劉娜，何欣

（1錦州醫(yī)科大學(xué)，遼寧 錦州 121002；2錦州市錦州中學(xué)，遼寧 錦州 121000）

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展以及國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作的增加，跨境商業(yè)活動(dòng)日趨頻繁。商務(wù)信函在整個(gè)商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，貫穿了從確立業(yè)務(wù)關(guān)系、簽訂合約、執(zhí)行合約到解決爭(zhēng)端的各個(gè)環(huán)節(jié)。一封好的商務(wù)信函不僅有助于建立和保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，更能夠通過(guò)有效的溝通避免締約雙方產(chǎn)生不必要的誤解與糾紛。

一、商務(wù)英語(yǔ)信函的作用及其重要意義

近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展使中國(guó)成為全球商務(wù)活動(dòng)中的一個(gè)至關(guān)重要的經(jīng)濟(jì)體。越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)直接或間接地與國(guó)外企業(yè)建立聯(lián)系。有的企業(yè)通過(guò)信函與國(guó)外合作方進(jìn)行商品買賣貿(mào)易，有的則通過(guò)信函向其合作伙伴表示問(wèn)候或維持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。毫無(wú)疑問(wèn)，作為工具與橋梁的商務(wù)信函在其中發(fā)揮著不可或缺的作用。商業(yè)活動(dòng)是否成功很大程度上取決于締約各方能否進(jìn)行有效的溝通。一封好的商務(wù)信函應(yīng)當(dāng)以簡(jiǎn)潔介的語(yǔ)言傳達(dá)準(zhǔn)確的信息，精確地描述事實(shí)，進(jìn)行有效的溝通并維持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。因此，了解其語(yǔ)言特點(diǎn)并寫出一封好的商務(wù)英語(yǔ)信函對(duì)國(guó)際商業(yè)活動(dòng)至關(guān)重要。

世界上每天收發(fā)的商務(wù)信函不計(jì)其數(shù)，它們已經(jīng)成為日常商務(wù)溝通的“生命線”。然而，只有那些內(nèi)容合理并且表達(dá)準(zhǔn)確的才能夠算作成功的商務(wù)信函。文化背景、語(yǔ)言習(xí)慣以及表達(dá)方式等因素的不同使商務(wù)英語(yǔ)信函有別于中文的商務(wù)信函。因此，為了能夠成功地起草一封好的商務(wù)信函，我們十分有必要了解并掌握商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言特點(diǎn)。

二、商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言特點(diǎn)

1.詞匯特點(diǎn)。商務(wù)信函對(duì)準(zhǔn)確性有很高的要求，應(yīng)盡量避免產(chǎn)生誤解。因此，一封好的商務(wù)信函中的用詞應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確明了，不應(yīng)選用語(yǔ)義模糊和籠統(tǒng)的詞匯。商務(wù)英語(yǔ)信函的詞匯特點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：

第一，專業(yè)術(shù)語(yǔ)。由于商務(wù)信函寫作的目的是為了實(shí)現(xiàn)特定的商業(yè)目標(biāo)，屬于專業(yè)信函的范疇，因此要求其用詞符合特定商業(yè)領(lǐng)域的術(shù)語(yǔ)要求。有些常見(jiàn)的單詞在商務(wù)信函中可能有著不同的含義，例如“draft”一詞常用的語(yǔ)義為“草稿、起草”，而在英語(yǔ)商務(wù)信函中，該詞通常作為對(duì)外貿(mào)易中的“匯票”出現(xiàn)；“inquiry”一詞常用的語(yǔ)義為“詢問(wèn)”，而在國(guó)際貿(mào)易中，該詞的專業(yè)用法為“詢盤”。此外，商務(wù)英語(yǔ)信函中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)還體現(xiàn)在專有名詞的縮寫上，例如，“ASAP=As Soon As Possible”（盡快），“B/L=Bill of Lading”（提貨單），“FOB=Free On Board”（離岸價(jià)），“R.S.V.P=Repondezs’il vous plait” （敬候函復(fù)）。

第二，古詞語(yǔ)。使用古詞語(yǔ)是商務(wù)英語(yǔ)信函的一大特點(diǎn)。和法律文件一樣，商務(wù)信函通常使用的也是“莊重文體”，這就意味著商務(wù)信函使用的都是十分正式的詞語(yǔ)。英語(yǔ)語(yǔ)言歷史悠久，在古代，宮廷貴族使用既正式又莊重的英語(yǔ)文體和用詞以顯示對(duì)君主的尊重。由于這類文體能夠最大限度減少信息的誤解，所以后來(lái)常用于簽訂合約。我們將同一語(yǔ)義下正式和非正式用詞進(jìn)行了對(duì)比（見(jiàn)表1），“Formal”對(duì)應(yīng)的是商務(wù)英語(yǔ)信函中常用的詞語(yǔ)。

第三，準(zhǔn)確的詞語(yǔ)和表達(dá)式。與其他信函一樣，商務(wù)英語(yǔ)信函的首要功能是傳遞信息，但是其對(duì)用詞的準(zhǔn)確性要求更高。首先，商務(wù)英語(yǔ)信函涉及大量數(shù)字。由于經(jīng)常涉及到貨物的買賣，商務(wù)信函中通常有大量的數(shù)字來(lái)描述貨物的數(shù)量和價(jià)錢，例如“50 metric tons of Bitter Apricot Kernels at RMB￥2,500 per metric ton CIFC 2%Odense”（50噸苦杏仁，歐登塞到岸價(jià)每噸2 500元人民幣，包括2%傭金）。精確的數(shù)字表達(dá)有助于提高商務(wù)信函的準(zhǔn)確性，這也是這類文體有別于其他信函的一個(gè)顯著特點(diǎn)。其次，商務(wù)英語(yǔ)信函中常通過(guò)使用量詞和定語(yǔ)來(lái)提高表達(dá)的準(zhǔn)確性，以減少可能出現(xiàn)的誤差或糾紛。例如，“A pack of canned goods”（一包罐頭），“100,000 metric tons” （10萬(wàn)噸），“Packing:in wooden or plywood cases”（包裝：木箱或膠合板箱），其中“包”和“噸”限定了貨物的計(jì)算單位，“wooden”和“plywood”則限定了包裝箱的材質(zhì)。再次，在商務(wù)信函中，寫作者幾乎不使用“several” （一些）、“many” （許多）、“maybe”（也許）、“about”（大約） 等語(yǔ)義籠統(tǒng)的詞匯，因?yàn)檫@類詞匯不僅不能夠準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，有時(shí)還有可能產(chǎn)生誤解和糾紛。

表1 商務(wù)英語(yǔ)正式與非正式用語(yǔ)對(duì)比

第四，不使用修辭手法。一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)信函幾乎不使用修飾性詞語(yǔ)來(lái)增加文章的可讀性。大多數(shù)情況下，商務(wù)信函的目的是確立業(yè)務(wù)關(guān)系、咨詢或回答相關(guān)問(wèn)題，側(cè)重的是內(nèi)容的準(zhǔn)確性和清晰性，因此沒(méi)有必要使用太多修飾性詞語(yǔ)為商務(wù)信函添加華麗的辭藻。太多修飾性詞語(yǔ)有可能產(chǎn)生歧義誤導(dǎo)讀者，進(jìn)而影響他們的決策。

2.句法特點(diǎn)。詞語(yǔ)構(gòu)成句子，句子組成語(yǔ)篇，我們就是這樣實(shí)現(xiàn)溝通的。句子是構(gòu)成語(yǔ)篇的一個(gè)基本單位，商務(wù)英語(yǔ)信函中句子的寫作應(yīng)遵循特定的規(guī)則。

第一，商務(wù)英語(yǔ)信函中多使用簡(jiǎn)單句。所謂簡(jiǎn)單句，是指只含有一套主謂結(jié)構(gòu)并且句子各成分都是由單詞或短語(yǔ)構(gòu)成的句子。專業(yè)的商務(wù)信函通常使用句式并不復(fù)雜的簡(jiǎn)單句，以便于讀者理解。長(zhǎng)而復(fù)雜的句子容易造成誤解，讀者無(wú)法一眼就獲得他們想要的信息，既浪費(fèi)時(shí)間，又增加了難度，并不符合簡(jiǎn)單高效的原則。下面的幾個(gè)簡(jiǎn)單句經(jīng)常出現(xiàn)在商務(wù)英語(yǔ)信函中，尤其是合約中。

a.We confirm our price for the Automatic Dishwasher at$211.00 FOBNagoya.

（現(xiàn)確認(rèn)我方洗碟機(jī)名古屋船上交貨價(jià)每臺(tái)211 美元。）

b.This quotation is for a minimum quantity of 100 sets.

（本報(bào)價(jià)適用于起訂量100臺(tái)。）

c.Our quotations maychange without notice.

（我方報(bào)價(jià)如有變更，不另通知。）

第二，商務(wù)英語(yǔ)信函中經(jīng)常使用祈使句。祈使句是要求對(duì)方做或不做某事的句子。這一句式主要有兩個(gè)功能，一是請(qǐng)求，二是提醒。使用祈使句能夠簡(jiǎn)單明了地表達(dá)出作者所要傳達(dá)的意思，使讀者一目了然。下面是幾個(gè)商務(wù)英語(yǔ)信函中常用的祈使句，寫信者希望通過(guò)祈使句向?qū)Ψ桨l(fā)出請(qǐng)求，要求其提供相關(guān)信息或商品。

a.Please send us full details of your goods and give your earliest deliverydate.

（請(qǐng)將你方商品詳細(xì)清單發(fā)給我方，并告知最早交貨日期。）

b.Please informus as soon as the goods arrive.

（貨物抵達(dá)請(qǐng)立即通知我方。）

從上面的例子中我們可以看出，商務(wù)英語(yǔ)信函經(jīng)常使用“please”（請(qǐng)） 字作為祈使句的開(kāi)頭，以便以禮貌的方式提出請(qǐng)求。

另外，如果一方想要強(qiáng)調(diào)某些重點(diǎn)信息，他們通常也會(huì)采用祈使句來(lái)提醒他們的合作伙伴，例如：

a.Testate the contents of the order and confirm them.

（檢查并確認(rèn)訂單內(nèi)容）

b.Enclose your Sales Confirmation in duplicate for counter-signature.

（附上一式兩份銷售確認(rèn)書用于會(huì)簽）

第三，使用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣。商務(wù)信函中的用語(yǔ)應(yīng)當(dāng)盡可能顯得禮貌，表示寫作者對(duì)對(duì)方的尊重，給對(duì)方留下好的印象，進(jìn)而建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。除了行文完整、清晰和準(zhǔn)確之外，商務(wù)英語(yǔ)信函還應(yīng)適當(dāng)使用委婉的語(yǔ)氣傳達(dá)一種輕松且友好的意愿。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，商務(wù)信函的寫作者通常會(huì)使用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣，例如“please……”（請(qǐng)……），“will/would you please……”（請(qǐng)您……）等。請(qǐng)看下面的例句：

a.Please do not hesitate to call me on 1234567 if you need anyhelp.

b.Will you please togive us more detailed information ofyour requirements?

c.We would be grateful if you would help us with your suggestion.

上述例句中，a句中使用委婉的詞語(yǔ)“please”表示對(duì)對(duì)方的尊敬。b句和c句都是要求對(duì)方提供服務(wù)。b句用疑問(wèn)的語(yǔ)氣表示請(qǐng)求，c句則使用了虛擬語(yǔ)氣，以更委婉的方式表達(dá)自己的請(qǐng)求。

3.語(yǔ)篇特點(diǎn)。商務(wù)英語(yǔ)信函是來(lái)自不同語(yǔ)言文化背景的人進(jìn)行溝通和建立業(yè)務(wù)關(guān)系的媒介。在特定商業(yè)環(huán)境下，商務(wù)信函有其獨(dú)特的風(fēng)格。在語(yǔ)言學(xué)中，語(yǔ)篇指構(gòu)成一個(gè)完整整體的任意長(zhǎng)度的口頭或書面篇章。本文中提到的“語(yǔ)篇”是指整篇商務(wù)信函，包括單詞和句子。商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)篇主要具有以下特點(diǎn)：

第一，寒暄?！昂咽亲髡咴谖恼麻_(kāi)始的禮貌問(wèn)候，作用和打電話或在社交場(chǎng)合遇到某人時(shí)說(shuō)‘您好’相同。由于寒暄能夠?yàn)樯虅?wù)溝通提供一個(gè)友好的開(kāi)端，因此所有商務(wù)信函都在開(kāi)頭處進(jìn)行寒暄?！焙咽亲髡邔?duì)對(duì)方發(fā)出的問(wèn)候，我們從寒暄就能夠看出二者之間關(guān)系的親密程度。在一般信函中，作者用對(duì)方的姓名或二者之間的關(guān)系進(jìn)行寒暄與問(wèn)候。例如，在給朋友或某個(gè)特定人員的信中，我們通常使用“Dear Anne”、“Dear Mr.Smiths”這樣的名字進(jìn)行問(wèn)候。其他情況下，例如在給親戚朋友的信中，我們則會(huì)使用“親愛(ài)的兄弟”、“親愛(ài)的媽媽”這樣表示二者之間關(guān)系的詞語(yǔ)進(jìn)行寒暄。這都是一般信函中常見(jiàn)的寒暄方式。然而，商務(wù)英語(yǔ)信函中的寒暄與問(wèn)候有其自身的特點(diǎn)。

隨著通訊方式的迅速發(fā)展，如今人們已經(jīng)無(wú)需跋山涉水到同一地點(diǎn)就能夠進(jìn)行交易。在商務(wù)活動(dòng)中，一方有可能對(duì)對(duì)方的個(gè)人情況并不十分了解，例如對(duì)方的年齡與性別。因此，商務(wù)英語(yǔ)信函中的寒暄與問(wèn)候通常是“模糊”的。

商務(wù)英語(yǔ)信函常用的寒暄是“Dear Sirs/Madams”（敬啟者）。有些情況下，發(fā)信人并不清楚對(duì)方的姓名或性別，這種問(wèn)候方式既正式又表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊敬，不會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)不舒服。如果發(fā)信人確切地知道對(duì)方的姓名和性別，發(fā)信人則會(huì)直接使用“Dear Mr/Ms.XXX”稱呼對(duì)方，這種寒暄方式既正式，又能拉近雙方之間的關(guān)系。

第二，正文段落清晰，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)信函的正文通常分為幾段，每段內(nèi)容清晰明了，使讀者能夠一目了然了解作者要傳達(dá)的信息。正文第一段通常是寒暄與問(wèn)候，以及簡(jiǎn)要說(shuō)明本文的主要內(nèi)容。接下來(lái)的段落是整個(gè)信函的核心部分，具體描述雙方需要溝通的細(xì)節(jié)。最后一段通常會(huì)簡(jiǎn)單強(qiáng)調(diào)一下信函中的重點(diǎn)信息。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，一般每一段單獨(dú)表達(dá)一個(gè)信息，也就是說(shuō)作者要表達(dá)的不同信息都要獨(dú)立成段，這樣能夠有效地避免混淆讀者。

第三，結(jié)束語(yǔ)。在商務(wù)英語(yǔ)信函的結(jié)束部分，作者通常會(huì)明確表示希望對(duì)方在收信后做些什么。大多數(shù)情況下，如果希望對(duì)方回信，發(fā)信人通常會(huì)在信函結(jié)束部分使用“Looking forward to your early reply”或“I hope tohear fromyou soon”（希望早日收到您的回復(fù)）。與其他普通信函一樣，商務(wù)英語(yǔ)信函的作者也會(huì)使用“Best regards”、“Yours respectfully”、“Respectfully yours”等委婉的祝福語(yǔ)來(lái)表達(dá)對(duì)對(duì)方的尊敬與美好祝愿。下面是商務(wù)英語(yǔ)信函常見(jiàn)的結(jié)束語(yǔ)。

作為商務(wù)溝通的主要媒介，商務(wù)英語(yǔ)信函對(duì)整個(gè)商業(yè)活動(dòng)的成敗起著至關(guān)重要的作用。掌握商務(wù)英語(yǔ)信函的行文風(fēng)格并了解其語(yǔ)言特點(diǎn)是起草一篇好的商務(wù)英語(yǔ)信函的基礎(chǔ)。希望本文能夠?yàn)樯虅?wù)英語(yǔ)信函起草者提供思路與借鑒，幫助他們起草出簡(jiǎn)潔高效的信函，進(jìn)而為商業(yè)活動(dòng)提供便利。

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