淺談中心血站的檔案管理

摘 要：血站業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，要處理好二者的關(guān)系。血站檔案管理存在一些問(wèn)題需要改進(jìn)，從各方面做好血站檔案的安全工作。

關(guān)鍵詞：中心血站；檔案管理；安全；信息化；獻(xiàn)血

中心血站是設(shè)區(qū)的市一級(jí)血站，負(fù)責(zé)所在市級(jí)所轄縣（區(qū)）的采供血工作。血站檔案是血站業(yè)務(wù)工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策的原始依據(jù)，血站業(yè)務(wù)檔案真實(shí)記錄了血站日常業(yè)務(wù)工作的信息，是處理醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，是血站考評(píng)的重要依據(jù)，是血站管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)，是加強(qiáng)血站管理的重要手段。做好血站業(yè)務(wù)檔案管理意義重大。

一、血站業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容

血站業(yè)務(wù)檔案管理工作需要正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，相互補(bǔ)充，保持檔案管理高度一致。

1、紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案管理。血站業(yè)務(wù)檔案?jìng)鹘y(tǒng)方式是紙質(zhì)檔案，也是血站最具法律效力、最有效的檔案保存方式。血站在采供血液的過(guò)程中，會(huì)有獻(xiàn)血者登記表、血液出庫(kù)單、血液檢測(cè)報(bào)告單等表格，在制備、運(yùn)輸血液的過(guò)程中，會(huì)有操作人員簽名單據(jù)，這些原始檔案需要保存。血站業(yè)務(wù)檔案來(lái)源分散，涉及內(nèi)容十分廣泛，各科室需要做好收集、整理、歸檔的每環(huán)節(jié)工作，齊抓共管，確保業(yè)務(wù)檔案完整歸檔，安全管理。血站業(yè)務(wù)檔案管理要按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行正確劃分歸檔，科學(xué)化、規(guī)范化管理血站業(yè)務(wù)檔案。血站是采供血液的專業(yè)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)工作具有特殊性，使得血站業(yè)務(wù)檔案管理也具有特殊性。血站要按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，和檔案管理部門溝通，制定適合血站業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度，讓血站業(yè)務(wù)檔案管理有章可循、有據(jù)可依。血站業(yè)務(wù)檔案管理要?jiǎng)澐謽I(yè)務(wù)檔案的不同范圍，按照業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，將業(yè)務(wù)檔案從收集、整理、立卷歸檔各環(huán)節(jié)明確業(yè)務(wù)檔案管理范圍，縮短業(yè)務(wù)檔案在各科室留存的時(shí)間，及時(shí)移交歸檔，避免業(yè)務(wù)檔案因管理分散而丟失或損毀。

2、電子業(yè)務(wù)檔案管理。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化管理系統(tǒng)在血站工作中廣泛應(yīng)用，血站業(yè)務(wù)檔案電子化管理具有快速高效、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、先進(jìn)實(shí)用、安全可靠等特點(diǎn)，對(duì)血站電子業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，大大提高了血站業(yè)務(wù)檔案管理效率。血站血液信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案儲(chǔ)存在相應(yīng)的設(shè)備中，該電子檔案內(nèi)容、性質(zhì)與紙質(zhì)檔案相同，只是檔案內(nèi)容的載體不同。就全國(guó)各級(jí)血站目前的情況分析，血站信息化建設(shè)已經(jīng)覆蓋從獻(xiàn)血者登記、血液采集、血液交接、血液標(biāo)本交接、血液檢測(cè)、血液成分制備、加工和血液發(fā)出等各環(huán)節(jié)，在采供血業(yè)務(wù)工作的同時(shí)能夠及時(shí)生成相應(yīng)的原始檔案，并且該檔案只有授予權(quán)限的工作人員才能進(jìn)行操作完成，使檔案資料具有原始性、唯一性和真實(shí)性的特點(diǎn)。通過(guò)血站檔案信息化管理，血站電子檔案的生成、分類和查詢等功能均可以由血站血液信息管理系統(tǒng)來(lái)完成，真正實(shí)現(xiàn)了檔案、資料的快速檢索，并完成了由手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)度，從而提高了檔案檢索、數(shù)據(jù)收集和信息查詢的效率，為學(xué)術(shù)研究、技術(shù)改進(jìn)和推動(dòng)血站發(fā)展等提供了重要的參考依據(jù)。血站電子業(yè)務(wù)檔案管理需要制定信息系統(tǒng)意外故障的應(yīng)急預(yù)案，確保電子業(yè)務(wù)檔案的完整。在制定意外故障應(yīng)急預(yù)案工作中，需要咨詢軟件開發(fā)商，配置好信息系統(tǒng)硬件。同時(shí)，做好日常業(yè)務(wù)檔案電子備份工作，做到異地、多機(jī)備份，定期記錄人工檔案保存。

二、血站檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前血站檔案管理的共性問(wèn)題主要表現(xiàn)為：一是缺少獨(dú)立檔案管理部門和專職人才。受機(jī)構(gòu)人員編制數(shù)量的限制，不少血站沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，具體從事檔案管理的大多是即將退休的同志，缺少檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，后期培訓(xùn)不足導(dǎo)致了血站檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)，人、財(cái)、物的投入不足，制約了血站檔案工作的開展。二是缺少統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和管理制度。目前，還沒(méi)有出臺(tái)全國(guó)統(tǒng)一的血站檔案管理規(guī)定，血站與血站之間在檔案管理上存在上下斷層、銜接不暢、標(biāo)準(zhǔn)不一等問(wèn)題。血站檔案的具體管理部門歸口不一。例如，行政檔案一般由辦公室集中收集、整理，但財(cái)務(wù)、設(shè)備以及專業(yè)類檔案有的是由各科室統(tǒng)一管理，有的是交由業(yè)務(wù)部門自行保管，立卷歸檔、保管、銷毀以及借閱制度規(guī)定缺少統(tǒng)一性和規(guī)范性。三是檔案信息資源利用率較低。目前，血站檔案管理的信息化程度普遍不高，仍以紙質(zhì)檔案、手工操作為主，血站業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大、種類多，較低的數(shù)字化普及率制約了檔案信息資源的高效利用。例如，采血科室需要填寫的《獻(xiàn)血登記表》信息量很大，獻(xiàn)血人員的檔案只有進(jìn)行有效的數(shù)字化聯(lián)網(wǎng)，后期的管理才能保證獻(xiàn)血工作的正常開展。

三、筑好檔案管理的安全防線

獻(xiàn)血者檔案是血站業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分，是對(duì)無(wú)償獻(xiàn)血者個(gè)人信息、血液檢測(cè)結(jié)果、實(shí)驗(yàn)記錄、血液利用等情況的真實(shí)記載。因此，檔案的安全管理工作不容忽視。

1、做好第一關(guān)，整理好獻(xiàn)血者檔案。收集獻(xiàn)血者檔案材料是做好獻(xiàn)血者檔案工作的基礎(chǔ)?！堆竟芾磙k法》規(guī)定，獻(xiàn)血有關(guān)檔案資料要至少保存10年。對(duì)獻(xiàn)血者進(jìn)行征詢、體檢、采血、檢驗(yàn)過(guò)程中所形成的原始記錄，作為以后用血返還和調(diào)解輸血糾紛的重要見(jiàn)證，具有長(zhǎng)期甚至永久保存價(jià)值。為避免對(duì)獻(xiàn)血者的征詢內(nèi)容被泄露，征詢體檢除了設(shè)專人值班外，對(duì)候檢人員可以采取叫號(hào)制，有條件的還可以設(shè)置獨(dú)立的征詢區(qū)、體檢區(qū)，做到有序安排、避免忙亂。采血后，負(fù)責(zé)的工作人員應(yīng)及時(shí)將《獻(xiàn)血登記表》分類登記并入柜存放。每天做好交接，將當(dāng)日所有《獻(xiàn)血登記表》移交責(zé)任科室統(tǒng)一保管。

2、做好獻(xiàn)血者資料整理歸檔工作。獻(xiàn)血者資料整理歸檔涉及到分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列的工作，這個(gè)過(guò)程復(fù)雜且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)。整理歸檔工作應(yīng)由負(fù)責(zé)資料保管的責(zé)任科室完成。應(yīng)設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的資料整理室，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。每一盒資料的整理應(yīng)盡可能有序連貫一次性完成，防止中途因其它工作耽誤而擱置。為最大限度地保證原始資料安全，責(zé)任科室應(yīng)合理制定獻(xiàn)血者資料整理歸檔工作計(jì)劃，確保資料達(dá)到一定數(shù)量就及時(shí)整理裝盒并移交血站綜合檔案室。

3、把“卷”變成“件”，加強(qiáng)保密工作。在檔案利用時(shí)，利用者一般只需要查看案卷中的某一位獻(xiàn)血者的資料，但由于傳統(tǒng)的以“卷”為單位的資料整理歸檔辦法要求不能拆卷，檔案室只能整卷提供，因此利用者往往能看到整卷檔案內(nèi)容。這為其它獻(xiàn)血者資料的安全保密工作帶來(lái)了困難。而以“件”為單位，只需向利用者提供所需單份檔案材料，有利于檔案的安全保管。

4、信息化也要做好保密工作。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，普遍采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)獻(xiàn)血者檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，極大地提高了工作效率。在實(shí)際工作中，一是要采用內(nèi)外網(wǎng)分離的方法實(shí)施對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理，并對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署防火墻，將所有獻(xiàn)血者的資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中保存，從根本上杜絕保密信息泄漏。二是設(shè)置權(quán)限程序，獻(xiàn)血者信息的錄入由專門的授權(quán)人員通過(guò)電子口令登錄進(jìn)行，獻(xiàn)血者數(shù)據(jù)的查詢、錄入、更改等均受到權(quán)限程序的控制。只有授權(quán)人員才能接觸到獻(xiàn)血者資料，操作者所有登錄和操作活動(dòng)的時(shí)間和內(nèi)容均被完整記錄。做到事前有效防御，事后及時(shí)追蹤，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。

5、多人在場(chǎng)，嚴(yán)格借閱利用。血站檔案室一般為綜合檔案室，存放著血站業(yè)務(wù)類、科技類、文書類等各種檔案資料。獻(xiàn)血資料在移交綜合檔案室的時(shí)候，要對(duì)每一卷的頁(yè)數(shù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，移交人和接收人在交接單上簽字，并注明移交日期。提供檔案利用時(shí)，需原檔案移交科室、檔案管理人員和利用者三方同時(shí)在場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)查閱，并按有關(guān)程序填寫相關(guān)的檔案借閱申請(qǐng)、檔案借閱登記等記錄。檔案利用時(shí)盡量現(xiàn)場(chǎng)查閱，確需帶出檔案室的，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，明確借閱時(shí)限，并于歸還時(shí)重新驗(yàn)收，確保檔案安全與完整。

6、做好檔案室的防盜等安全工作。檔案室的安全管理是檔案保密的重點(diǎn)，要嚴(yán)格執(zhí)行各種檔案材料上架入柜有序存放，為光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)配備專用的檔案消磁柜，并加鎖保管。同時(shí)還應(yīng)盡量做到檔案庫(kù)房與查閱利用室分開設(shè)置。落實(shí)“九防”要求，配備防盜門、防盜窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，實(shí)行雙人雙鎖管理制度。

作者簡(jiǎn)介

王麗娜（1983-），女，山東臨沂，本科，職稱：館員 研究方向：檔案管理