王樂

隨著時代的不斷進步與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)稍顯落，發(fā)展檔案信息化的建設(shè)具有十分重要的意義與緊迫性。而完善檔案信息管理模式是加強檔案信息的管理工作的首要步驟，這一點與基礎(chǔ)檔案管理的內(nèi)容相似。檔案信息化具有全局性與聯(lián)系性，因此檔案信息化建設(shè)需要各方面的共同努力與合作。

一、發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多原有的行業(yè)發(fā)生了重大的改革，獲得了進一步優(yōu)化的機會，檔案管理工作也面臨著這樣的挑戰(zhàn)。檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發(fā)、應(yīng)用、管理等來實現(xiàn)檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務(wù)結(jié)構(gòu)，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發(fā)揮出來。所以不管是從提高工作效率看，還是從整個社會的進步趨勢看，檔案管理信息化都是十分必要的。

二、關(guān)于加強加快檔案管理信息化建設(shè)的建議

在檔案管理信息化建設(shè)時，相當于對文獻資源進行了二次加工，有效縮短了原本檔案加工所需的時間。特別是整理原始檔案資料時，將文檔經(jīng)過計算機掃描后以電子文檔的形式進行保存，工作人員就能夠很快調(diào)閱使用，檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，利用前沿技術(shù)提升檔案管理水平和服務(wù)效率，是檔案信息化的工作重心。

（一）提高檔案管理信息化建設(shè)的被重視程度

檔案作為文字和數(shù)字資料的一種，在記錄歷史，工作過程等方面都有著不可替代的作用。然而，檔案的價值卻得不到一部分檔案管理工作人員的重視，他們大都尸位素餐，在工作時自由散漫，敷衍了事。因此在日常檔案管理工作時，有關(guān)主管應(yīng)提倡檔案管理工作人員以科學(xué)發(fā)展觀作為檔案管理工作的指導(dǎo)思想，并以身作則地將對檔案管理的重視程度提高。工欲善其事，必先利其器，在檔案管理信息化建設(shè)時，要做好檔案館的信息資料庫房建設(shè)、檔案管理館藏建設(shè)、相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)等建設(shè)工作，為檔案管理信息化建設(shè)做好硬件準備。大力倡導(dǎo)檔案管理工作人員利用科技進行創(chuàng)新，建立查閱檔案的網(wǎng)站，程序。普及利用計算機查閱檔案的方法，提高檔案館的資料開放程度改變?nèi)藗兊墓袒季S，即查閱檔案十分費力且麻煩。提起人們對檔案信息化的興趣及重視程度。

（二）健全檔案管理信息化建設(shè)的管理及運行體系

由于檔案信息化建設(shè)過程中存在著推進力量分散、溝通銜接不暢、決策機制缺乏等問題，國家檔案局于去年四月成立“檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組”作為對策，希望借此達到對檔案信息化工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強對檔案信息化工作的總體設(shè)計、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、整體推進和督促落實。對于地方檔案管理的信息化建設(shè)，還應(yīng)完善資金供應(yīng)渠道，引進先進人才，優(yōu)化服務(wù)模式。針對傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的比較分散、系統(tǒng)建設(shè)不足、難以滿足社會各層次人們的需要等問題，應(yīng)統(tǒng)一對檔案資料進行管理、高效整合，并對系統(tǒng)進行備份，根據(jù)不同單位、機關(guān)制定相應(yīng)的檔案模塊，促進管理程序的簡化。加強對管理系統(tǒng)的規(guī)范管理，明確檔案管理體系中的各項細則，硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)規(guī)范性處理各項技術(shù)指標、軟件升級等，以此保證信息化檔案管理模式的完善與升級。檔案系統(tǒng)需要與綜合管理系統(tǒng)兼容，為實現(xiàn)信息共享及給使用者一個更方便的應(yīng)用環(huán)境打好基礎(chǔ)，尤其是在管理軟件上要注意兼容性，使操作簡便易行。

（三）加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

隨著信息時代的到來，在具體對檔案管理進行操作時，制約管理工作質(zhì)量提升的一個重要因素就是管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠，對信息化時代的到來沒有明確認知，對信息化技術(shù)的操作不夠熟練。因此，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，也是構(gòu)建和優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的一環(huán)。不定時對檔案管理人員做有關(guān)培訓(xùn)，讓檔案管理人員有機會演練和更新知識結(jié)構(gòu)，養(yǎng)成利用專業(yè)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平打好基礎(chǔ)。在信息化改革當中，需要一直強調(diào)檔案管理人員的主觀意識性，要求其對信息化有自己的清楚理解。且在工作中強化保密意識，并力求擴寬服務(wù)范圍。

三、結(jié)語

信息技術(shù)的不斷進步給檔案管理注入了新鮮血液。檔案管理的創(chuàng)新需要在技術(shù)、管理模式上改革創(chuàng)新，還需要在管理理念、服務(wù)意識上有所轉(zhuǎn)變。在意識到自身存在的不足時，積極采用信息化技術(shù)，彌補管理體系上的不足，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作模式，提升檔案管理的信息化水平，信息時代在對檔案管理工作進行創(chuàng)新、保證信息的安全與正確的同時，以保護公眾合法權(quán)益為己任，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。（作者單位為哈爾濱市呼蘭區(qū)電影發(fā)行放映公司）