人力資源檔案信息化建設(shè)的相關(guān)思考

薛龍峰

（云南省德宏州人民醫(yī)院 人力資源科，云南德宏 678400）

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理大多都采用紙質(zhì)檔案管理模式，通過人工將人員檔案信息記錄在紙上，然后統(tǒng)一進(jìn)行保存，但隨著人口的日益增多，檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格，紙質(zhì)資料的數(shù)量越來越龐大，通過人工管理的方式已經(jīng)不能滿足于社會(huì)的需求，面對(duì)龐大的信息量，傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，造成嚴(yán)重的后果。因此，計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理就出現(xiàn)在了人力資源檔案管理工作當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將龐大的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化管理，這樣的管理方式更為簡約，而且精確度更高，也為企事業(yè)單位節(jié)約了大量的人力、物力。所以，我們必須要不斷加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。

1 傳統(tǒng)人力資源檔案管理的問題分析

1.1 整體效率較低，管理手段落后

人力資源檔案管理工作涉及員工和在職人員方方面面的信息，不僅項(xiàng)目繁多，且其管理內(nèi)容和管理細(xì)節(jié)也較為繁雜。傳統(tǒng)的檔案管理工作多以紙質(zhì)管理和人工管理為主，無法實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)籌和安全的有效保障。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，越來越多的管理信息和管理項(xiàng)目與落后的管理手段之間存在著矛盾和沖突。如果不對(duì)傳統(tǒng)的管理手段和方法進(jìn)行整改，繼續(xù)有可能造成檔案信息錯(cuò)亂和更多的安全問題。因此，更新人力檔案管理工作的手段，提升管理效率，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和管理維度的多方位提高，我們勢在必行。

1.2 人員素質(zhì)落后，認(rèn)知水平低下

傳統(tǒng)環(huán)境下的信息檔案管理工作也造成了管理人員素質(zhì)落后的問題。無法對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類，無法保障方案的資源安全，也無法進(jìn)行信息統(tǒng)籌和資源整合。這樣的整體素質(zhì)無疑是無法跟上時(shí)代的步伐的，信息化的管理方法對(duì)于人員素質(zhì)促進(jìn)也有相應(yīng)的作用。人員素質(zhì)的促進(jìn)主要在于以下幾個(gè)方面，管理思維的靈敏性和可調(diào)節(jié)性，管理技術(shù)的先進(jìn)化程度和規(guī)范化程度，管理態(tài)度的端正和業(yè)務(wù)責(zé)任心。促進(jìn)從業(yè)人員從業(yè)精神和從業(yè)道德的提升，提高他們的技術(shù)方法與規(guī)范程度，都對(duì)人力資源檔案管理工作起到直接提高的作用。

1.3 信息化制度不完整，安全問題之沖突

信息化的方案管理辦法是近年來新興的管理方法，致力于用網(wǎng)絡(luò)整合與信息技術(shù)分類的方式對(duì)人員的信息進(jìn)行管理。不僅要保障檔案的整體安全，還要就漏洞進(jìn)行及時(shí)的整改。與信息化管理方法飛速的發(fā)展伴行的是制度的不完善和管理章程的缺失，只有彌補(bǔ)制度缺陷才能讓工作人員有章可循，才能提升他們的工作效率與工作質(zhì)量。安全問題的沖突與軟硬件整體水平息息相關(guān)，網(wǎng)絡(luò)安全與信息安全是我們考慮的重點(diǎn)問題，如何在保障安全的要求下進(jìn)一步提高防火防盜力度，提升信息管理的保密便是關(guān)鍵的一步。

2 信息化建設(shè)的優(yōu)勢討論

2.1 提升管理效率，更新管理方法

信息化管理方法的最顯著一點(diǎn)便是提升管理效率，信息化的方法聯(lián)合了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和有效的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。能夠在強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持技術(shù)下完成對(duì)同類數(shù)據(jù)的有效管理。傳統(tǒng)的人工計(jì)算方法和分類工作可以完全被數(shù)據(jù)化系統(tǒng)取代，智能運(yùn)算的便捷性可以提高計(jì)算速度，且大大減低分類錯(cuò)誤的時(shí)間。當(dāng)我們需要對(duì)相關(guān)人力資源信息進(jìn)行查找，只需要輸入有效信息和相關(guān)數(shù)據(jù)便可得到想要的資源，從而大大降低工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)。

2.2 推動(dòng)信息流動(dòng)，突破信息滯后

信息的流動(dòng)性決定了資源的可利用效率，也是提升人力資源溝通交流的有效手段。相關(guān)部門的工作人員在人力內(nèi)部管理系統(tǒng)或者是專門網(wǎng)站，能夠?qū)φw資源統(tǒng)籌情況進(jìn)行類比，從而得到有效的資源數(shù)據(jù)。對(duì)于我們管理者而言，更具統(tǒng)籌性的資源系統(tǒng)提供給我們一個(gè)更佳廣闊便捷的平臺(tái)，也是提高工作整體質(zhì)量的維度。對(duì)于被管理檔案而言，信息化的管理辦法實(shí)現(xiàn)了橫向和縱向的溝通，也更能夠確保檔案本身的安全。

2.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字建設(shè)，提升資源共享

數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主旋律，與我們的人力資源信息檔案建設(shè)工作也有緊密的聯(lián)系。數(shù)字化的工作環(huán)境和管理辦法能夠讓檔案資源管理工作充滿更多可能。數(shù)字化與時(shí)代化相關(guān)聯(lián)，也與我們的常規(guī)工作統(tǒng)籌緊密相關(guān)。推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)可以把電子信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及更有效的管理制度與資源管理相關(guān)聯(lián)，從而推動(dòng)人力資源檔案管理工作的有效性、制度性、規(guī)范性。

3 具體步驟與實(shí)施路徑

3.1 創(chuàng)新服務(wù)手段，提高管理質(zhì)量

要想使得人力資源檔案管理工作緊跟時(shí)代的步伐，就必須在服務(wù)手段上進(jìn)行創(chuàng)新，隨著信息化時(shí)代的到來，各界各行都在加緊創(chuàng)新，而人力資源檔案管理在今年的發(fā)展過程中，由于管理內(nèi)容相對(duì)比較復(fù)雜，管理水平滯后。因此，要想改變這一現(xiàn)狀，就必須加大創(chuàng)新力度，提升管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度和服務(wù)方式，讓貌似陳舊的檔案管理工作煥發(fā)生機(jī)，展現(xiàn)出其獨(dú)有的價(jià)值和作用。

3.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)

由于受到信息化建設(shè)的影響，人力資源檔案信息的管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)也就變得比以往更高，為了提高信息化建設(shè)影響下的人力資源檔案管理的安全性，相關(guān)企事業(yè)單位在用人時(shí)必須要有較高安全意識(shí)的人員進(jìn)行任職，并且對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，目的是進(jìn)一步強(qiáng)化人員的管理職能、提高業(yè)務(wù)能力和強(qiáng)化其安全意識(shí)，讓其能夠自覺按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，防止檔案信息外泄、丟失等情況出現(xiàn)。

3.3 提高管理安全，加強(qiáng)軟硬建設(shè)

人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，為其工作帶來了極大的方便之處，但其本身也存在著很多不安全的因素。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的復(fù)雜性，可能因?yàn)槿藛T操作不當(dāng)或者其他一些因素造成檔案信息外漏泄密的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，相關(guān)部門不但要提高檔案管理人員的工作素質(zhì)素養(yǎng)，也要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立起相應(yīng)的電子檔案并且進(jìn)行檔案備份，檔案信息丟失后能利用備份檔案進(jìn)行還原。

4 結(jié)語

綜上所述，人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作尤為重要，只有加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，才能滿足社會(huì)的需求，為人們的發(fā)展提供重要保障。在如今的人力資源檔案管理工作中，還存在著許多的不足之處，我們應(yīng)及時(shí)去發(fā)現(xiàn)這些實(shí)際存在的問題，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，從而不斷推進(jìn)檔案管理工作的有效性，實(shí)現(xiàn)信息資源共享以及對(duì)信息資源的利用提供保障力量。