學(xué)校圖書館過刊管理中的問題與解決措施

孫文韜

摘 要：近年來，隨著連續(xù)出版物發(fā)行量的不斷提高，過刊所蘊(yùn)藏的信息資源比現(xiàn)刊更加豐富。它既是學(xué)校師生信息資料查閱的原始載體，更是學(xué)校教學(xué)研究工作的重要文獻(xiàn)信息源，學(xué)校圖書館對(duì)此應(yīng)該給予高度重視，不斷提高過刊的科學(xué)管理水平，使其再次成為有效的教學(xué)、科研信息資源。基于此，本文就學(xué)校圖書館過刊管理方面的相關(guān)內(nèi)容展開系統(tǒng)研究，著重分析了學(xué)校圖書館過刊管理過程中普遍存在的一些問題，并有針對(duì)性地提出了相關(guān)解決措施，以期對(duì)進(jìn)一步提高過刊管理的科學(xué)化、合理化有所幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)校圖書館；過刊管理；問題

一、引言

當(dāng)前，在許多學(xué)校的圖書館內(nèi)都會(huì)存放著近一年來的期刊雜志，等到學(xué)年結(jié)束后，往往就會(huì)把這些期刊劃分成過刊。由于普遍認(rèn)為它們的利用價(jià)值不高，有的圖書館甚至?xí)哑洚?dāng)作廢品處理，這種情況在很大程度上其實(shí)是對(duì)過刊資源的一種嚴(yán)重浪費(fèi)。有些學(xué)校的圖書館雖然認(rèn)識(shí)到過刊的重要性，但在實(shí)際管理中，由于受到多方面因素的制約，經(jīng)常會(huì)影響到過刊管理的工作進(jìn)程，導(dǎo)致過刊不能夠被很好地利用。因此，如何最大限度地發(fā)揮過往期刊應(yīng)有的作用，進(jìn)一步提高過刊管理水平，成為亟待解決的問題。

二、學(xué)校圖書館過刊管理中存在的問題

（一）缺刊和錯(cuò)刊現(xiàn)象

圖書館在收集、整理過刊的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)期刊缺失的情況，出現(xiàn)這種情況的原因往往是多方面的，比如借閱的讀者尚未歸還、缺刊還未入庫(kù)、夾在其他書架中等。對(duì)此，如果都進(jìn)行補(bǔ)刊的話，難免會(huì)延長(zhǎng)期刊的裝訂周期，進(jìn)而導(dǎo)致過刊不能及時(shí)上架供讀者借閱使用，但是如果放任不管或缺刊過多的話，又會(huì)影響到已裝訂過刊的完整性，所以這兩個(gè)問題都要處理好。另外，在過刊整理過程中，還會(huì)發(fā)生錯(cuò)刊的情況，比如在已經(jīng)裝訂好的過刊中發(fā)現(xiàn)存在印刷錯(cuò)誤或者由于整理的不夠仔細(xì)，導(dǎo)致年份混亂的現(xiàn)象，這些情況都會(huì)時(shí)有發(fā)生，對(duì)此也應(yīng)引起高度重視。

（二）過刊利用率低

一般來說，過刊的利用率都比較低，這主要是因?yàn)槟壳坝幸恍└咝５膱D書館規(guī)定過刊資料只能在館內(nèi)查閱，這樣一來就在很大程度上限制了過刊資源的流通，進(jìn)而影響其利用率。另一個(gè)原因是由于許多讀者對(duì)于過刊的認(rèn)識(shí)不夠科學(xué)，片面地認(rèn)為所謂過刊就是過了時(shí)效性的期刊，已沒有閱讀價(jià)值和使用意義，再加上圖書館也沒有對(duì)過刊進(jìn)行過宣傳，這就導(dǎo)致許多人對(duì)過刊不理不睬，埋沒了過刊應(yīng)有的價(jià)值。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)逐漸普及，文獻(xiàn)資源的形式也越來越多樣化，數(shù)字化期刊也越來越多，高校圖書館對(duì)這些數(shù)字化期刊的重視程度和訂購(gòu)比重不斷提升，這也在一定程度上影響了紙質(zhì)文獻(xiàn)的需求量。由于互聯(lián)網(wǎng)具有資源豐富、內(nèi)容具體、信息量大、涉及范圍廣、時(shí)效性強(qiáng)和容易掌握等特點(diǎn)，許多年輕讀者甚至上了年紀(jì)的老年人都會(huì)被其深深吸引，人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)找到自己所需要的文獻(xiàn)資源，既快捷又方便，不僅節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)也能節(jié)約不少成本。因此，如果圖書館在今后的過刊資源利用上仍然只是傳統(tǒng)的閱讀、復(fù)印，不進(jìn)行二次、三次文獻(xiàn)的開放，這樣下去的結(jié)果只能讓讀者對(duì)其更加不感興趣，最終導(dǎo)致過刊資源浪費(fèi)。

（三）過刊裝訂時(shí)間過長(zhǎng)

在正常情況下，過刊裝訂的周期基本是一個(gè)學(xué)年或者一個(gè)學(xué)期不等，而將現(xiàn)刊下架，再裝訂成過刊后，方才進(jìn)入一個(gè)新的管理模式。然而每到期刊下架裝訂時(shí)期，卻又恰好都是現(xiàn)刊需求的高峰期，因?yàn)槊康竭@時(shí)，往往正是教師科研任務(wù)最緊迫的時(shí)候，也是一年一度畢業(yè)生撰寫論文的時(shí)期，在這一時(shí)間段內(nèi)，無論教師還是學(xué)生都急需要去圖書館查閱資料，特別是臨近年底的現(xiàn)刊。這些期刊雖然時(shí)間不長(zhǎng)，但是只要一跨年就會(huì)成為過刊，如果過刊裝訂的時(shí)間周期過長(zhǎng)，等到裝訂完畢再返館時(shí)，這些期刊的原有信息價(jià)值就會(huì)有所降低，甚至已失去使用意義。

三、提高學(xué)校圖書館過刊管理的有效措施

（一）進(jìn)一步提高過刊信息檢索能力水平

隨著科技水平的不斷提高，高校圖書館管理工作中也逐漸實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、信息化，然而在對(duì)過刊進(jìn)行管理的過程中，還普遍存在重視程度不高、經(jīng)費(fèi)及技術(shù)投入不足等問題。信息檢索是圖書館管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檢索的目的是滿足師生對(duì)文獻(xiàn)資源的需求，通過檢索，可以很快知道過刊的具體所在位置，這樣一來可以方便查找，節(jié)省時(shí)間。但由于目前一些圖書館個(gè)別工作人員并未充分認(rèn)識(shí)到過刊的重要性，所以對(duì)有關(guān)過刊的一些信息并沒有完整地錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，這就導(dǎo)致師生在檢索文獻(xiàn)時(shí)，有時(shí)候很難找到甚至是找不到自己真正需要的內(nèi)容。為了解決這一問題，學(xué)校圖書館要切實(shí)做好有關(guān)過刊信息檢索的配套工作。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的有關(guān)培訓(xùn)，使其在思想上深刻認(rèn)識(shí)到過刊同樣具有學(xué)術(shù)價(jià)值和使用價(jià)值，在進(jìn)行過刊后期檢索信息錄入時(shí)要高度重視，確保所錄入的檢索信息準(zhǔn)確、完整、全面。另一方面，對(duì)現(xiàn)刊的相關(guān)工作人員也應(yīng)提出更高的要求，強(qiáng)調(diào)在對(duì)期刊入館進(jìn)行簽到登記時(shí)就應(yīng)做好相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入工作，這樣才能在新刊成為過刊的時(shí)候，再進(jìn)行新的錄入可以更加方便、準(zhǔn)確。學(xué)校圖書館的全體工作人員應(yīng)該時(shí)刻牢記，只有保證數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性和準(zhǔn)確性，才能使師生在第一時(shí)間查找到滿足要求的、有價(jià)值的資源，為廣大師生和讀者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是學(xué)校圖書館的根本所在。

（二）為過刊設(shè)置獨(dú)立的書架及過刊管理部

每年的學(xué)生臨近畢業(yè)，都要寫畢業(yè)論文，這時(shí)候就需要到圖書館去查閱資料。隨著每年新期刊的不斷增加，過刊陸續(xù)下架，但是有一些過刊恰好是一些學(xué)生所需要的資源，為了讓他們能夠快速地找到所需資源，加強(qiáng)對(duì)過刊的合理管理非常重要。為了滿足這一需求，圖書館內(nèi)部應(yīng)該為過刊設(shè)置單獨(dú)的書架、期刊閱覽室和過刊管理部，并配備專門人員對(duì)過刊進(jìn)行分類整理，并做好文獻(xiàn)索引相關(guān)工作，做好時(shí)間期刊分類號(hào)等，只有這樣，師生在查找所需過刊時(shí)才能更加方便快捷，既減少了閱讀者查找資料的時(shí)間，也可以更好地提高過刊的利用率。

（三）縮短過刊裝訂時(shí)間使其盡早上架

期刊裝訂時(shí)間應(yīng)爭(zhēng)取在現(xiàn)刊下架后的1-2個(gè)月內(nèi)全部裝訂結(jié)束，并盡快做好過刊分編、典藏、入庫(kù)和上架等工作。為使臨近年末的現(xiàn)刊信息資源能得到充分有效的利用，并使期刊及時(shí)編目典藏入庫(kù)而不致積壓，現(xiàn)刊下架最好分兩個(gè)時(shí)間段進(jìn)行，即每年放寒假前一周或12月最后一周內(nèi)下架1-6月份的現(xiàn)刊，7-12月份的現(xiàn)刊于次年放暑假前一周內(nèi)下架完畢。同時(shí)，保證現(xiàn)刊的連續(xù)性和完整性對(duì)于過刊的及時(shí)裝訂尤為重要，負(fù)責(zé)現(xiàn)刊訂購(gòu)及簽到的管理人員應(yīng)在每個(gè)月末及時(shí)地對(duì)缺期的現(xiàn)刊進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和催詢補(bǔ)缺工作，讓期刊及時(shí)盡早到館，以確保下架期刊的裝訂工作能夠順利進(jìn)行。

（四）積極開展期刊利用率統(tǒng)計(jì)及讀者調(diào)查工作

許多學(xué)校圖書館在開展新一年期刊征訂工作時(shí)，并未對(duì)本年度期刊的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和梳理，往往只是簡(jiǎn)單延續(xù)上一年度的期刊訂購(gòu)計(jì)劃或者增添個(gè)別新期刊，殊不知許多現(xiàn)有期刊已無法滿足師生需求，利用率較低。因此，學(xué)校圖書館應(yīng)定期對(duì)現(xiàn)有期刊的利用率進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)和分析，積極組織開展讀者調(diào)查，特別是針對(duì)師生的期刊使用開展調(diào)查工作。根據(jù)數(shù)據(jù)分析和調(diào)查結(jié)果，一方面可以及時(shí)停掉一些與學(xué)校學(xué)科建設(shè)無關(guān)或聯(lián)系不夠緊密、利用率不高的期刊，既可以在一定程度上節(jié)約成本，也可以將這部分經(jīng)費(fèi)用于圖書館其他方面的建設(shè)。另一方面也可以據(jù)此減少一些后期利用不太多的期刊送裝，從而優(yōu)化送裝期刊的質(zhì)量和數(shù)量，進(jìn)一步縮短過刊裝訂時(shí)間。

四、結(jié)語

學(xué)校圖書館過刊資源具有教學(xué)科研、資源建設(shè)、傳遞情報(bào)等多重功能，做好過刊管理工作，對(duì)于圖書館資源建設(shè)具有重要意義。因此，為了確保過刊可以在最大程度上得到利用，創(chuàng)造價(jià)值，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)過刊的管理。學(xué)校不僅要對(duì)現(xiàn)有圖書館管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，更要善于招納一些具有圖書館相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)且專業(yè)知識(shí)豐富的工作人員，使其在對(duì)過往期刊進(jìn)行處理的過程中，能夠根據(jù)每本期刊的專業(yè)類別、重要程度、學(xué)術(shù)價(jià)值和讀者利用率等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類及存放，同時(shí)不斷更新管理措施，使過刊的管理工作能夠順利有序完成，進(jìn)而保證每一本過刊都能得到合理利用，發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

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