走在“信息化”建設(shè)的道路上，未來將會(huì)實(shí)現(xiàn)全行業(yè)信息化，檔案工作也必須緊跟上時(shí)代的步伐。從信息化系統(tǒng)的角度看，檔案工作是整個(gè)系統(tǒng)工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，按照“木桶效應(yīng)”，當(dāng)信息化已經(jīng)在全行業(yè)基本實(shí)現(xiàn)時(shí)，傳統(tǒng)的檔案工作就將成為短板，因檔案不能及時(shí)調(diào)用，使其不能與其它環(huán)節(jié)有效銜接，嚴(yán)重影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作效率，故檔案信息化建設(shè)是時(shí)代的要求。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

（一）建設(shè)檔案管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的作用，是將無數(shù)的檔案信息進(jìn)行歸類整理，并過濾無效信息，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。過去，主要是根據(jù)主管單位需求的不同，從檔案庫中提取檔案進(jìn)行查證，檔案管理始終處于“被動(dòng)式”狀態(tài)，且對(duì)多數(shù)以紙質(zhì)或者簡(jiǎn)單的電子文檔為載體儲(chǔ)存的檔案要進(jìn)行信息分類，工作量龐大難已實(shí)現(xiàn)。檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)，將會(huì)變“被動(dòng)式”為“主動(dòng)式”，把所有的大塊信息分解成小塊信息并進(jìn)行分類，自動(dòng)針對(duì)各項(xiàng)情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和結(jié)果預(yù)測(cè)，并反饋給系統(tǒng)管理員。從檔案資料中往往能發(fā)現(xiàn)很多問題，甚至是監(jiān)管或上級(jí)部門的盲點(diǎn)，由此可避免許多意外事故的發(fā)生。另外，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)所得到的所有分析和預(yù)測(cè)結(jié)果，可在法律允許和權(quán)威部門的監(jiān)督下供上級(jí)使用。

（二）建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)

檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，可通過集合包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的處理和分析，提取有價(jià)值的部分。且整個(gè)檔案工作的辦公問題，除某些具備實(shí)物載體的檔案外，全部在操作中心平臺(tái)上進(jìn)行。對(duì)辦公規(guī)范化：所有檔案歸檔、登記、統(tǒng)計(jì)等步驟必須按程序進(jìn)行完成，避免了以往檔案辦公記錄簡(jiǎn)單、疏漏、工作隨意性等許多弊端。對(duì)辦公可視化：所有檔案的瀏覽、調(diào)取、入庫等都有嚴(yán)格記錄，人為是無法修改的，避免了過去對(duì)檔案的調(diào)取和使用沒有詳細(xì)的操作記錄、權(quán)限設(shè)制等安全問題，其強(qiáng)大的監(jiān)管功能可以有效應(yīng)對(duì)“檔案失竊”、“信息泄露”等問題。

（三）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化信息接口

過去辦公中，各單位，甚至各部門都是單獨(dú)的一套辦公操作系統(tǒng)，相互之間如不進(jìn)行交流，信息交互不暢通、不共享，造成辦公效率不高等系列問題。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化信息接口，可實(shí)現(xiàn)對(duì)各單位獨(dú)立沿用系統(tǒng)的鏈接，并將檔案數(shù)據(jù)上傳到核心管理部門的信息化平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息流通，減化工作環(huán)節(jié)，提升檔案管理工作水平。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化信息接口可根據(jù)其層級(jí)的不同，將與不同的平臺(tái)相連，各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化接口將各個(gè)操作系統(tǒng)連接在一起，形成龐大的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，只要具備訪問權(quán)限，就能調(diào)用各級(jí)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)、共享和利用。

（四）建立檔案出入庫系統(tǒng)

檔案出入庫系統(tǒng)類似于分揀系統(tǒng)，依靠對(duì)檔案條碼、二維碼等信息的識(shí)別，自動(dòng)將所有檔案分類存儲(chǔ)。檔案的出入庫都有嚴(yán)格的規(guī)程和權(quán)限，且檔案的條碼信息是與電子檔案資料配套，在射頻掃描時(shí)可以同步讀取該檔案的電子信息，還可根據(jù)檔案的保密需要，自制“身份碼”，在掃描完成后，必需提供權(quán)限或者輸入指令才能打開。檔案出入庫系統(tǒng)同樣可與信息平臺(tái)相連，在平臺(tái)上可以實(shí)時(shí)了解檔案的情況，能有效起到監(jiān)督作用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息化建設(shè)策略

（一）以人才培養(yǎng)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，除了各種技術(shù)興起和廣泛運(yùn)用之外，對(duì)人才需求也在激增，檔案信息化建設(shè)所需要的應(yīng)當(dāng)是同時(shí)具備檔案專業(yè)、大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)等多門學(xué)科知識(shí)背景的復(fù)合型人才。一方面要樹立大數(shù)據(jù)時(shí)代的人才觀念，改變過去僅僅將檔案工作人員作為“文件保管員”的思想，建設(shè)新時(shí)代的檔案人才隊(duì)伍；另一方面要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，堅(jiān)持持證上崗制度，嚴(yán)格檔案信息化建設(shè)人才準(zhǔn)入門檻，按照復(fù)合型人才要求，并通過從業(yè)資格考試取得相應(yīng)的從業(yè)資格證。

（二）以法規(guī)政策推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)需要具備一個(gè)積極的政策環(huán)境，為此，制定相關(guān)法規(guī)并落到實(shí)處顯得尤為重要。首先，在信息化設(shè)備的開發(fā)與應(yīng)用方面，應(yīng)充分借鑒其他領(lǐng)域的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理專業(yè)化設(shè)備的自主開發(fā)上給予政策支持，提高企業(yè)與科研人員的積極性。同時(shí)，還應(yīng)以法規(guī)形式明確技術(shù)指標(biāo)，規(guī)范市場(chǎng)環(huán)境。其次，在信息安全方面，結(jié)合時(shí)代需要，制定有關(guān)法規(guī)，對(duì)盜竊檔案、惡意攻擊檔案系統(tǒng)、造成經(jīng)濟(jì)損失的不法分子給予嚴(yán)懲，以立法形式來確保信息安全。

（三）以新興技術(shù)助推檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，尤其是新興技術(shù)的運(yùn)用給各行各業(yè)帶來了變革性的影響，檔案部門開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步加快新興技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，化挑戰(zhàn)為機(jī)遇，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。首先，要以技術(shù)引進(jìn)為基礎(chǔ)，考慮引進(jìn)技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的無縫應(yīng)用；其次，要以技術(shù)選優(yōu)為保障，通過理論分析與實(shí)踐調(diào)研考量選擇與檔案管理需求相適應(yīng)的技術(shù)；最后，要以技術(shù)推廣為核心，設(shè)計(jì)推廣應(yīng)用方案，建立反饋機(jī)制，加強(qiáng)后期應(yīng)用跟蹤與完善 [2]。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案工作而言既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，過去信息化建設(shè)存在的技術(shù)問題將得到解決，而諸如信息安全、人才缺乏等新問題，將是在下一步如何高效地開展檔案信息化建設(shè)工作中值得深入探討。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王玲，張妍妍.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的大機(jī)遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺(tái)世界，2014（06）

[2]于英香.大數(shù)據(jù)視域下檔案數(shù)據(jù)管理研究的興起：概念、緣由與發(fā)展[J].檔案學(xué)研究，2018（01）：44-48.