文書檔案遺失、損毀等問題研究及對策分析

高鵬飛

摘 要：“檔案安全無小事，檔案安全事關(guān)重大，事關(guān)全局，事關(guān)黨和國家的根本利益”。時任國家檔案局局長楊東權(quán)同志如是說道。文書檔案遺失、損毀是屬于整個檔案管理的事后管理部分，也是檔案管理的重要組成部分，本文主要對文書檔案遺失、損毀原因及應(yīng)對措施進(jìn)行分析，探討了保證文書檔案完整性的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：文書檔案；遺失；損毀；對策；

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固話信息，是人類的寶貴財富和文化遺產(chǎn)，是歷史真實的記載和傳承。檔案工作不是偶然產(chǎn)生的，而是人類社會歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，并隨著時代的 發(fā)展不斷發(fā)展、充實。2010年，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長楊東權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上強調(diào)：“檔案安全無小事，檔案安全事關(guān)重大，事關(guān)全局，事關(guān)黨和國家的根本利益”，檔案的遺失、損毀等對檔案信息的影響至關(guān)重要，因此需要采取有效的措施來不斷完善檔案管理工作。

一、文書檔案的重要意義

文書檔案是工作過程中的重要組成部分，對于提高工作效率具有重要作用，由于文書檔案能夠通過記錄的方式完整的記載單位的發(fā)展過程以及工作進(jìn)展，具有一定的法律效用。文書檔案包括當(dāng)事人的語音以及手稿等真實材料，能夠形象的客觀的再現(xiàn)當(dāng)時單位所發(fā)生的時間，具有極高的真實性。文書檔案的記載，總結(jié)了過去所保留下來的發(fā)展成果，同時包括失敗的具體經(jīng)過，存儲著第一手資料，文書檔案的完整性直接影響著管理人員對工作的決策水平，有效的文書檔案對以后的工作具有指導(dǎo)意義。“取其精華，去其糟粕”，文書檔案對于維持工作持久發(fā)展，提高工作效率，提升工作效率具有重要的意義。

二、文書檔案遺失、損毀現(xiàn)象問題原因

（一）檔案管理專業(yè)人員缺乏或者不重視。由于單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員。很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識，不知如何“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。也存在檔案管理人員不重視檔案管理工作，因此，很多單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為單位內(nèi)部工作中的短板。

（二）工作交接不到位導(dǎo)致信息缺失。單位檔案人員調(diào)動工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假時間較長的，都應(yīng)當(dāng)在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時被抽調(diào)或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴(yán)重影響了檔案工作的連續(xù)性，很容易導(dǎo)致檔案信息缺失，致使交接人員工作做不到位，文書檔案遺失。

（三）檔案室環(huán)境差，或者部分單位根本沒有檔案室。檔案室是保管檔案的重要基地，為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，合適的溫濕度、防火防水防蟲設(shè)施等對保護(hù)文書檔案的完整性具有重要作用。高溫易導(dǎo)致文書檔案紙張發(fā)黃、高濕紙質(zhì)檔案易發(fā)生水解等化學(xué)反應(yīng)，一般情況下溫度越高，濕度越大，有害生物生長和繁殖的速度越快，會加大對檔案的危害。所以說檔案室環(huán)境差，達(dá)不到要求會對檔案的損毀造成不可逆轉(zhuǎn)的影響。

三、文書檔案遺失、損毀現(xiàn)象對策分析

（一）提高檔案管理工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)。一切工作的核心都在于人，檔案管理工作者的工作態(tài)度端正，責(zé)任心強，能力強對檔案業(yè)務(wù)的效率、水平和質(zhì)量的高低起著決定性作用。首先，文書檔案是記錄歷史的重要文書，在意識層面上重視，對文書檔案心存責(zé)任感、使命感，把文書檔案的工作平時化，平?；?，按照制度規(guī)定、流程規(guī)定存檔、借歸每一份檔案。其次，不斷的提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位管理層重視檔案管理，定期對檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，對檔案管理人員定期培訓(xùn)。作為檔案管理人員，也要在平常的工作中不斷的學(xué)習(xí)進(jìn)步，邊學(xué)習(xí)邊實踐，在提高專業(yè)能力的同時提高自己的職業(yè)道德修養(yǎng)。

（二）制定存檔、借歸流程，明確責(zé)任人。為做到檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全各項規(guī)章制度及工作流程，明確責(zé)任人，一切檔案歸檔、借歸工作有章可循，有人可查。涉密檔案借閱須主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后才可借閱，普通檔案借閱須按照規(guī)定日期內(nèi)將檔案完整無損的歸還。

（三）建立借歸臺賬，做好督辦工作。建立借歸臺賬重點是有利于隨時查閱近期內(nèi)借出了什么檔案，能夠做到心中有數(shù)，和借出的檔案是否已按時歸還，如發(fā)現(xiàn)未按時歸還和即將到期的借出檔案，可對借出人如期歸還檔案進(jìn)行督辦，以防止檔案出現(xiàn)借出人忘記歸還導(dǎo)致檔案丟失或內(nèi)容泄密等問題出現(xiàn)。

（四）改善檔案室條件，定期維護(hù)。檔案室的環(huán)境對保存檔案的完整性有著決定性意義，對檔案室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，如有發(fā)現(xiàn)破損，褪變，字跡模糊等現(xiàn)象，做到及時修復(fù)，保證檔案的完好性。落實各項措施，做好檔案的防潮、防火、防塵、防蛀等工作，定期檢查維護(hù)滅火器等設(shè)施是否完好可用，檔案室有計劃的通風(fēng)保證溫濕度的適宜，防止文書檔案長時間暴曬導(dǎo)致字跡模糊，紙張泛黃易碎。

（五）經(jīng)費投入保障。上文講到檔案室條件差甚至有的單位根本沒有檔案室，這是由于許多單位對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對檔案管理方面的經(jīng)費投入不足，沒有獨立的、專門的檔案室，檔案的存放等自然會混亂，所以說投入專項資金設(shè)置專門的檔案室變得極其重要，有了獨立檔案室，就可以檔案能夠獨立的保存起來，避免和一些易燃易爆品和其他文書材料混雜在一起，減少檔案遺失、損毀的風(fēng)險。隨著時代的進(jìn)步，電子信息化越來越智能，加大經(jīng)費投入購置現(xiàn)代化設(shè)備或是電子化的軟件，讓檔案管理工作變得更加專業(yè)化、現(xiàn)代化、使工作人員在查找，檢閱檔案時更加方便快捷，同時也可以避免經(jīng)常翻閱導(dǎo)致文書檔案損毀等現(xiàn)象，降低檔案損毀的風(fēng)險。

檔案工作包含許多程序和步驟，要想做好檔案管理首先要以人為本，增強責(zé)任感和使命感，創(chuàng)新工作，扎實工作。其次要嚴(yán)格制度和流程，加強過程控制，通過合理的措施促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的提高，促進(jìn)企事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)的健康發(fā)展。

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