新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理探究

李麒麟

【摘要】醫(yī)院檔案中如實記錄了醫(yī)院各項業(yè)務(wù)活動開展情況，如各種文件、資料等，有著很高的保存與利用價值，能夠為醫(yī)院今后發(fā)展提供有力支持，對提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平意義重大。因此醫(yī)院要提高重視程度，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理方法，實行規(guī)范化措施，才能有效解決檔案管理中存在的問題，滿足新醫(yī)改背景下醫(yī)院發(fā)展的需求。本文將簡述醫(yī)院加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的意義，并通過分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出切實可行的規(guī)范化管理策略。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改背景；醫(yī)院檔案；規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動中形成的不同種類與載體的資料，常見的有文件、簿冊、圖表、音像及磁盤等，做好檔案管理工作，可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供真實、可靠的依據(jù)，同時還能促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容之一，需要保證各個工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷改進(jìn)檔案管理方法，促使檔案管理工作效率與質(zhì)量不斷提升。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占有重要的地位，其類型眾多，如人事檔案、財務(wù)檔案、科研檔案和病歷檔案等，可以反映出醫(yī)院的發(fā)展歷程。醫(yī)院做好檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存和利用工作，能夠?qū)n案的價值最大限度體現(xiàn)出來，保證醫(yī)院科研、醫(yī)療、教學(xué)等活動順利開展。由此可見，新醫(yī)改背景下醫(yī)院做好檔案的規(guī)范化管理具有重要的意義，具體包括以下幾點：其一，有利于規(guī)范醫(yī)院檔案活動。在醫(yī)院檔案管理工作，通過實行規(guī)范化的手段，能夠讓各種資源得到妥善收集與整理，讓檔案資料得到合理保存，這樣可以讓檔案管理工作水平獲得提升，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。其二，能夠保證檔案信息內(nèi)容的安全、完整。從醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀來看，因為存在很多不規(guī)范行為，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問題，沒能第一時間保存好檔案，未做好存檔記錄工作，也為今后的檔案利用、查閱等帶來不便。特別是在檔案管理信息化建設(shè)過程中，極易產(chǎn)生各種安全隱患，這需要加大對各種安全問題的防范力度，而提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平，可以讓檔案信息更加安全、齊全，避免出現(xiàn)非法行為，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄密，為醫(yī)院帶來損失。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中存在的問題

（一）觀念落后，檔案管理意識不強(qiáng)。檔案管理工作關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，其除了能夠?qū)⑨t(yī)院全部歷史發(fā)展全貌反映出來以外，還對普通百姓身心健康有著重要的影響，是醫(yī)院快速發(fā)展的關(guān)鍵。即使我國檔案界大力宣傳檔案利用帶來的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，不過人民群眾對檔案利用效益并不了解。對很多醫(yī)院來說，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是基層員工，大多都存在著“重醫(yī)療、輕檔案”的現(xiàn)象，未真正認(rèn)識到檔案的價值，不清楚檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮出的重要作用。雖然部分醫(yī)院重視檔案的收集、整理與保管工作，但是檔案信息資源開發(fā)利用率很低，服務(wù)上非常被動，大多是坐等利用者上門，并提供借閱、復(fù)印等服務(wù)。這樣很多高價值檔案資料得不到有效利用，應(yīng)有的價值得不到提升，無法促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

（二）檔案管理制度不完善。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責(zé)明確下來，也未制定相應(yīng)的查閱制度。因為檔案管理人員不清楚自己的責(zé)任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處，依法管理檔案的意識不強(qiáng)。如檔案管理格局非?；靵y，將合理確定管理職能，通常由設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理工作。受到歷史原因與醫(yī)院管理要求等影響，綜合檔案室在開展檔案管理工作時，主要內(nèi)容為文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案和音像檔案等，沒有管理醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案以及檢查影像圖文檔案等，這些檔案基本上分散在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門中，導(dǎo)致出現(xiàn)了多部門管理檔案的局面。

（三）硬件投入少，現(xiàn)代化管理水平低。部分醫(yī)院因為醫(yī)療用房較少，造成檔案用房緊張，無法滿足檔案保管要求。加之醫(yī)院檔案管理設(shè)備非常陳舊，管理技術(shù)不夠先進(jìn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理手段越來越先進(jìn)。不過在檔案管理工作中，計算機(jī)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用不充分，直到現(xiàn)在仍然采取手工收集與檢索的方式，信息量不大，為醫(yī)院檔案的收集、開發(fā)及利用帶來了不良影響。因此為提升醫(yī)院檔案管理效率，要應(yīng)用好各種信息技術(shù)，為檔案的保管、檢索與利用提供方便。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。現(xiàn)階段很多醫(yī)院還沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，檔案管理人員大多是兼任的。這些人員日常所負(fù)責(zé)的工作較多，投入到檔案管理工作上的時間與精力并不多，同時掌握的專業(yè)知識也很少，缺乏科學(xué)、合理的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)歷普遍不高，不懂得現(xiàn)代設(shè)備的操作方法，為新形勢下醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙。近年來醫(yī)院檔案事業(yè)規(guī)模越來越大，檔案數(shù)量不斷增多，檔案內(nèi)容更加豐富，檔案管理方法更為先進(jìn)，這些都對檔案管理人員提出了更加嚴(yán)格的要求。醫(yī)院在人才培養(yǎng)工作上，通過提升醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)，為他們提供了很多繼續(xù)教育的機(jī)會，不過在醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中，忽視了對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。這樣很多檔案管理人員知識水平長時間得不到提升，思想觀念落后，不利于醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院要從實際情況出發(fā)，切實增強(qiáng)相關(guān)人員的法制觀念與檔案意識，依法集中統(tǒng)一管理檔案。要結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定，做好宣傳工作，定期開展法律法規(guī)、專業(yè)知識等培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員的思想觀念，充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院要在重要議事日程中納入檔案管理工作，通過增加投入力度，保證將檔案信息化管理的設(shè)施設(shè)備配置齊全，同時要采取學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、答題及考試等各種形式，確保檔案管理人員素質(zhì)與能力不斷提升，督促其認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，保證醫(yī)院檔案管理依法開展，實現(xiàn)規(guī)范化水平的提升。

（二）建立完善的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵。對此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規(guī)范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范。檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責(zé)任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關(guān)人員提起重視，保質(zhì)保量完成檔案管理工作任務(wù)，并注意規(guī)范自己的工作行為，嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范，發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用。endprint

（三）提升檔案管理信息化水平。其一，明確醫(yī)院檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段很多醫(yī)院還未將檔案管理信息化和規(guī)范化等標(biāo)準(zhǔn)明確下來。對此，醫(yī)院應(yīng)堅持超前的戰(zhàn)略眼光，結(jié)合本院實際情況，將檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備的基本標(biāo)準(zhǔn)與條件合理確定下來，同時在信息技術(shù)發(fā)展過程中，還要不斷進(jìn)行更新與提高。當(dāng)前重點是要將信息設(shè)備配置齊全，并安排專職檔案管理人員，為醫(yī)院檔案規(guī)范化管理創(chuàng)造條件。醫(yī)院各職能處室要按照信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)形成檔案資料，檔案管理人員要將建檔標(biāo)準(zhǔn)明確下來，規(guī)范立卷歸檔，營造領(lǐng)導(dǎo)狠抓落實、部門大力協(xié)作的良好局面，通過共同促進(jìn)與提升，促使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)取得更大成效。其二，建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫。從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)情況來看，還處在初級階段。醫(yī)院要盡快建立起完善的數(shù)據(jù)庫，這樣才能發(fā)揮出先進(jìn)信息技術(shù)的作用，實現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)、規(guī)范管理。其三，加快辦公自動化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范。醫(yī)院要在自身發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，有計劃地將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置好，這樣才能保障醫(yī)院檔案管理效率，實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量與辦公信息化水平的提升。

（四）增加投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。為提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平，需要保證有足夠的資金，引進(jìn)各種現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備。一是要將先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備配置齊全，包括檔案庫房去濕、空調(diào)設(shè)備、滅蟲滅火設(shè)備，這是關(guān)系著醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。二是要實行計算機(jī)管理，通過計算機(jī)將醫(yī)院全部業(yè)務(wù)和行政上的檔案儲存下來，為利用者的查找與閱讀提供便利，節(jié)省了大量的人力、物力及財力，也保證了檔案管理效率。同時實行計算機(jī)管理的方式，可以減小檔案保存空間，讓信息保存更加方便，避免出現(xiàn)丟失和損壞等問題。對此醫(yī)院要提升對計算機(jī)管理的應(yīng)用力度，盡快購置先進(jìn)的軟件與網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，不斷提升檔案管理工作的現(xiàn)代化與自動化水平，讓其更加科學(xué)與規(guī)范。

（五）提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。為保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，檔案管理人員發(fā)揮出決定性作用，醫(yī)院要打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理隊伍。一是要定期加強(qiáng)對檔案管理人員的理論學(xué)習(xí)，讓他們掌握《檔案法》相關(guān)規(guī)定，逐步形成良好的職業(yè)道德。二是切實增強(qiáng)檔案服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變服務(wù)方法。檔案管理工作主要是為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，需要擺在首要位置，提升檔案管理人員的責(zé)任心，培養(yǎng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。三是檔案管理人員要保持高度的責(zé)任感，能夠立足本職崗位，認(rèn)真開展工作，嚴(yán)格規(guī)范自己工作行為，熱愛醫(yī)院檔案管理工作。同時在日常工作與生活中，也要主動鉆研業(yè)務(wù)，不僅要掌握豐富的檔案管理知識，還要注重提升自己的專業(yè)技能水平，積極學(xué)習(xí)檔案管理工作領(lǐng)域的新技術(shù)與新知識。這樣才能適應(yīng)新醫(yī)改下檔案管理工作需求，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

總之，隨著醫(yī)院規(guī)模的日益擴(kuò)大，每天都會形成大量的檔案資源，類型也日益增多，為檔案管理工作帶來了極大難度。對此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要在思想上引起高度重視，充分認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的重視性，認(rèn)清當(dāng)前形勢要求，主動出擊，通過合理采取有效的方法，保證檔案管理規(guī)范化水平得到提升。此外醫(yī)院還要增強(qiáng)投入，為檔案管理工作提供更多資金支持，同時還要注重人才的培養(yǎng)，夯實檔案管理工作的基礎(chǔ)。這樣醫(yī)院檔案管理效率才能得到提升，并且更加規(guī)范與科學(xué)，保證醫(yī)療、教學(xué)和科研等活動順利開展。

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