“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案利用的優(yōu)化策略分析

尹慧穎

摘 要：當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”在各行各業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案工作也取得了較快的發(fā)展，檔案利用也呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)。文中分析了“互聯(lián)網(wǎng)+：環(huán)境下檔案利用的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案利用的優(yōu)化策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案利用；特點(diǎn)；優(yōu)化策略

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案進(jìn)入了快速發(fā)展時期?；诨ヂ?lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上檔案信息化管理平臺和渠道的建設(shè)為檔案利用者提供了更多便利。當(dāng)前檔案利用者心理需求也發(fā)生了較大的變化，更注重檔案利用的便捷性，因此需要加快推動檔案利用的創(chuàng)新，從而為檔案利用者提供滿意的服務(wù)。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案利用特點(diǎn)

1.1 檔案利用的隨機(jī)性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為人們工作和生活中非常重要的組成部分，其所帶來的便捷性使人們對網(wǎng)絡(luò)依賴程度不斷增加。對于檔案利用工作，其往往是人們在工作學(xué)習(xí)中臨時對某種檔案數(shù)據(jù)需求，因此檔案利用具有較強(qiáng)的隨機(jī)性特點(diǎn)?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案利用，不受制時間和空間的制約，任何時間檔案利用者都能夠從網(wǎng)上查詢到自己所需要的信息。

1.2 檔案利用的便捷性

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案信息量較大，同時檔案形式多樣和內(nèi)容繁雜，人們對于檔案信息利用的渠道和途徑發(fā)生了較大的變化，檔案利用更具便捷性和人性化。檔案部門將數(shù)字化檔案傳至網(wǎng)絡(luò)上，并及時進(jìn)行更新，有將我 保證了檔案信息的時效性。而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案利用帶來的便捷性，同時也是當(dāng)前檔案利用者的實(shí)際心理需求。這就要求檔案行業(yè)要加快觀念的轉(zhuǎn)變，更好的順利時代發(fā)展的需求，加快創(chuàng)新檔案服務(wù)工作。

1.3 檔案利用的隱私性

檔案作為一種信息資源，包含著一些隱私信息和個人隱私的內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案利用更具高效性和便捷性，同時檔案信息共享也使檔案價值得以提升，但這也隨之帶來了安全隱患。檔案利用過程中每一位利用者了都希望能夠保障隱私。但檔案隱私的泄露來自于多種因素。因此在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，需要對檔案利用的隱私性給予充分重視，并妥善解決。

2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案服務(wù)的優(yōu)化策略

2.1 強(qiáng)化檔案服務(wù)意識

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，作為檔案管理者，需要加快轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)的意識，以優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來滿足檔案利用者的需求。目前檔案服務(wù)手段和渠道更具多樣樣，但對于檔案利用者而言，檔案行業(yè)的最新服務(wù)手段和行業(yè)情況無法及時全面了解，因此要求檔案管理人員要主動的提供服務(wù)，為用戶提供全新檔案服務(wù)體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)用戶對所需要檔案的快速查詢，同時還要重視新服務(wù)形式的推廣，并使其在用戶和用戶之間形成良好的聯(lián)動效應(yīng)，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率。

2.2 創(chuàng)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

為了滿足利用者追求快捷便利的檔案查找和使用需求，就必須為利用者創(chuàng)造一個良好的網(wǎng)絡(luò)利用環(huán)境，提高利用者的效率創(chuàng)建條件。因此，在檔案行業(yè)各個環(huán)節(jié)，需要不斷實(shí)現(xiàn)信息化，將“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)建成一個新業(yè)態(tài)和新形態(tài)，促進(jìn)檔案行業(yè)進(jìn)一步地發(fā)展。另外，在優(yōu)良的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不僅能為利用者提供便利，還能夠減輕從事檔案管理員工作量，實(shí)現(xiàn)共贏。除此之外，為檔案、情報(bào)、圖書等創(chuàng)造跨區(qū)域查詢的條件，推動我國檔案產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。

2.3 優(yōu)化檔案服務(wù)流程

針對于電子檔案的特點(diǎn)，需要加快電子檔案立法，針對于檔案開放的邊界進(jìn)行嚴(yán)格界定，實(shí)現(xiàn)對檔案資源保護(hù)與利用之間關(guān)系的有效協(xié)調(diào)?；陔娮訖n案的特殊形態(tài)，還需要建立一套完善的管理制度，強(qiáng)化對電子文件形成、處理到電子檔案保管和利用各個環(huán)節(jié)的隱患管理，有效的保證電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性。還要制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，一旦檔案信息受到破壞，則能夠及時、妥善處置。另外，對于檔案工作者來講，還要在執(zhí)行力、學(xué)習(xí)力及溝通力方面進(jìn)行加強(qiáng)，以此來保證檔案服務(wù)流程的順利實(shí)施。

2.4 確保檔案信息安全

在為利用者提供方便快捷的信息查詢的前提是，確保檔案信息的安全。加強(qiáng)電子檔案的安全性和真實(shí)性的手段有：防寫措施、防火墻、身份驗(yàn)證、機(jī)密技術(shù)、簽署技術(shù)等。這些手段的共同特點(diǎn)是內(nèi)部防護(hù)，若內(nèi)部發(fā)生安全隱患，則會對檔案信息的安全造成威脅。因此，為了維保檔案信息的安全，不僅要采用內(nèi)部控制措施，同時還要采取外部措施，外部措施主要是通過互聯(lián)網(wǎng)防范措施，如安全掃描技術(shù)，在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行安全檢測，防止檔案信息的泄露和遭到破壞。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)間與網(wǎng)內(nèi)、外部與內(nèi)部的設(shè)備密切配合，提供檔案信息的安全性。

2.5 滿足檔案利用者的個性化需求，為其提供便捷服務(wù)

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案利用者具有多層次及多類型的特點(diǎn)，因此可以針對檔案利用者的不同情況來構(gòu)建個性化的需求方案，更好的滿足檔案利用者的個性化需求。同時在檔案工作中，積極的融入互聯(lián)網(wǎng)思維，以便于更好的推動檔案行業(yè)的快速發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案利用者心理需求也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，但能夠快速獲取檔案信息是其最終目的。針對于這種需求特點(diǎn)，檔案管理部門需要加快推動檔案的電子化轉(zhuǎn)化進(jìn)程，全面提升電子檔案的利用率。同時還要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案利用渠道，可以根據(jù)具體情況來適當(dāng)開放網(wǎng)絡(luò)限制，允許合理的檔案利用行為。作為檔案管理部門，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下還積極主動出擊，針對于檔案利用者的需求特點(diǎn)，積極為檔案利用者提供各類有價值的信息，不斷擴(kuò)大檔案的利用空間，更好的發(fā)揮出檔案的作用和利用成效。

網(wǎng)站逐漸成為檔案利用服務(wù)工作為人民群眾開發(fā)信息資源的新窗口，這一平臺目前僅為用戶提供檔案檢索和查找利用等基礎(chǔ)服務(wù)。但在信息技術(shù)和各種便攜式智能客戶端的發(fā)展下，對新技術(shù)加以利用，使之成為檔案利用服務(wù)工作中更為高效的新模式，這是當(dāng)前檔案工作進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵所在。因此可以通過開通檔案微信，建立微信檔案公眾平臺。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和智能手機(jī)客戶端的飛速發(fā)展，微信已經(jīng)成為一款使用率相當(dāng)高的應(yīng)用軟件，這對檔案利用工作正是一個契機(jī)?？梢愿鶕?jù)檔案部門自身特有的特點(diǎn)，打造具有檔案部門獨(dú)特個性的微信平臺，利用平臺的優(yōu)勢來吸引檔案用戶，通過平臺的共享對檔案進(jìn)行雙重宣傳，這不僅可以為已有需求的用戶提供便利，甚至能帶來新的檔案客戶群體。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案行業(yè)取得了快速發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案利用者的依賴心理和便捷心理及求快心理等，需要樹立主動服務(wù)意識，創(chuàng)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有效的保證檔案信息的安全，為檔案利用者提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)，更好的推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

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