現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

隆燕

摘 要：在各方面極為發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，到處都是各種各樣的信息，由此我們把這個時代稱為信息時代。可以說現(xiàn)在各行各業(yè)都有著許許多多的信息，如何管理運(yùn)用信息也是一個需要解決的問題。信息管理技術(shù)的出現(xiàn)，為各個行業(yè)的信息管理提供了極大的便利。各所大學(xué)由于學(xué)生眾多，各項關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍、人身信息等信息自然也非常多，面對眾多相關(guān)的信息，如何整理是個關(guān)鍵。在對大學(xué)的各項檔案管理中，如果用到信息管理技術(shù)對其管理是有很大幫助的。

關(guān)鍵詞：信息管理、應(yīng)用、高校檔案

高校檔案包括自身管理與發(fā)展的資料、學(xué)生檔案等等，需要管理的檔案信息有許多。傳統(tǒng)的檔案管理方式，需要大量的檔案管理人員，檔案的存儲和保護(hù)也需要人工進(jìn)行，會消耗大量的人力物力。而信息管理技術(shù)的運(yùn)用便可以解決這些問題，不僅僅可以解決管理方面的問題還可以解決人事方面的問題，本文將論述在高校的檔案管理中存在的問題以及解決措施。

1 在高校檔案整理中運(yùn)用信息管理技術(shù)的意義

各個高校都有許多學(xué)生的信息，除了學(xué)生的信息以外還有管理工作中也有許多信息。高校信息的數(shù)量多、種類也繁多，一直運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式的話，無法有效率地正確處理繁多的檔案，還會帶來許多不必要的麻煩。傳統(tǒng)的檔案管理方式在面對過多的檔案時，會出現(xiàn)不能準(zhǔn)確歸類檔案、找檔案要花費(fèi)過多時間等等一系列問題。運(yùn)用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，讓復(fù)雜繁重的信息管理工作變得更加輕松、有條不紊。人們管理信息只需要運(yùn)用管理檔案的計算機(jī)平臺，在需要提取和檢索信息的時候也只需要運(yùn)用計算機(jī)，便可以準(zhǔn)確且迅速地找出所需要的信息，有需要的話還可以馬上找到紙質(zhì)的檔案[1]。不單單省去了不必要的環(huán)節(jié)，還節(jié)約了時間、工作人員也省去了精力。從管理角度來看，利用計算機(jī)進(jìn)行資料管理和人工手抄相比較，優(yōu)勢非常明顯。在信息容易泄露的如今，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理還能夠給信息加密，增強(qiáng)安全指數(shù)，防止信息泄露。對于人事管理來說，計算機(jī)進(jìn)行工作可以避免人工工作的許多缺點，給檔案管理人員提供了新的管理方式。如今相關(guān)的工作人員由于運(yùn)用計算機(jī)方式的進(jìn)行信息管理，工作內(nèi)容減少、檔案管理人員在管理檔案上的效率增加。

2 各個學(xué)校在信息管理時常見的問題

2.1 人力資源方面

信息化檔案管理也不是一蹴而就的，需要一個漸進(jìn)的轉(zhuǎn)變過程，從計算機(jī)配置到人員的管理和引進(jìn)，都不是一天就能夠完成的。許多高校經(jīng)過了長時間的改革還未實現(xiàn)信息化管理，主要是由于人員和資金方面的問題。部分高校的檔案管理人員有許多是退休下來的高校教師，很多年齡大的教師對信息化技術(shù)的掌握微乎其微，很難追上時代的步伐，但由于教師曾給學(xué)校的教育事業(yè)做出過貢獻(xiàn)，大多數(shù)高校在裁減以退休教師為主的檔案管理人員方面陷入兩難境地[2]。

2.2 檔案整理工作未完全實現(xiàn)信息化

由于資金的缺乏，許多高校還未開始采取信息化檔案管理的方式，仍然采用傳統(tǒng)的人工管理方式。人工管理不僅僅效率低下，檔案管理的保密性也比較低，而且對于信息的保存也沒有保障。檔案在一個地方長時間放置以后，很容易出現(xiàn)受潮、蟲蛀等等問題，另外一些高校仍然采用未全面信息化的檔案管理方式，也就是在工作中，大多是以人工管理為主機(jī)器為輔。這種工作方式往往會導(dǎo)致先進(jìn)的機(jī)器不能派上用場，資金投入增加但人力物力絲毫沒有減少[3]。

2.3 文檔的管理

采用信息化檔案管理的話，必須要有能夠運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行管理的專門從業(yè)人員，部分高校的相關(guān)工作人員只有傳統(tǒng)的整理和保存的知識儲備，不會運(yùn)用計算機(jī)來整理相關(guān)檔案，對檔案的整理、保存的專業(yè)能力差。

進(jìn)行檔案管理改革后，檔案記錄由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X數(shù)據(jù)存儲在電腦上，修改方式也由原來的手寫修改變更為電腦輸入修改。但是這種方式也存在一定的弊端，比如電腦中病毒或者電腦損壞，都會造成信息資料的丟失。如果資料被修改、刪除或者拷貝，都不會被及時發(fā)現(xiàn)，而且沒有跡象可尋，這樣的話檔案的真實性或者完整性就沒法保證。

3 在高校檔案管理中的具體運(yùn)用

3.1 樹立信息化檔案管理觀念

新疆烏魯木齊地區(qū)的部分高校，檔案管理人員的工資和待遇水平不高，工作人員缺乏工作動力。此外，有些高校領(lǐng)導(dǎo)沒有信息化檔案管理的觀念，他們認(rèn)為檔案管理只需要保存檔案就行，沒有意識到檔案管理也需要信息化，要跟上時代的腳步。所以高校要逐步建立起科學(xué)檔案管理的概念，推進(jìn)高校相關(guān)檔案整理科學(xué)化。

3.2 增加信息化檔案管理的投資

檔案信息化管理需要充足的投資，這些投資主要花費(fèi)在專業(yè)的信息化檔案管理人員的聘用、管理設(shè)備的引進(jìn)、檔案保存上。新疆烏魯木齊地區(qū)高校與其他地區(qū)的高校一樣，資金主要用于教育建設(shè)，對于信息化檔案管理的投資少之又少。為了全面建立起信息化檔案管理，應(yīng)當(dāng)在檔案管理上也進(jìn)行大量的投資，確保檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

3.3 提高檔案相關(guān)工作人員的工作能力

傳統(tǒng)的相關(guān)工作人員所掌握的技能只適合于傳統(tǒng)的檔案管理方式，倘若要采用專門的檔案管理的方式，檔案管理人員的管理技能也要隨之更新。要對檔案工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，培養(yǎng)相關(guān)工作人員運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的工作能力，對相關(guān)設(shè)備的熟練運(yùn)用、還有檢索以及提取相關(guān)檔案的技能。為了鼓勵相關(guān)人員進(jìn)行技能更新，不僅僅要對他們進(jìn)行培訓(xùn)，還要采取定期考核和考試制度[4]。在學(xué)習(xí)完相關(guān)知識以后進(jìn)行考試，獎懲分明，激勵檔案管理人員認(rèn)真進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高工作人員的工作能力。

4 結(jié)束語

綜上所述，在高校的檔案管理中進(jìn)行信息化改革是不可輕視的工作，一個高校的信息的保存和保密對于高校來說是十分重要的。要對高校進(jìn)行信息化檔案管理，可以從信息化管理觀念的樹立、管理人員的培訓(xùn)、管理資金的投入等等方面著手，從各個方面全面進(jìn)行改革，逐漸形成合理的檔案管理格局。信息化檔案管理可以使高校的檔案全面完整地保存下來，隨時進(jìn)行檢索和提取，有利于高校的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]唐桂娟.現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用[J]科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（14）.

[2]宋瑩.芻議信息技術(shù)與檔案信息管理的有效融合[J].城建檔案，2015（8）.

[3]傅水珍.現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探析[J].科教導(dǎo)刊，2011（12）.

[4]黃元旦.信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用[J].文學(xué)教育，2013（11）.