徐麗敏

摘 要：隨著社會向信息化的高速邁進(jìn)，文檔一體化管理的構(gòu)建與實(shí)施已成為發(fā)展必然，尤其在檔案管理中發(fā)揮著積極的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以往傳統(tǒng)檔案管理形式逐漸失去其發(fā)展優(yōu)勢，取代它的是有著良好發(fā)展前景的文檔一體化管理形式，這種管理形式不僅延續(xù)了傳統(tǒng)模式的優(yōu)點(diǎn)還極大的彌補(bǔ)了紙質(zhì)載體形式的不足。保留數(shù)據(jù)的完整是檔案管理中最為主要的，文檔一體化的實(shí)施使得檔案對信息的完整保存成為現(xiàn)實(shí)。為了更好推動檔案管理，應(yīng)逐步貫徹對文檔一體化管理的構(gòu)建與實(shí)施。

關(guān)鍵詞：文檔一體化 大數(shù)據(jù) 檔案管理 構(gòu)建

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）01（b）-0018-02

自20世紀(jì)對文檔一體化的研究開始，文檔一體化在社會上興起，數(shù)據(jù)的加快傳播更是推進(jìn)了它的發(fā)展。計(jì)算機(jī)的發(fā)展帶動著數(shù)據(jù)的傳播，使得它的傳播有了飛一般的速度。數(shù)據(jù)存在于我們生活的各個(gè)方面，并且在很多行業(yè)中有著非常重要的作用。我們在很多時(shí)候都會用到數(shù)據(jù)，對其進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)得出所需結(jié)論，可見數(shù)據(jù)的重要性。文檔管理中最為基本的一點(diǎn)就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理從傳統(tǒng)的書面模式轉(zhuǎn)換為對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與管理。數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得檔案管理的效率大幅提高，增加了檔案的準(zhǔn)確度與完整度，也大大提高了整理檔案的便利程度。很多高校中甚至出現(xiàn)了全新的文檔管理方式，可見文檔一體化的應(yīng)用范圍之廣。所以我們可以對新型的文檔管理方式展開一系列的研究。

1 文檔一體化的基本狀況

計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展以及應(yīng)用將檔案管理引向了一個(gè)更加深入的層面，歐美研究者提出的與文件相關(guān)的生命周期理論成為了文檔一體化管理理論方面的基本支柱，奠定了文檔一體化的基石。電子用品的大量出現(xiàn)使文檔一體化管理方式發(fā)展途徑大大拓寬，帶動文檔一體化的發(fā)展前景。文檔一體化是檔案傳播與儲存的需要。作為檔案室基礎(chǔ)的檔案，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為以數(shù)據(jù)為主的電子檔案成為了檔案發(fā)展過程中的主要內(nèi)容。縱使文檔一體化有著很好的發(fā)展前景，但也面臨著一些不可避免的問題與挑戰(zhàn)。我國目前的技術(shù)水平很難全面實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，并且未能制定統(tǒng)一的管理制度和統(tǒng)一的軟件。各種各樣的軟件使人們之間的交流受到了很大的限制，也使整理檔案的過程變得更加復(fù)雜。所以國家有關(guān)部門制定出一系列的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)就顯得尤為重要。即使有不可避免的挑戰(zhàn)，我們飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也會克服這些問題與挑戰(zhàn)。因?yàn)樵诳陀^規(guī)律下，文檔一體化管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢。

2 文檔一體化的重要意義

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助使文檔在建立的過程中更加系統(tǒng)，并且使文檔建立工作更加高效，從而保證了檔案管理的規(guī)范性，對檔案管理起著積極的作用。

由于事業(yè)單位和高校在學(xué)術(shù)方面的嚴(yán)謹(jǐn)性與技術(shù)性，使得文檔管理一體化的重要意義在其檔案管理方面有了更加深層的體現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案保存方式顯然不能滿足事業(yè)單位及高校對檔案數(shù)據(jù)的需求。對檔案管理實(shí)行全方位的文檔一體化，可以讓事業(yè)單位及高校的每一階段的檔案受到廣而有益的影響。檔案室管理人員在對檔案管理的過程中可以對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的控制，讓檔案在儲存與傳入過程中得到合理的控制，并且增加了操作的效率，節(jié)省大量人力和物力。

文檔一體化把高校的檔案處理與統(tǒng)計(jì)有機(jī)的結(jié)合起來，確保了文檔的完整性。高校的管理情況以及科研狀況也可以通過文檔一體化有很好的體現(xiàn)，并且高校檔案建立一個(gè)很重要的用途是來記下高校的發(fā)展歷程，文檔一體化的建立使這些數(shù)據(jù)更加完整，更加便于管理與應(yīng)用。

我們對文件檔案的應(yīng)用不僅滿足于對數(shù)據(jù)的收集與存入的過程，更重要的是對檔案數(shù)據(jù)任何時(shí)候的應(yīng)用與整理、更新。在這樣的一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)的更新已成為文件管理的主要條件。文檔一體化的廣泛使用使這一條件成為現(xiàn)實(shí)，并且對以后檔案的發(fā)展有著很大的意義，我們應(yīng)調(diào)整從前的傳統(tǒng)方式，用更新的技術(shù)與應(yīng)用來適應(yīng)現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展。

3 文檔一體化的理論與實(shí)踐

把當(dāng)前相對比較散亂的文件或檔案歸結(jié)分類成便于管理的有機(jī)個(gè)體進(jìn)行統(tǒng)一管理，這一過程被稱為文檔一體化管理。隨著科技的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，對檔案管理有了更加深層的要求，要求文檔更統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致電子文件大量出現(xiàn)，造成了與傳統(tǒng)檔案管理之間的矛盾。對每個(gè)文件的不同性質(zhì)應(yīng)用與之相對應(yīng)的方式是文檔一體化的方式之一。

文件生命周期理論的提出，使文檔一體化有了自己的基石。文件生命周期理論指的是文件是有生命運(yùn)動，這是一個(gè)完整的過程，有連續(xù)和一致的性質(zhì)。我們國家的檔案研究者提出了階段的劃分方法，一共有四個(gè)。我國一位著名學(xué)者曾說過，文件生命周期理論對于我們國家的意義是它可以作為文檔一體化管理的堅(jiān)實(shí)且重要的理論。這就表明，我們在文檔一體化實(shí)行的過程中最先要對這種過程作一個(gè)理論方面的整理，也就是說對它進(jìn)行一系列的規(guī)劃從而奠定自己在理論方面的基礎(chǔ)。與文件生命周期理論呼應(yīng)的還有文件連續(xù)體理論，它也可以作為一種理論基礎(chǔ)對于文檔一體化。

4 實(shí)施文檔一體化的措施

（1）文檔一體化把文件和檔案管理聯(lián)系在了一起，文件管理影響著檔案的管理，包括檔案管理的發(fā)展趨勢與存在方式。兩者共同影響著文檔一體化走勢。但是文件管理是前者，進(jìn)而影響著文檔一體化的發(fā)展。為了更快的推動文檔一體化，應(yīng)加大對文件管理的嚴(yán)格程度，對“雙軌制”和“雙套制”更好地規(guī)范。雙軌是紙質(zhì)與電子文檔各自形成，最后雙套歸檔保存管理。一體化存儲可以為使用提供完整統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在電子公文的交換、過程監(jiān)控和背景收集、保存等都進(jìn)一步完善。所以，文檔一體化的建設(shè)先要加強(qiáng)對文件管理的側(cè)重，使文件管理更加規(guī)范。

（2）文件和檔案是一個(gè)有密切關(guān)聯(lián)的有機(jī)體，它們在內(nèi)在性質(zhì)與內(nèi)容體現(xiàn)方式等方面有著相同的本質(zhì)，都是把各種信息載在可以操作的載體上。只是有時(shí)間上的區(qū)別，一種是現(xiàn)在的，一種是過去的。統(tǒng)一對文件和檔案進(jìn)行管理，有助于文檔一體化的發(fā)展，其便利性和促進(jìn)性均建立在合理使用技術(shù)并理順檔案易運(yùn)轉(zhuǎn)的功能性之上，強(qiáng)調(diào)其一致性、協(xié)調(diào)性與全面性。

（3）大數(shù)據(jù)的云計(jì)算為檔案的資產(chǎn)價(jià)值賦予了新的意義。檔案作為一種特殊的資產(chǎn)，價(jià)值在于原始性、真實(shí)性和記錄性。電子檔案對文檔的真實(shí)性提供更加可靠完整的保障，其生命周期及固有屬性也受到大數(shù)據(jù)信息的沖擊，尤其資產(chǎn)價(jià)值作為價(jià)值核心，屬性也在發(fā)生著變化，遵循價(jià)值取向就是強(qiáng)調(diào)其數(shù)據(jù)挖掘和分析，有助于建立數(shù)據(jù)規(guī)模和活性的應(yīng)用。對一體化檔案資料進(jìn)行感知、分析、對話，不僅提高檔案管理水平，同時(shí)也可以更好地為數(shù)據(jù)使用提供產(chǎn)品和營銷服務(wù)，變被動為主動，以個(gè)性化的行為分析精準(zhǔn)地迎合用戶的需求。

以上的論述表明，在這樣大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文檔一體化的發(fā)展是大勢所趨。文檔一體化使數(shù)據(jù)的整理更加高效。隨著電子產(chǎn)品大量出現(xiàn)以及應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使文檔一體化管理的構(gòu)建與實(shí)施在社會發(fā)展中處于有良好發(fā)展前景的地位。文檔一體化是與時(shí)代相呼應(yīng)的，是在歷史社會潮流中形成的產(chǎn)物。文檔一體化不僅是檔案與文檔數(shù)據(jù)在載體上的改變，更是社會飛速發(fā)展的體現(xiàn)，順應(yīng)了歷史潮流。

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