事業(yè)單位檔案室提高服務能力的對策

摘要：隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)各類的信息量也迅速增加，這就必然要求事業(yè)單位檔案室切實提高其服務能力。我國已經(jīng)要求各個事業(yè)單位都要建立相應的檔案室進行有效管理以滿足社會發(fā)展的需求，這對單位自身的發(fā)展有一定的推動作用。近年來，隨著信息技術的普及與應用，我國事業(yè)單位的檔案管理工作不斷取得新的進步和突破，即便如此，事業(yè)單位業(yè)務量不斷增加的態(tài)勢依然持續(xù)，這是我國社會全面發(fā)展的必然表現(xiàn)和要求，越來越多的重要文獻資料、科技資料、音像資料等等都需要歸檔保存。所以，這些不同門類的檔案資料對事業(yè)單位檔案室的管理服務水平也不斷提出新的更高的要求。各級各類事業(yè)單位只有不斷加強其自身檔案室的建設，才能夠有力推動自身單位檔案室的服務能力。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案室；服務能力；信息化建設

一、豐富檔案室藏各類資源，做好主產(chǎn)業(yè)檔案資源管理

事業(yè)單位是由國家機關或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務組織，它們具有顯著的社會公益性，大多都具有自己的主產(chǎn)業(yè)。所以，事業(yè)單位的主產(chǎn)業(yè)發(fā)展不僅關系到本單位的長遠效益，也關系到整個社會的整體效益。因此，事業(yè)單位檔案室在豐富檔案室藏各類資源的同時，還要集中優(yōu)勢資源做好其主產(chǎn)業(yè)檔案資源的管理工作，這樣才能夠切實提高其服務大局的能力。各事業(yè)單位要立足行業(yè)實踐，同時以檔案專業(yè)國家標準和單位所屬行業(yè)標準為依托制定各項檔案管理制度、標準和規(guī)范，幫助指導單位主產(chǎn)業(yè)專業(yè)技術人員規(guī)范各類科技資料的整理、歸檔工作，確保科技檔案整理、歸檔質量。在此基礎上，還要堅持與時俱進，不斷更新知識體系，密切關注行業(yè)發(fā)展動態(tài)，積極參加上級部門針對所屬行業(yè)的各級各類檔案管理業(yè)務培訓，同時加強與所屬行業(yè)的各兄弟單位檔案管理部門的業(yè)務交流，吸取同行業(yè)檔案管理工作的有益經(jīng)驗，加強本單位的檔案室主產(chǎn)業(yè)檔案管理。

二、加強檔案隊伍建設，增強服務保障

檔案事業(yè)的發(fā)展有賴于檔案工作人員隊伍的優(yōu)化。隨著事業(yè)單位的發(fā)展、檔案資料的增多以及科學化管理模式的引入，對事業(yè)單位檔案室工作人員的數(shù)量和素質都有了新的要求和規(guī)范。然而目前，多數(shù)事業(yè)單位檔案室里的工作人員大多為兼職人員且檔案管理專業(yè)水平有待提高，這就會導致機關檔案室功能不健全，以致影響其自身的服務能力。因此，當前首要切實加強檔案人員的隊伍建設，著力打造一支政治覺悟高、業(yè)務水平一流、服務態(tài)度優(yōu)秀的高素質檔案人員隊伍，這是提高事業(yè)單位檔案室服務能力的重要任務。對此，要培養(yǎng)檔案工作人員的優(yōu)良職業(yè)道德精神，不斷改進工作作風，在提升檔案人員完整收集、科學歸檔、安全保護、科學管理、開發(fā)利用等方面加大力度，為事業(yè)單位檔案室建設提高人才保障。

三、不斷優(yōu)化和創(chuàng)新服務機制

檔案的核心價值在于利用。因此，要樹立“最好的服務就是最好的管理”的工作理念，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新服務機制，強化服務意識，并積極主動地為單位加強檔案管理、科學發(fā)展提供準確、全面、可靠的信息資料支持。在服務態(tài)度方面，相關工作人員要細致、耐心且堅持原則，以便更好地滿足利用者的需求；在服務時機方面，要與時俱進地開發(fā)開放檔案信息資料為單位所用；在服務方式方面，可以實行自助查詢、單位內(nèi)部目錄共享等多種形式和多種的檢索方式，為檔案利用者盡可能地提供更多的渠道和方式進行查閱；在服務體驗方面，要進一步加強檔案室的各項基礎設施和管理制度建設，改善利用環(huán)境和服務態(tài)度，給利用者提供更為舒適、便捷的服務。

四、加強檔案信息化建設

現(xiàn)代社會的發(fā)展，日新月異，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展和突破更為迅猛。為了使得檔案保存時間更為長久，避免紙質版本的損壞，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。這也要求事業(yè)單位加強對相關檔案管理工作人員的計算機使用技能的培訓，進而將電子計算機、光盤等技術與檔案管理工作相結合，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化為主旋律，加強信息服務工作，成立服務中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)以求資料不會損壞或者流失，以此來滿足單位的需求。事業(yè)單位檔案室要堅持把檔案信息化建設作為檔案工作的戰(zhàn)略方向，將檔案信息化建設納入到事業(yè)單位的年度發(fā)展規(guī)劃。加快目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫建設步伐，按照“存量信息化”的思路，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，有步驟、有規(guī)劃地進行傳統(tǒng)載體檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和全文數(shù)據(jù)庫建設；按照“增量信息化”的思路，指導單位內(nèi)部各立檔單位對新產(chǎn)生的檔案資料進行數(shù)字化歸檔，積極進行原生電子文件的接收歸檔工作，為利用者提供快捷高效的檔案服務。與此同時，還要確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全和完整，完善檔案備份制度，做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，完成現(xiàn)有數(shù)據(jù)的雙套備份工作；并且要做好檔案信息交換成果中的安全保密工作，按照國家檔案局檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作的要求，從技術和制度方面確保檔案管理系統(tǒng)的安全和完整。

結束語

近年來，隨著我國社會的迅速發(fā)展以及信息技術的普遍運用，我國事業(yè)單位的檔案管理工作不斷取得新的進步和突破，這是我國社會全面發(fā)展的必然表現(xiàn)和要求，越來越多的重要文獻資料、科技資料、音像資料等等都需要歸檔保存，不同門類的檔案資料對事業(yè)單位檔案室的管理服務水平也不斷提出新的更高的要求。對此，要豐富檔案室藏各類資源，做好主產(chǎn)業(yè)檔案資源管理；加強檔案隊伍建設，增強服務保障；不斷優(yōu)化和創(chuàng)新服務機制；加強檔案信息化建設等以切實提高事業(yè)單位檔案室的服務能力和水平。

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作者簡介：滿程（1980.10.11）女，籍貫：湖南省懷化人，學歷：本科，畢業(yè)于南華大學；現(xiàn)有職稱：館員；研究方向：檔案。