加強(qiáng)信息化建設(shè),提高儀器設(shè)備資產(chǎn)管理水平

王洋洋

(北京大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部, 北京 100871)

高校儀器設(shè)備作為基礎(chǔ)教學(xué)和科學(xué)研究的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，為培養(yǎng)高水平、創(chuàng)新型人才提供有力保障[1-3]。近年來，在國家科教興國戰(zhàn)略的推動下，高校儀器設(shè)備的增速逐漸加快，存量不斷加大，儀器設(shè)備的整體水平也有了顯著的提高[4]，如何更好地管理越來越多的儀器設(shè)備，成為管理者面臨的一個(gè)難題。如何在保證效果的前提下提高管理效率，甚至是提高效果的條件下提高管理效率呢？通過實(shí)踐表明信息化方式可以解決這個(gè)難題[5-10]。

1 管理中遇到的難題

1.1 儀器數(shù)量存量和增量加大

以我校校本部為例，2005年末儀器設(shè)備7萬余臺，價(jià)值超過14億元；到2010年末儀器設(shè)備12萬余臺，價(jià)值超過23億元；再到2016年末21萬余臺，價(jià)值超過48億元，近6年來每年新增儀器設(shè)備2萬臺(套)左右(見圖1)，儀器設(shè)備數(shù)量和價(jià)值都有了顯著的提高。儀器設(shè)備存量和增量的加大，帶來了管理任務(wù)的直線提升，提高管理效率迫在眉睫。

圖1 北京大學(xué)校本部儀器設(shè)備存量變化

1.2 儀器設(shè)備數(shù)據(jù)收集、使用效率低

在人工重復(fù)操作較多或信息化程度不高的情況下，儀器設(shè)備數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性和可用性都較差，較多的人工操作容易產(chǎn)生高出錯(cuò)率。同時(shí)，數(shù)據(jù)收集入口不統(tǒng)一，出口不唯一也會產(chǎn)生數(shù)據(jù)不一致的情況。儀器設(shè)備的信息孤島使數(shù)據(jù)傳遞性較差，不能得到充分利用，無法為管理工作提供依據(jù)。

1.3 儀器設(shè)備開放共享不足

傳統(tǒng)的口口相傳方式無法滿足現(xiàn)在社會對信息的需求，在儀器設(shè)備開放共享方面更是如此，在設(shè)備日常管理工作中，經(jīng)常會接到教師、學(xué)生咨詢使用儀器設(shè)備信息的電話，早期的解決辦法是人工查詢符合需求的設(shè)備信息反饋給師生，這樣的處理方式效率較低。為了提高儀器設(shè)備開放共享程度，需要實(shí)時(shí)收集有共享能力的設(shè)備信息，并將其發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，使師生、甚至校外人員都可以查詢設(shè)備信息并咨詢使用，最大限度地提高儀器設(shè)備的使用效率。

2 儀器設(shè)備信息化實(shí)踐

為了解決儀器設(shè)備管理過程中遇到的各類難題，我們從儀器設(shè)備數(shù)據(jù)管理角度出發(fā)，進(jìn)行了多角度、全方位的信息化實(shí)踐，為儀器設(shè)備管理水平的提高打下基礎(chǔ)。

2.1 建立追溯，連接信息孤島

我校實(shí)行的是儀器設(shè)備全生命周期管理[11-12]，即建立儀器設(shè)備論證、招標(biāo)、采購、建賬、使用、開放、共享、處置的完整信息鏈路，確保儀器相關(guān)信息的持續(xù)性、有效性和可用性。鑒于各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程的側(cè)重不同，針對業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)各有特點(diǎn)，為不同的管理節(jié)點(diǎn)服務(wù)。儀器設(shè)備生命周期的各個(gè)節(jié)點(diǎn)中的信息存儲在不同的信息化系統(tǒng)中，為此我們建立了儀器設(shè)備信息的可追溯性管理，通過系統(tǒng)間的信息連接，在保障各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立、順暢運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，避免了信息孤島，建立了信息網(wǎng)絡(luò)，形成管理流程的無縫結(jié)合，這樣的設(shè)計(jì)，不僅方便了各個(gè)工作流程管理人員的業(yè)務(wù)操作，建立了完整的業(yè)務(wù)鏈路，提高了工作效率，更是大大提高了信息的使用效率。

比如我校針對40萬元以上大型儀器設(shè)備進(jìn)行購置前的可行性論證,論證期間要求申購人承諾對外服務(wù)機(jī)時(shí)，承諾對外服務(wù)機(jī)時(shí)信息存儲在設(shè)備采購系統(tǒng)中，如果這個(gè)信息只是存在于采購系統(tǒng)中，那么它的使用期限就截止到儀器設(shè)備簽訂合同之時(shí)，信息只是采集了卻并沒有運(yùn)用到管理過程中。我們希望“承諾對外服務(wù)機(jī)時(shí)”信息可以貫穿到儀器設(shè)備使用的整個(gè)生命周期中，并且成為儀器設(shè)備對外共享機(jī)時(shí)服務(wù)的一項(xiàng)重要參考和依據(jù)。大型儀器設(shè)備對外共享服務(wù)是高校重要的社會責(zé)任，也是提高儀器設(shè)備使用效率的有力舉措。通過信息化方式，建立了信息連接通路，管理人員在信息系統(tǒng)中建立儀器設(shè)備固定資產(chǎn)信息表時(shí)，對外服務(wù)機(jī)時(shí)信息以及相關(guān)論證報(bào)告信息會自動附在儀器設(shè)備基本信息后，一直跟隨到儀器設(shè)備生命周期終結(jié)，在日常使用中，便于提醒管理人員按承諾機(jī)時(shí)對外服務(wù)以及管理部門對儀器設(shè)備開放共享情況的監(jiān)督管理，這樣承諾對外服務(wù)機(jī)時(shí)信息就不僅僅是一個(gè)登記在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，而真正成為有利于提高儀器設(shè)備管理水平的有用依據(jù)。

2.2 三級管理，責(zé)任到人

我校是最早利用信息化手段實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備入賬的高校之一，最初的實(shí)現(xiàn)方法是院系管理員收集紙質(zhì)設(shè)備信息卡并錄入到系統(tǒng)中，再由校級管理員審核的二級管理方式。這種實(shí)現(xiàn)方式容易造成信息的不準(zhǔn)確，特別是儀器負(fù)責(zé)人只通過姓名確認(rèn)，而不是職工號確認(rèn)引起的因重名或查無此人，無法保證儀器設(shè)備責(zé)任到人。高校儀器設(shè)備作為國有資產(chǎn)，其安全性也是儀器設(shè)備管理過程中需要保障的重要方面。為此我校改進(jìn)儀器設(shè)備建賬方式，采用基于web瀏覽器的三級管理建賬模式[13-14]，建立完備的儀器設(shè)備電子化信息表，取消了原有紙質(zhì)儀器設(shè)備信息登記卡片，通過儀器負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)確認(rèn)和院系管理員審核的方式取消了人工簽名的過程。為實(shí)現(xiàn)這種管理模式，2013年我校升級了儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)，使更多的師生參與到自己購買和使用的儀器設(shè)備管理過程中，新系統(tǒng)同時(shí)通過“我的設(shè)備”功能菜單實(shí)時(shí)獲取登錄用戶自己名下的儀器設(shè)備信息，用戶登錄后可以實(shí)時(shí)查看，比起從前的紙質(zhì)卡片，無論從保存時(shí)間、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、查詢及時(shí)性都有了較大進(jìn)步。同時(shí)，在發(fā)生儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人變動時(shí)，系統(tǒng)要求新儀器負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中確認(rèn)，確保儀器設(shè)備整個(gè)生命周期中責(zé)任到人。讓直接負(fù)責(zé)采購和使用儀器設(shè)備的師生錄入儀器設(shè)備基本信息，降低了儀器設(shè)備信息的錯(cuò)誤率，通過登錄系統(tǒng)確認(rèn)設(shè)備信息的方式促進(jìn)了無紙化辦公進(jìn)程的推進(jìn)，基于Web的訪問控制實(shí)現(xiàn)了信息的公開和即時(shí)，提高了管理效率。電子化確認(rèn)的基礎(chǔ)是用戶實(shí)名制，通過與學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)對接，確保每一臺儀器設(shè)備都有其對應(yīng)的唯一負(fù)責(zé)人，為確保國有資產(chǎn)不流失建立基礎(chǔ)。

2.3 數(shù)據(jù)公開，促進(jìn)儀器設(shè)備共享

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各類網(wǎng)絡(luò)門戶平臺的興起，人們越來越習(xí)慣于通過網(wǎng)絡(luò)查詢資源的方式。儀器設(shè)備管理中，我們通過建立“實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)”促進(jìn)儀器設(shè)備共享，系統(tǒng)提供快捷查詢功能，可以通過儀器名稱、儀器型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)國家、購置年份等信息查詢設(shè)備，在設(shè)備詳細(xì)信息頁面可以查看放置地點(diǎn)、聯(lián)系電話、功能特色、型號、規(guī)格等信息，大型儀器可顯示儀器圖片。該系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源于設(shè)備完成建賬和日常管理的實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、更新及時(shí)。根據(jù)2017年上半年訪問統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)服務(wù)校內(nèi)師生4 000人次，服務(wù)非校內(nèi)人員12 000人次。

除了“實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)”外，我校還建立了“大型儀器開放測試基金系統(tǒng)”，該系統(tǒng)用于開放測試基金課題的申報(bào)、評審、機(jī)時(shí)錄入、課題總結(jié)、測試費(fèi)結(jié)算等，每年服務(wù)1 300余個(gè)開放測試基金課題，極大地提高了現(xiàn)有儀器設(shè)備的使用機(jī)時(shí)，無論是開放儀器給師生使用的機(jī)組人員，還是申請使用儀器的師生，都有較高的參與積極性。

2.4 建立儀器設(shè)備分類自動化解決方案

儀器設(shè)備作為固定資產(chǎn)的一種，數(shù)據(jù)登記中的分類管理是非常重要的一環(huán)，需要根據(jù)儀器設(shè)備分類信息形成報(bào)表。近年來，每年新增儀器設(shè)備有2萬臺(套)左右，為儀器設(shè)備分類成為一項(xiàng)較為繁瑣的管理工作。分類要求是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，及時(shí)有效和準(zhǔn)確，根據(jù)以往工作統(tǒng)計(jì)，每年為儀器設(shè)備信息補(bǔ)充分類數(shù)據(jù)，需要1～2人月的工作量，此項(xiàng)工作具有重復(fù)性，即只要儀器設(shè)備需要入賬，分類工作就一直要進(jìn)行。通過探索信息化實(shí)踐，我們獲得了較為實(shí)用的解決方案，即通過現(xiàn)有積累的儀器設(shè)備的信息實(shí)現(xiàn)自動化匹配，降低人工匹配的工作量。

在儀器設(shè)備信息收集過程中，我們獲得儀器設(shè)備的名稱、型號、所屬單位等信息，為自動化分類提供基礎(chǔ)。首先，通過下拉框選擇的通用設(shè)備名稱，可以確定這個(gè)儀器的名稱和用途，確認(rèn)這臺儀器應(yīng)該對應(yīng)什么分類信息，比如用戶選擇了微機(jī)，系統(tǒng)可以自動匹配到分類號和分類名稱，初步減少了需要進(jìn)行分類的設(shè)備數(shù)量。其次，對于除通用設(shè)備外的其他儀器設(shè)備，我們根據(jù)現(xiàn)存教育部固定資產(chǎn)分類對應(yīng)表和我校以往儀器設(shè)備分類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和歸納，創(chuàng)建了儀器設(shè)備自動分類對應(yīng)法，通過信息化的方式，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備分類信息自動匹配的功能。然而，自動匹配并不能完成100%的設(shè)備分類，一方面隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，總會有新的儀器設(shè)備產(chǎn)生，另一方面，同一種儀器設(shè)備，可能有不同的名稱。雖然無法完全覆蓋，但需要人工手動一臺一臺進(jìn)行匹配的數(shù)據(jù)量卻大大降低了，根據(jù)實(shí)踐結(jié)果，目前自動匹配可以達(dá)到85%左右，將設(shè)備分類工作時(shí)間壓縮到5～10人日的工作量，節(jié)省了3/4的工作量，大大地提高了設(shè)備分類管理效率，避免了重復(fù)勞動，也提高了分類數(shù)據(jù)的規(guī)范性。

2.5 校級、院系級標(biāo)簽打印功能

在儀器設(shè)備資產(chǎn)管理期間，儀器設(shè)備標(biāo)簽起到了重要的標(biāo)記作用。我校的儀器設(shè)備標(biāo)簽包含儀器名稱、儀器編號系室、設(shè)備號、負(fù)責(zé)人姓名、條碼等信息，對于海關(guān)監(jiān)管的進(jìn)口儀器設(shè)備，還配有海關(guān)監(jiān)管標(biāo)簽。早期方案是校級配有標(biāo)簽打印機(jī)，院系級設(shè)備管理人員定期到校級打印標(biāo)簽取回后粘貼到設(shè)備上，實(shí)時(shí)性較差，為方便儀器設(shè)備購置數(shù)量較多的院系級單位及時(shí)打印并粘貼設(shè)備標(biāo)簽，我校開發(fā)了基于Web的標(biāo)簽打印功能，通過Java插件調(diào)用本地標(biāo)簽打印機(jī)驅(qū)動，實(shí)現(xiàn)通過瀏覽器的標(biāo)簽打印功能，為院系級單位配備標(biāo)簽打印機(jī)，提高了時(shí)效性，大大地優(yōu)化了建賬工作流程。

2.6 多維度儀器設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析

通過將儀器設(shè)備資產(chǎn)信息電子化，信息化系統(tǒng)可以從不同維度、持久地保存儀器設(shè)備數(shù)據(jù)信息，甚至可以保留某一時(shí)刻的全部資產(chǎn)信息快照，進(jìn)而對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行多角度處理，快速、高效、準(zhǔn)確地形成形式多樣的資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)圖表。比如：每年末形成基于教育部分類的年末資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表，體現(xiàn)本年度儀器設(shè)備增減數(shù)變化，年初數(shù)、年末數(shù)等；上報(bào)大型儀器設(shè)備學(xué)年度/年度儀器設(shè)備使用情況等相關(guān)信息；定期分析各院系、各學(xué)科儀器設(shè)備存量增量等，這些統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)對于了解現(xiàn)有儀器設(shè)備資產(chǎn)分布、規(guī)劃未來資產(chǎn)配置具有重要作用。統(tǒng)計(jì)分析功能同樣具有多層級特點(diǎn)，校級可以統(tǒng)計(jì)全校的儀器設(shè)備資產(chǎn)情況，院系級可以統(tǒng)計(jì)本單位儀器設(shè)備資產(chǎn)情況，普通用戶可以查看自己名下的儀器設(shè)備資產(chǎn)情況[15]。

3 結(jié)語

高校儀器設(shè)備是國有資產(chǎn)的重要組成部分，儀器設(shè)備管理水平的提高可以更好地為高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才提供物質(zhì)保障，我校的多個(gè)儀器設(shè)備信息化系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)踐，在儀器設(shè)備存量和增量都不斷提高的情況下，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備數(shù)據(jù)的高效收集、處理和使用，促進(jìn)了儀器設(shè)備的開放共享，提高了儀器設(shè)備的使用效率，整體提升了儀器設(shè)備的管理水平。

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