檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)和控制初探

李春燕

摘 要：在當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案行業(yè)也開(kāi)始了數(shù)字化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)，有效地提高了工作效率和工作質(zhì)量。在當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，還需要警惕網(wǎng)絡(luò)安全、信息真實(shí)完整性，以及人為原因造成的一些問(wèn)題，所以必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，開(kāi)展科學(xué)的管理措施，有效地防范和控制各種風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的數(shù)字崛起。本文主要探究了檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)和控制措施，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；風(fēng)險(xiǎn)；控制措施

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)正在深刻地改變著人們的生產(chǎn)生活方式，越來(lái)越來(lái)的行業(yè)已經(jīng)開(kāi)始發(fā)展數(shù)字化建設(shè)，有力地促進(jìn)了工作效率的提高，同時(shí)也提高了工作質(zhì)量。當(dāng)前檔案工作的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程也開(kāi)始了，但需要注意的是，在建設(shè)過(guò)程中由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，可能會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該實(shí)施有效的措施，切實(shí)控制好這些風(fēng)險(xiǎn)隱患，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的順利推進(jìn)，全面提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容

推進(jìn)檔案信息管理的數(shù)字化，首要工作就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，即必須實(shí)現(xiàn)普通文件處理向數(shù)字信息管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化，并科學(xué)開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這屬于檔案數(shù)字化工程的關(guān)鍵核心與基礎(chǔ)工作，更是檔案數(shù)字化建設(shè)中的主體工程。此外，要建立和健全技術(shù)保障體系，必須從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全以及檔案信息的系統(tǒng)安全等多個(gè)方面來(lái)保障檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。在這方面，需要啟動(dòng)入侵檢測(cè)及訪問(wèn)控制的聯(lián)動(dòng)，并建立科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)化病毒防范體系，并采取防竊取和用戶身份認(rèn)證等手段，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全隔離、加密和災(zāi)難備份等。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

檔案在互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性環(huán)境下，必然存在著因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)方面帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。首先，互聯(lián)網(wǎng)作為開(kāi)展的環(huán)境，檔案必然使用共同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案在傳遞的過(guò)程中也因此存在嚴(yán)重安全隱患；其次，雖然當(dāng)前數(shù)字信息運(yùn)行管理的法律法規(guī)不斷健全，但是當(dāng)前構(gòu)筑的信息安全體系仍不足以消除所有的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)因素，檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下仍然容易受到攻擊[1]；最后，檔案中必然涉及到很多敏感信息，這些信息對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求更嚴(yán)格，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范的要求更高，由于種種原因的限制，有些單位還不能保證在相對(duì)安全的環(huán)境下進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞，增強(qiáng)了檔案風(fēng)險(xiǎn)。

2.真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)

首先，可能會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改變，軟件版本的不同，造成檔案數(shù)據(jù)信息的變化；其次，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，還很難保證檔案原真內(nèi)容，再加上網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不兼容，軟件病毒出現(xiàn)等，都會(huì)造成失真風(fēng)險(xiǎn)；最后，在檔案的數(shù)字化加工過(guò)程中，還可以因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)置的參數(shù)不同，加之網(wǎng)絡(luò)易改變數(shù)據(jù)，使數(shù)字化檔案不能反映檔案原貌。

3.完整性風(fēng)險(xiǎn)

由于檔案數(shù)據(jù)存在客觀條件的不同，相關(guān)設(shè)施設(shè)備支持方面的不足，導(dǎo)致檔案數(shù)字化內(nèi)容的完整性的缺失。首先，電子文檔在生成、使用、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)都可能使檔案遭到破壞，使檔案數(shù)據(jù)受到缺失風(fēng)險(xiǎn)；其次，現(xiàn)有的管理機(jī)制還不足以保證檔案的完整，存在著數(shù)據(jù)被篡改，檔案存在次序混亂，元數(shù)據(jù)不完整等情況。

4.安全保密風(fēng)險(xiǎn)

保證數(shù)字化檔案的安全性，在現(xiàn)實(shí)信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，通常面臨著越來(lái)越多的不確定因素，特別是利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的交換時(shí)，往往由于較小的疏忽，都可能導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)泄密問(wèn)題，從而帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

5.人為管理風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化建設(shè)工程也同樣需要由人進(jìn)行操作，由于現(xiàn)有人員的素質(zhì)不滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，常常導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)中承擔(dān)了不必要的風(fēng)險(xiǎn) [2]。比如一些工作人員不具備完備的檔案數(shù)字化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不能熟練的操作相關(guān)設(shè)備，不能有效處理難題，給檔案數(shù)字化帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中風(fēng)險(xiǎn)的控制措施

檔案信息化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)中會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問(wèn)題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案信息化的進(jìn)程。

1.加大投入力度，滿足建設(shè)發(fā)展需求

做好檔案數(shù)字化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)控制工作，必須加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)投入力度，不斷滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求，提高檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)防控的針對(duì)性。首先，提升檔案數(shù)字化建設(shè)中風(fēng)險(xiǎn)防控的重要地位，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控工作的重視程度，圍繞風(fēng)險(xiǎn)防控制度科學(xué)的防控制度和嚴(yán)格的防控程序，規(guī)范檔案管理人員和使用人員的操作程序；其次，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)給予必要的經(jīng)費(fèi)保障，全面加強(qiáng)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，提升必要的軟硬件支持，特別是引進(jìn)先進(jìn)的安全防控設(shè)備，這樣才能有效地防范各種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題；另外，檔案信息技術(shù)特別是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)技術(shù)，更應(yīng)該使用自己的技術(shù)，把主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，通過(guò)對(duì)檔案中介企業(yè)的扶持與引導(dǎo)，使企業(yè)能做大做強(qiáng)，進(jìn)而促使企業(yè)投入更大的人力、物力來(lái)開(kāi)發(fā)檔案新技術(shù)，促進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

2.提高安全防范意識(shí)，有針對(duì)的解決問(wèn)題

做好檔案數(shù)字化建設(shè)的安全防范工作，必須提高檔案數(shù)字化安全防范的意識(shí)，有效識(shí)別和歸類(lèi)各種風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)具體風(fēng)險(xiǎn)使用科學(xué)的防范措施。首先，要樹(shù)立居安思危的意識(shí)，時(shí)刻注重研斷檔案數(shù)字化管理工作的安全形勢(shì)，圍繞檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)情況，做好必要的預(yù)防監(jiān)管措施；其次，根據(jù)檔案數(shù)字化日常運(yùn)行情況，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化運(yùn)行過(guò)程中的問(wèn)題收集匯總分析，圍繞系統(tǒng)存在的漏洞，進(jìn)行制度上的全面修訂，不斷解決檔案數(shù)字化在制作、傳遞、使用過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題[3]。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，注重培訓(xùn)和選拔

做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，有效防控檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在在的風(fēng)險(xiǎn)，必須打造一支素質(zhì)良好的專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍，滿足檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需求。一方面，要加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才的選拔和培養(yǎng)工作，為單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作選擇合適的人才，不斷充實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)需要的信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)安全，檔案管理信息化方向的人才[4]；另一方面，對(duì)于檔案管理部門(mén)和檔案使用人員，應(yīng)該進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的信息化知識(shí)和能力培訓(xùn)，全面提高相關(guān)人員的信息技術(shù)操作能力，使檔案管理人員和使用人員掌握相關(guān)的操作方法。

4.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系與機(jī)制

在硬件方面，要建立自動(dòng)化的防火系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)防范系統(tǒng)；在軟件方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并及時(shí)地對(duì)計(jì)算機(jī)病毒庫(kù)進(jìn)行更新，以阻止各類(lèi)非法訪問(wèn)及網(wǎng)絡(luò)攻擊等行為。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)各項(xiàng)安全保密工作進(jìn)行檢查，尤其是要保證涉密的檔案數(shù)字化信息和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行徹底的物理隔離，如果發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)上報(bào)和立即處理，防止失誤[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)今信息化時(shí)代，很多行業(yè)都已經(jīng)開(kāi)始了數(shù)字化建設(shè)，在檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)工作過(guò)程中，相關(guān)人員必須要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好風(fēng)險(xiǎn)分析，實(shí)施有效的防控措施，加大設(shè)施投入，建設(shè)優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，從而科學(xué)地統(tǒng)籌規(guī)劃，扎實(shí)地推進(jìn)整個(gè)工作有序的開(kāi)展，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理，不斷提高管理質(zhì)量，為人力資源管理工作提提供更好的支持。

參考文獻(xiàn)

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