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      市政工程檔案管理存在的問題和對策探討

      2018-01-30 08:46:44陳姣
      智富時(shí)代 2018年10期
      關(guān)鍵詞:問題和對策市政工程檔案管理

      陳姣

      【摘 要】伴隨我國城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn),市政工程建設(shè)項(xiàng)目類型、規(guī)模、數(shù)量大幅提升。在此背景下,市政工程檔案資料數(shù)量日漸增多,在工程建設(shè)中應(yīng)用的重要性愈發(fā)明顯。鑒于此,本文對市政工程檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析,并從管理意識、管理機(jī)制、管理方法等層面出發(fā),提出改進(jìn)與優(yōu)化對策,以期提升市政工程檔案管理質(zhì)量。

      【關(guān)鍵詞】市政工程;檔案管理;問題和對策

      市政工程檔案(Municipal engineering archives)是市政工程項(xiàng)目建設(shè)施工過程中形成的,各種具有保存與參考價(jià)值的文字記錄、報(bào)表、圖紙、聲像資料。通常情況下,應(yīng)用市政工程檔案可為市政工程項(xiàng)目質(zhì)量檢查、管理、改建、維護(hù)、擴(kuò)建、竣工交付等工作的組織開展,提供準(zhǔn)確、真實(shí)的信息依據(jù),以規(guī)范市政工程建設(shè)施工與管理行為,推動(dòng)工程項(xiàng)目優(yōu)化發(fā)展。但由于我國市政工程檔案管理發(fā)展相對較晚,在實(shí)踐中仍存在諸多不足,影響管理工作質(zhì)量與效率。因此,在當(dāng)前市政工程項(xiàng)目日漸增多,建設(shè)要求不斷提高的背景下,有必要加強(qiáng)市政工程檔案管理問題與對策的研究。

      一、市政工程檔案管理之“問題分析”

      (一)問題一:市政工程檔案管理意識待提高

      在市政工程檔案管理中,管理行為需依賴管理意識的調(diào)動(dòng)、指導(dǎo)與管控。因此,樹立正確市政工程檔案管理意識,對提升檔案管理質(zhì)量與效率存在積極影響。但從現(xiàn)階段市政工程檔案管理現(xiàn)狀來看,檔案管理工作人員普遍存在管理意識低下問題。主要表現(xiàn)為:市政工程檔案資料自主收集性差;檔案資料管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資源投入力度不高,管理設(shè)施、管理方法與管理技術(shù)陳舊;重視工程圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表收集與整理,忽略了其他資料收集與管理的重要性;檔案資料交付業(yè)主應(yīng)用后,沒有對其進(jìn)行在收集與管理,導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失、不完整問題,影響檔案資料的再次利用[1]。

      (二)問題二:市政工程檔案管理機(jī)制待完善

      由于我國市政工程檔案管理工作起步相對較晚,現(xiàn)階段尚未形成完善而科學(xué)的市政檔案管理機(jī)制。而管理機(jī)制的不完善,導(dǎo)致市政工程檔案出現(xiàn)管理職責(zé)不明確,管理工作內(nèi)容交叉嚴(yán)重,管理制度與管理任務(wù)執(zhí)行力度不高等問題,制約市政工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展,降低檔案資料收集與管理的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。

      (三)問題三:市政工程檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)

      隨著我國市政工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷增多,其檔案管理資料種類、資料數(shù)量也隨之增多,包括文字資料、圖片資料、表格資料、視頻資料、電子文檔資料等[2]。加之市政工程建設(shè)項(xiàng)目的大規(guī)模發(fā)展,使工程建設(shè)周期延展,這在一定程度上為檔案資料收集與管理工作增添了難度。與此同時(shí),在對眾多檔案資料進(jìn)行管理時(shí),由于缺乏統(tǒng)一的形式與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式,檔案管理效率與質(zhì)量受到影響。此外,由于市政工程檔案管理是一項(xiàng)綜合性、專業(yè)性活動(dòng),在一定程度上對管理人員專業(yè)知識、技能與綜合素質(zhì)存在較高要求。但由于我國普遍缺乏檔案管理專業(yè)化人才,使市政工程檔案管理工作中非專業(yè)人員所占比重較大,影響檔案收集、編制、管理工作質(zhì)量,制約檔案管理工作的專業(yè)化與科學(xué)化發(fā)展。

      (四)問題四:市政工程檔案管理信息化度低

      全面實(shí)施信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)代各領(lǐng)域各行業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重點(diǎn),市政工程檔案管理也不例外。但由于市政工程檔案管理意識低下,企業(yè)對檔案管理重視程度不高,資金投入強(qiáng)度差,從而制約了檔案管理信息化建設(shè)水平,使信息化建設(shè)僅停留在資料轉(zhuǎn)化與電子文檔查詢,信息共享性與數(shù)字化檔案資源安全管理性差。

      二、市政工程檔案管理之“對策分析”

      針對現(xiàn)階段是市政工程檔案管理普遍存在的問題,相關(guān)部門以及工作人員應(yīng)樹立大局觀念、創(chuàng)新觀念、看齊觀念,從管理意識、管理機(jī)制、管理手段等層面出發(fā),進(jìn)行措施與對策制定。

      (一)對策之:檔案管理意識優(yōu)化

      市政工程檔案管理意識的優(yōu)化,一方面,需要管理人員加強(qiáng)教育宣傳力度,使相關(guān)工作人員對市政工程檔案管理的重要性具有全面了解。另一方面,需要需要管理部門制定完善的工作制度,使工作人員明確自身工作職責(zé)與要求,促進(jìn)制度在實(shí)踐中的有效落實(shí),以提升檔案管理質(zhì)量與效率。

      (二)對策之:檔案管理機(jī)制完善

      在建立完善而科學(xué)的檔案管理機(jī)制過程中,首先應(yīng)建立獨(dú)立的市政工程檔案管理部門,完善檔案管理組織結(jié)構(gòu)。其次,在全面了解到市政工程檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上,建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理規(guī)范與制度,包括日常檔案管理制度,檔案資料使用規(guī)范,檔案管理存檔標(biāo)準(zhǔn),工程建設(shè)施工全過程檔案資料記錄、收集要求,檔案資料交接入庫規(guī)定等。以明確管理人員工作職責(zé)與內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)工作人員行為的規(guī)范與指導(dǎo)。此外,相關(guān)部門應(yīng)盡快出臺規(guī)范與統(tǒng)一的檔案資料格式,實(shí)現(xiàn)各類型檔案的統(tǒng)一管控,以提升檔案資料從編制、整理到存檔、應(yīng)用的效率,提升檔案資料管理質(zhì)量與利用率。

      (三)對策之:檔案管理手段創(chuàng)新

      依托信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一體化檔案管理系統(tǒng),用以對工程項(xiàng)目各階段(包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、地質(zhì)勘察、施工、維護(hù)養(yǎng)修、利用等)形成的檔案資料進(jìn)行科學(xué)收集與管理。同時(shí),利用信息技術(shù)搭建信息交流平臺,促進(jìn)檔案資源在各部門之間的有效應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)資源共享。此外,完善人才培訓(xùn)機(jī)制,在提升工作人員專業(yè)知識與技能的同時(shí),提高人才大數(shù)據(jù)素養(yǎng)與創(chuàng)新能力。

      三、結(jié)論

      市政工程檔案管理是我國檔案管理工作的重要組成部分,在檔案管理改革與創(chuàng)新發(fā)展背景下,面對規(guī)模不斷擴(kuò)大,數(shù)量日漸增多,要求愈發(fā)嚴(yán)格的市政工程項(xiàng)目,提高市政工程檔案管理工作質(zhì)量已經(jīng)成為必然趨勢。對此,相關(guān)部門以及工作人員應(yīng)聯(lián)系實(shí)際,從全方位、多角度進(jìn)行管理對策的優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)管理問題的科學(xué)處理與解決,推動(dòng)市政工程檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]吳麗珍.簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策[J].中華建設(shè),2018(05):76-77.

      [2]王梅.市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策[J].陜西檔案,2017(04):35-36.

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