轉(zhuǎn)變工作思路 提高街道辦事處檔案管理效率

摘 要：經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，極大地促進了街道辦事處檔案管理工作的開展，而工作思路的轉(zhuǎn)變也變得越來越重要，已經(jīng)成為了街道辦事處檔案人員普遍關(guān)注的焦點性話題。積極轉(zhuǎn)變工作思路，是提高街道辦事處檔案管理效率的重要途徑，可以提升街道辦事處的知名度和美譽度，進而促進基層建設(shè)的長效發(fā)展。本文主要以轉(zhuǎn)變工作思路，提高街道辦事處檔案管理效率為論點，旨在為相關(guān)人員提供一些理論性依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工作思路；街道辦事處；檔案管理

目前，轉(zhuǎn)變工作思路，在提高街道辦事處檔案管理效率方面發(fā)揮著極大的作用，在街道辦事處占據(jù)著極其重要的地位。對于街道辦事處來說，在城市化進程中扮演著極為關(guān)鍵的角色，要增強為居民服務(wù)的能力和水平，發(fā)揮出街道辦事處檔案管理工作的積極作用，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，在工作方法中融入一定的創(chuàng)新因素，進而確保街道辦事處檔案管理效率的穩(wěn)步提升。

1 轉(zhuǎn)變工作思路，提高街道辦事處檔案管理效率的重要性分析

根據(jù)街道辦的功能來說，檔案管理的作用主要體現(xiàn)在：

首先，通過街道辦事處檔案管理工作的開展，與國家《檔案法》執(zhí)行之間的關(guān)系是緊密相連、密不可分的，嚴重影響著街道辦事處檔案管理工作。街道辦的職能對社會秩序影響力的發(fā)揮起著一定的決定性作用。比如，在檔案管理中，會涉及到下崗職工信息，可以將其應(yīng)用在街道辦為民解決就業(yè)困難的指導(dǎo)工作中[1]，更具針對性和指導(dǎo)性。因此，做好街道辦事處檔案管理工作，是貫徹落實《檔案法》的重要途徑，并給予街道建設(shè)強有力的保障性因素。

其次，積極轉(zhuǎn)變工作思想，是街道辦管理工作的關(guān)鍵所在，要將先進科學(xué)的工作思路滲透到街道辦事處檔案管理工作中，認識到提高街道辦事處檔案管理效率的重要性，給予高度的重視程度，進而推動街道辦檔案管理朝著規(guī)范化的道路發(fā)展。

2 街道辦事處檔案管理工作中存在的不足之處

2.1 缺少較為規(guī)范化的檔案管理

一些街道辦檔案管理工作較不嚴謹，缺少較為嚴格的工作制度，影響著檔案收集、整理以及存檔等工作的開展，管理制度較為形同虛設(shè)，權(quán)責(zé)相互交叉現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。而且檔案管理比較混亂、無序，其保密性嚴重缺失，沒有按照規(guī)定的借還手續(xù)來嚴格規(guī)范借出和歸還行為[2]，一定程度上造成了檔案資料很難究其具體的走向。此外，一些街道辦構(gòu)建了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，然而缺少強有力的執(zhí)行力度，不利于街道辦事處檔案管理工作的開展。

2.2 信息化建設(shè)較為失力，檔案資料收集較為片面

1.諸多街道辦缺失對檔案信息化建設(shè)的高度重視，過于強調(diào)檔案的收集，沒有進行廣泛的利用。而且某些街道辦過于注重信息統(tǒng)計過程，缺失對信息歸檔的正確認識，嚴重影響著人事檔案信息化目標的實現(xiàn)。

2.街道辦與居民生活之間有著緊密的聯(lián)系，涉及眾多工作，滋生出了隨意修改數(shù)據(jù)或編造數(shù)據(jù)的不良行為。同時，一些街道辦檔案掛歷人員建制較不嚴謹，缺少配備專門的專職人員，造成了在工作交接過程中出現(xiàn)了嚴重的交接滯后現(xiàn)象，對后期歸檔過程造成了極為不利的影響。

2.3 街道辦事處檔案管理工作的專業(yè)化程度有待提升

在街道辦事處檔案管理工作中，存在著變動頻繁、兼職人員眾多的問題，造成了日常街道辦事處檔案管理職責(zé)很難落實到位，所以可以看出檔案管理工作人員具備如下特點：首先，檔案管理人員較為匱乏，諸多街道辦在進行檔案管理工作中，沒有安排專門的管理人員。其次，人員變動較為頻繁，在檔案管理工作中，人員的流動性比較大。最后，專業(yè)人才嚴重缺失，諸多工作人員由于工作的緊迫沒有進行專業(yè)化的培訓(xùn)就安排上崗。有時人員在剛剛掌握檔案管理的相關(guān)知識以后，就被派遣到其他工作崗位，造成了檔案管理水平始終停滯不前。

3 轉(zhuǎn)變工作思路，提高街道辦事處檔案管理的重要舉措

3.1 建立健全完善的檔案管理工作制度

在街道辦事處檔案管理工作中，構(gòu)建完善的工作制度是必不可少的，可以提供強有力的制度性保障，實現(xiàn)統(tǒng)籌安排、合理規(guī)劃。設(shè)置檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分管領(lǐng)導(dǎo)、黨政辦以及行政辦干部等要積極參與其中，增強街道辦事處檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。其一，要加強相關(guān)硬件設(shè)施管理建設(shè)，實施崗位責(zé)任人，確定第一責(zé)任人，以免在發(fā)生重大事項時出現(xiàn)權(quán)責(zé)相互推諉現(xiàn)象。

3.2 加強信息化建設(shè)

1.定期維護檔案系統(tǒng)

在街道辦事處檔案信息管理過程中，帶有明顯的動態(tài)性，要做好相關(guān)的維護與更新工作。首先，要確保信息錄入的完整性與詳盡性，為后期管理奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，要樹立數(shù)據(jù)定期更新觀念[2]，安排專門的檔案管理人員，定期更新與維護檔案管理數(shù)據(jù)庫。街道辦人員中的流動性比較大，要將實時性的信息錄入到系統(tǒng)之中，增強檔案管理信息系統(tǒng)的時效性與可靠性。

2.引進信息化管理辦公軟件

現(xiàn)階段，信息化辦公軟件在眾多領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，有助于街道辦事處檔案管理效率的提升。因此，要積極引進信息化管理辦公軟件，及時讓工作人員了解辦公軟件的強大功能、使用方法，做好后期信息化管理工作。設(shè)置配套的檔案放置區(qū)域，進行合理化的分類與放置，進而確保檔案管理工作具備高度的規(guī)范性。

3.加強政府投入

街道辦屬于較為漫長的系統(tǒng)化工程，政府要給予充足、穩(wěn)定的資金扶持，并維護好居民的切身利益。街道辦的資金是比較有限的，通過政府強大的資金扶持，可以為檔案收集與整理工作的正常進行創(chuàng)造有力條件。

3.3 加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

在轉(zhuǎn)變工作思路中，上級檔案管理部門要綜合運用集中學(xué)習(xí)、現(xiàn)場講座等形式，以此來對檔案管理人員開展一系列的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，努力提升人員的檔案業(yè)務(wù)工作能力。同時，要定期安排一些業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，邀請具備專業(yè)資質(zhì)的檔案管理者對人員進行有針對性的輔導(dǎo)。在現(xiàn)場操作中，要進一步強化檔案的接收、整理以及保管等相關(guān)知識，確保檔案人員具備較高的業(yè)務(wù)水準。

此外，上級檔案部門要定期安排街道檔案人員對檔案工作的開展情況進行交流與研討，組織參觀先進街道檔案室的活動，積極進行交流，做到相互借鑒、取長補短。

3.4 提高檔案管理的安全性與專業(yè)性

現(xiàn)階段社會大眾對身份信息的安全性給予了高度的重視，要保證街道辦事處檔案管理的高度安全性與穩(wěn)定性[3]。對于街道辦檔案來說，屬于整個街道的公共財產(chǎn)，如果出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象，其后果將會不堪設(shè)想。因此，街道辦在檔案收集與歸檔工作中，要注重信息的保密性，杜絕出現(xiàn)資料信息泄露現(xiàn)象，培養(yǎng)安全觀念。

同時，街道辦檔案管理內(nèi)容與眾多范圍和內(nèi)容有聯(lián)系，其實際運用價值比較強。因此，在檔案管理過程中，要完善檔案管理制度，結(jié)合存儲檔案、應(yīng)用檔案等制度，準確記錄檔案管理中出現(xiàn)的借出、返還真實情況，以免出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。

此外，要嚴格監(jiān)督業(yè)務(wù)規(guī)范的落實情況，制定配套可行的執(zhí)行保障措施，促進街道辦事處檔案管理工作的正常運行。實施執(zhí)行監(jiān)督輪崗制，每一周進行崗位的輪換。

4 結(jié)束語

綜上所述，轉(zhuǎn)變工作思路，是提高街道辦事處檔案管理效率的重要舉措，發(fā)揮檔案管理的強大功能。

參考文獻

[1]陳熙.淺析深圳基層街道辦事處檔案管理服務(wù)工作中存在的問題及措施[J].人才資源開發(fā)，2017，（12）：78-79.

[2]林俊.轉(zhuǎn)變工作思路提高管理效率——淺談街道辦事處的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（22）：130+139.

[3]黃凌云.淺談街道辦事處檔案管理達標升級工作[J].貴州檔案，2000，（02）：19-21.

作者簡介

劉曉玉，女，漢族，山東省濰坊市奎文區(qū)，濰坊市奎文區(qū)人民政府大虞街道辦事處，助理館員，本科。endprint