呂文婷 吳建華 孫明霞

[摘要]近年來，我國港口建設(shè)進(jìn)入了突飛猛進(jìn)的發(fā)展時期，同時也對港口建設(shè)項目檔案管理工作提出了更高的要求。檔案分類方案的制定是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，論文從理論和實踐兩個角度出發(fā)，指出港口建設(shè)項目檔案分類方案的制定應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論、來源原則等檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，順應(yīng)建設(shè)項目內(nèi)容和程序的顯著變化以及外部法規(guī)規(guī)范業(yè)態(tài)環(huán)境的不斷更新，借鑒各項已有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，并以江蘇省港口建設(shè)項目檔案分類方案為例，詳述分類方案的各級類目內(nèi)容結(jié)構(gòu)與特點。

[關(guān)鍵詞]港口建設(shè)項目檔案分類方案

[分類號]G276/G272.5

Records Classification Scheme Analysis and Design of Port Construction Projects

Lyu Wenting1， Wu Jianhua1， Sun Mingxia2（1. School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210023； 2. Jiangsu Provincial Department of Transportation， Nanjing， Jiangsu， 210001）

Abstract： In recent years， the rapid development of port construction in China puts forward higher requirements for port construction project archives management. The formulation of classification scheme is a vital part of archival management. From the perspective of theory and practice， the records classification scheme of port construction project should be based on the records life cycle theory and provenance principle， in accordance with the significant changes in the contents， procedures and relative regulations of port construction projects， drawing on existing standards and norms. In this paper， the records classification scheme of port construction project in Jiangsu Province is taken as an example to elaborate the content structure and characteristics of the classification scheme at four levels.

Keywords： PortConstruction；ProjectArchives；ClassificationScheme

作為具有基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性和先導(dǎo)性的交通基礎(chǔ)設(shè)施和綜合交通運(yùn)輸體系水路運(yùn)輸關(guān)鍵組成部分，港口成為對外開放的重要門戶，成為支撐區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要基石。經(jīng)過多年發(fā)展，我國港口建設(shè)項目呈現(xiàn)出項目類型多樣、規(guī)模不一、建設(shè)主體多元、建管水平不均衡等特點[1]。我國港口事業(yè)改革步伐不斷加快、港口建設(shè)飛速發(fā)展的同時，也對港口建設(shè)項目檔案管理工作提出了更高的要求。港口建設(shè)項目檔案是在港口建設(shè)過程中產(chǎn)生的第一手資料，是港口建設(shè)活動的真實記錄，為日后港口的管理、維護(hù)、營運(yùn)和改擴(kuò)建等活動提供了重要的依據(jù)?？茖W(xué)全面的港口建設(shè)項目檔案分類能夠有效促進(jìn)檔案整理及保管、檢索、利用等后續(xù)工作，為我國港口建設(shè)可持續(xù)性發(fā)展提供可靠的歷史記錄和成果積累，從而反向推動港口建設(shè)始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢。本文試從港口建設(shè)項目檔案分類的理論依據(jù)和實踐背景兩個方面出發(fā)，全面闡述分類方案制定的基礎(chǔ)和依據(jù)，并以江蘇省港口建設(shè)項目檔案分類方案為例，詳述分類方案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)與特點。

1分類理論：專業(yè)理論依據(jù)

港口建設(shè)項目檔案分類方案的制定除了關(guān)注港口建設(shè)活動的專業(yè)性之外，還應(yīng)符合檔案管理工作的規(guī)律性，二者相結(jié)合方能體現(xiàn)分類方案的科學(xué)性。文件生命周期理論和來源原則是西方檔案學(xué)的兩大支柱理論，也對中國檔案學(xué)理論和實踐的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響，它們是對檔案工作基本規(guī)律的抽象和升華。港口建設(shè)項目檔案的分類也應(yīng)以文件生命周期理論和來源原則為指導(dǎo)，尊重客觀、尊重歷史、尊重有機(jī)或整體聯(lián)系。

1.1文件生命周期理論

文件生命周期理論是對文件運(yùn)動過程所做的規(guī)律性總結(jié)，它描述了文件從其形成直至最終銷毀或作為檔案永久保存的完整生命過程。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動的整體性和階段性，在實際操作層面指向文檔一體化管理，即文件與檔案實際上是同一事物在不同階段的價值形態(tài)的不同體現(xiàn)，二者關(guān)系密不可分，應(yīng)作為一個整體實施一體化管理。隨著港口建設(shè)信息化的發(fā)展，港口建設(shè)活動中的電子文件與電子檔案數(shù)量激增。與紙質(zhì)文檔一體化相對應(yīng)，電子文件生命周期理論指導(dǎo)下的電子文件管理應(yīng)遵循全程管理原則。電子文件全程管理原則是指在“大文件”概念的基礎(chǔ)上，要求統(tǒng)籌兼顧整個文件生命周期中所有管理活動和管理要素[2]。

港口建設(shè)項目檔案屬于科技檔案，其第一價值（即現(xiàn)實價值）比第二價值發(fā)揮的時限相對較長，其形成過程應(yīng)通過前端控制等手段予以充分關(guān)注，因此港口建設(shè)項目的文檔一體化程度相對較高，構(gòu)建的港口建設(shè)項目檔案分類方案必須在一體化環(huán)境下發(fā)揮作用。港口建設(shè)項目檔案的分類方案應(yīng)根據(jù)文件生命周期理論，秉承文檔一體化和全程管理原則，覆蓋從港口建設(shè)項目設(shè)計、立項、審批、前期準(zhǔn)備、施工、驗收直至整個項目結(jié)束的各個階段，從項目文件的分類和組卷開始嚴(yán)格要求，力圖囊括港口建設(shè)的每一個階段、每一道程序、每一個環(huán)節(jié)、每一個文件形成點，實現(xiàn)港口建設(shè)項目檔案的全程管理和前端控制，為項目檔案專項驗收和后續(xù)檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

1.2來源原則

任何檔案都產(chǎn)生于一定的社會實踐活動，并相對應(yīng)地反映和承襲該種社會實踐活動中的有機(jī)聯(lián)系，故而檔案是社會實踐活動的真實記錄和見證。對于港口建設(shè)項目檔案來說，它產(chǎn)生于圍繞某一項目開展的港口建設(shè)活動，自然反映了此項建設(shè)活動的各階段、各專業(yè)、各參建單位等方面的有機(jī)聯(lián)系。但港口建設(shè)活動的特殊性在于，它通常由不同專業(yè)、不同內(nèi)容且前后銜接緊密的多個建設(shè)階段組成，因此在此活動中形成的檔案記載了該項活動的全部過程和成果，“它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個反映該項科技、生產(chǎn)活動的材料整體”[3]，這使得港口建設(shè)項目檔案所反映的有機(jī)聯(lián)系不可能像文書檔案那樣單純和直觀，這種復(fù)雜的有機(jī)聯(lián)系也無法通過傳統(tǒng)（狹義）來源原則（來源于同一機(jī)構(gòu)或個人的實踐活動）加以解釋，如何判定港口建設(shè)項目檔案中的有機(jī)聯(lián)系成為制定分類方案的難題之一。

港口建設(shè)項目檔案全宗以項目成套，全宗內(nèi)的分類體系可以看作一種不同來源聯(lián)系相互混雜的“綜合體”，這些檔案存在多個方面的有機(jī)聯(lián)系，不僅表現(xiàn)在職能來源上，而且表現(xiàn)在內(nèi)容上，更深入挖掘，還有時間、形式上的聯(lián)系[4]。換言之，遵循成套性原則組卷的港口建設(shè)項目檔案包含了來源聯(lián)系、事由聯(lián)系、時間聯(lián)系、形式聯(lián)系等多種有機(jī)聯(lián)系。例如，立項審批類根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分類，體現(xiàn)了事由聯(lián)系；設(shè)計審批類根據(jù)設(shè)計的不同階段分類，體現(xiàn)了時間聯(lián)系；特殊載體類根據(jù)載體形式分類，體現(xiàn)了形式聯(lián)系。港口建設(shè)項目檔案分類方案具有一定的復(fù)雜性，面對復(fù)雜事物的多種矛盾，要善于抓住重點和關(guān)鍵，因此分類方案的制定過程必須理清各個類目的活動特點和分類規(guī)律，準(zhǔn)確把握檔案之間多樣的有機(jī)聯(lián)系。

2分類背景：現(xiàn)實環(huán)境變化

港口建設(shè)項目檔案分類是對港口建設(shè)活動內(nèi)容、程序、特點的具體反映，而社會生產(chǎn)活動始終處于日新月異的進(jìn)步發(fā)展之中，港口建設(shè)項目檔案分類方案的制定應(yīng)把握好不斷發(fā)展的港口建設(shè)活動中的新變化、新特點。尤其是建設(shè)的內(nèi)容和程序發(fā)生顯著變化以及外部法規(guī)規(guī)范業(yè)態(tài)環(huán)境的不斷更新，對港口建設(shè)項目檔案管理提出了更高的要求，也構(gòu)成了港口建設(shè)項目檔案分類方案制定的實踐背景和現(xiàn)實基礎(chǔ)。

2.1港口建設(shè)活動的內(nèi)容和程序變化

首先，港口項目建設(shè)程序和管理體制、項目申報審批流程的新變化。國家深入推動“放、管、服”改革，港口建設(shè)與管理的流程和體制不斷變化，港口建設(shè)項目從立項到試運(yùn)行直到最后竣工，各建設(shè)管理環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、實施要求等發(fā)生了不同變化，客觀上對港口建設(shè)項目文件的分類工作提出了全新要求。

其次，突出強(qiáng)化港口安全管理和環(huán)保建設(shè)。近年來，?；返乃线\(yùn)輸量激增，其進(jìn)出港口、作業(yè)操作以及港區(qū)內(nèi)存放管理等成為突出問題，為預(yù)防和減少危險貨物安全事故發(fā)生，對?；犯劭诖a頭加強(qiáng)管理、規(guī)范建設(shè)以及安全管控成為港口建設(shè)項目的重點任務(wù)，由此產(chǎn)生的一系列安全管理環(huán)節(jié)管控措施要求和相關(guān)專題文件材料也成為分類方案需要重點關(guān)注的新內(nèi)容。在港口建設(shè)速度加快的同時，港口、航道建設(shè)與海洋、長江、河流等生態(tài)保護(hù)的矛盾日益突出，局部區(qū)域環(huán)境風(fēng)險增大，港口環(huán)境保護(hù)工作任務(wù)加強(qiáng)，環(huán)保專項工作產(chǎn)生的文件材料也成為項目檔案分類方案中的重要新組成。

再次，出現(xiàn)了進(jìn)港航道、防波堤、錨地以及陸域配套設(shè)施、倉儲罐區(qū)、大型專用機(jī)械設(shè)備和獨(dú)立功能系統(tǒng)等等一批港口建設(shè)實施新內(nèi)容。港口建設(shè)項目通常涉及公路、水運(yùn)、機(jī)械、電氣、房建等多個專業(yè)工程，為使建成的碼頭達(dá)到生產(chǎn)能力，充分發(fā)揮港口吞吐功能，港口項目配套實施建設(shè)內(nèi)容日益增多，如進(jìn)港航道、防波堤、錨地以及陸域配套設(shè)施、倉儲罐區(qū)、大型專用機(jī)械設(shè)備和獨(dú)立功能電氣及控制系統(tǒng)等，這些新的項目實施內(nèi)容所產(chǎn)生的文件材料，涉及專業(yè)眾多、專業(yè)區(qū)別顯著、形式更為多樣、載體更加豐富、管理更為復(fù)雜，成為分類方案制定需要考慮的重點內(nèi)容。

2.2外部法規(guī)規(guī)范業(yè)態(tài)環(huán)境更新

現(xiàn)階段關(guān)于港口建設(shè)管理、港口項目檔案管理、項目電子文件、電子檔案管理等的規(guī)定得到了更深入補(bǔ)充、全面完善和更新，《港口工程建設(shè)管理規(guī)定》《交通運(yùn)輸標(biāo)準(zhǔn)化“十三五”發(fā)展規(guī)劃》《航道工程竣工驗收管理辦法》《水運(yùn)工程施工監(jiān)理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T22-2015）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）《電子檔案移交與接收辦法》等一批標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定的出臺，為提高港口項目檔案管理工作效率和質(zhì)量提供了指導(dǎo)前提，同時也為制定港口建設(shè)項目檔案管理提供了新的行業(yè)與技術(shù)依據(jù)，是制定分類方案時必須考慮到的現(xiàn)實基礎(chǔ)。

3分類指導(dǎo)：現(xiàn)有規(guī)范要求

任何分類方案的制定都要依據(jù)國家、省、部出臺的相關(guān)法律、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等，以達(dá)到與其他相關(guān)行業(yè)或單位分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和合規(guī)性。有關(guān)建設(shè)項目檔案分類的文件依據(jù)主要體現(xiàn)在各項國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范和辦法上，這些文件均從宏觀層面為各類建設(shè)項目檔案的分類提供了總體框架和編號結(jié)構(gòu)，對不同專業(yè)建設(shè)項目檔案分類方案的構(gòu)建起到重要的指導(dǎo)作用。但由于港口建設(shè)項目擁有自身的獨(dú)有特點，這些分類標(biāo)準(zhǔn)在實施時也具有一定的局限性，因此將此作為分類依據(jù)制定分類方案的同時也要充分考慮港口建設(shè)活動的專業(yè)性和特殊性，不可照搬。下文重點評述與港口建設(shè)項目檔案分類有關(guān)的幾項規(guī)范：

3.1《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》

此辦法由交通運(yùn)輸部于1987年發(fā)布，它以交通運(yùn)輸專業(yè)職能活動的分工為基礎(chǔ)，結(jié)合科學(xué)技術(shù)檔案內(nèi)容記述和反映事物性質(zhì)，設(shè)置了設(shè)計、公路、水運(yùn)、港口、航道、航務(wù)、救助、船檢、港監(jiān)、工業(yè)、科研、文教、衛(wèi)生等十三大類目。其中港口（GK）類下設(shè)置了綜合類，基本建設(shè)類，設(shè)備類，科學(xué)研究類，裝卸工藝類，航道、水文、氣象、地質(zhì)類，環(huán)境保護(hù)類和經(jīng)營管理類八個類別?？紤]到交通運(yùn)輸今后發(fā)展的需要，并保持基本大類的穩(wěn)定性，此分類方案規(guī)定“實行大類、屬類、小類三級，各類未包括的內(nèi)容可以增設(shè)新類或下級類，但不設(shè)其它類”，并且規(guī)定“如果專業(yè)部門的科學(xué)技術(shù)檔案不完全具備本分類方案中所設(shè)的類目，則所缺之類可空著，但不準(zhǔn)占用”，以確保分類方案的靈活性。但由于此分類方案過于宏觀，且制定年代較早，只能為港口建設(shè)項目檔案分類方案的制定提供一定的參考，而不具備直接應(yīng)用于分類工作的可操作性。

3.2《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》

（DA/T 28-2018）

此標(biāo)準(zhǔn)是《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案規(guī)范》（DA/T 28—2002）的修訂版，于2018年10月1日起實施。它規(guī)定了建設(shè)項目檔案工作的組織體系、工作職責(zé)，確立了項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則與方法，適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項目的檔案管理。在其附錄A《建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》中，歸檔文件分為可行性研究及任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、科研項目、涉外文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)文件、財務(wù)及器材管理文件、竣工驗收文件等十三大類，基本按照建設(shè)階段流程進(jìn)行一級類目的劃分，再根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)置二級和三級類目。它為建設(shè)項目檔案的分類編號和歸檔范圍提供了宏觀框架，具有通用性和規(guī)范性，但對于港口建設(shè)項目檔案分類缺乏針對性的指導(dǎo)，類目設(shè)置不夠細(xì)化，若完全照此體系實施港口建設(shè)項目檔案分類極有可能出現(xiàn)空號或無類可歸的情況。

3.3《水運(yùn)建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》

此辦法由交通運(yùn)輸部于2009年頒布實施，適用于各級交通運(yùn)輸主管部門（港口行政管理部門）負(fù)責(zé)建設(shè)管理的新建、改建和擴(kuò)建水運(yùn)建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理工作?！端\(yùn)建設(shè)項目文件材料收集歸檔范圍》遵循水運(yùn)工程基本建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則，將水運(yùn)建設(shè)項目文件材料的一級類目設(shè)置為立項審批、設(shè)計審批、工程準(zhǔn)備、施工文件、竣工驗收、工程招投標(biāo)及合同文件、資金管理、其他等八類，分類方案突出了建設(shè)活動中水運(yùn)類的項目，基本上符合港口建設(shè)項目的管理流程和內(nèi)容，比《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》更具針對性，但仍與港口建設(shè)項目檔案管理實際情況有一定差距。

4分類方案的內(nèi)容與特點

根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化法》的要求，標(biāo)準(zhǔn)實施后，制定標(biāo)準(zhǔn)的部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要適時進(jìn)行復(fù)審，以確認(rèn)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)繼續(xù)有效或者予以修訂、廢止。根據(jù)近年來港口建設(shè)活動和檔案管理活動的變化以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的要求，2017年，《江蘇省港口建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》修訂項目正式啟動，筆者有幸參與這一標(biāo)準(zhǔn)的修訂過程，圍繞港口建設(shè)項目檔案管理工作展開深入調(diào)研，并參與了港口建設(shè)項目檔案分類編號部分的修改?，F(xiàn)以江蘇省港口建設(shè)項目檔案分類方案為例，介紹港口建設(shè)項目檔案分類方案的內(nèi)容與特點。

4.1一級類目設(shè)置

港口建設(shè)項目檔案分類編號設(shè)置四級類目，編號深度適宜，具有很強(qiáng)的可操作性。分類方案共分11個一級類目（見表1），類目代號分別用數(shù)字1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11表示；各類層級代號之間用間隔號“.”隔離；每個分類號中，按案卷的先后次序編制流水號。一級類目的分類依據(jù)《水運(yùn)建設(shè)項目文件收集歸檔范圍》，從項目全程管理思想的要求出發(fā)，總體按照一個完整的建設(shè)項目過程的各階段劃分，并在此基礎(chǔ)上作了部分調(diào)整：第一，將工程準(zhǔn)備文件和建設(shè)單位的工程管理文件合并在一起，單獨(dú)設(shè)置為工程管理類。主要是因為在設(shè)置施工文件類目時，如把建設(shè)單位工程管理文件納入施工文件，在層級劃分時會出現(xiàn)五級類目的情況，為盡可能滿足檔案類目設(shè)置層級優(yōu)化、編號深度適宜的要求，并考慮檔案人員檔案歸檔的可操作性和用戶信息檢索的便利性，將建設(shè)單位工程管理文件并入工程準(zhǔn)備文件，在歸檔責(zé)任單位的管理主體上不受影響。第二，將施工文件中的施工記錄、工程竣工圖、監(jiān)理文件、聲像資料、課題研究文件劃分出來，并列為同一級類目，分設(shè)為施工記錄類、工程竣工圖類、監(jiān)理文件類、課題研究類和特殊載體類，這是為了進(jìn)一步區(qū)分文件的歸檔責(zé)任單位，更加有利于檔案工作的開展、用戶信息檢索和檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計和使用；同時也是為了適應(yīng)和滿足港口建設(shè)項目規(guī)模不等、分期建設(shè)或分子項目建設(shè)、監(jiān)理和驗收的檔案管理的實際需要。

4.2二級及以下類目設(shè)置

總體來看，港口建設(shè)項目檔案的二級類目按照工程建設(shè)、管理的類型設(shè)置，三級類目根據(jù)具體的工作內(nèi)容設(shè)置，四級類目結(jié)合港口工程建設(shè)特點設(shè)置（見表2，由于篇幅限制，這里只列出部分施工記錄類的分類編號體系）。在細(xì)節(jié)上，根據(jù)港口建設(shè)活動的特點作了兩點特殊處理：第一，施工記錄類、工程竣工類和監(jiān)理文件類以工程專業(yè)劃分作為二級類目劃分依據(jù)，以各合同段劃分作為三級類目劃分依據(jù)，以各合同段下不同單體工程、子專業(yè)工程或獨(dú)立設(shè)備、獨(dú)立系統(tǒng)等作為四級類目劃分依據(jù)，視項目實際情況而確定。這與以往直接按照泊位或文件內(nèi)容劃分三、四級類目的方法不同，按照合同段進(jìn)行三級類目劃分能夠解決由于同一工程專業(yè)中涉及多種單體工程、子專業(yè)工程或獨(dú)立設(shè)備、獨(dú)立系統(tǒng)而造成的文件歸類混亂問題，從1到n的編號設(shè)置也可以方便增加相同性質(zhì)、相同級別類目的數(shù)量，既能使工作人員根據(jù)本單位實際情況靈活處理分類編號，又能保證分類編號體系的完整性和連續(xù)性。第二，施工記錄類采用了復(fù)合式類目編號的方式，這主要是兼顧了同一水工工程有不同的結(jié)構(gòu)形式，一般在港口建設(shè)項目設(shè)計時，只會設(shè)計其中的一種工程結(jié)構(gòu)進(jìn)行施工，因此對碼頭水工工程、防波堤工程均采用了不同結(jié)構(gòu)形式的同一水工工程為同一級類目，選擇相同代碼的方法。例如碼頭水工工程為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭、浮碼頭其中之一，防波堤工程為直立式防波堤和斜坡式防波堤其中之一，不會出現(xiàn)相同代碼的情況。

4.3分類方案特點

第一，從總到分，層級優(yōu)化。分類方案圍繞港口建設(shè)項目立項審批、設(shè)計、工程管理、施工記錄、監(jiān)理記錄、竣工驗收活動展開，密切結(jié)合其建設(shè)單位工程、分部工程、分項工程的施工順序和管理方式，采用從總到分的邏輯方式進(jìn)行編號?？紤]到檔案人員進(jìn)行檔案歸類的可操作性和用戶進(jìn)行檢索的便利性，分類類目設(shè)置兼顧檔案管理信息化的需要，采用根據(jù)合同段劃分三級類目的方式，優(yōu)化層級分類設(shè)置，控制分級深度。

第二，代碼簡明，深度適宜。檔號的編制準(zhǔn)確、簡明、具備可擴(kuò)展性，采用“分類號-案卷號”的檔號編制規(guī)則，其中分類號層級最多設(shè)置到四級，以兼顧標(biāo)準(zhǔn)化與靈活性，避免條目過細(xì)，新增無法插入，廢棄無法去除，案卷號則根據(jù)項目規(guī)模和單位實際情況以阿拉伯?dāng)?shù)字流水編制。

第三，結(jié)構(gòu)靈活，方便實用。一是考慮到港口企業(yè)使用分類編號的自由度，各條目增設(shè)“其他”項、條目（如第n個合同段、第n個單體工程）的編號中設(shè)“n”，可彌補(bǔ)固定編號的不足之處，賦予各單位更大的自主處理空間，并有效地維護(hù)各個建設(shè)檔案的項目成套性。二是設(shè)置復(fù)合式分類編號，兼顧同一水工工程有不同的結(jié)構(gòu)形式，采用賦予相同代碼的方法進(jìn)行編號。三是施工記錄類的設(shè)備安裝工程、疏浚、吹填、圍堰、助導(dǎo)航、錨地等工程以及工程竣工圖類，均以不同單體工程、子專業(yè)工程或獨(dú)立設(shè)備、獨(dú)立系統(tǒng)等為依據(jù)劃分類目和歸檔范圍，較為全面地覆蓋了各種可能的情況，并以單選或多選項的形式供各單位靈活選擇類目。四是對于各單位產(chǎn)生文件具有差異性的細(xì)節(jié)內(nèi)容，由各單位檔案人員根據(jù)現(xiàn)實情況選擇性采用分類編號，以避免空號現(xiàn)象。

港口建設(shè)項目檔案分類方案建立在充分吸納現(xiàn)有成果和成功經(jīng)驗，深入調(diào)研港口建設(shè)項目實際情況，廣泛征求港口建設(shè)項目各方單位意見的基礎(chǔ)之上，明確、統(tǒng)一、系統(tǒng)性強(qiáng)，能夠適應(yīng)多層次港口建設(shè)項目的需要。同時，分類方案應(yīng)在實際業(yè)務(wù)中檢驗其適用性和科學(xué)性，隨著建設(shè)活動的發(fā)展需要根據(jù)使用情況和反饋意見不斷完善，并開發(fā)配套的檔案管理系統(tǒng)，以推動分類方案的現(xiàn)代化和信息化應(yīng)用，更好地為港口建設(shè)項目各參建單位和檔案部門提供服務(wù)。

*本文系江蘇省交通運(yùn)輸廳科技項目“‘江蘇省港口項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)修訂”（項目編號：2017T17）的階段性研究成果。

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