淺議信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用

楊班瑪草

[摘 要] 學(xué)校的學(xué)籍檔案管理是保存重要?dú)v史佐證材料以及學(xué)生學(xué)籍信息的一項(xiàng)工作，尤其在當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展的影響下，學(xué)籍檔案管理工作呈現(xiàn)出了不一樣的形式，將信息技術(shù)與管理工作相結(jié)合，為學(xué)校的檔案建設(shè)創(chuàng)造了更有力的發(fā)展條件。

[關(guān) 鍵 詞] 學(xué)籍檔案管理；信息技術(shù)；必要性；策略

[中圖分類號(hào)] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）22-0243-01

一、在中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的必

要性

在學(xué)校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為學(xué)校檔案建設(shè)發(fā)展的必要手段之一，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理方式的弊端逐漸凸顯出來，對(duì)于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的傳統(tǒng)檔案管理方式來說，信息技術(shù)的應(yīng)用增強(qiáng)了檔案的分類、整理、鑒別、歸檔、核對(duì)以及保密等工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，減少了學(xué)籍檔案管理工作的混亂情況，使學(xué)籍檔案真實(shí)、完整地保存下來，更為查詢信息資源提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。尤其是從當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)以及教學(xué)的改革趨勢(shì)來看，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理建設(shè)的趨勢(shì)，依托計(jì)算機(jī)等設(shè)備的現(xiàn)代信息技術(shù)在對(duì)于信息處理以及查找、存儲(chǔ)等方面有著無可比擬的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率來說是非常有效的一種管理方式，在節(jié)約人力、物力的同時(shí)，便利了學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作。

二、信息技術(shù)在中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中具體

的運(yùn)用策略分析

（一）通過合理運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案內(nèi)容的有效管理

由于以往的學(xué)籍檔案管理工作中存在諸多不足，所以在當(dāng)前的中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)充分利用電腦硬件設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)以及服務(wù)器等先進(jìn)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案的信息化管理，從而有效地提高學(xué)籍檔案管理工作效率，確保學(xué)籍檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性、安全性、有效性和實(shí)時(shí)使用性等。中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案內(nèi)容管理基本包含元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理內(nèi)容是多元化的，因此，對(duì)其內(nèi)容的管理應(yīng)具備明確的管理目標(biāo)，而后依據(jù)不同內(nèi)容展開建模、元數(shù)據(jù)提取以及錄入信息數(shù)據(jù)和內(nèi)容，上述四個(gè)方面的信息數(shù)據(jù)有著緊密關(guān)聯(lián)。通過信息技術(shù)管理那些相對(duì)繁雜并且具有多層次分支結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)，則應(yīng)利用可互相聯(lián)系的表格進(jìn)行呈現(xiàn)。另外，利用所構(gòu)建起的學(xué)校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)υ诰€學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行信息資源的整合。詳細(xì)地講就是將動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊放入在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中，通常情況下采用電子文件、圖片格式，而后從與之關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中獲取元數(shù)據(jù)而生成元數(shù)據(jù)以及電子信息檔案，同時(shí)儲(chǔ)存在資源以及元數(shù)據(jù)服務(wù)器當(dāng)中。

（二）通過合理運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案載體的有效管理

在以往的學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中通常都是以紙質(zhì)檔案資料為主，而通過運(yùn)用信息技術(shù)則能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息資料通過電子文檔的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤或磁盤以及各種移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，有效解決了以往紙質(zhì)檔案在搬運(yùn)、使用和管理過程中發(fā)生破損和丟失等問題。信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案載體形式的革新，并且以電子形式存在的學(xué)籍檔案能夠通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸。在初次制作電子學(xué)籍檔案和管理過程中要重視的幾點(diǎn)：

（1）在將紙質(zhì)學(xué)籍檔案錄入電子檔案時(shí)應(yīng)保證錄入信息和紙質(zhì)檔案信息的準(zhǔn)確無誤、精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)；（2）應(yīng)對(duì)電子學(xué)籍檔案施行嚴(yán)密的加密措施，確保電子信息檔案無法被隨意使用和篡改；（3）應(yīng)做好電子學(xué)籍檔案?jìng)浞莨ぷ?，將那些有價(jià)值的電子檔案以紙質(zhì)檔案形式留存?zhèn)浞?，并將其?fù)制備份到移動(dòng)硬盤中；（4）當(dāng)搜集以文字處理技術(shù)呈現(xiàn)的電子文檔時(shí)，要將文件儲(chǔ)存格式以及屬性標(biāo)注清楚；（5）當(dāng)搜集的電子文檔是以視頻或者圖片的形式呈現(xiàn)時(shí)，則要注意壓縮算法以及相關(guān)軟件。

（三）通過合理運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案使用的有效管理

在中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校中做好學(xué)籍檔案管理工作的目的就是為學(xué)校管理以及教師和學(xué)生做好服務(wù)工作。通過信息化檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)生提供更加便捷的學(xué)籍檔案信息查詢、閱讀和調(diào)取等服務(wù)，同時(shí)也為學(xué)校自身提供更加高效便捷的檔案資料調(diào)取、查詢以及管理等服務(wù)。并且，現(xiàn)代化學(xué)籍檔案管理應(yīng)將工作重心放在用戶檢索方面，具體實(shí)施為先把電子學(xué)籍信息檔案索引編號(hào)重新整理和歸檔，而后對(duì)用戶展開檢索引導(dǎo)。隨著智能手機(jī)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的普及，二維碼的使用越來越普遍可將其及時(shí)引入并運(yùn)用到電子學(xué)籍檔案管理和使用中來。比如，在電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中的畢業(yè)生身份識(shí)別這一模塊，學(xué)生只需要輸入自己的學(xué)號(hào)就能實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證，并且通過數(shù)據(jù)庫識(shí)別生成一個(gè)獨(dú)一無二的屬于這位學(xué)生的檔案信息資料二維碼，如需使用時(shí)只需掃描這個(gè)二維碼就可以連接到這位學(xué)生的相關(guān)資料信息驗(yàn)證頁面上，讓學(xué)生對(duì)自己學(xué)籍檔案的查詢和使用等更加高效便捷。

綜上所述，信息技術(shù)為我們的生活、工作、學(xué)習(xí)帶來了很大的改變，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來說信息技術(shù)提供了無與倫比的技術(shù)條件，更是提高工作質(zhì)量和效率的有力保證。

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