干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

宋吉秀

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人才市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，社會(huì)各階層各部門(mén)在用人制度上已呈現(xiàn)多元化的形式，用人單位通常為了提高工作效率，更希望通過(guò)干部人事檔案信息先初步了解其基本信息，以便于更快速、更高效的選拔人才。因此，干部人事檔案必須得到全方位、多角度、科學(xué)化、規(guī)范化的管理和開(kāi)發(fā)，才能使人事檔案真正成為用人單位選擇和重用人事干部的可靠依據(jù)和憑證。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，我們要不斷探索干部檔案管理新模式，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理與開(kāi)發(fā)

干部人事檔案是檔案管理部門(mén)根據(jù)干部的生活軌跡，在進(jìn)行干部信息管理時(shí)以文字、圖表及其他各種形式和載體記錄下來(lái)的具有保存價(jià)值的原始信息。干部人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。隨著國(guó)家的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的利用需求越來(lái)越大，干部人事檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能充分滿足人們對(duì)檔案信息的獲取、檔案信息的交流及檔案信息的利用的要求。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式對(duì)檔案的管理相對(duì)比較單一和分散，不利于檔案信息的全面收集和有效整合利用，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性、真實(shí)性及有效的利用率。干部人事檔案管理部門(mén)需要不斷創(chuàng)新，探索開(kāi)發(fā)干部人事檔案管理新模式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的最大化利用。同時(shí)，利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)對(duì)干部人事檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變與改革，最大限度地實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源的有效管理。干部人事檔案的有效管理也為國(guó)家黨政工作及人才的選拔提供了有力支持，使其更好地適應(yīng)新形式下干部人事檔案管理工作的需要。

1干部人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、教育背景、工作經(jīng)歷等的信息材料，是人事單位了解和選用干部的基本，是做好人事工作的必備條件之一，也是解決薪酬待遇、響應(yīng)政策的重要依據(jù)。因此，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，直接影響到干部工作能否順利的開(kāi)戰(zhàn)。在信息化發(fā)展的背景下，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)、有效的信息化管理以及對(duì)干部人事檔案信息資源的有效利用，已經(jīng)成為國(guó)家和人們關(guān)注的重點(diǎn)。干部人事檔案的有效管理關(guān)系著用人單位選拔人才的高效性和實(shí)用性。

2干部人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，干部人事檔案已不再像以前那樣保密和嚴(yán)肅了，人們可以通過(guò)各種渠道查到想要的信息。因此，這也導(dǎo)致越來(lái)越多的人特別是職場(chǎng)新人越來(lái)越不重視檔案了。隨著現(xiàn)在社會(huì)政策的改變，檔案已經(jīng)變得不是那么必要，現(xiàn)在的職場(chǎng)更加注重應(yīng)試者的職場(chǎng)綜合素質(zhì)及能力，對(duì)人事檔案的關(guān)注程度及參考利用程度越來(lái)越低，使職場(chǎng)選拔新人向著無(wú)檔化的方向發(fā)展，也致使越來(lái)越多的人們忽略人事檔案的重要性，這就造成了一種很尷尬局面，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的政策與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不能很好協(xié)調(diào)，引起混亂的干部人事檔案管理的局面。

2.2干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

人事檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存受到多方面的影響，尤其對(duì)于內(nèi)容價(jià)值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好就顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進(jìn)行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來(lái)很大的困擾。同時(shí)對(duì)檔案記錄、整理等沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)管理制度，致使檔案材質(zhì)大小不一，記錄分散凌亂，在利用時(shí)由于經(jīng)常翻動(dòng)，造成字跡模糊、紙張脫落，致使檔案信息資料缺失、不規(guī)則、不真實(shí)的現(xiàn)象。

檔案管理體制的不統(tǒng)一。目前，干部人事檔案管理工作主要根據(jù)管理的范圍權(quán)限進(jìn)行人員配置，然而由于管理人員存在一定的流動(dòng)性，管理的范圍權(quán)限也在不斷發(fā)生變化，如果檔案信息不及時(shí)更新，就導(dǎo)致了檔案管理人員關(guān)系混亂。

避免事故檔案發(fā)生的觀念意識(shí)不強(qiáng)。首先就是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性和實(shí)用性，沒(méi)有配置專職、專業(yè)的檔案管理人員，而只是找了一些沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)或者根本不懂管理流程的人員，這樣就會(huì)因?yàn)橛萌瞬划?dāng)而使檔案的有效管理受到極大程度的制約。其次就是檔案人員對(duì)管理工作缺乏耐心和責(zé)任心，對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)淡薄，不認(rèn)真管理自己的工作，或者就是檔案管理人員經(jīng)常更換，交接工作沒(méi)有很好的完成，進(jìn)而就導(dǎo)致檔案工作被延遲。三是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不均衡、技術(shù)達(dá)不到業(yè)務(wù)要求。每個(gè)人所管理的方式不統(tǒng)一，一人一個(gè)版本，甚至達(dá)不到業(yè)務(wù)要求，致使檔案信息混亂不堪，沒(méi)有條理。

3加強(qiáng)干部人事檔案的管理和開(kāi)發(fā)

3.1進(jìn)一步完善干部人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先要完善干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，相關(guān)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要嚴(yán)肅把控，時(shí)刻監(jiān)督任務(wù)的進(jìn)程。工作人員要做到認(rèn)真勤奮，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展，要重視自己的工作，負(fù)責(zé)自己的工作。其次，建立專項(xiàng)基金，購(gòu)置管理檔案文件所需要的設(shè)備，貫徹國(guó)家檔案局、中共中央組織部的政策要求，做好檔案相關(guān)的保護(hù)措施。

3.2進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案的收集、整理

干部人事檔案的分門(mén)別類、保護(hù)整頓工作，就是通過(guò)一系列的途徑將雜亂、無(wú)序的人事檔案收集在一起，制作成檔案卷宗的過(guò)程。檔案的收集整頓工作及其管理工作需同時(shí)進(jìn)行，且該過(guò)程是具有耗時(shí)、復(fù)雜、繁瑣等特征，這就需要工作人員具備細(xì)心、責(zé)任感強(qiáng)和耐心等優(yōu)良品質(zhì)。干部人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)工作就是干部人事檔案的整理，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。在整理的過(guò)程當(dāng)中，檔案材料要層次分明，邏輯清晰，井然有序，裝訂科學(xué)合理，以方便查閱。

3.3加快檔案工作的信息化進(jìn)程，提高工作效率

干部人事檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化是未來(lái)的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的一個(gè)最終結(jié)果。我們將引入互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案實(shí)時(shí)在線編輯與管理。采用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)設(shè)備將干部人事檔案相關(guān)信息整理輸入信息化管理系統(tǒng)，就可以有效地提高檔案的檢索、收錄、統(tǒng)計(jì)、分析等工作中的效率。

4總結(jié)

因此，人事檔案的管理與開(kāi)發(fā)必須引起各部門(mén)的重視，管理規(guī)則必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，要摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，立足于加快檔案工作的信息化進(jìn)程，以便發(fā)揮干部人事檔案信息的功用，才能夠挖掘出能為國(guó)家建設(shè)的優(yōu)秀人才，從而提高人事工作的質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，國(guó)家科學(xué)發(fā)展。endprint