大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策研究

陳南

摘要：大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，檔案信息資源也不例外，對(duì)數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、挖掘，成為現(xiàn)代檔案管理工作的難點(diǎn)，如何提高檔案管理水平成為當(dāng)前檔案管理部門(mén)重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，并詳細(xì)闡述了提高檔案管理水平的解決方案和措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，人類(lèi)對(duì)信息的處理速度呈幾何級(jí)數(shù)式增加，不斷突破新技術(shù)。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)在日常生活和工作中的運(yùn)用，社會(huì)數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，衍生出了巨大的數(shù)據(jù)量，迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征

業(yè)界將大數(shù)據(jù)的本質(zhì)定義為：互聯(lián)網(wǎng)中用于數(shù)據(jù)交流和信息傳遞的海量數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中可以被自動(dòng)記錄，可以在收集后用來(lái)分析、處理、管理、引用，從而提供更全面的資訊?？梢?jiàn)，大數(shù)據(jù)是隨著數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)類(lèi)型激增而衍生出來(lái)的，它不但包括海量數(shù)據(jù)采集，還包括對(duì)數(shù)據(jù)的處理和分析。大數(shù)據(jù)時(shí)代呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類(lèi)型多、價(jià)值密度低、時(shí)效速度快等特點(diǎn)，各類(lèi)結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)采集、處理、傳播的效率都實(shí)現(xiàn)了極大提高。

大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)分析成為信息處理的主流模式。對(duì)于檔案工作而言，檔案信息數(shù)據(jù)的采集和儲(chǔ)存是重點(diǎn)也是難點(diǎn)，檔案管理必須積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息處理速度、能力、準(zhǔn)確性等的需要。

2檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)面臨的問(wèn)題

1、管理技術(shù)與觀念較為落后

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理觀念提出了新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)以紙質(zhì)為主的實(shí)體檔案進(jìn)行手工整理、編目、存儲(chǔ)、管理等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理將在云平臺(tái)上建設(shè)檔案云存儲(chǔ)系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)各類(lèi)有價(jià)值的信息進(jìn)行整合和挖掘，為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各部門(mén)的決策提供參考和支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。

2、管理服務(wù)手段落后

檔案信息資源的保存和管理歸根結(jié)底是為了服務(wù)用戶(hù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息資源的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨大變化。怎樣對(duì)異構(gòu)的海量信息資源進(jìn)行管理，監(jiān)控電子檔案的生成，怎樣實(shí)現(xiàn)深度挖掘，編研非結(jié)構(gòu)化的檔案信息資源，怎樣保障檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性和安全可靠性，并快速檢索有價(jià)值的信息，都是檔案管理服務(wù)必須面對(duì)的問(wèn)題。

3、設(shè)備設(shè)施落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源收集將檔案資料由物理歸檔變成了實(shí)時(shí)邏輯歸檔，檔案整理也由傳統(tǒng)階段的手工整理轉(zhuǎn)變?yōu)槔迷破脚_(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和分析。檔案用戶(hù)已不滿(mǎn)足于單純的數(shù)據(jù)或文件利用，而更希望能夠獲得數(shù)據(jù)背后的信息及其蘊(yùn)藏的知識(shí)，檔案利用服務(wù)需由提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。這些都需要優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備設(shè)施作為支撐，尤其是大數(shù)據(jù)背景下，優(yōu)質(zhì)的信息查詢(xún)與輸出終端則顯得尤為重要。但是，目前絕大部分檔案館現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)還無(wú)法滿(mǎn)足這種需求。

4、信息內(nèi)容混亂

大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案館提供了極為便利的信息收集、存儲(chǔ)和輸出的技術(shù)手段與管理平臺(tái)。但是，許多問(wèn)題卻因?yàn)樾畔⒈憬荻兊酶鼮橥癸@，其中最重要的就是信息異構(gòu)難以融合統(tǒng)一，多種口徑和渠道獲取的信息無(wú)法兼容與統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間存在差異。

5、檔案安全性匱乏

大數(shù)據(jù)應(yīng)用在檔案信息資源管理中時(shí)，處理的數(shù)據(jù)庫(kù)必須是開(kāi)放的，因此檔案信息的保密和安全面臨著巨大的挑戰(zhàn)。信息資源的安全體系是信息資源共享平臺(tái)的保障部分，因此，在進(jìn)行檔案資源貢獻(xiàn)的同時(shí)，要提高計(jì)算機(jī)的防控技術(shù)，提高數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)提高檔案安全意識(shí)，制定策略和法律法規(guī)，才能更好地保障資源體系的安全穩(wěn)定和服務(wù)體系的正常應(yīng)用。

3大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理水平的對(duì)策

1、突破檔案管理思維

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作更強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)的完整性、混雜性、多樣性。這就要求檔案館工作人員重視原始檔案數(shù)據(jù)的獲取和利用，關(guān)注其潛在價(jià)值。

檔案館要實(shí)現(xiàn)從供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的觀念轉(zhuǎn)變，以用戶(hù)利用需求的多元化為契機(jī)，努力促進(jìn)檔案由藏向用的轉(zhuǎn)變，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)思想，對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)信息的潛在價(jià)值進(jìn)行挖掘，并針對(duì)用戶(hù)需求提供個(gè)性化的利用服務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案精品化、多元化、個(gè)性化的更深層次服務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

2、加強(qiáng)檔案資源庫(kù)建設(shè)

將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理是檔案資源庫(kù)建設(shè)的前提，在處理過(guò)程中要根據(jù)重要程度和利用率逐步實(shí)現(xiàn)所有檔案資源的數(shù)字化，對(duì)已經(jīng)數(shù)字化處理的檔案材料不但要保證掃描后的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，還要確保其法律效力。

當(dāng)然，大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容寬泛、復(fù)雜，檔案界依靠自身開(kāi)發(fā)利用大數(shù)據(jù)檔案存在收集大數(shù)據(jù)能力差、分析大數(shù)據(jù)能力弱，但是檔案機(jī)構(gòu)具有整合資源能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，可與專(zhuān)門(mén)進(jìn)行大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)公司合作開(kāi)發(fā)適合檔案行業(yè)特點(diǎn)的具有大數(shù)據(jù)分析功能的分析設(shè)備和工具。

3、整合信息資源，提高數(shù)字化程度

大數(shù)據(jù)背景下，檔案館應(yīng)當(dāng)加快以各種形式存在的檔案信息資源的數(shù)字化速度，整合海量信息資源，建立跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的開(kāi)放、協(xié)同、互動(dòng)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)架構(gòu)，使信息以網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的形式存在，用戶(hù)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得相關(guān)信息，極大地提高信息檢索獲取效率。

目前國(guó)家已經(jīng)建立了全國(guó)開(kāi)放的檔案信息資源共享平臺(tái)，通過(guò)與各級(jí)檔案館已有的開(kāi)放平臺(tái)連接，信息資源共享平臺(tái)應(yīng)盡快放入數(shù)據(jù)庫(kù)或局域網(wǎng)提供內(nèi)部利用。

4、改進(jìn)硬件，推動(dòng)服務(wù)設(shè)施升級(jí)

檔案館的信息化建設(shè)必須有良好的硬件設(shè)施作為物質(zhì)保障，大數(shù)據(jù)時(shí)代的用戶(hù)對(duì)于檔案館信息檢索與輸出等物理技術(shù)服務(wù)的需求高，尤其要有先進(jìn)的硬件設(shè)施做支撐，因此，設(shè)置先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和多媒體服務(wù)設(shè)備，改善硬件設(shè)施，升級(jí)各項(xiàng)媒體查詢(xún)終端的性能是檔案館的信息化建設(shè)的一項(xiàng)硬性要求。

5、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，借鑒和采用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，制定或修訂各類(lèi)適合我國(guó)檔案管理，同時(shí)與國(guó)內(nèi)外圖書(shū)情報(bào)標(biāo)準(zhǔn)相一致的具體標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一規(guī)范，完善數(shù)據(jù)管理體系，規(guī)范各種數(shù)據(jù)服務(wù)行為，以便信息互換和共享。對(duì)于由單位和個(gè)人產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行即時(shí)性、規(guī)范化處理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)確定數(shù)據(jù)類(lèi)型和傳輸程序，細(xì)化數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提高檔案使用效率。

6、建立健全相關(guān)法規(guī)制度

大量檔案數(shù)據(jù)是否能夠?qū)ν忾_(kāi)放和利用，是大數(shù)據(jù)檔案信息整合的基礎(chǔ)。因此要制定相關(guān)政策法規(guī)，在考慮國(guó)家安全、個(gè)人隱私、企業(yè)合法利益的前提下，盡可能多地共享數(shù)據(jù)，提供高效的檔案服務(wù)。

不同地方的檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，建立健全大數(shù)據(jù)檔案信息準(zhǔn)入機(jī)制，使相關(guān)管理人員明確準(zhǔn)入信息的重要性，重視對(duì)信息可用性的確定。同時(shí)，依據(jù)規(guī)章制度對(duì)管理者進(jìn)行詳細(xì)的責(zé)任分工與管理，加強(qiáng)管理者的責(zé)任心及數(shù)據(jù)保護(hù)。

檔案管理部門(mén)要建立健全安全管理機(jī)制，對(duì)檔案管理安全系統(tǒng)定期升級(jí)，保證數(shù)據(jù)安全的有效保護(hù)，同時(shí)定期進(jìn)行有關(guān)保密技術(shù)的更新，制定完善的信息安全保障方案，充分利用各類(lèi)安全技術(shù)，有效防御黑客或者不法分子的非法侵入。

7、人才隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作涉及到多學(xué)科、多領(lǐng)域、多技術(shù)。檔案管理人員不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積累，還需要在熟悉館藏、有扎實(shí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等知識(shí)有較為專(zhuān)業(yè)的掌握，有一定的數(shù)據(jù)采集、整理、分析等綜合能力。特別是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，其規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理、維護(hù)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)。endprint