新形勢下如何做好疾控中心檔案管理工作

馬定濤

摘 要：伴隨著人民生活水平的不斷提升，人們熱衷于對自己身體情況的關(guān)注，也正是由于生活上的優(yōu)越條件，使得許多的新型疾病開始出現(xiàn)。對此，疾病防控占據(jù)著越來越重要的地位，關(guān)于疾控中心的資料也是非常的多，檔案管理工作是一項十分艱巨的任務(wù)。本文主要介紹了疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題，并且據(jù)此提出相關(guān)的建議，以期能夠為疾控中心提升檔案管理水平做出參考。

關(guān)鍵詞：疾控中心；信息化技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

伴隨著疾控中心的檔案管理事業(yè)的不斷地發(fā)展，疾控中心檔案的價值屬性也不斷地被激發(fā)出，在疾控中心的實際工作中，體現(xiàn)出其雙重的意義，一方面是能夠為疾控中心各部門的工作提供有價值的參考，另一方面是能夠向社會群眾宣傳疾病的預(yù)防知識，不斷地提升群眾的安全意識與自我防護意識。所以說，疾控中心檔案管理工作在整個疾控中心的事業(yè)發(fā)展方向上占據(jù)著十分重要的地位。但是以目前新形勢下對于電子化、信息化以及規(guī)范化的要求不斷的增長，疾控中心對于檔案管理的工作也面臨著重要的挑戰(zhàn)，如何進行規(guī)范管理并且能夠高效的做好檔案管理的相關(guān)工作，是目前疾控中心所需要解決的重要的問題。

一、疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不強

疾控中心的檔案管理工作十分的復(fù)雜與繁瑣，也需要更多專業(yè)的人員進行整理，同時要求工作人員具有耐心，能夠仔細(xì)認(rèn)真的做好各個環(huán)節(jié)的基本工作，對于人員的專業(yè)要求與素養(yǎng)要求也是比較高。疾控中心在從屬上來說，屬于公益性的機構(gòu)，其主要的服務(wù)內(nèi)容是提供公共衛(wèi)生防治。但是由于領(lǐng)導(dǎo)層面的不重視以及社會化的效益比較低，使得至今還沒有形成專門的檔案管理部門，更不用說派專人負(fù)責(zé)這一項目，在檔案管理意識方面還存在著不重視的現(xiàn)象。由于檔案管理人員在業(yè)務(wù)方面的能力還有欠缺，使得檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象，這樣就很難實現(xiàn)疾控中心檔案管理的規(guī)范性與準(zhǔn)確性[1]。

（二）檔案管理水平不高

疾控中心由于缺乏相關(guān)的檔案管理制度，與目前新形勢下檔案管理工作的發(fā)展要求還有一段差距，許多疾控中心對于檔案的整理方式以及把控能力欠缺，不能夠?qū)n案進行歸類與集中，使得大量的檔案在各個科室被分散放置。除此之外，檔案中那些比較有價值并且珍貴的類別沒有進行歸檔整理，工作上的缺失使得檔案的作用不能夠被充分的發(fā)揮出來，忽視了檔案存在的價值。

（三）檔案管理不夠規(guī)范

目前疾控中心的檔案管理工作還存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，沒有相關(guān)的健全的制度去參考，標(biāo)準(zhǔn)也不太明確。查找檔案的時間比較長，浪費了大量的時間，以此來影響了檔案的積極作用，也不能夠?qū)n案運用到需要的地方。除此之外，檔案制作的過程也是沒有相關(guān)的規(guī)范進行參考，并且檔案的建立與內(nèi)容也是比較敷衍，給之后的檔案的歸類裝訂工作帶來許多的麻煩[2]。

（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后

目前的信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，疾控中心的檔案管理工作中加入信息技術(shù)，不僅可以優(yōu)化工作的流程，還能夠在保障檔案資料得到妥善保存的同時，不斷地節(jié)約成本。但是目前疾控中心已經(jīng)在陸陸續(xù)續(xù)的運用檔案管理的信息化系統(tǒng)，但是功能卻是屈指可數(shù)，在實用性方面還需要不少改進的地方。除此之外，目前許多的檔案管理工作人員還是將工作的重點放在紙質(zhì)檔案方面上，由于對信息技術(shù)應(yīng)用方面還存在著不熟悉的情況，更需要檔案管理信息化的培訓(xùn)[3]。

二、新形勢下做好疾控中心檔案管理工作的策略

（一）提高疾控中心檔案管理水平

1.制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

根據(jù)目前的相關(guān)的法律法規(guī)以及制度等，建立健全比較完善的檔案管理制度是目前疾控中心檔案管理工作的重點內(nèi)容之一。檔案管理制度的制定需要進行各個管理程序與標(biāo)準(zhǔn)的收集、整理、歸檔以及查詢。主要包括以下兩方面的內(nèi)容：一方面是在信息收集方面，需要及時的對于一些相關(guān)的紙質(zhì)資料、音頻、影響以及圖像資料等進行信息化的收集；在收集范圍的限定上應(yīng)該保持科學(xué)、全面以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度；與此同時還要對于檢驗資料的歸檔、疾病檔案、衛(wèi)生學(xué)檔案以及人事檔案等進行同等的看待。

另一方面是檔案信息的保管方面，需要在堅持發(fā)揮檔案管理“存憑、留史、資政、育人”的作用下，嚴(yán)格的保障檔案放置的安全性，避免明火與潮濕、蟲類等；對于檔案的接收與外借應(yīng)當(dāng)及時的做好登記工作，嚴(yán)格的執(zhí)行登記手續(xù)；對于數(shù)字檔案需要及時的做好備份工作，以防數(shù)據(jù)的丟失[4]。

2.提高檔案管理水平

疾控中心檔案管理信息化的建設(shè)能夠提升檔案管理的水平。檔案管理信息化的建設(shè)目前已經(jīng)成為新時期疾控中心機構(gòu)進行檔案管理工作的發(fā)展新趨勢，其優(yōu)勢也表現(xiàn)在能夠不斷的提升疾控中心檔案的利用率。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，計算機技術(shù)也被運用到檔案管理之中，能夠?qū)嶋H的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下能夠?qū)τ跈n案進行分類管理與查詢。檔案信息化的建設(shè)能夠保障檔案在采集、保管與利用方面更加方便。疾控中心的檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)該重視信息化方面知識的學(xué)習(xí)，積極的運用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此來實現(xiàn)對于疾病預(yù)防機構(gòu)的檔案管理發(fā)展，提升機構(gòu)的現(xiàn)代化檔案管理水平[5]。

（二）加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

1.對檔案管理工作實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制

在檔案管理的過程中，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)們需要實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對于一些比較基礎(chǔ)的工作資料應(yīng)該進行歸檔整理以及收歸到直屬管理之中。

2.加大設(shè)備投入

需要不斷地增強對于硬件設(shè)備的投入力度，比如說像計算機、錄像機以及視頻剪輯軟件等方面的設(shè)備的投入，并且重視信息的安全性，采用先進的放火墻技術(shù)，保障電子檔案的安全。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能

不斷地增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)方面的技能，還要引導(dǎo)其加強服務(wù)的理念；相關(guān)人員應(yīng)該熟練的掌握疾控中心檔案管理的相關(guān)流程與信息化知識，學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，以此來適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作；相關(guān)人員還要建立勇于創(chuàng)新與不斷發(fā)展的精神。

（三）提高檔案的利用率

疾控中心的檔案的資料能夠為公共衛(wèi)生安全問題提供重要的依據(jù)，并且具有重要的社會價值，相關(guān)部門應(yīng)該重視對于資料的開發(fā)與利用?？梢酝ㄟ^與相關(guān)的宣傳部門相結(jié)合，做好衛(wèi)生事業(yè)的宣傳工作；也能夠為學(xué)校的教育提供重要的參考。疾控中心還應(yīng)該將檔案資料的利用價值充分的發(fā)揮出來，不斷地提升檔案的地位與工作重要性[6]。

三、結(jié)語

綜上所述，在新形勢發(fā)展的今天，完善疾控中心的檔案管理工作并且將這份工作作為研究的重點，是目前疾控中心的一項重要的任務(wù)。但是目前存在的對于檔案管理不重視的情況，運用技術(shù)相對落后的情況以及規(guī)范性較差等問題制約著疾控中心檔案管理的發(fā)展，因此，需要不斷地響應(yīng)新形勢的號召，首先重視疾控中心的檔案管理工作，其次利用信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率，還要提升相關(guān)人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，全方位的促進疾控中心的檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

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[2]李基旭.疾病預(yù)防控制工作績效考核理論與實踐探討[J].中國衛(wèi)生工程學(xué)，2010，19（4）：313-314.

[3]胡怡秀，趙長榮，梁進軍.淺析疾控中心科研教學(xué)與績效考核[J].實用預(yù)防醫(yī)學(xué)，2011，18（5）：962-964.

[4]辛占舉.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用[J].中外企業(yè)家，2013（22）：237.

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