企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及其改善策略

邱憶玲

【摘 要】檔案作為記錄人們社會(huì)生活的重要載體，隨著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的日益頻繁，所需記錄的信息越來(lái)越多，檔案管理工作者的任務(wù)也越來(lái)越繁重，如何提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供可靠的參考數(shù)據(jù)，成為企業(yè)檔案管理的核心問(wèn)題。經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展給企業(yè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，本文分析了企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，并闡述了相應(yīng)的具體對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；對(duì)策

基于檔案管理工作來(lái)講，檔案的保存管理相對(duì)較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業(yè)檔案管理中，除了要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理人才，以及加強(qiáng)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)管理。

一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業(yè)對(duì)檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，引發(fā)了實(shí)際工作中的諸多矛盾。企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，在企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的過(guò)程中，對(duì)于基礎(chǔ)性檔案信息的管理方面，數(shù)字化管理水平亟待加強(qiáng)，且在信息系統(tǒng)中存在大量的存量類(lèi)數(shù)據(jù)，并沒(méi)有實(shí)施統(tǒng)一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開(kāi)展中，管理層對(duì)于企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也存在諸多的不統(tǒng)一，經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的情況，最終導(dǎo)致信息化管理工作的重復(fù)性建設(shè)，在管理過(guò)程中也沒(méi)有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致無(wú)法有效利用相關(guān)信息，從而會(huì)影響檔案信息管理質(zhì)量。第三，檔案信息管理系統(tǒng)存在重復(fù)性建設(shè)問(wèn)題，在管理工作開(kāi)展中經(jīng)常更換，在管理工作人員還沒(méi)有適應(yīng)一個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，又采用了另一個(gè)信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致基礎(chǔ)管理資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）檔案管理信息化水平較低

雖然很多企業(yè)開(kāi)始著手建立電子檔案，但大多只是對(duì)信息化這個(gè)名詞和電子設(shè)備本身的重視，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。檔案管理信息化的核心內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便、簡(jiǎn)約、信息的重新組合及不斷優(yōu)化，我國(guó)企業(yè)檔案管理科學(xué)化進(jìn)程需要大量高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，通過(guò)科學(xué)有序的管理工作建立相對(duì)合理的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)和職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）檔案保管設(shè)施簡(jiǎn)陋

檔案是國(guó)有企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的歷史見(jiàn)證，由于現(xiàn)階段一些國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的不重視，對(duì)于檔案管理硬軟件設(shè)施的財(cái)政投資力度小，導(dǎo)致檔案管理的硬軟件設(shè)施跟不上時(shí)代發(fā)展的要求，主要表現(xiàn)在庫(kù)房年久失修，檔案保管柜、電子設(shè)備和信息管理系統(tǒng)沒(méi)有得到及時(shí)更新，在長(zhǎng)期復(fù)雜的環(huán)境下，簡(jiǎn)陋的檔案保管設(shè)施很容易導(dǎo)致檔案腐爛和丟失的現(xiàn)象，檔案資料的安全性與完整性難以得到保障，在很大程度上制約著檔案管理質(zhì)量的提升，對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作造成不利影響。

二、提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

（一）重新定位檔案管理工作

在企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作中，在長(zhǎng)期發(fā)展進(jìn)程中都是采用封閉性檔案庫(kù)房，從而導(dǎo)致檔案管理工作較為被動(dòng)，無(wú)法有效地與信息利用者進(jìn)行溝通。信息化管理使當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了明顯變化，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，管理工作人員應(yīng)當(dāng)重新定位檔案管理工作，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，積極轉(zhuǎn)變自身的思維方式，實(shí)時(shí)、多角度、全方位、系統(tǒng)化地開(kāi)展檔案管理工作。

（二）增強(qiáng)獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的運(yùn)行，牽引著人類(lèi)，其不僅有傳播速度快的特點(diǎn)，還能突破時(shí)空的限制。由于現(xiàn)在是信息時(shí)代，在信息方面難免會(huì)造成與實(shí)際情況不符或漏洞等現(xiàn)象，因此，管理人員一定要增強(qiáng)辨別能力和提高評(píng)估水平。然后有目的、按步驟對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實(shí)現(xiàn)信息化管理，規(guī)范地管理好新型檔案資料；將電子檔案進(jìn)行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進(jìn)行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網(wǎng)絡(luò)整理檔案，科學(xué)地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)程序。

（三）加大對(duì)檔案管理工作的資金投入

檔案管理硬件和軟件設(shè)施的質(zhì)量直接決定著檔案管理的效果，國(guó)有企業(yè)要不斷加大檔案管理工作的資金投入，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的檔案保存室，及時(shí)更新檔案保存柜，定期檢查檔案管理硬件設(shè)施的安全性，一旦出現(xiàn)潮濕、腐爛等不利于檔案保存的情況，要及時(shí)采取有效措施給予解決，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)保障紙質(zhì)檔案存放的安全性。此外，國(guó)有企業(yè)還要重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，積極購(gòu)置先進(jìn)的、安全性高的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）有效提高工作人員素養(yǎng)

對(duì)工作人員選擇的過(guò)程中，不應(yīng)只將經(jīng)濟(jì)成本作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)，而是要注重對(duì)其能力以及素養(yǎng)的考核。在現(xiàn)代社會(huì)中，教育系統(tǒng)明顯升級(jí)，并且逐漸形成和工作相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)學(xué)科，為這一崗位提供了大量的優(yōu)秀工作人員。在這種情況下，對(duì)工作人員選擇方面，一定要保證其具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，為團(tuán)隊(duì)能力的不斷增強(qiáng)提供保障。而日常工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，為工作人員整體素養(yǎng)的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。社會(huì)始終處于變化與發(fā)展的狀態(tài)，所以管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)的管理思想與措施已經(jīng)難以與時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，因而要想實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，就必須貫徹落實(shí)檔案工作，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過(guò)程中面對(duì)的問(wèn)題也越來(lái)越多，企業(yè)檔案管理工作仍需不斷創(chuàng)新和完善，相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也需逐步提高，同時(shí)企業(yè)要及時(shí)為檔案管理部門(mén)更新電子設(shè)備，注入新的活力，才能穩(wěn)步提升檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效率和信息化，從而更好地為企業(yè)和職工服務(wù)。

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