A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)控制流程的優(yōu)化

班藝芹 黎子銘 胡雪丹 黃璐

[摘 要] A集團(tuán)屬于建筑施工企業(yè)，以項(xiàng)目施工為主線并延伸至價(jià)值鏈上下游，對(duì)工程質(zhì)量要求嚴(yán)格，對(duì)子公司或項(xiàng)目組管控要求高，實(shí)施財(cái)務(wù)共享收益大。在A集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享過(guò)程中，新模式帶來(lái)新收益的同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。尤其是業(yè)務(wù)量最大的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)模塊面臨較大挑戰(zhàn)。通過(guò)A集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)控制流程在實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式前后核算效率的變化比較，分析出在財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施過(guò)程中，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程出現(xiàn)了審核重復(fù)的問(wèn)題。最后提出優(yōu)化審核流程的建議，達(dá)到提高企業(yè)業(yè)務(wù)效率的目的。

[關(guān) 鍵 詞] 財(cái)務(wù)共享中心；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；控制流程

[中圖分類(lèi)號(hào)] F275 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）33-0001-03

財(cái)務(wù)共享服務(wù)（Financial Shared Service）是以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，以?xún)?yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的，以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專(zhuān)業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的一種分布式管理模式。該模式在流程管理、成本管理、價(jià)值管理上具有較大優(yōu)勢(shì)，因此在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中得到推廣和應(yīng)用。

A集團(tuán)是區(qū)域性的大型建筑安裝企業(yè)，主業(yè)涵蓋混凝土供應(yīng)、機(jī)械設(shè)備供應(yīng)、商貿(mào)物流、建筑設(shè)計(jì)、施工安裝、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與運(yùn)營(yíng)等業(yè)務(wù)板塊，擁有對(duì)國(guó)外提供技術(shù)支持的實(shí)力。截止2017年，A集團(tuán)在內(nèi)部控制體系的建設(shè)上，已經(jīng)建立了以董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)、內(nèi)控建設(shè)項(xiàng)目組、審計(jì)部為主框架的內(nèi)控建設(shè)體系；包含風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等風(fēng)險(xiǎn)控制流程。自實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式以來(lái)，A集團(tuán)將子公司部分業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施，相對(duì)于原管理模式將會(huì)出現(xiàn)較大的差異，主要體現(xiàn)在原始憑證轉(zhuǎn)移、審核轉(zhuǎn)移、人員變更、崗位職責(zé)變更、全過(guò)程監(jiān)控要求等方面。新模式帶來(lái)收益的同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，尤其是業(yè)務(wù)量最大的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)模塊。

一、原模式下費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

在原模式下，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)主要在集團(tuán)部門(mén)、子公司、項(xiàng)目組內(nèi)部完成，財(cái)務(wù)人員距離業(yè)務(wù)端口較近，與業(yè)務(wù)人員溝通具有天然的優(yōu)勢(shì)，各個(gè)集團(tuán)部門(mén)、子公司、項(xiàng)目組財(cái)務(wù)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性審核。

流程說(shuō)明：①業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)并提交業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)材料；②業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的合理性；③核算人員審核報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性并編制記賬憑證；④財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核并審批報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)；⑤由核算人員判定該報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)是否需要資金支付，如需報(bào)銷(xiāo)則轉(zhuǎn)交出納進(jìn)入資金支付流程，同時(shí)將報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)處理結(jié)果反饋回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

二、財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心僅需要承擔(dān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)后半段的工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算人員不需要對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)，僅需像流水線工人一樣檢查業(yè)務(wù)提交材料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，并依據(jù)審核無(wú)誤的材料進(jìn)行憑證制作，僅對(duì)會(huì)計(jì)憑證的準(zhǔn)確性、及時(shí)性負(fù)責(zé)。

流程說(shuō)明：①業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單》。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填報(bào)內(nèi)容需真實(shí)、合理、完整，如發(fā)生特殊事項(xiàng)（退票、超標(biāo)、票據(jù)遺失等）須完成《特殊事項(xiàng)書(shū)面說(shuō)明報(bào)告》的填報(bào)，用于說(shuō)明原因；②業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)集團(tuán)下發(fā)預(yù)算及《A集團(tuán)成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)準(zhǔn)則》對(duì)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，特殊事項(xiàng)還需審核《特殊事項(xiàng)書(shū)面說(shuō)明報(bào)告》；③財(cái)務(wù)部相關(guān)崗位審核報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)完整性、準(zhǔn)確性，將審核通過(guò)的申請(qǐng)材料進(jìn)行影印掃描，上傳至影像交換系統(tǒng)，該步驟必須確保材料掃描件和申請(qǐng)材料紙質(zhì)檔案完全一致。材料的上傳順序按照業(yè)務(wù)提交順序進(jìn)行。而紙質(zhì)檔案積累裝車(chē)，達(dá)到經(jīng)濟(jì)批量后統(tǒng)一郵遞至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；④財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算崗位接手審核材料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，如審核通過(guò)則編制憑證，如出現(xiàn)錯(cuò)誤則退還回業(yè)務(wù)申請(qǐng)人，并標(biāo)明錯(cuò)誤處；⑤財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心副部長(zhǎng)審核并審批報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)；⑥財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算崗位判定業(yè)務(wù)是否需要資金支付，如需要資金支付則轉(zhuǎn)資金支付流程，如無(wú)需資金支付，則反饋給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

三、變化分析

相對(duì)于原費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，財(cái)務(wù)共享模式下，A集團(tuán)將賬務(wù)處理集約到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行，對(duì)子公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行了會(huì)計(jì)控制，提高了集團(tuán)對(duì)子公司的控制能力；由于核算業(yè)務(wù)集約至中心，由中心核算人員進(jìn)行核算，專(zhuān)人專(zhuān)事使單筆業(yè)務(wù)平均記賬時(shí)間縮短25%，記賬效率顯著提高；由于業(yè)務(wù)端口和財(cái)務(wù)端口產(chǎn)生空間上的距離，報(bào)銷(xiāo)紙質(zhì)單據(jù)遠(yuǎn)距離傳遞增加了額外的工作量，同時(shí)報(bào)銷(xiāo)材料一旦出現(xiàn)問(wèn)題，則需要將材料退回至業(yè)務(wù)端口處重新上傳，單據(jù)傳遞導(dǎo)致的平均單筆業(yè)務(wù)流程用時(shí)增加0.5天，單筆增加成本費(fèi)用0.2元；由于子公司、項(xiàng)目組以及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心都需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，增加了審核節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致單筆業(yè)務(wù)流程用時(shí)增加0.2天。

四、實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

在財(cái)務(wù)共享模式下，A集團(tuán)要加強(qiáng)對(duì)子公司業(yè)務(wù)的管控，提高審核頻率。報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)若需要進(jìn)行資金支付，需要經(jīng)過(guò)三重審核：一是子公司業(yè)務(wù)部門(mén)審核，二是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算崗位審核，三是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出納崗位審核。三者同時(shí)通過(guò)，并且紙質(zhì)單據(jù)到達(dá)后方能支付。三次審核都涉及業(yè)務(wù)合理性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，工作上出現(xiàn)了重復(fù)審核。公司信息系統(tǒng)權(quán)限管理較高，一旦數(shù)據(jù)掃描進(jìn)入信息系統(tǒng)，則很難對(duì)其做出更改，如合理利用信息系統(tǒng)，將可以省略部分準(zhǔn)確性、規(guī)范性審核，僅需要在進(jìn)入信息系統(tǒng)的源頭進(jìn)行審核即可。所以，A集團(tuán)應(yīng)當(dāng)注意流程重復(fù)審核的問(wèn)題，提高業(yè)務(wù)流暢度。

五、建議

影響A集團(tuán)現(xiàn)有流程效率的主要原因是：為加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)子公司、項(xiàng)目組的管控而增加了審核節(jié)點(diǎn)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，本文建議從審核節(jié)點(diǎn)的改進(jìn)這一方面進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化的思路為：刪除部分重復(fù)審核工作。

一般對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核需要從五個(gè)方面進(jìn)行：①合理性：該業(yè)務(wù)的發(fā)生對(duì)于集團(tuán)而言是合理的；②合法性：該業(yè)務(wù)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求；③一致性：該業(yè)務(wù)申報(bào)填制的原始單據(jù)與業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)發(fā)生的金額保持一致；④合規(guī)性：該業(yè)務(wù)符合集團(tuán)規(guī)章制度的要求；⑤準(zhǔn)確性：包括記賬行為的準(zhǔn)確性以及支付行為的準(zhǔn)確性。

由于合理性及合法性審核，需要對(duì)業(yè)務(wù)深入了解，距離業(yè)務(wù)端口較近利于審核人員了解，具備天然的優(yōu)勢(shì)，故將合理性及合法性審核放在子公司或項(xiàng)目組，由此帶來(lái)的對(duì)子公司監(jiān)控能力相對(duì)下降，可以通過(guò)預(yù)算等手段進(jìn)行控制；對(duì)一致性的審核，由子公司及項(xiàng)目組進(jìn)行審核，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可直接與業(yè)務(wù)人員溝通進(jìn)行更改，降低了退單帶來(lái)的額外成本；對(duì)合規(guī)性進(jìn)行審核，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行審核，對(duì)集團(tuán)整體規(guī)范化管理控制具有較大的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)由于工作內(nèi)容較為一致，統(tǒng)一審核提升了效率，由此帶來(lái)的退單成本提高，可通過(guò)對(duì)子公司及項(xiàng)目組的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)等方式提高員工素質(zhì)；對(duì)準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，由于業(yè)務(wù)流程集約，該審核必須放在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)和資金支付流程為例，對(duì)每個(gè)審核節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析。一筆需要支付的業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)申請(qǐng)人提交申請(qǐng)直到最后成功支付需要經(jīng)歷四次審核，此處將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)和資金支付合并討論。如下圖所示。

流程說(shuō)明：流程節(jié)點(diǎn)（2）由業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)的合理性及合法性進(jìn)行審核，如業(yè)務(wù)較為重要?jiǎng)t需要與預(yù)算進(jìn)行匹配，預(yù)算外的內(nèi)容則需要提交說(shuō)明報(bào)告；流程節(jié)點(diǎn)（3）由子公司、項(xiàng)目組財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)的一致性進(jìn)行審核并提交財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；流程節(jié)點(diǎn)（4）由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算人員對(duì)業(yè)務(wù)的合規(guī)性進(jìn)行檢查；流程節(jié)點(diǎn)（6）和（9）由中心負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)記賬行為及支付行為的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核；將審核內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，由不同的主體負(fù)責(zé)不同的審核內(nèi)容，可大大降低重復(fù)審核的概率，提高流程效率。

六、總結(jié)

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)框架下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算環(huán)境發(fā)生了重大變化。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)作為企業(yè)的經(jīng)常性業(yè)務(wù)，如何優(yōu)化財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)控制流程，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略目標(biāo)以及公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)子公司、項(xiàng)目組數(shù)量多并且分布廣的大型建筑施工企業(yè)而言具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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