王婷婷 田海燕

【摘要】本文從現(xiàn)代化信息檔案管理的本質(zhì)入手，從而入手分析目前高中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理中存在的不足和缺陷，針對(duì)這些問題做出優(yōu)化方案，使得普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理更加完善健全，從而減輕學(xué)校的數(shù)據(jù)繁雜壓力。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;建立健全;電子文字;壽命

學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一直存在的，是能夠加強(qiáng)管理，提高學(xué)校水平的一項(xiàng)重要工作，是學(xué)校管理的重要組成部分，到目前為止，學(xué)生學(xué)籍檔案管理始終受到學(xué)生的重視。同樣的，隨著科技的進(jìn)步，學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理現(xiàn)代化的使用只不過是時(shí)間問題。為了能夠先人一步，有效規(guī)避現(xiàn)有學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化存在的問題，所以要對(duì)普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理進(jìn)行分析，并尋求對(duì)策從而完善和提升。

一、學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的重要性

無(wú)論什么學(xué)生，在求學(xué)途中都會(huì)留存痕跡，這種痕跡就是數(shù)據(jù)。隨著時(shí)間和人為的變化，這些數(shù)據(jù)就會(huì)成為學(xué)生在學(xué)校發(fā)展的借鑒數(shù)據(jù)，為社會(huì)人才需求提供強(qiáng)力分析依據(jù)。同時(shí)不同的數(shù)據(jù)會(huì)作用到不同用人單位的各個(gè)運(yùn)行部位，如果學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)得不到好的保存與管理，這樣的后果就是，學(xué)校、社會(huì)在發(fā)展過程中只能主觀進(jìn)行，走一步算一步。而這些過往學(xué)生數(shù)據(jù)所有的都有一個(gè)總稱——學(xué)生學(xué)籍檔案，檔案的定義很廣闊，它包括：數(shù)據(jù)，學(xué)校人員管理，學(xué)校學(xué)生管理等等。甚至嚴(yán)格來說，整個(gè)學(xué)校就是一個(gè)大的檔案。無(wú)論是什么檔案，在學(xué)校發(fā)展過程中都會(huì)或多或少給學(xué)校帶來影響。其中，最重要的就是學(xué)生學(xué)籍檔案，因?yàn)椋撬辛鲃?dòng)數(shù)據(jù)的基本。

為了能夠減輕學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的壓力，現(xiàn)在就只有著眼于檔案數(shù)據(jù)本身，從學(xué)籍檔案本質(zhì)入手。就相當(dāng)于冬天雪里加鹽能促進(jìn)其融化速度一樣，現(xiàn)在就可以對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案進(jìn)行改變。同時(shí)這也是唯一的方法，能夠快速見效的方法。首先要分析紙質(zhì)檔案在現(xiàn)在快速發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)中存在的缺點(diǎn)：

首先，紙質(zhì)檔案易于損壞，而且損壞往往是多重的，它不僅僅局限于檔案管理表面上，有的甚至連數(shù)據(jù)都能輕易改變，這就導(dǎo)致檔案后續(xù)數(shù)據(jù)發(fā)生巨大變化，對(duì)學(xué)校、學(xué)生的發(fā)展不僅不能起到促進(jìn)作用，反而還會(huì)滋生貪污腐敗問題。這種常見的，比如新聞中報(bào)道部分不法分子鉆空子利用數(shù)據(jù)檔案來改變學(xué)生獲獎(jiǎng)、分?jǐn)?shù)數(shù)值一樣，這樣就限制了其他學(xué)生的發(fā)展。

其次，紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的擴(kuò)散和備份。這種紙質(zhì)檔案的被破壞還不僅僅局限在某一點(diǎn)，或者某一區(qū)域。而是全校性的，它的某一點(diǎn)被破壞后，可以說在全學(xué)校所有的檔案都會(huì)存在程度不一的破壞。很多紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng)，數(shù)據(jù)的提取就顯得很繁雜，無(wú)法短時(shí)間得出需要的數(shù)據(jù)和資料。當(dāng)然，紙質(zhì)檔案具有唯一性，一份檔案如果缺失就會(huì)出現(xiàn)空白。所以，為了避免這種情況的發(fā)生，就必須備份。但是備份數(shù)量工程龐大，并且不易保存。

所以，在這樣的情況下，學(xué)生學(xué)籍信息管理中，現(xiàn)代信息化檔案管理就顯得尤為重要。它不僅僅節(jié)省資源，還能因?yàn)槠洫?dú)特的可查性、備份容易、管理方便被學(xué)校、社會(huì)查詢，從而作為當(dāng)前普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主流方式。

學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)最主要的就是對(duì)于資源的節(jié)省，完全脫離了紙質(zhì)。同時(shí)，還有就是電子化檔案的內(nèi)存足夠，現(xiàn)在一臺(tái)電腦的儲(chǔ)存空間過于龐大，能夠容納學(xué)生的學(xué)籍檔案。當(dāng)然，還有檢索性，使得檔案數(shù)據(jù)更加容易查詢。

二、學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的缺點(diǎn)和改進(jìn)

（一）對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。在現(xiàn)階段，很多學(xué)校認(rèn)為學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)收集，不能給予充分的重視，不能了解學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性。這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)歸檔方式不夠健全，嚴(yán)重影響了學(xué)校對(duì)于學(xué)生管理水平的提升。改進(jìn)方式：增強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重視程度，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶頭，以身作則提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視，將檔案工作劃入檔案管理工作者的業(yè)績(jī)考察中，內(nèi)修外攘，不斷增加工作人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理重視性的認(rèn)識(shí)。

（二）安全意識(shí)不夠。在實(shí)際工作中，一些學(xué)校文書對(duì)于檔案安全保護(hù)管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈。隨著科技的發(fā)展、信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)上充斥著大量黑客。這些人以竊取他人資料、檔案來?yè)Q取利益，所以在安全強(qiáng)度不夠的條件下很容易被黑客得手，造成檔案流失（比如網(wǎng)上報(bào)道的假裝老師騙家長(zhǎng)血汗錢等等）。

為此，應(yīng)積極建立健全防火墻，領(lǐng)導(dǎo)做好審視工作，建立安全系統(tǒng)。對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的安全性進(jìn)行培訓(xùn)，以確立檔案安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文在研究對(duì)比學(xué)生學(xué)籍檔案管理中紙質(zhì)和電子版本的不同性能和實(shí)用性，以及學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的缺點(diǎn)和改進(jìn)措施。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)，在這方面要比別人更快一步。

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