檔案信息化建設幾點對策

李偉　李樂樂

【摘要】檔案信息化建設是發(fā)展的大勢所趨，并且當前已經(jīng)取得了一定的成效。但是需要注意的是，當前檔案信息化建設的很多內容偶讀還處于起步的嘗試階段，還有很多可以進一步改進的空間。為此，在文中就檔案信息化建設提出幾點建議。

【關鍵詞】檔案信息化；檔案管理；信息技術

檔案信息化建設是發(fā)展潮流，大勢所趨。要大力開展檔案信息化建設。就要改變檔案工作舊有管理模式，促使檔案管理工作從傳統(tǒng)的人力手工管理方式轉向現(xiàn)代信息化管理方式，從長期封閉型或半封閉型向開放型轉變，使檔案事業(yè)順應時代發(fā)展要求而發(fā)生根本.『生變革。但是我們要清醒地認識到，目前這種變革還處于起步的嘗試性階段，我國絕大多數(shù)檔案部門的信息化程度仍然很低，檔案中所蘊藏的大量珍貴潛在資源并沒有得到及時充分的開發(fā)與利用。同時，檔案信息化建設過程中尚有許多問題亟待解決，檔案信息化建設的任務迫在眉睫。因此，要想更好地推進檔案信息化建設，主要對策如下：

一、技術與設施的支撐

所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案信息網(wǎng)絡化建設要有網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設施的保障。網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設施將改變以往檔案工作的技術方法與技術手段，為檔案工作發(fā)展奠定強大的技術支持和物質保障。因此，希望加大檔案管理設備的資金投入，引進計算機管理，并配套添置一些必要的設備，如打印機、掃描儀等。方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以提高檔案的有效利用，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

二、部署完善檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)要符合國家、省、市相關標準，系統(tǒng)應具有電子文件收集、管理、存儲、利用等基本功能，包括登記著錄、數(shù)據(jù)審核、整理編目、接待查詢、檔案查詢、統(tǒng)計匯總、資料編研、庫房管理、鑒定銷毀、檔案移交、信息交流等多個使用模塊，能夠實現(xiàn)OA系統(tǒng)文書檔案在線歸檔及專業(yè)檔案、聲像檔案、照片檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等檔案資料的管理。檔案系統(tǒng)按權限為各部門和個人提供檔案目錄和網(wǎng)上查詢。

三、運用計算機加快檔案更新處理速度

檔案的及時更新與移除是衡量檔案質量的重要指標。對此，建議利用計算機成批量處理、速度快、效率高的優(yōu)勢，對檔案材料進行實時，同時，各單位要將檔案更新管理工作明確的納入目標考核中，對其中的收集、管理、更新、移除，做出嚴格時間限制及考核細則。

四、提高檔案工作者的積極性

檔案物化并延續(xù)了人類的記憶，是聯(lián)系歷史、現(xiàn)今和未來的重要紐帶。當今社會，檔案更是成為無形資產(chǎn)的主要記錄載體。但是憑心而言，檔案工作是默默無聞的，很多單位特別是公、檢、法等部門的領導都十分重視業(yè)務工作，對檔案工作的關心程度不夠，檔案工作者都是默默無聞的，這導致很多檔案工作人員對此意識不強，甚至覺得檔案工作可有可無，因而并不愿意奉獻自己的一腔熱血。對此，我們認為要加強檔案工作重要性的宣傳教育，讓工作人員了解自己辦理的業(yè)務對單位發(fā)展乃至社會繁榮是有重大意義的，同時加大對檔案工作突出表現(xiàn)者的獎勵，使檔案工作真正深入人心。每個工作者都具有了工作熱情，工作效率的飛速提高就可想而知了。