王寰

摘 要：本文以航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件管理模式為研究對象，結(jié)合航天企業(yè)技術(shù)文件管理的多角度實(shí)踐，通過對比傳統(tǒng)文件管理流程與已經(jīng)實(shí)施的數(shù)字化管理手段，從紙質(zhì)文件數(shù)字化與文件管理流程數(shù)字化兩個(gè)方面，全面分析總結(jié)現(xiàn)有文件數(shù)字化管理模式及其優(yōu)勢，并提出今后文件數(shù)字化管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：航天產(chǎn)品；現(xiàn)行文件；數(shù)字化管理

中圖分類號：V423 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）06-0207-02

1 概念

1.1 航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件

航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件是航天企業(yè)在科研、生產(chǎn)及科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的技術(shù)文件，包括設(shè)計(jì)文件、工藝文件和研究試驗(yàn)文件。由于航天企業(yè)的特殊性，航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件既包含本單位產(chǎn)生的技術(shù)文件，又涵蓋大量的航天系統(tǒng)內(nèi)各單位間研制與生產(chǎn)的技術(shù)文件，以下簡稱“外來文件”。

1.2 數(shù)字化管理

本文探討的數(shù)字化管理包含兩個(gè)層面：

（1）紙質(zhì)文件數(shù)字化。紙質(zhì)文件數(shù)字化就是采用掃描儀或高拍儀等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在計(jì)算機(jī)，被文件管理系統(tǒng)識別的數(shù)字文本或圖像，使其既能保持原貌，又可通過計(jì)算機(jī)被檢索和獲取，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享和利用。數(shù)字化文件便于文件管理人員管理，更忠于文件的本質(zhì)屬性，利于提升信息資源的利用效率。

（2）文件管理流程數(shù)字化。數(shù)字化管理流程是指利用信息化手段，使電子文件（包含數(shù)字化后的文件）在創(chuàng)建、審批、綜合審查、異質(zhì)輸出、曬藍(lán)、借閱及銷毀全生命周期中實(shí)現(xiàn)無紙化。數(shù)字化的管理流程簡化了文件全生命周期中各節(jié)點(diǎn)的手續(xù)，提高了文件管理的準(zhǔn)確性與高效性。

2 紙質(zhì)文件數(shù)字化管理實(shí)踐

北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所整合多年來管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)文件檔案數(shù)字化發(fā)現(xiàn)趨勢，以外來文件為試點(diǎn)，已實(shí)施全過程無紙化管控。通過主管責(zé)任人全面承擔(dān)外來紙質(zhì)技術(shù)文件的接收審查、建立臺帳、數(shù)字化處理、發(fā)起電子審批流程、電子文件自動(dòng)推送、技術(shù)文件再利用等全過程管理，使外來紙質(zhì)技術(shù)文件管控實(shí)現(xiàn)審批流程無紙化和發(fā)放利用無紙化。較傳統(tǒng)的文件管理模式，外來紙質(zhì)技術(shù)文件管控在以下幾方面取得了突破：

2.1 減少文件流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，提高管理效率

傳統(tǒng)管理中的文件的流轉(zhuǎn)順序?yàn)橥鈦砑夹g(shù)文件接收者（信息中心）--型號文件管理人員（信息中心）--部門文件收發(fā)管理者（助理員）--文件使用者（設(shè)計(jì)師、工藝師隊(duì)伍等）。數(shù)字化管理中文件的流轉(zhuǎn)順序?yàn)橥鈦砑夹g(shù)文件接收者（信息中心）--文件使用者（設(shè)計(jì)師、工藝師隊(duì)伍等）。文件流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的減少，優(yōu)化了管理流程，避免了重復(fù)辦理交接手續(xù)、影響保密安全等問題，大大提高了管理效率。

2.2 簡化文件配套方式，降低人力和資源成本

傳統(tǒng)管理中，文件管理部門（信息中心）在收到外來技術(shù)文件后，根據(jù)文件分發(fā)要求，必須對文件進(jìn)行復(fù)印、曬藍(lán)等配套工作后再下發(fā)。文件使用者使用后將文件歸還文件管理部門，文件管理部門對文件辦理銷毀手續(xù)后，送保密處銷毀。數(shù)字化管理中，信息中心在收到外來技術(shù)文件后，將紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描或拍攝成電子文件，通過文件發(fā)放審批系統(tǒng)（文管通）的文件發(fā)放審批流程，將文件電子版發(fā)送到使用者辦公主頁。文件使用者可根據(jù)業(yè)務(wù)需要將該文件二次分發(fā)給相關(guān)人員，還可到文件管理部門借閱紙質(zhì)文件。數(shù)字化管控省略了復(fù)印、曬藍(lán)、催還、銷毀、再利用等環(huán)節(jié)中人力和資源成本，提高了工作效率的同時(shí)，提升了信息服務(wù)的質(zhì)量。

2.3 利用信息技術(shù)手段，創(chuàng)新數(shù)字化管控流程

傳統(tǒng)管理中，文件流轉(zhuǎn)全過程需各節(jié)點(diǎn)都要辦理交接手續(xù)，導(dǎo)致文件題名、型號、編號等諸多屬性信息反復(fù)抄錄，各屬性的電子信息也要手動(dòng)錄入文件管理系統(tǒng)（天鴻系統(tǒng)）。數(shù)字化管理中，通過對文件發(fā)放審批系統(tǒng)（文管通系統(tǒng)）與文件管理系統(tǒng)（天鴻系統(tǒng)）進(jìn)行信息技術(shù)改進(jìn)，只需文件接收者在發(fā)起電子文件發(fā)放審批環(huán)節(jié)，一次性錄入文件全部屬性信息，天鴻文件管理系統(tǒng)將自動(dòng)同步抓取審批單中的文件屬性信息，生成文件電子信息臺帳，并面向用戶開放。所內(nèi)用戶可通過登陸天鴻管理系統(tǒng)，查詢、借閱紙質(zhì)或電子文件。信息化手段的充分運(yùn)用，創(chuàng)新了文件數(shù)字化管控流程，實(shí)現(xiàn)了發(fā)放審批流程、電子實(shí)體、用戶查詢、文件利用、文件管理等全過程的數(shù)字化管控。

3 電子文件數(shù)字化管理模式創(chuàng)新

鑒于多家航天企業(yè)已應(yīng)用AVIDM文件管控系統(tǒng)，實(shí)施航天產(chǎn)品研試文件、設(shè)計(jì)文件從創(chuàng)建、審批、受控?zé)o紙化管理。北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所進(jìn)一步提升信息技術(shù)手段，通過文件受控系統(tǒng)（AVIDM系統(tǒng)）、文件管理系統(tǒng)（天鴻系統(tǒng)）、文件利用系統(tǒng)（文管通系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)集成，利用結(jié)構(gòu)化掛接手段，實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研試文件全生命周期的無紙化管理。

3.1 電子文件的全過程的數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的電子文件管理局限于文件管理者接收電子文件、輸出底圖、配套曬藍(lán)、紙質(zhì)換藍(lán)以及各環(huán)節(jié)間大量的紙質(zhì)臺帳。文件管理者始終兢兢業(yè)業(yè)，為確保所科研生產(chǎn)的順利進(jìn)行付出了辛勤的勞動(dòng)。而用戶的借閱流程也較為繁瑣：查詢借閱信息--提出借閱申請--完成審批流程--領(lǐng)取紙質(zhì)文件--接到換藍(lán)提醒--紙質(zhì)文件換藍(lán)。

在新時(shí)期文件檔案數(shù)字化的大背景下，我所信息技術(shù)人員通過提升信息化手段，實(shí)現(xiàn)天鴻文件管理系統(tǒng)與AVIDM文件受控系統(tǒng)的數(shù)字集成，取得電子文件無紙化管控的技術(shù)突破。文件管理者在天鴻文件管理系統(tǒng)中建立條目信息，在AVIDM結(jié)構(gòu)樹上識別對應(yīng)的電子文件實(shí)體，完成結(jié)構(gòu)化掛接。用戶可通過“借圖一卡通”文件借閱系統(tǒng)進(jìn)行查詢、電子審批、借閱電子文件。例如，用戶進(jìn)入所主頁“借圖一卡通”欄目，根據(jù)文件型號、階段等屬性查詢文件信息；選擇所借文件，發(fā)起“借閱審批”電子流程；經(jīng)電子流程各節(jié)點(diǎn)審批后，用戶即可在自己的審批單中瀏覽電子文件全文。如文件版本有更新，用戶會(huì)收到溫馨提示，以區(qū)別各電子文件所屬的技術(shù)狀態(tài)。電子文件利用避免了紙質(zhì)輸出、曬藍(lán)過程中的不可控誤差，簡化文件利用手續(xù)，縮短利用流程時(shí)間，節(jié)約異質(zhì)配套資源，提高各專業(yè)工作效率。

3.2 數(shù)字化管理流程的改進(jìn)

3.2.1 電子換藍(lán)提醒

針對傳統(tǒng)現(xiàn)行設(shè)計(jì)文件的更改換藍(lán)記錄一直采用紙質(zhì)臺帳的方式進(jìn)行管理，存在手工記錄工作量大、信息記錄不全、管理分散、藍(lán)圖漏換錯(cuò)換等問題，我所利用信息化手段實(shí)現(xiàn)自動(dòng)通知借閱者到信息中心進(jìn)行換藍(lán)的電子提醒。文件管理者在天鴻文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行借閱文件條目信息與換藍(lán)文件條目信息掛接，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在借閱者的辦公主頁上彈出“換藍(lán)提醒”及相關(guān)信息，并強(qiáng)制閱讀。電子更改換藍(lán)，使現(xiàn)行設(shè)計(jì)文件藍(lán)圖的更新效率提升了5倍以上，根本上解決了人為因素造成藍(lán)圖錯(cuò)換、漏換的情況，清晰的電子記錄確保了文件管理的準(zhǔn)確性與責(zé)任的可追溯性。

3.2.2 電子銷毀臺帳

長期以來，現(xiàn)行文件的銷毀審批記錄一直采用紙質(zhì)臺帳的方式進(jìn)行管理，容易出現(xiàn)因錯(cuò)記漏記導(dǎo)致帳物不符的情況，且文件銷毀工作量大，重復(fù)性工作多，審批效率低。我所利用信息技術(shù)手段建立文件管理系統(tǒng)（天鴻）與文件利用系統(tǒng)（文管通）銷毀信息數(shù)據(jù)庫，文件管理人員通過采用結(jié)構(gòu)化手段在文件管理系統(tǒng)中生成“文件銷毀申請單”，進(jìn)入電子銷毀審批流程。數(shù)據(jù)庫以三單產(chǎn)生的文件換藍(lán)記錄為信息源頭，實(shí)現(xiàn)待銷毀臺帳的實(shí)時(shí)更新，流程審批完成后銷毀單受控，所有受控完成的銷毀臺帳可通過關(guān)鍵信息進(jìn)行檢索查詢。通過該管理方法的實(shí)施，改變了以往銷毀各環(huán)節(jié)責(zé)任人手工簽字確認(rèn)的工作方式，變分散的紙質(zhì)臺帳為集中的電子臺帳，全面提升了文件管理人員的工作效率與質(zhì)量。

3.2.3 電子更改提示

航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件納入AVIDM系統(tǒng)管控以來，我所信息中心負(fù)責(zé)綜合審查，并輸出硫酸紙。為保證文件的正確性，文件管理人員須電話通知設(shè)計(jì)師到集中出圖現(xiàn)場進(jìn)行圖紙校對。當(dāng)設(shè)計(jì)師由于某種原因不能及時(shí)到現(xiàn)場校對時(shí)，導(dǎo)致圖紙無法及時(shí)送曬和AVIDM任務(wù)無法完成。我所采用自主集成開發(fā)的方式，在AVIDM系統(tǒng)“集中簽署與審查”流程環(huán)節(jié)獲取設(shè)計(jì)文件信息、流程簽署信息、人員權(quán)限信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)參數(shù)，形成數(shù)據(jù)包傳遞到文“天鴻”文件管理系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行設(shè)計(jì)文件的二次利用。當(dāng)遇到需要設(shè)計(jì)人員配合的業(yè)務(wù)（如更改校對、軍方簽字、設(shè)計(jì)文件簽署問題）時(shí)，直接將設(shè)計(jì)文件數(shù)據(jù)包通過系統(tǒng)級推送的方式發(fā)送至相關(guān)設(shè)計(jì)人員的“天鴻”登錄界面，強(qiáng)制提醒其到集中出圖地點(diǎn)進(jìn)行圖紙校對。與此同時(shí)，相關(guān)提醒操作及流程處理結(jié)果全部以電子臺帳的形式進(jìn)行記錄管理，實(shí)現(xiàn)文件配置工作的規(guī)范管理與追溯閉環(huán)。

4 航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件情境化利用構(gòu)想

新時(shí)期現(xiàn)行技術(shù)文件利用正在從紙質(zhì)為主向電子為主過渡，文件利用服務(wù)從被動(dòng)查詢向主動(dòng)推送轉(zhuǎn)型。情境化利用就是通過信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)任務(wù)在文件管理平臺中的結(jié)構(gòu)化分解，對潛在信息需求進(jìn)行主動(dòng)識別，借助知識關(guān)聯(lián)掛接功能，自動(dòng)提取相關(guān)知識成果，并以多媒體手段展現(xiàn)給用戶，完成情景化推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文件傳統(tǒng)管理模式向情境化知識服務(wù)模式轉(zhuǎn)型。航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件的情景化利用主要包含兩個(gè)方面：

4.1 結(jié)構(gòu)化掛接

借助文件管理平臺，管理者通過識別科研生產(chǎn)任務(wù)與受控文件的關(guān)系，將每一項(xiàng)科研生產(chǎn)任務(wù)與相關(guān)文件資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)、掛接。依據(jù)設(shè)計(jì)師、工藝師系統(tǒng)已經(jīng)建立的型號產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，按電子文件信息與所屬類別建立知識關(guān)聯(lián)目標(biāo)樹，形成知識主體掛接點(diǎn)。按型號任務(wù)與知識對象應(yīng)用關(guān)系、規(guī)則，進(jìn)行電子文件主體與目標(biāo)匹配、耦合，形成兩者間的知識應(yīng)用關(guān)系。當(dāng)匹配關(guān)系、目標(biāo)、電子實(shí)體或是兩者間的關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，進(jìn)行關(guān)聯(lián)適配調(diào)整。

4.2 情境化推送

文件管理者通過進(jìn)一步分析型號任務(wù)與文件信息應(yīng)用過程、關(guān)鍵點(diǎn)，并將關(guān)鍵過程、關(guān)鍵點(diǎn)通過查詢、判別分析等方式處理輸入信息和輸出結(jié)果，形成智能化單元，供用戶高效使用。當(dāng)用戶向文件管理者提出知識需求并經(jīng)過利用審批后，文件管理平臺會(huì)自動(dòng)抓取用戶需求中指定文件的全部信息，并將與此任務(wù)相關(guān)的、經(jīng)文件管理者結(jié)構(gòu)化掛接的知識主動(dòng)推送到用戶的使用平臺。此時(shí)，用戶獲取的不是單純的電子文件，而是經(jīng)文件管理者識別、掛接后的與需求相關(guān)的全部知識，并以多媒體的形式直觀、生動(dòng)的展示。情境化的推送為用戶提供更便捷、廣闊的利用資源，為科研生產(chǎn)任務(wù)提供更優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)。

5 結(jié)語

創(chuàng)新是任何事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，也是檔案專業(yè)發(fā)展的必要條件。經(jīng)過我所檔案工作者的不懈努力，圖紙已不再是沒有生命力的文件，而是充滿活力的知識，是匯聚價(jià)值的財(cái)富。傳統(tǒng)的文件管理模式正逐漸向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)化?！笆濉逼陂g，在新時(shí)期檔案工作思路的引領(lǐng)下，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的感召下，我所檔案事業(yè)將朝著無紙化、知識化、情境化大踏步前進(jìn)。