電子商務(wù)檔案管理智能化解析

倪小勤

摘要：電子商務(wù)檔案指的是在電子商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，由各個(gè)需要保存的經(jīng)濟(jì)主體所構(gòu)成，電子商務(wù)檔案作為原始記錄的一種，相比其他紙質(zhì)檔案，具有更鮮明的特征。首先具有紙質(zhì)檔案沒(méi)有的虛擬性，其次，還有繼承性、復(fù)雜性等數(shù)字化特征。筆者在下文就此展開(kāi)分析，充分闡述如何將電子商務(wù)檔案管理發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；檔案；管理；智能化；解析

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子商務(wù)時(shí)代已經(jīng)逐漸取代了過(guò)去的舊信息時(shí)代，科技的不斷進(jìn)步導(dǎo)致電子商務(wù)的檔案交流頻率日益增加，這使得人工記載的工作量大大增加。這就要求我們對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行管理智能化，減少人工用量，使電子商務(wù)工作更加智能化、科學(xué)化。利用智能化特征對(duì)電子商務(wù)檔案特征的信息進(jìn)行處理，方便人們了解和使用。

1電子商務(wù)檔案的簡(jiǎn)要介紹

1.1電子商務(wù)檔案的特征

電子商務(wù)檔案作為一種電子文檔，自身具有兩個(gè)很明顯的屬性特征，第一，檔案內(nèi)容特殊；第二，檔案形式復(fù)雜。檔案以電子商務(wù)為基本標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)程序設(shè)定形成一種特殊的電子文檔，所以?xún)?nèi)容具有很強(qiáng)的獨(dú)立性，但是正因?yàn)檫@樣，電子檔案的內(nèi)容很可能會(huì)被后來(lái)的讀者所篡改亦或是刪除，因此對(duì)電子商務(wù)檔案的保護(hù)也至關(guān)重要，否則對(duì)其原始的檔案就難以認(rèn)定，文檔的價(jià)值會(huì)大打折扣。

1.2電子商務(wù)檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

電子檔案與普通紙質(zhì)檔案本質(zhì)上有很大的差別。大體可分三個(gè)方面，第一個(gè)方面，傳輸速度不同。在網(wǎng)絡(luò)的幫助下，電子商務(wù)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理后，可以將電子檔案極快的傳輸出去，只要有計(jì)算機(jī)，就可以對(duì)文檔進(jìn)行相關(guān)的修改和處理。而紙質(zhì)檔案則相對(duì)落后，必須要使用傳統(tǒng)的傳輸方式，如郵政寄件，快遞派送等方式。傳輸較慢，傳輸方式較為復(fù)雜；第二個(gè)方面，直觀(guān)性不同。紙質(zhì)文檔相對(duì)較為直觀(guān)，相關(guān)內(nèi)容一覽無(wú)余。而電子商務(wù)檔案則必須借助計(jì)算機(jī)才能使用和觀(guān)察，對(duì)使用環(huán)境有一定的要求；第三個(gè)方面，在儲(chǔ)存方式上有本質(zhì)性的不同。紙質(zhì)檔案依存于紙張之上，隨著時(shí)間的推移，檔案很有可能遭到破壞甚至遺失，而電子檔案則使用數(shù)字信號(hào)進(jìn)行儲(chǔ)存，只要中樞系統(tǒng)不遭到破壞，電子商務(wù)文檔就可以近乎永久的保存下去。而兩者的存儲(chǔ)空間也有很大的不同，紙質(zhì)文檔需要大量的紙張來(lái)記載，而大量的紙張必須要用一定的空間來(lái)存放，相對(duì)占用的資源較多。但是電子文檔就不同于紙質(zhì)文檔嗎，僅僅需要一部計(jì)算機(jī)，甚至是一個(gè)小小的固定硬盤(pán)就可以完成對(duì)文檔的存儲(chǔ)工作。

1.3電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性

電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案也有一定的復(fù)雜性。其中主要涵蓋于以下三點(diǎn)：第一點(diǎn)，一些檔案的管理人員思想不夠先進(jìn)，跟不上電子商務(wù)時(shí)代的步伐，不能夠完美接受新興事物的發(fā)展，會(huì)認(rèn)為只有紙質(zhì)檔案才應(yīng)該被認(rèn)真歸檔存放，而對(duì)電子商務(wù)檔案就隨意存放，導(dǎo)致日后使用時(shí)難度會(huì)大大增加；第二點(diǎn)，管理人員存在抵觸心理。一些管理人員在存檔時(shí)懼怕電子商務(wù)檔案會(huì)給自己的工作增大難度，所以在對(duì)電子商務(wù)檔案管理的過(guò)程中，不能夠積極上進(jìn)，態(tài)度消極；第三點(diǎn)，一些檔案管理人員的技術(shù)水平不到位，不具備熟練操作計(jì)算機(jī)的能力，所以在管理電子商務(wù)檔案的工作中，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行正確的操作，使得檔案管理任務(wù)無(wú)法順利展開(kāi)

2智能化的電子商務(wù)檔案發(fā)展趨勢(shì)

2.1智能化檔案的信息儲(chǔ)存

隨著科技日益發(fā)展，信息儲(chǔ)存工作也在向智能化發(fā)展。電子檔案必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)的使用才能被相關(guān)系統(tǒng)所認(rèn)知，并且儲(chǔ)存。所以在對(duì)電子上午檔案進(jìn)行智能化處理的時(shí)候，必須要首先對(duì)所使用的計(jì)算機(jī)有基本的了解，并且具有基本的掌控能力。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠智能化運(yùn)行相關(guān)的存儲(chǔ)軟件，并且，計(jì)算機(jī)內(nèi)部自帶相應(yīng)的操作系統(tǒng)可以對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行主流操作。計(jì)算機(jī)還可以將各個(gè)電子管理設(shè)備有效的連接起來(lái)，保證檔案的安全，同時(shí)還可以對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行傳輸和管理。這不僅要求計(jì)算機(jī)的性能要好，還需要計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)不能落后。時(shí)刻更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)的智能化水平和存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)刻保持先進(jìn)水平，提高電子商務(wù)檔案的可用性和智能化存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性。

2.2智能化信息的檢索

現(xiàn)如今，電子商務(wù)時(shí)代的快速發(fā)展，很可能使電子商務(wù)檔案的智能化信息檢索技術(shù)成為未來(lái)幾十年內(nèi)的主流發(fā)展趨勢(shì)，目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的智能化水平隨著電子商務(wù)時(shí)代的蓬勃發(fā)展而相應(yīng)的水漲船高。在一方面業(yè)提高了智能化信息檢索的水平。電子商務(wù)檔案的信息具有多重的存儲(chǔ)形式，不僅有數(shù)字、文字等多種形式的智能信息，還包括聲音、圖像、視頻等更加直觀(guān)地信息。而這些存儲(chǔ)的信息，一部分是使用本地設(shè)備進(jìn)行信息儲(chǔ)存，另一部分可能是傳輸之后通過(guò)異地設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)；還有一部份信息是進(jìn)行加密，另一些可能未進(jìn)行加密。這些都是信息智能化的具體體現(xiàn)。所以實(shí)現(xiàn)智能化信息的檢索對(duì)于電子商務(wù)的檔案管理工作有著極其重要的意義。

2.3智能化檔案的應(yīng)用

由于電子商務(wù)檔案中的信息可以為企業(yè)提供商業(yè)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策劃等幫助，并且具有幫助梳理客戶(hù)關(guān)系，協(xié)助管理相關(guān)信息的作用。所以，科學(xué)、合理地使用電子商務(wù)檔案的信息，是企業(yè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)保證。目前，如何將電子商務(wù)檔案進(jìn)行智能化已經(jīng)成為業(yè)內(nèi)人士的主要研究命題之一，在未來(lái)的幾十年內(nèi)，都會(huì)是研究課題的主流。

3智能化在電子商務(wù)檔案中的體現(xiàn)

3.1客戶(hù)關(guān)系管理的智能化

作為電子商務(wù)檔案的重要組成部分，客戶(hù)檔案在文檔中顯得極其重要。在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的工作時(shí)，電子商務(wù)將以一種全新的交流方式亮相于商家和客戶(hù)之間。為兩者提供更方便、更快捷的交流。這就要求管理者具有較為新潮的管理方式，首先需要建立“一切以客戶(hù)為中心的”主要原則，一切以客戶(hù)的要求為主，通過(guò)智能化管理，提高公司內(nèi)部員工的忠誠(chéng)度，增加企業(yè)的營(yíng)業(yè)效率和純盈利。通過(guò)對(duì)客戶(hù)關(guān)系管理的智能化，全方面加強(qiáng)企業(yè)與客戶(hù)之間的聯(lián)系，更容易分析客戶(hù)的實(shí)際需求，給客戶(hù)他們真正所需要的。這樣做不僅可以減少不必要的開(kāi)支，還可以留住客戶(hù)，使客戶(hù)成為該企業(yè)的忠實(shí)用戶(hù)。通過(guò)研究相關(guān)產(chǎn)品市場(chǎng)、拓寬該企業(yè)潛在的利潤(rùn)空間、改善企業(yè)的管理漏洞、提高企業(yè)生產(chǎn)物品在該行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力、提升自身管理能力等方式，可以吸引更多的優(yōu)質(zhì)客戶(hù)，從而達(dá)到提高企業(yè)利潤(rùn)水平的最終目的。而做到這一系列成果的基本要求，就是完全實(shí)現(xiàn)智能化的客戶(hù)關(guān)系管離理，開(kāi)發(fā)智能化的客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)。智能化的數(shù)據(jù)庫(kù)是所有其他技術(shù)的基礎(chǔ)。

3.2智能化的營(yíng)銷(xiāo)策略

通過(guò)對(duì)營(yíng)銷(xiāo)策略的智能化，可以初步實(shí)現(xiàn)智能化企業(yè)。通過(guò)制定這一策略，企業(yè)可以更加全面的分析市場(chǎng)信息，制定高效的營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，改善自己的營(yíng)銷(xiāo)漏洞，從而優(yōu)化服務(wù)，協(xié)調(diào)產(chǎn)品與銷(xiāo)售之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)管理目標(biāo)。

4總結(jié)

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展和電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，智能化的電子商務(wù)已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠?。它不僅可以分析客戶(hù)數(shù)據(jù)、提供各種分析報(bào)告，還可以改善服務(wù)質(zhì)量，增加客戶(hù)的滿(mǎn)意度。為企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目提供決策性信息。在未來(lái)，電子商務(wù)檔案管理的智能化還將發(fā)揮更大的作用。endprint