大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化探討

尹聞曉

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)正式步入大數(shù)據(jù)時代，而這一時代來臨便對我國很多行業(yè)帶來了較為深遠(yuǎn)的影響，檔案管理便屬于受影響的代表，基于此，本文就大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化開展分析，并圍繞科學(xué)整合檔案資源、三位一體檔案防護(hù)共四方面內(nèi)容就應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化的策略進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望論述內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理模式；三位一體檔案防護(hù)

1大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化

大數(shù)據(jù)時代帶來的檔案管理模式變化影響較為深遠(yuǎn)，考慮到本文研究側(cè)重點(diǎn)，筆者僅對檔案數(shù)據(jù)資源體系變化等四部分變化內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)論述。

1.1檔案數(shù)據(jù)資源體系變化

受信息資源爆發(fā)式增長影響，我國檔案管理在數(shù)據(jù)來源、采集方式等方面均出現(xiàn)了較為深遠(yuǎn)的變化，具體變化內(nèi)容如下所示：（1）檔案數(shù)據(jù)來源變化。隨著計算機(jī)與智能手機(jī)日漸成為我國民眾標(biāo)配，網(wǎng)上信息的暴增使得其已經(jīng)成為我國檔案數(shù)據(jù)的主要來源之一。同時，由于檔案部門對民生民意的重視程度不斷提升，我國已經(jīng)在大數(shù)據(jù)時代影響下走上了“全民皆檔”的發(fā)展道路。（2）檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容變化。大數(shù)據(jù)時代影響下，我國大部分檔案管理部門出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)數(shù)量增大、檔案數(shù)據(jù)類型增多、檔案數(shù)據(jù)價值密度降低、檔案數(shù)據(jù)處理速度加快等特點(diǎn)，這些便對檔案管理工作的開展提出了一系列新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。（3）檔案數(shù)據(jù)收集方式變化。受大數(shù)據(jù)時代影響，我國當(dāng)下存在強(qiáng)制收集、實(shí)時捕捉兩種檔案收集方式，其中實(shí)時捕捉需要得到計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的支持。

1.2檔案服務(wù)內(nèi)容變化

“你來館我來找”是過去很長一段時間我國檔案服務(wù)工作的主要服務(wù)內(nèi)容，因館外資源不屬于檔案而拒絕提供服務(wù)的情況也屬于檔案服務(wù)的常態(tài)，由此可見以往我國檔案服務(wù)處于淺層次狀態(tài)。不過隨著大數(shù)據(jù)時代影響力的不斷提升，我國檔案服務(wù)開始走上了“深入人心”的發(fā)展道路，很多地區(qū)已經(jīng)開始結(jié)合用戶身份登記、搜索方式、利用結(jié)果等數(shù)據(jù)為其提供針對性較強(qiáng)的“檔案大服務(wù)”，由此檔案服務(wù)開始逐漸走上了差異化、精細(xì)化的發(fā)展道路。

1.3安全威脅變化

大數(shù)據(jù)時代帶來的共享程度提升會直接威脅檔案信息的安全，由此檔案數(shù)據(jù)便將面臨諸多新的威脅，具體數(shù)據(jù)威脅內(nèi)容如下所示：（1）檔案數(shù)據(jù)丟失。由于大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)多存放于電腦系統(tǒng)和硬盤之中，這就使得檔案數(shù)據(jù)丟失的概率較高。（2）秘密隱私泄露。在檔案管理的信息收集過程中，結(jié)合大數(shù)據(jù)開展的信息收集天然存在著信息泄露的風(fēng)險，這一風(fēng)險很容易對具體個人造成嚴(yán)重負(fù)面危害。（3）網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)和數(shù)據(jù)的惡意使用。大數(shù)據(jù)帶來的較高數(shù)據(jù)公開程度使得一些檔案數(shù)據(jù)可能被不法人士利用，由此開展的惡意使用對檔案管理部門、具體個人均將帶來較為負(fù)面影響。

1.4合作方式的變化

大數(shù)據(jù)時代提倡數(shù)據(jù)開放、資源共享，這就使得檔案行政管理部門與各領(lǐng)域的合作將大量開展，互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)技術(shù)公司、信息化工作部門便屬于檔案行政管理部門在大數(shù)據(jù)時代最基礎(chǔ)的合作對象，也只有通過多種形式的合作，檔案行政管理部門所藏檔案才能夠更好為社會提供服務(wù)。

2應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的策略

結(jié)合大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化，本文提出了科學(xué)整合檔案資源等四方面應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化的策略，希望策略內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

2.1科學(xué)整合檔案資源

考慮到檔案數(shù)據(jù)來源變化、檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容變化、檔案數(shù)據(jù)收集方式變化，本文建議我國檔案部門在大數(shù)據(jù)時代下首先開展檔案資源的科學(xué)整合，這一科學(xué)整合應(yīng)圍繞以下幾個方面開展：（1）推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。“存量數(shù)字化”要求各地檔案部門加快自身檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，并同時在這一過程中延長紙質(zhì)檔案壽命，“增量電子化”要求檔案部門全面開展原生電子文件形式。例如，我國上海大學(xué)檔案館在自身工作開展中便嚴(yán)格遵循了黨政機(jī)關(guān)單位提出的歸檔文件電子化管理要求，由此該部門實(shí)現(xiàn)了源頭上的數(shù)字檔案真實(shí)、完整、可用。（2）優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。為了避免大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息資源淪為一座座信息孤島，檔案管理部門需要加強(qiáng)內(nèi)部互聯(lián)、實(shí)現(xiàn)與圖書館之間的互助、與網(wǎng)絡(luò)商和技術(shù)開發(fā)公司之間的互通，由此才能夠最終實(shí)現(xiàn)“中國檔案云”，檔案也將告別信息孤島發(fā)揮集聚效應(yīng)。

2.2創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容

檔案服務(wù)內(nèi)容變化為我國各地檔案服務(wù)部門敲響了警鐘，因此本文建議從以下幾個方面實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新：（1）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。為了實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，首先需要做的便是進(jìn)行檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新，這一創(chuàng)新需要圍繞人性化服務(wù)、個性化服務(wù)、智能化服務(wù)、知識化服務(wù)四個角度開展。例如，我國武漢市檔案局便通過引進(jìn)智能化檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了智能抓取有效信息、快速完成數(shù)據(jù)分析任務(wù)、便捷服務(wù)通道提供，由此武漢市檔案局檔案知識的廣泛傳播獲得了極為有力支持。（2）拓展檔案服務(wù)途徑。微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、云服務(wù)均屬于大數(shù)據(jù)時代我國檔案部門可以選擇的檔案服務(wù)拓展途徑，上海大學(xué)檔案館、武漢市檔案局、“南京檔案”、“貴陽檔案”、“青島檔案”均屬于該領(lǐng)域的代表，其中“南京檔案”為南京市檔案局開設(shè)的微信公眾號，該微信公眾號提供公共信息的咨詢和查詢服務(wù)，由此檔案與大眾之間的距離被拉近，檔案信息服務(wù)效率、服務(wù)范圍均由此實(shí)現(xiàn)了長足提升。此外，云服務(wù)指的是以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需服務(wù)，國家檔案局開展的“中國檔案云”項(xiàng)目便屬于云服務(wù)的代表，由此該檔案局便通過云服務(wù)為我國民眾提供了開放檔案信息查詢利用服務(wù)，這顯然有力推動了我國檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。

2.3三位一體檔案防護(hù)

大數(shù)據(jù)時代在帶來積極影響的同時也會對檔案管理工作帶來安全威脅，因此本文建議檔案部門建設(shè)三位一體檔案防護(hù)，這里的三位一體指的是人防、物防、技防，具體防護(hù)策略如下所示：（1）人防?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展推動了檔案管理工作的進(jìn)步，而大數(shù)據(jù)時代下檔案管理部門應(yīng)通過完善檔案安全責(zé)任到人制度、建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)人才專業(yè)隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的“人防”，制定檔案機(jī)密信息保護(hù)制度、成立以單位一把手為頭的檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組、重視大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)均屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。（2）物防。加強(qiáng)各級國家綜合檔案館安全建設(shè)、改善檔案保管保護(hù)條件便能夠有效滿足檔案管理的物防需要，這一過程需要側(cè)重于高新技術(shù)的應(yīng)用和隱患的排除。（3）技防。通過建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系、建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)存儲備份中心、開展重要檔案異地異質(zhì)備份保管，便能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)時代檔案所面臨的安全威脅降到最低，在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建立檔案資源備份中心屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

2.4加強(qiáng)與社會的合作

與社會的合作需要體現(xiàn)在與檔案形成者合作、與檔案利用者合作、與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商合作三個角度，具體合作側(cè)重點(diǎn)如下所示：（1）與檔案形成者合作。幫助其完善建檔工作、大力征集家庭和個人檔案，由此便能夠?qū)崿F(xiàn)更多有價值檔案的挖掘。（2）與檔案利用者合作。在了解檔案利用者需求的同時，還應(yīng)透視其隱性需求以提供預(yù)測服務(wù)。（3）與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商合作。借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上幫助實(shí)現(xiàn)垃圾信息剔除，結(jié)合專業(yè)公司開展電子檔案管理，便能夠進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作水平。

3結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下我國檔案管理模式發(fā)生了較為深遠(yuǎn)的變化，文章的第一點(diǎn)說明了這一認(rèn)知。而在此基礎(chǔ)上，本文涉及的推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略、創(chuàng)新檔案服務(wù)理念等具體建議，則證明了研究的實(shí)踐價值。因此，在相關(guān)領(lǐng)域的理論研究和實(shí)踐探索中，本文內(nèi)容便能夠發(fā)揮一定參考作用。endprint